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文檔簡(jiǎn)介
1、、目的為統(tǒng)一項(xiàng)目文件的歸檔要求與整理方法,確保檔案質(zhì)量,特制定本規(guī)定。本規(guī)定適 用于項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的全部項(xiàng)目文件的歸檔與整理。本規(guī)定所指項(xiàng)目文件為項(xiàng)目在施工及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像、 電子等各種載體形式的全部文件。二、歸檔要求1、項(xiàng)目建設(shè)中形成的項(xiàng)目文件,應(yīng)根據(jù) GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般 要求、DA/T28-2002國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范和 SH/T3503-2007石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定的有關(guān)要求進(jìn)行組卷、整 理,并向業(yè)主歸檔移交。2、歸檔項(xiàng)目文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。應(yīng)真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣 工時(shí)的實(shí)際情況
2、,圖物相符。3、 項(xiàng)目文件歸檔范圍見(jiàn)項(xiàng)目管理手冊(cè)項(xiàng)目文件管理規(guī)定。三、歸檔項(xiàng)目文件的整理1、項(xiàng)目部向業(yè)主提交歸檔項(xiàng)目文件時(shí),須根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定、行業(yè)規(guī)范和業(yè)主檔 案管理要求進(jìn)行組卷整理。2、組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。3、勘察文件按勘察項(xiàng)目組卷;設(shè)計(jì)文件按裝置單元、階段、專(zhuān)業(yè)組卷;合同文件(包括合同形成文件)按合同編號(hào)組卷;項(xiàng)目交工技術(shù)文件文字資料按SH/T3503的要求組卷;設(shè)備隨機(jī)文件按臺(tái)件組卷,其中質(zhì)量證明文件與隨機(jī)圖紙需分別單獨(dú)立卷;管 理性文件按問(wèn)題組卷; 竣工圖按單項(xiàng)工程、 單位工程、 裝置單元、 階段、專(zhuān)業(yè)圖號(hào)組卷; 監(jiān)理文件按問(wèn)題組卷。4、
3、施工圖、竣工圖組卷整理時(shí)需進(jìn)行折疊,折疊要求為:4.1圖紙須按照A4(297X 210M± 2MM的標(biāo)準(zhǔn)幅面進(jìn)行折疊。4.2各種幅面圖紙折疊前,要分別按照 A0、A1、A2、A3、A4圖紙幅面標(biāo)準(zhǔn)格式尺 寸(841 X 1189、594X 841、420X 594、297X 420、210X 297MM進(jìn)行裁制或整理修邊。4.3 圖紙折疊須圖面朝里,背面朝外,保持圖紙標(biāo)題欄在右下角并露出。若標(biāo)題欄前邊有圖紙遮蓋,可將遮蓋部分的右下角向內(nèi)作45°角折入。4.4 3 號(hào)圖紙折疊時(shí),先將圖紙擺正,然后將左半部向右對(duì)折,再將蓋在上面部分 的右下角向內(nèi)作 45°角折入。4.
4、5 2號(hào)圖紙折疊時(shí),圖紙擺正后,先將豎向多出297MM部分均勻地向內(nèi)折,然后自左向右進(jìn)行橫向正手風(fēng)琴式折疊,并使右側(cè)對(duì)齊,標(biāo)題欄露在上層。4.6 1號(hào)圖紙折疊時(shí),圖紙擺正后,先將豎向多出297MM部分均勻地向內(nèi)折,然后使標(biāo)題欄在上層,自右向左進(jìn)行橫向正手風(fēng)琴式折疊,并將蓋在其上面部分的右下角向 內(nèi)做45°角折入。折好后最外層的寬度為 210MM其它層可自由折疊。4.7 0號(hào)圖紙折疊時(shí),圖紙擺正后,先將豎向多出297MM部分向內(nèi)折兩折,然后使標(biāo)題欄在上層,自右向左進(jìn)行橫向正手風(fēng)琴式折疊,并將蓋在其上面部分的右下角向內(nèi)做45°角折入。折好后最外層的寬度為 210MM其它層可自由
5、折疊。5、案卷與卷內(nèi)文件的排列5.1 管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。5.2 勘察文件按管理、依據(jù)、報(bào)告、勘察記錄、附圖等排列。5.3 合同案卷按年度排列,卷內(nèi)文件按合同文本、合同形成文件排列,其中合同形 成文件是以形成時(shí)間先后順序排列。5.4 交工技術(shù)文件文字資料按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn) 收排列。5.5 設(shè)備隨機(jī)文件按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣等順序排列。5.6 設(shè)計(jì)文件、竣工圖按專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)排列。5.7 卷內(nèi)文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在 后;印件在前,定 (草) 稿在后。6、案卷的編目6.1 編件號(hào)與頁(yè)號(hào)6.1.1 有獨(dú)立目錄
