物資采購(gòu)及出入庫(kù)管理制度

1、物資采購(gòu)及出入庫(kù)管理制度說(shuō)明 : 本制度主要適用于公司內(nèi)部生產(chǎn)物資以及非生產(chǎn)物資的采購(gòu)管理以及出入庫(kù)管理。其目的是為了規(guī)范公司的物資采購(gòu) , 降低物資采購(gòu)成本 , 確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng) , 加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)以及物資出入庫(kù)的監(jiān)督與管理。相關(guān)管理制度 : 生產(chǎn)物料管理制度、辦公用品管理規(guī)定等。制度中涉及到的附件內(nèi)容 , 例如采購(gòu)計(jì)劃單、請(qǐng)購(gòu)單、領(lǐng)料單、入庫(kù)單、出庫(kù)單等 , 詳見(jiàn)物料采購(gòu)管理或者項(xiàng)目采購(gòu)管理中相關(guān)管理工具。1、總則1.1 為了規(guī)范公司的物資采購(gòu) , 降低物資采購(gòu)成本 , 確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng) , 加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)的監(jiān)督管理 , 特制定本制度。1.2 本制度是公司物資采購(gòu)管理的基本規(guī)范

2、, 適用于公司物資的采購(gòu)以及出入庫(kù)管理。1.3 采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購(gòu) , 同時(shí) , 在付款方式上 , 做到貨到付款 , 或分期付款 , 減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。2、采購(gòu)部職責(zé)以及工作原則2.1 采購(gòu)部崗位職責(zé)(1) 負(fù)責(zé)物資采購(gòu)管理制度和內(nèi)部各崗位職責(zé)的制定;(2) 負(fù)責(zé)物資采購(gòu)員、計(jì)劃員及檔案管理員的監(jiān)督與管理;(3) 負(fù)責(zé)物資采購(gòu)計(jì)劃的制定 , 采購(gòu)合同的簽訂及保管 ;(4) 負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的詢價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià) ;(5) 負(fù)責(zé)本部門(mén)按時(shí)、保質(zhì)、保量地完成所需各項(xiàng)物資的采購(gòu)工作;(6) 負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作。(7) 負(fù)責(zé)做好各項(xiàng)檔案的管理工作 , 如采購(gòu)合同、各種審批文

3、件及公司下發(fā)的各種文件 ;(8) 負(fù)責(zé)建立采購(gòu)物資臺(tái)帳、借款明細(xì)帳及公司應(yīng)付帳款 , 定期與財(cái)務(wù)部對(duì)帳并協(xié)助實(shí)施物資盤(pán)點(diǎn)。2.2 物資采購(gòu)原則(1) 未經(jīng)審批的物資一律不得采購(gòu) ;(2) 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的庫(kù)存物資應(yīng)優(yōu)先使用 ;(3) 建立合格供應(yīng)商名錄時(shí) , 采購(gòu)遠(yuǎn)近搭配的原則 ;(4) 采購(gòu)物資時(shí) , 應(yīng)盡量通過(guò)銀行結(jié)算 , 減少現(xiàn)金結(jié)算 ;(5) 在比價(jià)過(guò)程中 , 嚴(yán)格執(zhí)行同類(lèi)產(chǎn)品比質(zhì)量 , 同樣質(zhì)量比價(jià)格 , 同樣價(jià)格比服務(wù)的原則 , 擇優(yōu)確定采購(gòu)單位 ;(6) 對(duì)于先試用的物資 , 必須由使用部門(mén)出具試驗(yàn)報(bào)告 , 并由審批后 , 方可采購(gòu)。(7) 盡量避免當(dāng)日使用 , 當(dāng)日采購(gòu) , 一定要做到

4、提前采購(gòu)。3、物資采購(gòu)管理3.1 物資采購(gòu)一般規(guī)定為節(jié)約采購(gòu)成本 , 公司實(shí)行按月上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)部編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí) , 要從實(shí)際工作出發(fā) , 避免盲目提報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃 , 避免物資積壓損失。公司各部門(mén)要按程序報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃 , 在每月的日前向采購(gòu)部報(bào)下月的采購(gòu)計(jì)劃 , 然后由采購(gòu)部匯總后統(tǒng)一上交公司經(jīng)理辦公室。各部門(mén)提供的需采購(gòu)物資的規(guī)格型號(hào)必須完整 , 如不完整所造成的損失由原材料清單提報(bào)人負(fù)責(zé) %的經(jīng)濟(jì)損失 , 所在部門(mén)承擔(dān) %;同時(shí) , 采購(gòu)部有權(quán)拒絕采購(gòu)型號(hào)不完整的物資。物資采購(gòu)時(shí)必須嚴(yán)格按照采購(gòu)原則、采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu) , 做到不錯(cuò)訂、不漏訂 , 及時(shí)準(zhǔn)確地做好物資貨源的落實(shí)工作。簽

