道路交通檔案數(shù)字化管理的思考

1、道路交通檔案數(shù)字化管理的思考名紀(jì)慶春（單位：市普通公路超限超載運(yùn)輸檢測(cè)站）摘要本文結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)交通科技檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行探討，其容包括交通科技檔案數(shù)字化建設(shè)的可行性、 法、步驟及目前存在的問(wèn)題。關(guān)鍵詞 交通科技檔案數(shù)字化建設(shè)隨著數(shù)字化設(shè)備的普及和辦公自動(dòng)化的推廣應(yīng)用，社會(huì) 發(fā)展和各級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)提出了迫切的需求。與 此同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使得檔案數(shù)字化建設(shè)成 為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。這也給交通系統(tǒng)在日常工作和 任務(wù)活動(dòng)中形成的一系列交通科技檔案的管理與服務(wù)帶來(lái) 了新的變化和發(fā)展契機(jī)。1 對(duì)檔案數(shù)字化的理解1.1 檔案數(shù)字化的涵檔案數(shù)字化是指應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，將

2、傳統(tǒng)的各種物 質(zhì)載體形式的檔案（如聲音、圖像、文字等）信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的數(shù)字形式的檔案數(shù)據(jù)，通過(guò)信息技術(shù)手段進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，并通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信 息共享的一種信息處理式。1.2 檔案數(shù)字化的意義（1）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化能使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放， 使檔案工作由單純的保管利用向信息采集、整合、分析及服務(wù)等多位職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案資源的海量存儲(chǔ)、快速檢索、 有效傳遞及信息共享，為社會(huì)提供高效與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。（ 2）檔案數(shù)字化對(duì)珍貴檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)起保護(hù)作用。由于自 然衰變和保管條件限制等因素的影響，大量的歷史檔案已經(jīng) 非常脆弱，很多檔案原件已經(jīng)不堪提供借閱，有一些早期音 像檔案已

3、經(jīng)很難找到相應(yīng)的讀取設(shè)備。通過(guò)檔案數(shù)字化，對(duì) 紙質(zhì)、照片、錄音及錄像等不同載體形式檔案的標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換， 一面可以避免因讀取設(shè)備不斷更新?lián)Q代而產(chǎn)生的有檔案而 無(wú)法讀取的情況，另一面也保護(hù)原件，避免查閱者利用原件 時(shí)對(duì)檔案造成有意或無(wú)意的損毀，從而使珍貴檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)得以長(zhǎng)久保存。（ 3 ）檔案數(shù)字化是形勢(shì)發(fā)展的需要。近年來(lái)，隨著辦 公自動(dòng)化（即OA系統(tǒng)）的廣泛使用，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)所取代，電子檔案的收集、保管、保 護(hù)和利用給檔案管理 提出了一個(gè)迫切需要解決的課題。檔案 的數(shù)字化建設(shè)使絕大部分電子檔案得以采集、收集和提供利 用，避免大多數(shù)檔案的管理僅停留在紙質(zhì)檔案的管理或較原 始

4、的檢索利用水平上。2 交通科技檔案的數(shù)字化建設(shè)交通科技檔案按存放的載體可分為：紙質(zhì)檔案，電子 檔案（磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等），聲像檔案（錄音、錄像、照 片、底片等）。隨著信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷深入，傳統(tǒng)的檔 案管理辦法已不能適應(yīng)其工作發(fā)展的要求，需要進(jìn)行數(shù)字化 改造。2.1 交通科技檔案數(shù)字化建設(shè)的可行性構(gòu)建在交通信息工程網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 和檔案管理系統(tǒng)為最終實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化提供可能。以省交通 系統(tǒng)為例，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（ OA ）在全省交通系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，使得各類文件從草擬、 校核到簽發(fā)，以及來(lái)文的傳閱、 辦理等等，均在此系統(tǒng)上完成，而同時(shí)全省交通系統(tǒng)的發(fā)文 大部分已通過(guò)公文交換網(wǎng)和部完成，

