物資采購部專項(xiàng)審計(jì)審計(jì)方案設(shè)計(jì)

1、物資采購部專項(xiàng)內(nèi)部審計(jì)適用對(duì)象：內(nèi)部審計(jì)、應(yīng)付會(huì)計(jì)目錄一、審計(jì)方案二、審計(jì)程序三、審計(jì)分工和日程安排四、審計(jì)所需資料清單通用采購專項(xiàng)審計(jì)方案一、審計(jì)目的:根據(jù)公司的采購管理制度，對(duì)采購部門現(xiàn)階段的采購管理工作及內(nèi)部控 制狀況進(jìn)行審計(jì)檢查和內(nèi)控評(píng)估，揭示其中存在的控制風(fēng)險(xiǎn)，并提出可行 的建議和改善措施。二、審計(jì)內(nèi)容：1、采購管理制度是否有效和完善。2、采購計(jì)劃、采購預(yù)算、實(shí)際采購是否得到良好的遵循。3、公司對(duì)采購主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（供應(yīng)商資質(zhì)的審核確認(rèn)、標(biāo)書制作、 招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、合同管理、驗(yàn)收、退貨、款項(xiàng)支 付等）的管理、控制是否完善。4、對(duì)本年度審計(jì)問題進(jìn)行后續(xù)追蹤審計(jì)三、審計(jì)范圍：

2、20XX年X月一20XX年X月期間的采購管理工作。四、審計(jì)人員：五、審計(jì)時(shí)間：六、審計(jì)程序（附后）審計(jì)程序底稿 索引執(zhí)行 人復(fù)核 人時(shí)間 預(yù)算一、對(duì)公司米購制度完善性檢查、評(píng)價(jià)審計(jì)準(zhǔn)備-1、制度與流程：(1 )收集公司采購管理制度，評(píng)價(jià)相關(guān)的采購 管理控制措施是否完備，采購活動(dòng)各階段是否都 有相關(guān)的管理規(guī)范。(2)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的審核確認(rèn)、標(biāo)書制作、招 標(biāo)、評(píng)標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、合同管理、驗(yàn)收、 退貨、款項(xiàng)支付等主要業(yè)務(wù)的管理制度進(jìn)行分 析，判斷其與公司政策疋否存在差異以及差異的 合理性，判別其對(duì)實(shí)際工作能否起到管理控制作 用。(3)用Visio等制圖軟件繪制采購流程圖，判 斷其制度方面是否存

3、在控制缺失或薄弱環(huán)節(jié)，同 時(shí)確認(rèn)米購流程的效果與效率?，F(xiàn)場審計(jì)-對(duì)準(zhǔn)備階段的問題、初步判斷進(jìn)行核實(shí)，并 與采購部門的員工充分溝通，對(duì)現(xiàn)有的采購制度 作出客觀評(píng)價(jià)?！疽蟆客ㄟ^以上檢查，對(duì)采購管理制度體系的 完整性、預(yù)算管理體系的健全和有效性、業(yè)務(wù)流 程的清晰與否以及主要內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否存在、 是否有實(shí)際控制力度等問題做出客觀評(píng)價(jià)，提出 合理建議。二、采購管理主要業(yè)務(wù)工作的內(nèi)控情況檢查1、供應(yīng)商管理階段|審計(jì)準(zhǔn)備-(1 )收集供應(yīng)商管理制度。(2 )了解供應(yīng)商管理系統(tǒng)。(3) 了解重要物資、固定資產(chǎn)價(jià)格收集系統(tǒng)及 系統(tǒng)內(nèi)價(jià)格信息的來源。(4)獲取人事組織架構(gòu)圖現(xiàn)場審計(jì)-(1)從供應(yīng)商管理系統(tǒng)獲取

