總裁辦職能與工作流程(23頁)

1、第一部分 總裁辦職能一、 印信管理職能1、法人印鑒、合同印鑒、相關(guān)部門印鑒的制作、登記、備案2、法人印鑒、合同印鑒的保管3、開具企業(yè)對外證明4、用印登記二、 辦公行政管理職能會 務(wù)管理包括：總裁辦公、中心辦公會和專項會議1、助總裁做好會議議題的確定工作 2、相關(guān)會議材料的準備 3、會議日程的安排 4、編發(fā)會議紀要 5、會后督辦工作（二）檔案管理1、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計公司經(jīng)營活動中形成的重要文件、重要歷史資料。包括：合同文本、文件匯編、會議紀要、統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析、科技成果檔案匯編、單位發(fā)展史志等；2、檔案的借閱登記（三）接待工作根據(jù)總裁、副總裁的要求做好公司外來人員的接待和服務(wù)工作。（ 四

2、）公司用期刊、報紙的訂閱于每年底負責(zé)征訂公司用各級各類期刊；三、 文書管理職能1、負責(zé)總裁、副總裁所需文書的起草，成文2、歸口公司內(nèi)部管理制度的發(fā)文、印制工作四、 法律事務(wù)管理職能1、公司證照的申辦2、合同條款的準備和審查3、協(xié)助公司法律顧問處理相關(guān)法律事務(wù)五、 企業(yè)文化的建立1、公司企業(yè)文化的總結(jié)、歸納2、內(nèi)部期刊的編輯出版六、 項目申報管理1、根據(jù)公司的運營需要和公司總裁的要求，完成具體項目的申報、評審、認證工作；2、相關(guān)項目材料的組織、編寫及其相關(guān)的聯(lián)絡(luò)工作。七、 日常辦公事務(wù)1、協(xié)助總裁、副總裁安排工作日程；2、做好各部門的協(xié)調(diào)工作；3、及時準確地收集、整理與公司業(yè)務(wù)發(fā)展相關(guān)的政策訊息

3、，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)；4、根據(jù)總裁、副總裁的要求對各部門工作進行督促、檢查和推動；5、完成總裁、副總裁交辦的其他工作。第二部分總裁辦工作流程及操作規(guī)范印信制作流程和操作規(guī)范印信制作流程嗣卬楙懈濯制印申請表印信制作操作規(guī)范:1、申請：部門需制印時，到總裁辦提出申請，填制印申請表；2、報批：總裁辦將制印申請表提交主管總裁批示；公司法人印鑒與合同專用印 鑒的更新、制印由總裁辦直接報總裁批示；3、批復(fù)：總裁辦根據(jù)主管總裁的批示制印或不制印；3、登記存檔：登記印鑒留存單位、保管人員；存檔印鑒存檔表及制印申請表。用印管理流程:用印登記表用印操作規(guī)范6、用印部門或個人到總裁辦填寫用印登記表提出用印申請;7、

4、用印人在用印中請上注明用印事由后，呈報主管總裁或部門經(jīng)理簽字確8、印鑒保管人根據(jù)簽字決定是否用印，并在用印登記表上留存鑒印。二會議管理流程及操作規(guī)范會議管理工作流程A:總裁辦公會及中心辦公會工作流程總裁辦公會及中心辦公會操作規(guī)范:1、在總裁辦公會和中心辦公會召開前，會議主管秘書根據(jù)授權(quán)到各部門主動收 集議題內(nèi)容；2、各部門將需議事項填入公司局域網(wǎng)內(nèi)的待議議題中請表內(nèi)，同時準備會議材 料；3、會議主管秘書協(xié)助總裁篩選確定議題，并確定相關(guān)部門會議材料的準備情況, 填制會議議程表；4、嚴格按照會議議程的安排召開會議；5、總裁辦公會需編制會議紀要，中心辦公會根據(jù)需要可編制會議簡報；6、總裁辦根據(jù)授權(quán)對

5、所決議事項進行督查，并將督查結(jié)果及時反饋給總裁或副 總裁。B:專項會議工作流程:專項會議操作規(guī)范:1、根據(jù)總裁的授意確定議題相關(guān)部門、議題責(zé)任人、并收集待議議題材料;2、相關(guān)部門準備會議材料；3、主管秘書確定會議時間，填制會議議程表；4、嚴格按照會議安排進行會議；5、編制會議紀要；6、就會議決定事項進行必要的督辦；7、將督辦結(jié)果反饋給總裁輔助決策。三 刊訂閱流程及操作規(guī)范公用期刊定閱流程:期刊定閱操作規(guī)范1、訂購時間：上半年 下半年2、訂購手續(xù)：不論單位和個人，均需先到前臺查閱報刊目錄，再將需要訂購的 報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交總裁辦主管秘 書核對算價，確認無誤后