5、訂物資采購(gòu)合同時(shí) , 要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度 , 合同中要明確數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項(xiàng)。一般情況下, 按照公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂合同, 如有特殊情況 , 與公司律師顧問(wèn)聯(lián)系后 , 再簽定合同。物資采購(gòu)時(shí) , 如使用單位出具的原材料出現(xiàn)短缺現(xiàn)象 , 采購(gòu)部應(yīng)征求使用單位意見(jiàn) , 在使用單位同意 , 并簽字確認(rèn)后方可采購(gòu)使用單位愿意接受的代用品 , 否則 , 出現(xiàn)后果由采購(gòu)部負(fù)直接責(zé)任。采購(gòu)部未能及時(shí)完成的采購(gòu)任務(wù), 應(yīng)及早報(bào)主管生產(chǎn)副總經(jīng)理說(shuō)明原因,擬定補(bǔ)救措施。生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單、

6、非生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單一式聯(lián), 各部門(mén)審核簽批齊全后 , 必須交到每聯(lián)上的指定部門(mén), 以便統(tǒng)計(jì)核對(duì)。3.2 物資請(qǐng)購(gòu)生產(chǎn)物資的請(qǐng)購(gòu) : 由采購(gòu)部采購(gòu)人員針對(duì)需采購(gòu)的物資, 依公司存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算、參酌庫(kù)存情況 , 進(jìn)行市場(chǎng)摸價(jià)、貨比三家后 , 如實(shí)逐項(xiàng)填寫(xiě)“生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單” , 并按“計(jì)劃單”下方所設(shè)會(huì)簽部門(mén)依次審核簽批后 , 將“計(jì)劃單”分交給相關(guān)部門(mén)統(tǒng)計(jì)備查。具體流程如下 :部門(mén)采購(gòu)員編制生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單部門(mén)負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)科總經(jīng)理部門(mén)采購(gòu)員交財(cái)務(wù)科和辦公室統(tǒng)計(jì)采購(gòu)。非生產(chǎn)物資的領(lǐng)用及請(qǐng)購(gòu): 非生產(chǎn)物資的領(lǐng)用由各部門(mén)依照本部門(mén)的實(shí)際需求 , 每月初預(yù)報(bào) , 填寫(xiě)非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計(jì)劃單,

7、經(jīng)相關(guān)部門(mén)依次審核簽批后,交由采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行匯總采購(gòu)后, 憑審核簽批手續(xù)齊全的非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計(jì)劃單向物資管理部門(mén)領(lǐng)用。非生產(chǎn)物資的申領(lǐng)與采購(gòu)流程如下:部門(mén)人員編制非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計(jì)劃單部門(mén)負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)科總經(jīng)理辦公室統(tǒng)計(jì)采購(gòu)部按匯總好的申領(lǐng)計(jì)劃 , 編制非生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單財(cái)務(wù)科總經(jīng)理交辦公室統(tǒng)計(jì)采購(gòu)。緊急請(qǐng)購(gòu) : 對(duì)于緊缺、急用物資 , 應(yīng)至少提前 2 日、持相關(guān)部門(mén)及總經(jīng)理核批后的“物資采購(gòu)申請(qǐng)單”與采購(gòu)人員取得聯(lián)系 , 以便及時(shí)備貨、保證使用。如遇總經(jīng)理外出 , 由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)電話請(qǐng)示總經(jīng)理同意后 , 如實(shí)逐項(xiàng)填寫(xiě)“物資采購(gòu)計(jì)劃單” , 并在 " 備注欄 " 注明原因 , 方可采

