企業(yè)檔案管理制度

1、公司檔案管理制度第一章總則第一條為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。第二條本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產、經營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條 重要原始檔案遵循 “雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統(tǒng)一管理。第二章檔案歸檔第四條 歸檔范圍（ 一 ） 通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、注冊申報資料等。（ 二 ） 工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質量控制）、工

2、程驗收、工程報批資料等。（ 三 ） 合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計合同、其他合同。（ 四 ） 設備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設備、QC部設備等。（ 五 ） 員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。（ 六 ） 計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設備內部校驗記錄歸于設備檔案中。（ 七 ） 產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規(guī)程及空白批記錄、 質量標準、留樣觀察和產品穩(wěn)定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告（含送檢或抽檢）、產品重大質量事故資料等。

3、（ 八 ） 供應商檔案。（ 九 ） 質量標準：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。（ 十 ） 檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。（ 十一 ） 記錄： 除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等；（ 十二） 批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。（ 十三） 標準操作規(guī)程。（十四）驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產設備驗證、QC設備驗證、工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。（ 十五 ） 行政類文件：行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、

4、規(guī)章規(guī)程等；各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關機構來往的批復；各類證照、證書。 包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產證、商標注冊證書、企業(yè)和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；人事任命、勞動糾紛等；各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復印件；在企業(yè)文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。第五條 歸檔時間（ 一 ）各類證照、批件、商標、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24 小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（ 二 ）設備檔案、產品檔案、質量標準

5、、檢驗方法、標準操作規(guī)程隨時產生隨時歸檔；（ 三 ） 員工培訓類資料按月歸檔，于每月 25 日之后次月5 日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（ 四 ） 計量類資料按半年歸檔，于每年5 月 25 日之后 6 月 5 日之前、11 月 25日之后 12 月 5 日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（ 五 ） 供應商檔案按年度歸檔，于每年 1 月 25 日之后2 月 5 日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（ 六 ） 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次；（ 七 ） 批記錄文件按月歸檔，于每月 25 日之后次月5 日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（ 八）驗證文件隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃按年度

6、歸檔，于每年 1 月25日之后 2 月 5 日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（ 九）其他文件每周一集中歸檔一次。（ 十）未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據情節(jié)輕重予以相應處理。第六條歸檔份數（ 一）原件全部歸檔，并注明份數、出處。（ 二）使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。第七條歸檔要求（ 一）由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。（ 二）對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。（ 三）文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。（ 四）文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。第八條歸檔手續(xù)各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫文件歸檔單一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦

7、負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫文件歸檔登記薄，歸檔人和檔案員共同簽字確認。第三章檔案的收集與整理第九條 檔案的收集（ 一 ） 由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。（ 二 ）由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。（ 三 ）收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。第十條 檔案的整理（ 一 ）檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。（ 二 ）檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目

8、錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成， 具體 說明如下：GM/ 01 * * 7、8、9位代表流水號 001999。-5-1 、6 位為檔案柜號。3 3、4位為二級分類的編號。1 、2位為一級分類的英文縮寫。第四章檔案建檔第十一條分類梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當天入庫，并建立檔案 明細臺賬。第十二條檔案專用章所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章， 加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。 第十三條檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編

9、號檔案做出的任何調整須登記備查。第十四條檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。第十五條電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份， 各歸檔資料如有電子版的 也應一并建檔備份。第五章檔案使用和歸還第十六條檔案使用（1） 文件復?。河墒褂萌颂顚憴n案復印登記薄，一般性文件經部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。（2） 借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。（ 三 ） 借閱原始文件：由使用

10、人填寫檔案借閱登記薄，經部門負責人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。（ 四 ） 借出原始文件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經部門負責人批準，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準，總經辦會簽；五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經分管副總、總經理批準，總經辦會簽，檔案室保留復印件備查；（ 五 ） 外單位借出檔案時，由使用人填寫檔案借出登記薄， 須經總經理批準后方可使用。（ 六 ） 按規(guī)定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使用檔案； 違者一經發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以20