6、，當(dāng)面繳款開票。3、公費訂購報刊由總裁辦主管秘書根據(jù)主管副總裁的批示持訂單到財務(wù)部門辦 理付款托收手續(xù)。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外， 尚須填寫報刊分發(fā)清單，詳細寫明各種報刊分發(fā)到哪些領(lǐng)導(dǎo)。四文書管理工作流程及操作規(guī)范文書管理工作流程:文書管理工作操作規(guī)范: 1、調(diào)研和收集各部門工作信息，同時將調(diào)研結(jié)果和立案建議上報總裁；2、根據(jù)總裁的授意擬寫相關(guān)條文或由相關(guān)部門進行草擬，總裁辦協(xié)助進行把關(guān) 審核；3、會同相關(guān)部門對條文實行后可能出現(xiàn)的正面或負面效果進行討論，并進行必要修正；4、在條文的試行階段匯總總結(jié)出所反映的問題， 并將整理后的結(jié)果報總裁核批;5、總裁簽字確認同意頒發(fā)

7、的公文；6、將正式下發(fā)的條文存檔備案；7、對下發(fā)公文的執(zhí)行情況進行督查，并將督查結(jié)果及時準確地反饋給總裁；8、條文頒布后，根據(jù)工作情況的變化提出修正或廢止案。第三部分中教育星辦公管理制度一中教育星印信管理制度第一條印信的種類（一）印鑒：公司向主管機關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章（二 ）職章：刻有公司董事長或總裁職銜的印章。（三）部門章：刻有公司部門名稱的印章。其不對外單位的部門章可加注對內(nèi)專用。（四 ）職銜簽字章：刻有總裁及總裁職銜及簽名的印信。第二條 印信的使用規(guī)定（一 ）對公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、 稅務(wù)、金融等機構(gòu)以公司名義的行文，蓋總裁職章和

8、公司法人章。（二）以公司名義對國營機關(guān)團體、公司核發(fā)的證明文件、合同文本，及各類規(guī)章典范的核決等由總裁署名，蓋總裁職銜章和公司法人章或合同專用章。（三）以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)對廠商、客戶的合同文本及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由部門總經(jīng)理署名者，蓋總經(jīng)理職銜簽字章。（四 ）各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對于民營事業(yè)、民間機構(gòu)、個人的行文以及收發(fā)文件時，蓋部門章。第三條 印信的監(jiān)?。ㄒ唬┛偛寐氄录疤囟I(yè)務(wù)專用章由總裁核定本公司的監(jiān)印人員。（二）合同專用章得由總裁核定本公司的監(jiān)印人員。（三）部門經(jīng)理職銜簽字章及部門章得由部門經(jīng)理指定監(jiān)印人員,并報總裁辦備案。第四條 印信蓋用（一）文件需用印時，應(yīng)先填寫用

9、印登記表單（ 附表 3），經(jīng)相關(guān)主管人員核準后，連同經(jīng)審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。（二 ）監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并應(yīng)于用印登記表上加蓋使用的印信存檔。（三）公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其他特殊情況確需開具時， 必須經(jīng)主管副總裁簽字批示后方可開出， 持空白介紹信外出工作回來后必須向公司匯報其介紹信的用途，并進行登記簽字確認，未使用的必須交回。第五條 各種印信由監(jiān)印人負責(zé)保管， 如有遺失或誤用情事， 由監(jiān)印人全權(quán)負責(zé)。第六條 監(jiān)印人對未經(jīng)判行文件，不得擅自用印，違者受處。第七條印信遺失時除立即向上級報備外，并應(yīng)依法公告作廢。第八條本辦法經(jīng)呈總裁核準后施行，修改時亦同。