4、本年度主要供應(yīng)商 清單，新進(jìn)、淘汰供應(yīng)商清單，以100%的比率 查核新進(jìn)、淘汰的供應(yīng)商的引進(jìn)、確認(rèn)、淘汰是 否按制度執(zhí)行，提供的資料是否支持其操作。以 此來確認(rèn)供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度是否有效執(zhí)行。(2 )是否存在米購參與供應(yīng)商評(píng)價(jià)，供應(yīng)商管 理系統(tǒng)口令密碼簡單易被猜測，員工被離職、調(diào) 崗權(quán)限未及時(shí)注銷的情況。(2)從價(jià)格收集系統(tǒng)調(diào)取重要物資及固定資產(chǎn) 價(jià)格進(jìn)行整年度或者幾個(gè)年度的價(jià)格分析性復(fù) 核，或者借助第三方單位核實(shí)價(jià)格是否合理。對(duì) 于價(jià)格不合理的，則通過印制假名片或者虛構(gòu)單 位，對(duì)材料價(jià)格進(jìn)行單獨(dú)詢價(jià)，以確保米購價(jià)格 真實(shí)合理。(3)抽查10-20家公司主要供應(yīng)商資質(zhì)文件： 包含營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記

5、證、組織代碼證、法人 代表身份證，從工商局的官方網(wǎng)站調(diào)查了解該法 人的真實(shí)合理性。通過將法人代表資料與人事入 職登記資料核對(duì)或者電話聯(lián)系供應(yīng)商， 確認(rèn)法人 代表或者公司負(fù)責(zé)人是否為公司員工或家屬。(4)價(jià)格管理部門是否充分利用了各種價(jià)格來 源渠道，建立起容量豐富的價(jià)格信息資料庫；對(duì) 于獲取的各種信息源，是否按照本公司的物資種 類進(jìn)行了適當(dāng)分類【要求】通過核對(duì)、分析性復(fù)核、電話訪談等方 式，確保供應(yīng)商管理人員已經(jīng)保證虛假供應(yīng)商及 劣質(zhì)供應(yīng)商及時(shí)得到淘汰，入圍供應(yīng)商清單基本 符合公司要求。2、采購申請(qǐng)審批階段審計(jì)準(zhǔn)備-(1) 了解米購部門程招標(biāo)方式、評(píng)標(biāo)和中標(biāo)標(biāo) 準(zhǔn)。(2 )收集非招投標(biāo)采購制度(

6、3 )收集緊急采購管理制度現(xiàn)場審計(jì)-(1)從財(cái)務(wù)明細(xì)賬抽查6-9筆(可分原材料、 固定資產(chǎn)和辦公用品)需招投標(biāo)的大金額采購， 檢查招標(biāo)過程資料的元整性、 主要控制環(huán)節(jié)的元 備性和合理性。對(duì)于重大物資或者固疋資產(chǎn)米購，對(duì)于參與報(bào)價(jià) 的供應(yīng)商是否設(shè)置了供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制， 如設(shè)置年 營業(yè)額、公司規(guī)模等。米購業(yè)務(wù)招標(biāo)書是否詳細(xì)具體，涉及到所米購物 資的具體規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求。對(duì)于參與招標(biāo)的單位，邀標(biāo)應(yīng)該高于5家，如果 頭際應(yīng)標(biāo)數(shù)低于3家，是否廢標(biāo)，未廢標(biāo)的是否 提報(bào)公司咼層審批。對(duì)于常規(guī)物資的采購的招投標(biāo)檢查是否為隨機(jī) 從供應(yīng)商系統(tǒng)內(nèi)篩選，如為新進(jìn)供應(yīng)商是否按照 供應(yīng)商管理制度進(jìn)行了考核。參與報(bào)價(jià)的單

7、位是單獨(dú)報(bào)價(jià)，還是集體參與報(bào) 價(jià)，對(duì)于集體參與報(bào)價(jià)的，考慮是否存在綁標(biāo)的 可能，應(yīng)建議單獨(dú)與競標(biāo)單位分別邀標(biāo)報(bào)價(jià)。是否提供了樣品，樣品的質(zhì)量是否符合公司要 求，是否由使用部門或者技術(shù)部門出具了相關(guān)的 報(bào)告、是否要求對(duì)方出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。米購人員不得參與評(píng)標(biāo)。評(píng)標(biāo)過程記錄是否完 整，技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)評(píng)疋方法是否合理，是否有 技術(shù)部提供技術(shù)指標(biāo)。定標(biāo)程序是否符合集團(tuán)及公司制度要求，定標(biāo)理 由(質(zhì)量最優(yōu)、價(jià)格最低、送貨時(shí)間最短)是否 充足。(2)非招投標(biāo)米購對(duì)于重復(fù)購置的物資，如價(jià)格明顯高出前次購買 所確定標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃價(jià)，應(yīng)將其作為重點(diǎn)審計(jì)對(duì) 象，審計(jì)是否存在問題。是否存在非米購人員米購，或者非米購人

