采購培訓(xùn)——成本管理制度

1、采購培訓(xùn)之二成本管理前言作好成本管理要從成本分析作起， 成本分析需要運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)， 產(chǎn)品知識和綜合判斷能力對實(shí)際或是預(yù)期的成本包括原物料成本；人工成本；加工費(fèi)；管理成本等加以估計(jì)。成本按其不同產(chǎn)生和存在形式可分成固定成本；可變成本；半變動成本；直接成本；間接成本和總成本。成本分析基本原理無論是采購成本還是生產(chǎn)成本，成本是企業(yè)永久的話題也是最敏感的話題。要研究成本問題，首先要搞清楚成本的感念和理論范圍。從采購專業(yè)出發(fā)，這里我們要討論的是總成本（Total Cost ）感念。什么是總成本？在采購專業(yè)領(lǐng)域中，總成本是指采購成本；運(yùn)送成本；以及間接因操作程序，檢驗(yàn)，質(zhì)量保證，設(shè)備維護(hù)，重復(fù)勞動，后續(xù)作業(yè)和

2、其它相關(guān)工序所造成的成本的總和。 總成本是一個相對復(fù)雜的系統(tǒng)，但它是成本分析，采購決策，供應(yīng)商策略等都是至關(guān)重要的。成本管理與成本分析成本管理的關(guān)鍵是成本分析。成本分析是對每一個成本單元（如：材料、工時(shí)、行政開支、管理開支和利潤）加以分析并相加，得出最終價(jià)格的過程。成本的關(guān)鍵組成部分：1. 直接的材料成本：用經(jīng)濟(jì)可行的辦法能算出的，所有包含在最終產(chǎn)品中或能追溯到最終產(chǎn)品上的原材料成本。對汽車廠來說鋼板就是直接原材料。直接原材料不包括膠水、釘子等項(xiàng)目，因?yàn)樵谶@極小部分上一個一個花時(shí)間計(jì)算成本時(shí)不合算的，它們應(yīng)該被計(jì)入間接材料（副料）成本中去。2. 直接勞動力成本： 用經(jīng)濟(jì)可行的辦法能追溯到最終產(chǎn)

3、品上的所有勞動力成本。如機(jī)器的操作員、組裝人員。對需要大量高技術(shù)勞動力的產(chǎn)業(yè)來說，比如信息業(yè)或IT 業(yè)，直接勞動力成本會占很高的比例。要記住如果采購項(xiàng)目包括高技術(shù)勞力的時(shí)候，一定要有針對性地進(jìn)行分析，不能直接將其它案例中的數(shù)據(jù)直接拿來運(yùn)用。另外，要避免用本地的工資水準(zhǔn)來衡量異地供應(yīng)方的直接勞力成本，在信息不足的情況下往往會犯這種錯誤。1 / 53. 間接生產(chǎn)成本（也叫生產(chǎn)管理費(fèi)用）：除了上述成本以外，所有和生產(chǎn)過程有關(guān)的成本。它又包括 :· 可變管理費(fèi)用，如水電、供應(yīng)和勞力等。間接勞力是可變還是固定成本要取決于公司的性質(zhì)。· 固定管理費(fèi)用，如租金、保險(xiǎn)、財(cái)產(chǎn)稅、折舊和工商管

4、理費(fèi)等。· 其它費(fèi)用，如廣告、科研和銷售費(fèi)用。降低采購成本的方法成本降低可從許多方面來實(shí)施，但是，在進(jìn)行成本降低的同時(shí)必須要了解，成本降低的主要目的是在于找出并減少不必要的成本部分，并且在不影響產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，將成本做最有效的分配利用。任何與此原則相違背的決定，都值得深思熟慮。集權(quán)采購（ Centralized Purchasing）便是很有效的降低成本的方法之一。將各部門的需求集中起來，采購單位便可用較大的采購量作為砝碼得到較好的數(shù)量折扣價(jià)格。規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化后，可取得供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)品的優(yōu)惠價(jià)格，庫存量可以相對降低。如此，行政費(fèi)用的支出也會因采購統(tǒng)一作業(yè)而減少，采購部便可以有更多的時(shí)間將資

5、源用在開發(fā)新的供應(yīng)商?？墒牵瘷?quán)采購或許會給人一種僵化，沒有彈性的感覺。因此，另一中較為折中的方法是由使用量最多的單位來整合所有采購數(shù)量，并負(fù)責(zé)主導(dǎo)采購議價(jià)。這除了可以擁有與集權(quán)采購相同的數(shù)量優(yōu)勢之外，更能促進(jìn)采購部門與使用部門的緊密合作，充分掌握使用部門的需求狀況。其它如由各相關(guān)部門代表組成的產(chǎn)品委員會；聯(lián)合采購； 長期合約以及采購產(chǎn)品生命周期所需的總需求量合約等，都是可以交互使用的。不斷變動的供應(yīng)鏈粗要不斷更新的績效評估衡量指標(biāo)。尤其在全球化運(yùn)籌的公司，營運(yùn)指標(biāo)、戰(zhàn)術(shù)指標(biāo)與策略指標(biāo)必須同時(shí)被衡量，才能真實(shí)的顯現(xiàn)整體供應(yīng)鏈的績效全貌。所有的指標(biāo)設(shè)計(jì)都必須基于一個基本的觀念，那就是 "

