辦公自動化的基礎(chǔ)知識

1、辦公自動化案例教程黃培周江速勇編著目錄第 1 章 辦公自動化的基礎(chǔ)知識 41.1 辦公系統(tǒng)的基本概念 41.1.1 辦公 41.1.2 辦公室 41.2 辦公自動化的基本概念 51.2.1 辦公自動化的定義 51.2.2 辦公自動化的層次 51.2.3 辦公自動化的系統(tǒng)組成 51.2.4 辦公自動化系統(tǒng)的基本功能 6第 2 章 辦公文檔的處理 72.1 簡單文檔的制作 72.1.1 使用向?qū)?chuàng)建公文 72.1.2 從空白文檔創(chuàng)建公文 8第 3 章 辦公中因特網(wǎng)資源的利用 103.1 Interent基礎(chǔ)知識 103.1.1Interent 概述 103.2 電子郵件 103.3 網(wǎng)絡(luò)會議 10

2、第 1 章 辦公自動化的基礎(chǔ)知識1.1 辦公系統(tǒng)的基本概念1.1.1 辦公辦公是指類處理具體事務(wù)的一種活動。1. 辦公任務(wù)辦公活動有以下三項基本任務(wù)：（1）制定方案（安排）（2）組織實施（落實）（3）監(jiān)督控制（檢查）2. 辦公活動包括如下四個方面的活動（1）信息采集（2）信息加工（3）信息儲存（4）信息傳遞1.1.2 辦公室 顧名思義，辦公室是辦公的場所，是管理人員和文職人員日常工作 的場所。1. 傳統(tǒng)辦公室2. 虛擬辦公室虛擬辦公室突破了傳統(tǒng)辦公室在時間和空間上的局限性。虛擬辦公 在時間上是全天候的，在空間上是超距離的。虛擬辦公室是信息時代的產(chǎn)物?；ヂ?lián)網(wǎng)和通信技術(shù)的高速發(fā)展，產(chǎn) 生了新型的辦

3、公方式： SOHO 和移動辦公。（ 1） SOHOSOHO 即小型辦公和家庭辦公。SOHO 的辦公環(huán)境是虛擬的。從事 SOHO 的人員通常是：自由撰稿人、平面設(shè)計師、工藝品設(shè)計師、律師、會計師和建筑設(shè)計師 （ 2） 移動辦公 移動辦公只需要給每一位辦公人員配備一臺筆記本電腦、一塊無 線網(wǎng)卡和一部無線電話，而不需要配備固定的辦公室。1.2 辦公自動化的基本概念1.2.1 辦公自動化的定義1. 季斯曼定義的 OA 定義2. 我國專家的 OA 定義1.2.2 辦公自動化的層次1. 事務(wù)處理型2. 信息管理型3. 決策支持型1.2.3 辦公自動化的系統(tǒng)組成1. 辦公人員2. 辦公信息3. 辦公程序4.

4、 辦公設(shè)備1.2.4 辦公自動化系統(tǒng)的基本功能1. 個人辦公2. 公文管理 公文管理通常包括：收文管理和發(fā)文管理兩個子系統(tǒng)3. 會議管理（ 1） 會議策劃（ 2） 會議內(nèi)容（ 3） 會議準(zhǔn)備（ 4） 會議管理4. 文檔資料管理文檔資料管理包括：文檔資料的歸檔、立卷、借閱和統(tǒng)計。5. 日常事務(wù)管理6. 領(lǐng)導(dǎo)日程管理7. 公共信息 習(xí)題一一、選擇題二、填空題三、簡答題第 2 章 辦公文檔的處理2.1 簡單文檔的制作2.1.1 使用向?qū)?chuàng)建公文使用向?qū)?chuàng)建公文的步驟如下：1. 打開公文向?qū)В?1） 啟動 Word2003.（ 2） 選擇“文件”菜單里的“新建”命令，打開“新建文件” 任務(wù)窗格。（ 3

5、） 在“新建文檔”任務(wù)窗格的模板選項組中選擇“本機(jī)上的 模板”，打開模板對話框。 在“報告” 選項卡中， 選擇 “公 文向?qū)А边x項，使用“新建”選項組中默認(rèn)的“文檔”單 選按鈕。2. 使用公文向?qū)В?1） 單擊“確定”按鈕，打開“公文向?qū)А睂υ捒?。?2） 單擊“下一步”按鈕，打開“公文樣式”對話框，選擇“流 行格式”單選按鈕。（3） 單擊“下一步”按按鈕，打開“公文大小” 對話框，選擇“ A4 ” 單選按鈕。（ 4） 保存公文 單擊常用工具欄中的保存按鈕，或選擇文件菜單中的保存命令， 或按快捷鍵【 Ctrl+S 】,打開“另存為”對話框。 在“保存位置”下拉列表框中，選擇文檔要保存的磁盤或文