8、員米購 后未由采購部門、使用部門主管追認(rèn)審批的情 況。比價(jià)基礎(chǔ)是否致，如物資的規(guī)格、型號(hào)、性能、采購是否有預(yù)算，非預(yù)算內(nèi)的物資采購是否采購 量大于公司需求，采購的物資是否符合公司要 求。詢價(jià)、議價(jià)、比價(jià)有書面記錄，如為電話詢價(jià)， 而對(duì)方未對(duì)報(bào)價(jià)做確認(rèn)則此類詢價(jià)認(rèn)為不合宜。(3)定點(diǎn)或者指定米購是否定期做材料、物資、服務(wù)的質(zhì)量評(píng)估。對(duì)于 質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重問題的是否要求對(duì)方賠償或者限 期整改。(4 )緊急采購是否定點(diǎn)米購或者協(xié)議公司，如指定的超市、五 金公司、文具用品，低于一定金額的采購，是否 有發(fā)票。是否以適當(dāng)形式事先通知價(jià)格信息部門， 并于規(guī) 定時(shí)日內(nèi)補(bǔ)齊辦妥有關(guān)手續(xù)。(5)互惠易貨采購對(duì)于互惠易

9、貨米購是否真實(shí)合理，對(duì)方物資的公 允價(jià)值如何確認(rèn)。要求：結(jié)合后面的合同履行、現(xiàn)場審計(jì)，實(shí)質(zhì)性判斷以上采購提交、審批的真實(shí)合理性。3、合同管理制定審計(jì)準(zhǔn)備-(1) 了解公司合同管理(包括審批、存檔、臺(tái) 帳管理等)的制度、流程要求，實(shí)際操作管理模 式，判斷其與集團(tuán)制度規(guī)范是否 致，差異合理 性，內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否健全?，F(xiàn)場審計(jì)-(1)抽取固定資產(chǎn)、原材料、辦公用品、服務(wù) 合同各3份，檢查其起草、法務(wù)審核、管理層審 批、檔案管理等工作流程是否符合公司要求。(2)檢查所抽取合同內(nèi)容的合理性：確認(rèn)合同關(guān)鍵條款(數(shù)量、質(zhì)量、顏色等)是否 與招標(biāo)書內(nèi)容 致。如存在差異，差異疋否合理。檢查格式合同的版本、內(nèi)容與

10、集團(tuán)示范合同要求 是否相符。通過檢查法務(wù)審核章或者法務(wù)審核記 錄，檢查非格式合同是否經(jīng)法務(wù)人員審核，。檢查合同主要條款是否存在約定不足、不詳、條 款缺陷、不妥或不具操作性，能否在維護(hù)公司利 益的基礎(chǔ)上力求公平、公正。合同內(nèi)是否對(duì)供應(yīng)商逾期交貨造成的財(cái)務(wù)損失 和處理有規(guī)定。(3)檢查合同的實(shí)際執(zhí)行情況：根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際進(jìn)展情況，檢查合同中關(guān)于采購、 付款、驗(yàn)收付款是否得到執(zhí)行。檢查合同中約定的獎(jiǎng)罰條款是否得到執(zhí)行。檢查合同付款臺(tái)帳是否清晰、及時(shí)，并做到與起 草部門、檔案保管部門及時(shí)核對(duì)，有無超出合同 約定的款項(xiàng)支付，是否由未經(jīng)法務(wù)人員審核的合 同。合同是否編號(hào)，檔案保管室是否防火防水，適于 安全保管