11、0-1000 元 / 人 / 件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節(jié)輕重予以相應處理。第十七條檔案歸還（ 一 ） 檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、 拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤后，應在 檔案借出登記薄登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。（ 二 ） 發(fā)生損壞、丟失的， 對使用人處以200-1000 元 / 人 / 件的罰款；造成損失的，由使用人全部承擔，并根據情節(jié)輕重予以相應處理。（ 三 ） 檔案歸還時內容發(fā)生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。第十八條檔案保管與檢查（ 一 ） 公司各類應歸檔文件

12、應集中于檔案室管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據情節(jié)輕重予以相應處理。（ 二 ）每月底，總經辦負責人將對檔案室的資料進行抽查；每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫檔案清查記錄。（ 三 ）檔案管理應賬實相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，并根據情節(jié)輕重予以相應處理。第六章檔案保管期限和銷毀第十九條檔案保管期限序號一級分類二級分類保管期限1通用管理GM01證書；02部門職責、崗位職責；03手冊；04注冊申 報資料；05其他注冊申報資料永久保存；其他 資料生新廢舊，原件保存五年。2工程基建CE01設計文件、圖紙

13、；02會議記錄；03招投標文件；04造價；05工程管理（變更、進度控制、質量控制）；06工程驗收；07工程報批資料；08其他永久保存。3合同Ct01原輔料米購；02設備米購；03工程基建；04技術轉移；05委托合同；06設計合同；07其他合同永久保存。4設備檔案EA01公用系統(tǒng)；02物料、倉庫等輔助設備 ；03生產部設 備；04工程部設備；05 QC部設備設備運行資料保存八年，其他 資料在設備報年后銷毀。5員工培訓ET01培訓計劃、總結；02內部培訓記錄、外部培訓報告；03離職人員培訓檔案；04個人培訓檔案個人培訓檔案員，離職一年后 銷毀，其他培訓資料保存五年。6fh1CM01化測類；02力質

14、類；03溫濕度類；04壓力類；05 熱工類；06長度類；07計時類；08流量類；09其他 類保存八年。7產品檔案PF01產品批件、包裝設計；02技術轉移資料；03產品工藝規(guī)程及空白批記錄；04質量標準；05留樣觀察和產品穩(wěn)定性試驗資料； 06產品質量回顧；07變更 情況；08產品藥檢所檢驗報告（含送檢或抽檢）；09 產品重大質量事故資料；10其他資料產品批件、包裝設計、工藝規(guī) 程、空白批記錄、質量標準生 新廢舊，原件保存五年；具他 資料保存八年。技術轉移資料 永久保存。8供應商檔案SA有業(yè)務聯(lián)系的合格供應商永 久保存；不再作為供應商后保 存一年。9質量標準Sc01原料；02輔料；03中間產品、

15、待包裝產品；04成品（僅現(xiàn)行版）；05包裝材料；06其他生新廢舊，之后原件保存五 年。10檢驗方法TM01原料；02輔料；03中間產品、待包裝產品；04成品；05包裝材料；06其他生新廢舊，之后原件保存五 年。11記錄Rc除批記錄以外的所有記錄。與穩(wěn)定性、驗證有關的記錄保 存八年；其他記錄保存五年。12批記錄BPR批生產記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄 等。保存至功效期后,年（未規(guī)7E 有效期則保留五年）。13標準操作規(guī)程SOP生新廢舊，之后原件保存五 年。14驗證文件QV01驗證主計劃；02廠房及公用系統(tǒng)；03生產設備驗證；04 QC設備驗證；05工程部設備驗證；06方法驗長期保存至產品、 設備、方法 等失效3-年。證；07工藝驗證；08清潔驗證。15行政類文件Ad01行政法規(guī)文件；02公文類；03各類證照、證書； 04人事類；05固定資產類；06音像、光盤、照片記 錄類。人事類、固定資產類文件按其 有效期來判定保管期限，其他 文件永久保存。第二