6、;滿足最終使用者的需求 " 。由于使用者的需求不斷在改變，衡量供應(yīng)鏈的指標(biāo)也必須隨時(shí)做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。而供應(yīng)鏈中的每一成員表現(xiàn)的好壞，則端視如何有效的衡量其績效。成本降低和成本回避當(dāng)你評價(jià)采購部門成本方面的才智時(shí)，是用成本降低法還是成本規(guī)避法往往取決于你所買的商品和服務(wù)的性質(zhì)以及你所在公司的經(jīng)營理念。成本降低法包括對已有的產(chǎn)品或服務(wù)的合約安排進(jìn)行檢查，或者對潛在的削減成本的機(jī)會加以判定。它可以包括替換已有的物料，買二手或改裝的，而非新的產(chǎn)品?？傊?，這次所付價(jià)格比上次低，就可稱為成本降低，它對公司的稅前利潤的影響是直接的、一塊錢對一塊錢的關(guān)系。成本規(guī)避法是一種用來讓采購者不蒙受物料、或供應(yīng)

7、商價(jià)格上漲影響的采購措施，它通過延遲或減緩可能的價(jià)格上漲所導(dǎo)致的影響來避免將來的成本上升。成本規(guī)避可包括在漲價(jià)之前累積一定的庫存或安排一次特殊的裝運(yùn)；簽訂長期的價(jià)格保護(hù)條例等等。和過去的結(jié)果相比，它并不能降低所購物料的成本，2 / 5但它能將價(jià)格上升給凈利潤帶來的副面影響降到最低，甚至完全避免。那么你應(yīng)該緊盯成本降低還是成本規(guī)避呢？有人說成本規(guī)避是采購人員理所當(dāng)然的任務(wù)。比如，你高成功率的及時(shí)貨運(yùn)使生產(chǎn)線能順利運(yùn)行，但這僅僅是告訴你的執(zhí)行總裁你在干采購人員應(yīng)該干的。執(zhí)行總裁認(rèn)為成本規(guī)避沒有帶來任何東西，那只是一種 "奇怪的錢 " ，他對次毫無興趣，而成本降低卻能和公司的利潤

8、直接掛鉤。所以，當(dāng)你評價(jià)采購部門成本方面的才智時(shí)，是用成本降低法還是成本規(guī)避法往往取決于你所買的商品和服務(wù)的性質(zhì)以及你所在公司的經(jīng)營理念。如何降低采購成本" 成本 "是采購人員心里 "永遠(yuǎn)的痛 " ， 那時(shí)因?yàn)椴少徣藛T無時(shí)無刻不在面臨成本的壓力。企業(yè)營運(yùn)的主要目標(biāo)是為股東創(chuàng)造最大的財(cái)富利益，所以，經(jīng)營者在審核年度績效時(shí)，投資回報(bào)率便成了最好的參考數(shù)字。成本對企業(yè)的影響雖然投資回報(bào)率有不同的計(jì)算方式，最普通的表示方法如下：投資回報(bào)率（ ROI ）= 利潤率（ Profit Margin ）x 資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率（ Asset Turnover Rage）利潤率代表

9、了相對于收益，企業(yè)對成本控管的能力。而資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率則反映出管理層對企業(yè)可用資產(chǎn)有效利用的能力。所以，企業(yè)管理層可透過三個方面來達(dá)到增加投資回報(bào)率：（1）降低銷售成本；（2）利用現(xiàn)有資產(chǎn)來增加銷售業(yè)績；或（3）綜合以上兩項(xiàng)。根據(jù)統(tǒng)計(jì)資料顯示，在制造業(yè)中，對原料，零配件。機(jī)器設(shè)備的采購金額平均占總銷售額的50%。換句話說， 任何通過采購所節(jié)省的費(fèi)用都是對利潤的直接貢獻(xiàn)。我們來看以下的一個例子：假設(shè)一家公司花費(fèi)總收益的 50%于采購物料，其稅前純利潤為 10%；每銷售 100 元。 利潤為 10 元， 而物料成本是 50 元， 其它開銷占 40 元。 此外，假設(shè)所有的成本費(fèi)用都隨著銷售變動，其損益情況