6、的一份文件材料稱(chēng)為一件。每卷中件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始編寫(xiě),各卷之間不連續(xù)編寫(xiě)件號(hào)。6.1.2 卷內(nèi)頁(yè)號(hào)用小寫(xiě)阿拉伯?dāng)?shù)字從 1 開(kāi)始依次編寫(xiě)。6.1.3 卷內(nèi)有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的文件材料頁(yè)面,按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào) (流水號(hào))。圖紙 頁(yè)號(hào)用鉛筆寫(xiě)上,其它文字材料頁(yè)號(hào)用印字印上。6.1.4 單面書(shū)寫(xiě)的文字材料在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào);雙面書(shū)寫(xiě)的文字材料,正面在其右 下角,背面在其左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào);圖紙頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在標(biāo)題欄外右下角;各卷之間不連續(xù)編 頁(yè)號(hào)。6.1.5 印刷成冊(cè)的文件材料,獨(dú)立成卷的,不重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。原來(lái)已編寫(xiě)頁(yè)號(hào)的文件材料,若前面若干頁(yè)無(wú)頁(yè)號(hào),則可以從-2 , -1 , 0起續(xù)上,在備考表中注明總頁(yè)
7、數(shù)-2 , -1 , 0n。6.1.7 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)需寫(xiě)在距底邊、側(cè)邊10MMK 10MM勺空白處,字高不大于 5MM6.2 卷內(nèi)目錄編制6.2.1 每一案卷必須有卷內(nèi)目錄,卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁(yè)之前。6.2.2 成套圖紙,自成一卷的,當(dāng)原目錄能準(zhǔn)確、全面反映卷內(nèi)圖紙內(nèi)容時(shí),在卷 內(nèi)目錄上只填寫(xiě)原文件目錄名稱(chēng)、頁(yè)次等有關(guān)內(nèi)容 (即按一件處理 );成套圖紙,一卷裝 不下,需要分成若干卷的,可以把原目錄復(fù)印,放到各卷前面,并在原目錄的備注中標(biāo) 明每一卷的起止位置,然后再以原目錄為基礎(chǔ)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。6.2.3 序號(hào):以卷內(nèi)每份文件材料排列的先后順序填寫(xiě),用阿拉伯?dāng)?shù)字從
8、“ 1”起 依次標(biāo)注。6.2.4 文件編號(hào):填寫(xiě)文件材料的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)等。6.2.5 責(zé)任者:填寫(xiě)文件材料的形成部門(mén)或主要責(zé)任者。6.2.6 文件題名:填寫(xiě)文件材料的全稱(chēng)。一般應(yīng)照實(shí)抄錄,沒(méi)有的可自擬題名,外 加“ ”號(hào)。6.2.7 日期:填寫(xiě)文件材料的形成日期。6.2.8 頁(yè)次:填寫(xiě)每份文件材料首頁(yè)的頁(yè)號(hào),其中最后一件填寫(xiě)首頁(yè)與尾頁(yè)的起止 頁(yè)號(hào),中間用“”連接。6.2.9 備注:卷內(nèi)文件材料變化時(shí)作說(shuō)明用。6.3 卷內(nèi)備考表編制6.3.1 每一案卷必須有卷內(nèi)備考表,卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。6.3.2 說(shuō)明:填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)、不同載體文件的數(shù)量等( 見(jiàn)示例 )
9、以及在組卷過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。示例:文字材料 2 件, 10 頁(yè),照片 10 張,電子文件 2 件,附圖 1 張。6.3.3 立卷人 :由責(zé)任立卷人簽名。6.3.4 立卷日期:填寫(xiě)完成立卷的日期。6.3.5 檢查人 :由案卷質(zhì)量審核者簽名,一般為項(xiàng)目經(jīng)理。6.3.6 檢查日期 : 填寫(xiě)審核的日期。6.3.7 互見(jiàn)號(hào) :填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的編號(hào),編號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式,并用括號(hào)括起。6.4 案卷封面的編制6.4.1 案卷題名 : 應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱(chēng)、代字、 代號(hào)及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號(hào)和名稱(chēng)等。歸檔外文資料的題名應(yīng)譯成中文。6.4
10、.2 立卷單位 : 填寫(xiě)文件組卷部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén)。6.4.3 起止日期 : 填寫(xiě)卷內(nèi)文件形成的起止日期。6.4.4 保管期限 : 依據(jù) DA/T28-2002 劃定的保管期限填寫(xiě),同一卷內(nèi)有不同保管期 限的文件,該卷保管期限從長(zhǎng)。6.4.5 密級(jí): 由業(yè)主提供。6.4.6 檔號(hào) : 填寫(xiě)檔案分類(lèi)號(hào)和案卷順序號(hào),由業(yè)主按歸檔文件材料與檔案整理 細(xì)則中的檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則提供。6.5 案卷脊背的編制6.5.1 案卷脊背,填寫(xiě)檔號(hào)、文件編號(hào)、案卷題名和保管期限。6.5.2 檔號(hào)、文件編號(hào)順豎寫(xiě)的方向從左至右橫向書(shū)寫(xiě)。6.5.3 案卷題名從右至左豎向書(shū)寫(xiě),開(kāi)頭空兩格,題名中的專(zhuān)用符號(hào)及數(shù)字應(yīng)順豎寫(xiě)的方