8、購(gòu) , 凡緊急請(qǐng)購(gòu)的物資 , 必須在 1-2 天內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。具體流程如下 :部門(mén)采購(gòu)員編制生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單部門(mén)負(fù)責(zé)人電話請(qǐng)示總經(jīng)理同意后部門(mén)采購(gòu)員 1 -2 天內(nèi)按“物資采購(gòu)計(jì)劃單簽批流程”補(bǔ)批手續(xù)。3.3 采購(gòu)程序采購(gòu)員在采購(gòu)時(shí)對(duì)同一種商品應(yīng)至少比價(jià)三家以上。采購(gòu)員通過(guò)電話、傳真“詢價(jià)單”、Email 、實(shí)地考察等方式進(jìn)行尋價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。采購(gòu)員要如實(shí)、認(rèn)真、工整、逐項(xiàng)填寫(xiě)“物資采購(gòu)計(jì)劃單”中的各項(xiàng)目 , 不得虛填 , 不得空項(xiàng) , 無(wú)法填寫(xiě)的應(yīng)在“備注”欄內(nèi)注明。總經(jīng)理對(duì)比價(jià)項(xiàng)進(jìn)行核查、審查完畢后在非、生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單上的“總經(jīng)理審批意見(jiàn)”欄確認(rèn)合適供應(yīng)商 , 并在下方“總經(jīng)理”處

9、簽名。 ( 此條僅對(duì)重要原材料或是數(shù)量金額較大的訂單 )4、物資驗(yàn)收入庫(kù)管理4.1物資驗(yàn)收入庫(kù)一般規(guī)定采購(gòu)人員辦理完采購(gòu)手續(xù)后要及時(shí)跟蹤物資的入庫(kù)情況。物資入庫(kù)時(shí),采購(gòu)人員要協(xié)同保管人員與交貨人、使用部門(mén)主管或質(zhì)量管理部門(mén)辦理驗(yàn)收手續(xù),核對(duì)清點(diǎn)物資名稱(chēng)、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量是否與計(jì)劃、合同及購(gòu)貨憑證相符, 檢查包裝封印是否完好 , 計(jì)量物資按凈重驗(yàn)收 , 保管人員和采購(gòu)人員應(yīng)按驗(yàn)收單上的要求簽字 , 以履行其職責(zé)。倉(cāng)庫(kù)保管人員在驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題, 要及時(shí)通知物資使用部門(mén)和物資采購(gòu)人員 , 并同時(shí)做出記錄備案 , 分清責(zé)任 , 責(zé)任不清時(shí)嚴(yán)禁驗(yàn)收入庫(kù)。驗(yàn)收中的不合格物資 , 嚴(yán)禁接受 , 如出現(xiàn)

10、工作失誤或故意驗(yàn)收, 保管人員負(fù)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任。采購(gòu)人員對(duì)款已付而貨未到, 或貨到發(fā)票未到 , 應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方經(jīng)辦人 ,盡快查實(shí)情況。4.2 物資驗(yàn)收入庫(kù)程序庫(kù)管員對(duì)物資的數(shù)量、品種、規(guī)格、供貨方等對(duì)應(yīng)非、生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單進(jìn)行驗(yàn)收 , 核實(shí)無(wú)誤后開(kāi)具入庫(kù)單并在入庫(kù)單上簽字作為入庫(kù)及驗(yàn)收合格依據(jù)。對(duì)于急用生產(chǎn)物資 , 庫(kù)管員須到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收 , 并依照物資出入庫(kù)規(guī)定流程辦理出入庫(kù)手續(xù)。具體流程 :采購(gòu)員或供應(yīng)商送貨到庫(kù)庫(kù)管員與非、生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單核對(duì)驗(yàn)收無(wú)誤后開(kāi)具入庫(kù)單部門(mén)負(fù)責(zé)人核實(shí)入庫(kù)單簽字庫(kù)管員入賬。4.3 采購(gòu)物資的發(fā)票入賬流程發(fā)票庫(kù)管員將入庫(kù)單附在發(fā)票后部門(mén)負(fù)責(zé)人在發(fā)票上簽字財(cái)務(wù)部

11、總經(jīng)理財(cái)務(wù)入賬。5、物資出庫(kù)管理 ( 本部分也可以單獨(dú)列出 , 企業(yè)根據(jù)實(shí)際需求擬定 )5.1 物資出庫(kù)一般規(guī)定物資的領(lǐng)用、發(fā)放 , 需按“先進(jìn)先出 , 計(jì)劃供應(yīng) , 節(jié)約用料”的總原則進(jìn)行發(fā)料 , 發(fā)貨時(shí)要堅(jiān)持一核對(duì)、二簽字、三記帳、四盤(pán)點(diǎn)的程序 , 對(duì)違反發(fā)料原則造成物資失效、霉變、大料小用、優(yōu)材劣用以及差錯(cuò)等損失 , 保管人員承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任。各部門(mén)領(lǐng)用材料時(shí) , 必須填制“領(lǐng)料單” , 由經(jīng)辦人和部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字,倉(cāng)庫(kù)保管員按簽字后的領(lǐng)料單開(kāi)出庫(kù)單進(jìn)行發(fā)貨, 并將領(lǐng)料單附在出庫(kù)單的后面, 填寫(xiě)出庫(kù)單時(shí)必須按出庫(kù)單規(guī)定的格式填寫(xiě)完整。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守先辦理領(lǐng)料手續(xù)后出貨的原則, 嚴(yán)禁先出