10、二 會議室管理辦法公司現(xiàn)有大、 小會議室兩間， 為合理安排公司會議室的使用， 減少各部門間使用的時間沖突，現(xiàn)制定如下管理辦法：1、各部門或個人因工作需要需使用公司會議室時，應(yīng)提前一天到“總裁辦”辦理會議室使用登記手續(xù)（見附表9） 。臨時決定使用的，也需到總裁辦提出申請，由總裁辦主管秘書協(xié)調(diào)解決；2、“總裁辦”根據(jù)各部門登記的會議室使用時間、先后順序、與會人員數(shù)量等情 況合理安排會議室使用的先后次序。并及時將安排結(jié)果通知相關(guān)部門或個人。4、公司領(lǐng)導(dǎo)因重要工作需臨時使用會議室時，根據(jù)情況的緊急程度主管秘書可優(yōu)先安排使用，并及時通知相關(guān)部門調(diào)整會議室使用時間；5、凡未辦理使用登記申請的部門或個人，無

11、權(quán)使用會議室；6、本辦法自公布之日起開始施行，望各部門認真遵照執(zhí)行。三 中教育星會議管理辦法經(jīng)研究決定，現(xiàn)制定中教育星會議管理辦法如下：1、會議形式（ 1） 總裁辦公會：由公司總裁主持召開的協(xié)調(diào)工作部署會（ 2） 中心辦公會：各管理中心主管副總裁主持召開的工作協(xié)調(diào)部署會（ 3） 專項工作會：根據(jù)工作需要召開的專題會議（機動）（ 4） 部門例會：各部門的工作總結(jié)、計劃會2、會議召開時間（ 1） 總裁辦公會：每半個月召開一次，時間為月初、月中的第一個星期一上午 11： 00 12： 00（ 2） 中心辦公會：每周召開一次，時間為每周五下午 16： 30 17： 30；（ 3） 專項工作會：根據(jù)工作

12、需要機動安排會議時間（ 4） 部門例會：每周召開一次，時間為每周五上午。具體時間由各部門根據(jù)工作需要確定3、參會要求（ 1） 根據(jù)會議主題認真準備會議材料，不可取用不正確的材料；（ 2） 嚴格遵守會議開始時間，不得無故遲到；（ 3） 因工作需要不能準時到會的，應(yīng)在會議開始前告知主管秘書；（ 4） 嚴格按照確定的發(fā)言時間進行陳述。 （原則上以 3 分鐘為限） ；（ 5） 嚴禁發(fā)言內(nèi)容偏離會議主題；（ 6） 不可打斷他人的發(fā)言；（ 7） 無特殊理由不得中途離席；檔案管理制度第一條 文件的歸檔范圍 ：1. 凡下列文件統(tǒng)一由總裁辦負責(zé)歸檔：(1) 上級機關(guān)來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)；(2)

13、以公司名義對外發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、 工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表、項目方案、合同、協(xié)議、委任書等；(3) 董事會會議、總裁辦公會、專項會議、公司管理委員會、中層干部會以及 各種專項例會記錄；(6) 參加上級召開的各種會議帶回的重要文件、資料及本公司在會上匯報的發(fā) 言材料等；(7) 上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進 行匯報的提綱和材料；(8) 反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝 制品；(9) 公司日志和大事記；(10) 公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。2. 各

14、業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負責(zé)立卷歸檔。第二條 立卷要求1. 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2. 立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3. 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。 重要工作、 重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度5 月份以前整理完。 6 月份正式向總裁辦主管秘書移交，清單一式兩份。 ( 接交單位各留存一份備查) 。第三條 檔案文件的借閱1、 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件， 需經(jīng)本部門負責(zé)人在文書檔案借閱登記表上簽字確認

15、， 并經(jīng)總裁辦公室主任同意后方可借閱； 對有密級的文件需經(jīng)主管副總裁及總裁辦主任同意后方可借閱。2、 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，重要文件就地閱看，按時歸還。任何人不得將重要文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。3、 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第四條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，檔案管理人員應(yīng)定期清理造冊，并按公司有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)主管總裁批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)總裁辦公室主任同意后方可銷毀。第五條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，檔案管理人員應(yīng)認真填寫、編制銷毀清單，并應(yīng)由總裁

16、辦公室主任監(jiān)督銷毀。五 中教育星文書管理制度（一）總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量， 提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量， 充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用， 根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定， 結(jié)合我公司的實際情況， 特制訂本制度。第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。第三條公司各類文件由總裁辦公室歸口管理。（二）收文的管理第四條 公文的簽收1. 凡來公司的公啟文件 （ 除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由前臺文秘登記簽收， 并在文件簽收登記表上登記（見附表： 8） （ 直送總裁辦公室的機要文件除外 ） 后交總裁辦主管秘書拆封。 在簽收和拆封時， 前臺文秘和主管秘書均需注