11、。【要求】通過對(duì)以上檢查，對(duì)公司合同簽署、審批、履行等主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制情況做出客 觀評(píng)價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，揭示風(fēng)險(xiǎn)，提出建議。4、驗(yàn)收入庫|審計(jì)準(zhǔn)備-了解公司倉庫管理(驗(yàn)收入庫、出庫)的制度收集出入庫單和臺(tái)帳現(xiàn)場審計(jì)-(1 )是否采購人員參與驗(yàn)收(2)主要物資米購是否有技術(shù)部相關(guān)人員參與 驗(yàn)收?；蛘哂蓪?duì)方出具(3)驗(yàn)收時(shí)，是否按照合同核對(duì)具體的數(shù)量， 重量，品相等，對(duì)于出現(xiàn)瑕疵的物品是否要求對(duì) 方退貨，或者減免相應(yīng)的應(yīng)付款項(xiàng)，或者對(duì)供應(yīng) 商進(jìn)行處罰。(4 )出入庫單是否為訂本式，是否聯(lián)號(hào)；對(duì)倉 庫所有物資設(shè)置了臺(tái)帳。(5)對(duì)于長期未使用的資產(chǎn)是否編制了閑置資 產(chǎn)清單(6)通過對(duì)使用部門的員工使

12、用評(píng)價(jià)，了解采 購的質(zhì)量是否真實(shí)合理。(7)計(jì)量器具是否經(jīng)過國家法定檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢 驗(yàn)并出具了書面證明；內(nèi)部計(jì)量部門是否定期檢 查和校對(duì)計(jì)量器具；計(jì)量器具的操作是否正確合 規(guī)；抽杳計(jì)量記錄并核對(duì)實(shí)物數(shù)量，驗(yàn)證計(jì)量的 準(zhǔn)確性(8 )審查米購物資途中損耗。包括：是否制訂 了合理的路耗標(biāo)準(zhǔn)；實(shí)際損耗是否控制在標(biāo)準(zhǔn)范 圍之內(nèi)；損耗的處理是否合理。(9)物資是否按分區(qū)及編號(hào)有序排放；物資包 裝、標(biāo)示是否符合規(guī)范；易燃、易爆、劇毒等危 險(xiǎn)物資是否隔離存放；庫房防火、防盜、防潮等 措施是否到位。(10)通過員工訪談等方式，鎖定需要抽驗(yàn)質(zhì)量 的物資，審計(jì)部和質(zhì)檢部門對(duì)物品進(jìn)行再次審計(jì) 抽查，以確保采購物資的質(zhì)量

13、(11 )對(duì)供應(yīng)商提供生產(chǎn)該產(chǎn)品的材料成本、 人 工成本、制造成本、管理成本、運(yùn)費(fèi)、毛利率等 數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)核(這個(gè)一般企業(yè)很少，制造企業(yè)也 很少，備查。)【要求】通過對(duì)以上檢查，對(duì)公司物資驗(yàn)收入庫 做出客觀評(píng)價(jià)，揭示風(fēng)險(xiǎn)，提出建議。1(五)財(cái)務(wù)支付款階段I審計(jì)準(zhǔn)備-了解公司財(cái)務(wù)支付款制度應(yīng)付、預(yù)付款的明細(xì)賬現(xiàn)場審計(jì)-(1 )是否按合冋要求支付款，是否存在提前付 款的情況(2 )是否存在對(duì)方無法提供銀行開戶賬戶，而 是由他人代付，這種情況要考慮是否存在舞弊。(3)是否存在預(yù)付款長期掛賬的情況，而相應(yīng) 的服務(wù)和商品并未獲得。(4)檢查現(xiàn)有的支付款方式是否充分享受了 “融 資 的好處，是否要對(duì)支付款方

14、式進(jìn)仃調(diào)整?！疽蟆客ㄟ^對(duì)以上檢查，對(duì)公司支付款做出客 觀評(píng)價(jià)，揭示風(fēng)險(xiǎn)，提出建議。三、后續(xù)追蹤審計(jì)審計(jì)準(zhǔn)備-將本年審計(jì)報(bào)告涉及米購部門的問題， 按照對(duì)公 司造成的損失的嚴(yán)重性進(jìn)行分類歸總。所需資料-審計(jì)報(bào)告、審計(jì)回復(fù)、疋點(diǎn)供貨目錄、價(jià)格申報(bào) 審批單、采購計(jì)劃和物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)場審計(jì)-對(duì)嚴(yán)重和非常嚴(yán)重的審計(jì)進(jìn)行復(fù)核(1)現(xiàn)場逐項(xiàng)落實(shí)每類、每個(gè)問題的改進(jìn)情況。(2 )對(duì)問題改進(jìn)情況進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，尤其區(qū)分 舞弊問題和業(yè)務(wù)操作不規(guī)范問題，對(duì)屬于舞弊類 型的問題需徹底杳核并另行抽杳 3-5筆以驗(yàn)證 其整改效果。(3)提出管理建議書。(4)根據(jù)管理建議書，通過審計(jì)宣導(dǎo)等方式，對(duì) 各分子企業(yè)提出風(fēng)險(xiǎn)控制要求