5、檔案管理的信息化也在 進(jìn)行當(dāng)中。2.2 交通科技檔案數(shù)字化的實(shí)施法（ 1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。將檔案著錄、標(biāo)引形成反映檔案特征的檔案信息；如：文件、編號(hào)、題名、責(zé)任者、分 類號(hào)、檔號(hào)、時(shí)間等輸入計(jì)算機(jī)，形成檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這 是檔案信息化的基礎(chǔ)。（ 2）紙質(zhì)檔案數(shù)字化。采用光學(xué)掃描儀、數(shù)字相機(jī)等對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理，將原有檔案模擬信息轉(zhuǎn)換成 數(shù)字信息。對(duì)于近年來(lái)檔案中出現(xiàn)的大量打印格式文件，在 掃描后還可以通過(guò)OC陳建立全文檢索信息，或直接保存為PDF格式文件，來(lái)實(shí)現(xiàn)快速全文檢索。 而辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 運(yùn)行多年來(lái)所積累的大量電子文件，格意義上來(lái)說(shuō)，這種電 子文件并不是完整的電子檔案，但

6、它們完全可以作為紙質(zhì)檔 案的“電子復(fù)印”版本來(lái)進(jìn)入檔案全文系統(tǒng)加以利用。（ 3）多媒體檔案數(shù)字化。對(duì)照片檔案進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換和對(duì)聲像檔案（包括各種錄音、錄像等磁介質(zhì)的檔案）進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)換兩部分。照片檔案掃描只采用圖形格式文件，一般格式為JPG、 TIF ，并且采用較高的分辨率，便于日后沖洗和印刷利 用。聲像檔案則采用專門(mén)的轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)換，視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、 AVI 格式存儲(chǔ)，音頻數(shù)據(jù)采用MP3、 WAV等格式存儲(chǔ)。對(duì)于日益普遍使用的數(shù)碼照相機(jī)和攝像機(jī)產(chǎn)生專業(yè)資料的已經(jīng)是數(shù)字化格式的多媒體檔案，則可直接進(jìn)入對(duì)應(yīng)的多 媒體檔案管理系統(tǒng)。（ 4）建立檔案信息網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。充分利用全 省

7、交通系統(tǒng)建立的部局域網(wǎng)中各級(jí)機(jī)構(gòu)的制作檔案部門(mén)自 己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng) 聯(lián)上各級(jí)機(jī)構(gòu)的。（ 5）開(kāi)展在線服務(wù)。檔案部門(mén)在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專 題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)式，讓使用者與檔案 部門(mén)利用電子在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資 信服務(wù)。2.3 交通科技檔案數(shù)字化的步驟（ 1） 創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入檔案目錄，第 二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原有檔案信息的 數(shù)字化。（ 2） 加強(qiáng)收集和積累工作。當(dāng)前最主要、最有效、 最直接的數(shù)字檔案的來(lái)源是電子文件。目前大量的電子文件 存在

8、于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，這些電子文件的收集應(yīng)該抓緊進(jìn)行。還有就是數(shù)碼相片和音像資料等聲像檔案的收集。實(shí)現(xiàn)掃描文件和已有目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的對(duì)接。只要實(shí)現(xiàn)電 子目錄和掃描文件的快速對(duì)接，就能實(shí)現(xiàn)檔案檢索并定位到 檔案全文。這項(xiàng)工作需要開(kāi)發(fā)相關(guān)檔案管理軟件，是實(shí)現(xiàn)檔 案信息化的關(guān)鍵。包括現(xiàn)有電子文件與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的對(duì)接。(3)專業(yè)資料（ 4）建立檔案信息網(wǎng)頁(yè)。能實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，電 子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案 管理工作自動(dòng)化，為用戶提供更好的服務(wù)。3 目前存在的問(wèn)題（ 1） 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（ 0A ）與檔案管理系統(tǒng)是兩 個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上形成的大量的電子文件， 沒(méi)有辦法最后歸檔到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，這些電子文檔還不 能成為檔案概念的文檔。（ 2） 在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，需要一大批既了解檔案業(yè)務(wù)，又精通計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)、安全防等技術(shù)；既 能參與數(shù)字化建設(shè)全過(guò)程，又能在正常運(yùn)行后，了解和把握 運(yùn)