10、如下：銷售：￥100生產(chǎn)成本：采購￥50/其它￥40稅前利潤：￥10如果這家公司想多賺一元，相當(dāng)于將利潤率增加10%，則銷售額必須提高到110 元才能實(shí)現(xiàn)。 采購以及其它開銷則相對各要提高至55 元和 44 元。新的損益情況如下：銷售：￥1103 / 5生產(chǎn)成本：采購￥55/其它￥44稅前利潤：￥11如果這家公司采取將采購成本有50 元降低至49 元的方法，那么僅僅2%的采購成本節(jié)省同樣可以達(dá)到將利潤率增加 10%的目的。 在這一例子中反映出采購成本降低 2%與銷售額增長 10%對稅前純利潤的影響是對等的。 但是，增加銷售額則要多付出 5 倍于降低采購成本的努力， 而且采購成本占總銷售額比例越

11、高，兩者的比例也就越明顯。銷售：￥100生產(chǎn)成本：采購￥49/其它￥40稅前利潤：￥11如何計(jì)算成本的降低成本的降低包含了分析目前的產(chǎn)品，服務(wù)，合約，制造程序等，以決定是否有任何可能的改變能夠降低成本。所有比前一次減少的付款部分都可視為成本的降低。簡單的計(jì)算方法有以下幾種：1 單價(jià)降低的金額= 原單價(jià)- 新單價(jià)2 成本降低= （原單價(jià)- 新單價(jià)） x 一次采購數(shù)量（或年采購量）3 成本降低與預(yù)計(jì)目標(biāo)之差異= 實(shí)際成本降低金額（每單位或每年）- 預(yù)計(jì)成本降低金額（每單位或每年）如果某公司在本年度對于某一型號螺絲的采購單價(jià)是每顆只5.8 元，年度總采購量為一千萬顆，但是，前一年每千顆的采購單價(jià)是6

12、.0 元，于是，我們可以得到該公司在此螺絲的單價(jià)上有每千顆0.2 元的節(jié)省，而總成本降低金額為一年2，000 元 （ 0.2 元/千顆 X10 ，000 千顆）。相對于成本降低，另一比較容易混淆的概念是成本規(guī)避（Cost Avoidance ）。有些時(shí)候，價(jià)格的上漲并不是采購人員所能控制的，為了避免公司在物料或供應(yīng)商于未來價(jià)格上漲中遭受沖擊，采購可采取一些措施，如簽定價(jià)格保障合約；漲價(jià)前多備庫存等。至于這種做法是否列入成本降低的的范圍，各家公司做法和看法各不相同。降低采購成本的方法成本降低可從許多方面來實(shí)施，但是，在進(jìn)行成本降低的同時(shí)必須要了解，成本降低的主要目的是在于找出并減少不必要的成本部

13、分，并且在不影響產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，將成本做最有效的分配利用。任何與此原則相違背的決定，都值得深思熟慮。集權(quán)采購（ Centralized Purchasing）便是很有效的降低成本的方法之一。將各部門的需求集中起4 / 5來，采購單位便可用較大的采購量作為砝碼得到較好的數(shù)量折扣價(jià)格。規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化后，可取得供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)品的優(yōu)惠價(jià)格，庫存量可以相對降低。如此，行政費(fèi)用的支出也會因采購統(tǒng)一作業(yè)而減少，采購部便可以有更多的時(shí)間將資源用在開發(fā)新的供應(yīng)商。可是，集權(quán)采購或許會給人一種僵化，沒有彈性的感覺。因此，另一中較為折中的方法是由使用量最多的單位來整合所有采購數(shù)量，并負(fù)責(zé)主導(dǎo)采購議價(jià)。這除了可以擁有與集權(quán)

14、采購相同的數(shù)量優(yōu)勢之外，更能促進(jìn)采購部門與使用部門的緊密合作，充分掌握使用部門的需求狀況。其它如由各相關(guān)部門代表組成的產(chǎn)品委員會；聯(lián)合采購； 長期合約以及采購產(chǎn)品生命周期所需的總需求量合約等，都是可以交互使用的。利用價(jià)值分析也是降低成本的重要方法之一。將產(chǎn)品設(shè)計(jì)簡化從而降低生產(chǎn)成本；使用替代性材料和相應(yīng)的生產(chǎn)程序。另外，采用提供較佳付款條件的供應(yīng)商；采購二手機(jī)器設(shè)備； 運(yùn)用不同的議價(jià)技巧；選擇具價(jià)格優(yōu)勢的運(yùn)輸公司或考慮改變運(yùn)輸方式等也可達(dá)到降低成本的目的。當(dāng)然，交貨期是否足夠等其它影響因素必須事先確認(rèn)，并做出綜合決策。作業(yè)導(dǎo)向成本法（Activity Based Costing ）是另一控制成本的方法。這在美國施樂公司和惠普公司早已盛行多年?？梢詫㈤g接成本依照在某一產(chǎn)品上所支援花費(fèi)的時(shí)間很正確地作一配置，有別于傳統(tǒng)會計(jì)作業(yè)將間接成本平均分?jǐn)偟淖龇?。它可以讓管理層清楚第了解間接成本分配狀況，并易于分析成本分配是否合理。 可是，分