12、貨后補(bǔ)辦手續(xù)和白條發(fā)貨。各部門(mén)領(lǐng)用材料時(shí) , 應(yīng)嚴(yán)格按照部門(mén)領(lǐng)料單規(guī)定的內(nèi)容和要求填寫(xiě) , 不準(zhǔn)在領(lǐng)料單上作任何改動(dòng) , 如填寫(xiě)錯(cuò)誤必須重寫(xiě)。各種物資材料的轉(zhuǎn)讓和外售時(shí), 需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批 ,( 經(jīng)辦人按購(gòu)入物資成本 ,( 含運(yùn)費(fèi) , 采購(gòu)費(fèi)用等 ) 另加管理費(fèi) , 進(jìn)行對(duì)外報(bào)價(jià) ), 倉(cāng)庫(kù)保管人員憑財(cái)務(wù)部收款憑證 , 方可辦理出庫(kù)手續(xù)。辦公用品的領(lǐng)用 : 各部門(mén)在領(lǐng)用辦公用品時(shí) , 一律憑部門(mén)月底填寫(xiě)的辦公用品申請(qǐng)表中明細(xì) , 由辦公室主任審批 , 辦理領(lǐng)用登記手續(xù)。生產(chǎn)用原料、勞動(dòng)工具、維護(hù)材料( 包括設(shè)備配件等 ) 的領(lǐng)用 : 領(lǐng)用部門(mén)負(fù)責(zé)人審批 , 領(lǐng)用后做登記管理 , 工

13、具統(tǒng)一采用“交舊領(lǐng)新”制。物資出庫(kù)后倉(cāng)庫(kù)保管員要及時(shí)登記賬簿, 倉(cāng)庫(kù)保管員按月要與成本會(huì)計(jì)核對(duì)賬目 , 確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤 , 成本會(huì)計(jì)按月向財(cái)務(wù)部填報(bào)物資進(jìn)、銷(xiāo)、存月報(bào)表 , 財(cái)務(wù)部相關(guān)人員要協(xié)同保管員和成本會(huì)計(jì)每月對(duì)貨物進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn) , 做到賬賬相符 , 賬物相符 , 賬卡相符 , 卡物相符。所有發(fā)料憑證、原始單據(jù)應(yīng)由保管人員妥善保管 , 按月裝訂 , 發(fā)料憑證、原始單要按財(cái)務(wù)制度的保管時(shí)間和銷(xiāo)毀程序辦理 , 不可丟失 , 否則 , 應(yīng)承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任。退庫(kù)的材料范圍包括生產(chǎn)任務(wù)完成或竣工多余物資 ; 借領(lǐng)、借發(fā)物資 ; 車(chē)間小庫(kù)多余物資。退庫(kù)時(shí) , 物資必須完好 , 物資退庫(kù)單與原領(lǐng)料單內(nèi)容要相同 , 物資退庫(kù)時(shí)保管員要認(rèn)真進(jìn)行驗(yàn)收 , 因物資質(zhì)量不合格退庫(kù) , 必須進(jìn)行技術(shù)鑒定 , 出示有充分?jǐn)?shù)據(jù)的檢查證明方能退庫(kù) , 以便與生產(chǎn)廠家交涉退貨。對(duì)超儲(chǔ)物資應(yīng)積極調(diào)劑 , 正常存儲(chǔ)物資一般不予調(diào)劑 , 凡對(duì)外調(diào)劑的物資必須由物資采購(gòu)人員申請(qǐng) , 分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批 , 其他任何人無(wú)權(quán)處理。嚴(yán)禁將物資借給外單位 ( 個(gè)人 ) 使用 , 違者罰款元 , 同時(shí)追回外借物資 ,追回物資磨損、損壞的 , 由責(zé)任人按價(jià)賠償。5.2 物資出庫(kù)程序領(lǐng)用部門(mén)必須持有符合規(guī)定、符合制度、簽字齊全的領(lǐng)料