11、向,自左至右橫向書(shū)寫(xiě),符號(hào)書(shū)寫(xiě)完畢仍恢復(fù)豎向書(shū)寫(xiě)。7、案卷裝訂要求7.1 裝訂前,須先將原有金屬物去掉。7.2 文字材料需單份裝訂,且沿著 A4 紙的長(zhǎng)邊裝訂。遇有表 (文)頭沿長(zhǎng)邊寫(xiě)的, 應(yīng)將表 ( 文) 頭的一邊置左側(cè)豎向擺好后進(jìn)行裝訂。7.3 文件材料的幅面應(yīng)符合國(guó)家通用的 A4 標(biāo)準(zhǔn)幅面。大于標(biāo)準(zhǔn)幅面的應(yīng)予切邊、 折疊、修整,小于標(biāo)準(zhǔn)幅面的應(yīng)裱糊成標(biāo)準(zhǔn)幅面。7.4 交工技術(shù)文件文字資料采用整卷加紙質(zhì)封面書(shū)本式裝訂形式, 裝訂用膠需呈中 性。圖紙不裝訂,組卷裝盒。7.5 裝訂應(yīng)牢固整齊,不得有壓字、脫頁(yè)現(xiàn)象。7.6 外文資料應(yīng)保持原來(lái)的案卷及文件排列順序、文號(hào)及裝訂形式。8 、卷盒、卷內(nèi)
12、表格的規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求8.1 案卷卷皮須采用卷盒。8.2 卷盒的外表面規(guī)格為 305X 220MM厚度分別為10MM 20MM 30MM 40MM50MM 60MM。8.3 卷盒采用無(wú)酸牛皮紙板雙裱壓制。8.4 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格統(tǒng)一為 210MMX 297MM。8.5卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表應(yīng)采用 70g/川以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作。8.6案卷封面、脊背標(biāo)簽應(yīng)采用牛皮紙制作,脊背尺寸為297m材10(20、30、40、50、 60)mm。9、聲像材料的整理9.1紙版照片需根據(jù)GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范整理。9.2 數(shù)碼照片、攝像文件需根據(jù)反映的內(nèi)容命名,并附說(shuō)明文字
13、,說(shuō)明文字內(nèi)容 需包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等。四、案卷質(zhì)量要求1 、數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確。2、字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽署認(rèn)可手續(xù)完備合規(guī)。3、簽署不能使用易褪色的紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等書(shū)寫(xiě), 須采用黑色碳素材料書(shū)寫(xiě)。4、紙版案卷需標(biāo)識(shí)正、副本。正本中所有文件須為原件,副本中除產(chǎn)品質(zhì)量證明 文件和合格證等可為復(fù)印件外,其他由項(xiàng)目部自己形成的文件不能為復(fù)印件;合格證、 出廠證明等質(zhì)量證明文件,因客觀原因沒(méi)有原件的,需有供應(yīng)商在質(zhì)量證明文件復(fù)印件 上加蓋的文件有效證明章(紅章) ,并注明原件存放地點(diǎn)。5、電子文件、聲像文件需注明可讀環(huán)境、標(biāo)注可編輯或不可編輯,并保證載體的
14、 有效性與可讀性。 電子文件應(yīng)與紙版文件一一對(duì)應(yīng)。 掃描形成的電子文件須以卷為單位 連續(xù)掃描,格式為彩色PDF。用光盤(pán)存儲(chǔ)時(shí)需用不可擦除型光盤(pán)。6、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文。7、 文件編制及存儲(chǔ)格式需符合項(xiàng)目管理手冊(cè)項(xiàng)目文件管理規(guī)定。五、歸檔審查項(xiàng)目部在項(xiàng)目交工技術(shù)文件收集、編制、組卷、整理后,應(yīng)依次由交工技術(shù)文件的 編制方、監(jiān)理機(jī)構(gòu)、業(yè)主對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查,經(jīng)業(yè)主 驗(yàn)收合格后方可辦理歸檔交接手續(xù)。歸檔交接手續(xù)連同審查記錄全部交業(yè)主存檔。六、歸檔移交1、項(xiàng)目部應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目中間交接或階段完結(jié)三個(gè)月內(nèi),將所形成的項(xiàng)目文件(包 括紙版、電子版等各種載體的文件)進(jìn)行規(guī)范整理,并經(jīng)該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向業(yè)主辦 理歸檔移交。EXCEL2、歸檔移交時(shí)需填寫(xiě)檔案資料移交清單一式兩份,并簽字,同時(shí)移交格式的檔案資料移交清單和卷內(nèi)目錄電子版各一份 七、附件附件 1 卷
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