15、。審計(jì)工作分工與計(jì)劃【審計(jì)分工】XXX :負(fù)責(zé)采購管理制度的評(píng)價(jià)、需招投標(biāo)的物資的標(biāo)書制作、招標(biāo)、評(píng) 標(biāo)、合同管理、驗(yàn)收、財(cái)務(wù)支付等審計(jì)XXX :負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)、不需招投標(biāo)物資及緊急采購物資的議價(jià)、比價(jià)、 合同管理、驗(yàn)收、財(cái)務(wù)支付款工作的審計(jì)。XXXX :負(fù)責(zé)本期問題的匯總并編制審計(jì)報(bào)告以及問題追蹤審計(jì)【審計(jì)計(jì)劃】審計(jì)準(zhǔn)備工作：1、收集、分析、評(píng)價(jià)采購管理制度。2、財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)導(dǎo)出截至查核日的采購費(fèi)用明細(xì)賬。3、了解公司本年采購預(yù)算、實(shí)際采購情況以及兩者的差異。4、了解公司的招投標(biāo)管理現(xiàn)狀，包括：招投標(biāo)方式、評(píng)標(biāo)方式。5、了解非招投標(biāo)物資采購的現(xiàn)狀：詢價(jià)、議價(jià)、比價(jià)。6、查閱前期審計(jì)報(bào)告得出前期

16、已經(jīng)存在的審計(jì)問題，匯總本期審計(jì)發(fā)現(xiàn)，分析、判斷審計(jì)對(duì)象目前比較突出和急需解決的問題。成果要求1、工作過程需編制底稿記錄。2、完成審計(jì)準(zhǔn)備分析報(bào)告，確定審計(jì)抽樣的具體對(duì)象和現(xiàn)場審計(jì)重點(diǎn)現(xiàn)場審計(jì)工作：根據(jù)審計(jì)分工和審計(jì)程序要求完成現(xiàn)場審計(jì)工作1、審計(jì)抽樣內(nèi)容：2、基本時(shí)間預(yù)算：（1）首次進(jìn)場會(huì)議 （2 ）制度評(píng)估-（3）采購、合同管理、驗(yàn)收、付款審計(jì)測試 （4）現(xiàn)場溝通會(huì)議(5 )審計(jì)問題的改善后續(xù)追蹤審計(jì)-(6)出具本年度審計(jì)管理建議書-成果要求1、工作過程需編制底稿記錄，關(guān)鍵證據(jù)需復(fù)印2、完成審計(jì)報(bào)告。采購審計(jì)所需資料清單一、前期資料1、物資采購目標(biāo)和計(jì)劃；2、前期物資采購審計(jì)工作底稿；3、公司資料，例如公司結(jié)構(gòu)圖和工作說明、政策和程序手冊以及重大 的公司系統(tǒng)變化等；4、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料；5、相關(guān)制度規(guī)定，例如采購政策、采購程序制度、授權(quán)審批制度、供貨 商管理制度、財(cái)產(chǎn)接觸制度、合同或協(xié)議簽定制度、憑證管理制度和 定價(jià)策略等；6、外部信息資料，例如同行業(yè)相關(guān)資料、物價(jià)水平和變化幅度、技術(shù) 變化程度和供貨商資料等；7、法律性文件。二、采購申請(qǐng)和審批階段：1、采購政策2、采購計(jì)劃3、儲(chǔ)備定額補(bǔ)庫計(jì)劃4、銷售計(jì)劃5、產(chǎn)品產(chǎn)量計(jì)劃6、技術(shù)措施計(jì)劃7、生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃8、在制品期初存