17、意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。第五條 文件的傳閱與催辦。1. 傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定， 不得將有密級的文件帶回家、 宿舍和公共場所， 也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。 對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。2. 閱讀文件應(yīng)抓緊時間， 當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交還總裁辦， 閱批文件一般不得超過兩天， 閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。 如有領(lǐng)導(dǎo) 批示 、 擬辦意見 的總裁辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3. 閱文時不得抄錄全文， 不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件， 如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

18、4. 文件閱完后，應(yīng)送總裁辦主管秘書處，切忌橫傳。5. 總裁辦公室秘書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任， 承辦部門接到文件、 函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總裁辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。（三 ）發(fā)文的管理第八條 發(fā)文的規(guī)定1. 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在總裁辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2. 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的應(yīng)向總裁辦提出發(fā)文申請， 并將文件底稿分別交總裁辦審核。 總裁辦同意發(fā)文， 則按公司機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以中教育星X字發(fā)文。3. 對公司影響較大，

19、涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由公司董事長和公司總裁批準簽發(fā)。其余文件均由主管副總裁批準簽發(fā)。第九條 發(fā)文的范圍：1. 凡是以總裁辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2. 總裁辦公室下發(fā)文件主要用于：(1) 公布公司規(guī)章制度；(3) 公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項；(4) 公布公司的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定；(5) 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；(6) 其他有關(guān)全公司的重大事項；3. 總裁辦上行文、外發(fā)文主要用于：(1) 對董事會呈報工作計劃、請示報告、處理決定；(2) 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人

20、事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。4. 在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由主管部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用總裁辦發(fā)文。5. 凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用工作簡訊發(fā)會議紀要。6. 各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系， 可用部門的名義對外發(fā)函 ( 應(yīng)各自編號備查 ) 不用公司名義發(fā)文。(四 )發(fā)文程序與要求第十條 發(fā)文程序規(guī)定：1. 各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向總裁辦提出申請；2. 總裁辦同意發(fā)文時， 主辦單位應(yīng)公司的主體工作精

21、神及上級指示或?qū)嶋H工作需要草擬文件初稿；3. 草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4. 文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；5. 總裁辦應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神、 有關(guān)文件的規(guī)定， 對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；6. 經(jīng)審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé)) ；7. 需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽

22、部門會簽；8. 文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送主管領(lǐng)導(dǎo)審定批準簽發(fā)；10. 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交總裁辦主管秘書統(tǒng)一編號打印；11. 文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；12. 文件打字后， 由總裁辦派專人按數(shù)印刷， 再由主管秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。13. 總裁辦秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦， 應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。 （ 一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清） 。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。附：中教育星軟件股份有限公司行文規(guī)范發(fā)文種

23、類2、 中教育星字 2001 * * 號：中教育星字文件是公司對內(nèi)制定制度、管理辦法，對外發(fā)布公司重要決議、決定、規(guī)章制度等時使用；3、 中教育星辦字2001*號：總裁辦發(fā)布文件時使用4、 中教育星人字2001*號：公司決定公司內(nèi)部經(jīng)理級以上人員及各分公司總經(jīng)理人事任免時使用5、 中教育星行字2001*號：行政部發(fā)布文件時使用6、 中教育星財字2001*號：財務(wù)部發(fā)布文件時使用7、 中教育星便字2001*號公司對外商洽工作、對內(nèi)進行調(diào)整時使用8、 函：公司對外商洽工作，詢問和答復(fù)問題時使用9、 通知：通知文件是對總公司內(nèi)部、各分公司及代理商非制度、決定、決議類文件時使用。例如：放假通知、代理會

24、通知等。10、請示：各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)或上一級單位請示指示時使用。11、 各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問時使用。12、 通報：公司對重要事宜發(fā)布通告時使用13、 紀要：記錄公司各種會議時使用14、 合同：公司對外簽訂各種合同時使用文件格式：1、文件一律采用A4 紙。2、文件標題使用宋體2 號字，文件正文使用宋體4 號字。3、發(fā)文字號包括中教育星x 字，年份 , 序號。4、文件標題應(yīng)簡要概括文件內(nèi)容。文件標題除規(guī)章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。5、文件應(yīng)在右下角標明x 頁號。6、行文層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為（一） ，第三層為“ 1、”，第四層為“ （ 1）” 。7、成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準。8、文