6、件夾 在文件名下拉列表框中，輸入文檔的名稱。 在“保存類型”下拉列表框中，選擇 Word 默認(rèn)的文檔類型。 單擊“保存”按鈕。2.1.2 從空白文檔創(chuàng)建公文從空白文檔創(chuàng)建公文的程序如下：創(chuàng)建新文檔T輸入文檔T編排文 檔T保存文檔T打印文檔。1. 創(chuàng)建空白文檔（1）啟動 Word2003 后,即已默認(rèn)模板創(chuàng)建了一個空白的新文檔。（2）單擊常用工具欄上的“新建空白文檔”按鈕，即已默認(rèn)模板 創(chuàng)建了一個新的空白文檔。（3）按快捷鍵【Ctrl+N】即已默認(rèn)模板創(chuàng)建了一個空白的新文檔。（ 4） 在“新建文檔”任務(wù)窗格的“新建”選項組中，單擊“空白 文檔”選項。2. 輸入文本 創(chuàng)建了“空白文檔”之后，即可在

7、編輯區(qū)輸入公文的文本內(nèi)容。輸 入的文本滿一行則自動換行，而保持文本在正文邊界之內(nèi)。如果需 要強(qiáng)制換行，則需要按 Enter 鍵。（ 1） 輸入漢字 Windows xp 提供了多種中文輸入法， 此外， 用戶 也可以根據(jù)需要安裝其他的中文輸入法， 如無比自信輸入法。（ 2） 輸入符號 使用 PC 鍵盤輸入常用的符號。 當(dāng)切換到中文輸入狀態(tài)時， 可以用 PC 鍵盤輸入常規(guī)的中文標(biāo)點(diǎn)符號。 使用中文輸入法軟鍵盤輸入中文符號。右擊輸入法狀態(tài)欄“軟鍵 盤”按鈕，彈出“軟鍵盤”菜單，該菜單提供了 13 種軟鍵盤。當(dāng) 某一軟鍵盤被激活后，從鍵盤上輸入的符號將變?yōu)樵撥涙I盤上對 應(yīng)的符號。單擊輸入法狀態(tài)欄上的“

8、軟鍵盤”按鈕，將隱藏或顯 示選定的軟鍵盤。 使用“插入”菜單輸入符號3. 設(shè)置頁面（ 1） 設(shè)置紙張 在“頁面設(shè)置”對話框中，選擇“紙型”選項卡。（ 2） 設(shè)置頁邊距。設(shè)置頁邊距的操作步驟如下： 在“頁面設(shè)置”對話框中，選擇“紙型”選項卡。 在“頁邊距”選項組的上、下、左、右和裝訂線組合框中，輸入 相應(yīng)的值。 在“方向”選項組中，選擇頁面的方向。 各選項設(shè)置完后，單擊“確定”按鈕。第 3 章 辦公中因特網(wǎng)資源的利用3.1 Interent 基礎(chǔ)知識現(xiàn)代辦公已經(jīng)離不開 Interent 。為此，辦公人員首先要了解 Interent 基礎(chǔ)知識。3.1.1 Interent 概述1. Interen

9、t 的起源與發(fā)展20 世紀(jì) 60 年代末，美國國防部高級計劃研究署組建了 ARPANET 網(wǎng) 絡(luò)，并成功的開發(fā)了用于連接異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)的 TCP/IP 協(xié)議。2. Interent 的特點(diǎn)Interent 具有規(guī)模大、費(fèi)用低、共享性和平等性等特點(diǎn)，而他最大的 特點(diǎn)是共享性。3. Interent 的服務(wù)目前 Interent 中的服務(wù)已達(dá)數(shù)萬種以上，其中多數(shù)服務(wù)是免費(fèi)的。Interent 最主要的服務(wù)有：電子郵件、萬維網(wǎng)、文件夾傳輸、遠(yuǎn)程登 錄、電子公告系統(tǒng)等。3.2 電子郵件電子郵件簡稱 E-mail ，昵稱“伊妹兒” ，是 Interent 用戶之間使用最 頻繁的通信服務(wù)。電子郵件速度快、可靠性

10、高、價格便宜，它不像 電話那樣要求通話雙方同時在場，可以以信多發(fā)，可以將文字、圖 像、語音等多媒體信息集成在一個郵件中傳送。3.3 網(wǎng)絡(luò)會議 目前常用的網(wǎng)絡(luò)會議軟件是微軟公司開發(fā)的 NetMeeting ，其特點(diǎn)是 兼容性好、操作方便。利用 NetMeeting 可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)視頻、音頻傳 輸，使得網(wǎng)絡(luò)視頻會議成為現(xiàn)實。3.3.1NetMeeting 運(yùn)行環(huán)境的實現(xiàn)1.運(yùn)行 NetMeeting 的硬件環(huán)境（1）網(wǎng)卡和調(diào)制解調(diào)器（ 2）聲卡。最好配置全雙工聲卡（3）攝像頭或攝像機(jī)（4）麥克風(fēng)、耳機(jī)和音箱2. NetMeeting 的工作方式（ 1）直接使用 IP 地址呼叫對方（ 2）通過目錄服務(wù)器使用 NetMeeting3. NetMeeting 客戶端的設(shè)置（1）選擇“開始”菜單中的“遠(yuǎn)行”命令，打開“運(yùn)行”對話框， 輸入“ conf” ,然后單擊確定按鈕，打開 NetMeeting 對話框。（ 2）單擊“下一步”按鈕，打開 NetMeeting 個人信息對話框。其中 “電子郵件地址”文本框不能隨意填寫。（ 3）單擊“下一步”按鈕，打開 NetMeeting 目錄服務(wù)器對話框。選 中“當(dāng) NetMeeting 啟動時登陸