企業(yè)文化檔案信息化論文

1、編號：時間：2021年X月X日 書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟 頁碼：第1頁共5頁企業(yè)文化檔案信息化論文如今信息化技術廣泛應用，企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生大量的電子化資 料，作為記錄企業(yè)歷史，反映企業(yè)文化的企業(yè)檔案主體形式已發(fā)生變化。2014 年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)關于加強和改進新形勢下檔案工作的 意見（以下簡稱意見），要求把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規(guī)劃， 統(tǒng)一部署、同步實施。因此，加強檔案信息化建設是當前發(fā)展企業(yè)檔案事業(yè)的 重要手段，也是豐富企業(yè)文化、傳承企業(yè)精神的客觀要求。一、企業(yè)檔案信息化建設現(xiàn)狀（-）檔案信息化建設不夠充分目前，企業(yè)早已普遍采用計算機等電子儲存設備

2、對文件資料進行保存, 但這僅是檔案信息化建設的初級階段。缺少專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)、不能實現(xiàn) 遠程網(wǎng)絡查看和借閱，以及文檔一體化程度不高等因素，都會制約企業(yè)檔案工作 的高效管理和高水平發(fā)展，這將直接影響檔案利用的效果。（二）傳統(tǒng)檔案管理手段亟需變革隨著企業(yè)規(guī)模擴大，檔案來源日益廣泛，數(shù)量劇增，形式多樣，如仍 然“按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類、著錄等順序按部就班地管理電 子文件，那么結果很可能是很多工作還未來得及開展之前，電子文件就被更改甚 至刪除了，導致文件流失、失真等現(xiàn)象的發(fā)生。并且，還會造成重復勞動。所 以，面對電子文件便捷的形成和轉(zhuǎn)移特性，傳統(tǒng)檔案管理手段日漸捉襟見肘，企 業(yè)加

3、快檔案信息化建設勢在必行。二、檔案信息化建設內(nèi)容檔案信息化，是指應用信息技術管理和開發(fā)利用檔案的過程，它是以 信息技術應用為前提，并且動態(tài)發(fā)展的。以下將從四個方面介紹企業(yè)檔案信息化 建設的主要內(nèi)容。(-)基礎設施建設包括網(wǎng)絡基礎設施、系統(tǒng)硬件、軟件、安全保障系統(tǒng)以及適合工作實 際的終端、輔助設備。企業(yè)首先應搭建適合電子檔案系統(tǒng)正常運行的環(huán)境。包括 建立與企業(yè)規(guī)模、發(fā)展相適宜的中心機房，布局合適的安全保障體系，購置適合 電子檔案系統(tǒng)的服務器、存儲設備、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，以及終端需要的計算機、 掃描儀和數(shù)碼相機等設備。(二)數(shù)字信息資源建設1、檔案信息數(shù)字化是檔案信息化的基礎檔案信息數(shù)字化包含兩個方

4、面: 一是電子化辦公直接生成的電子文件。二是指將以前“摸的著的檔案輸進計算機, 即“庫存檔案電子化。2、主要內(nèi)容和基本要求檔案數(shù)字信息資源形式多樣，包 含文書、聲像、科技、電子郵件、網(wǎng)頁等，但不管任何形式的電子文件，其基本 要求是齊全完整、標準規(guī)范。電子文件在保存時應采用唯一標識符、統(tǒng)一的命名 規(guī)則，并設置、捕獲元數(shù)據(jù)。3、具體建設內(nèi)容文書檔案電子文件應保存正本、 定稿、公文處理單和彩色修改留痕稿，版面格式應符合黨政機關公文處理工作 條例要求，文件格式可采用OFD、PDF、PDF/A等格式歸檔。有條件的可對電 子檔案與元數(shù)據(jù)進行封裝。聲像檔案應注意品質(zhì)質(zhì)量，照片類以TIFF、JPEG格式， 像

5、素不低于300萬，錄像類以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于8Mbps、 錄音類以WAV、MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz?？萍己蛯I(yè)類電子 檔案的圖形類應以DWG格式歸檔，其它檔案類型參照文書、聲像類。(三)應用軟件建設企業(yè)使用應用軟件一般分為自行開發(fā)與購買，兩者各有利弊。自身開 發(fā)軟件可能更適合企業(yè)需求，但對企業(yè)信息實力等各方面要求較高，普通企業(yè)無 法實現(xiàn)。購買軟件方便快捷，但一般需針對企業(yè)實際修改，進行二次開發(fā)，對檔 案和信息管理人員要求較高。無論采取何種方式，檔案管理軟件首先應能集成管 理各門類數(shù)字檔案資源，具備分類、編目、用戶管理等基本功能。特別關注以下 三點

6、：一是系統(tǒng)的可操作性，避免繁瑣；二是充分考慮檔案室特點，區(qū)別于檔案 館要求；三是考慮系統(tǒng)對數(shù)據(jù)真實性辨別，避免篡改。適用軟件功能架構可參考 基于OAIS(ISO14721-2012)模型設計，具體功能需求可參見電子文件管理系統(tǒng)通 用功能要求(GB/T29194-2012)o(四)保障體系建設1、經(jīng)費保障企業(yè)檔案信息化建設應從長遠考慮，納入企業(yè)信息化整體 建設的規(guī)劃，從而保證有適當?shù)慕?jīng)費預算。2、制度保障包括各門類電子文件歸 檔制度，人才配備、經(jīng)費預算、系統(tǒng)運行管理制度，數(shù)字檔案備份制度，機關檔 案管理部門、電子文件形成部門和信息化部門職責分工及獎懲制度。3、人才保 障配備具有專業(yè)素養(yǎng)的專職人員

7、，注重信息化培訓，打通檔案管理人員發(fā)展和進 步渠道。4、安全保障參照信息系統(tǒng)安全等級保護有關要求，從系統(tǒng)安全、人員 配備、信息技術等方面采取多種措施，建立檔案信息安全保障體系框架和管理體 制。三、數(shù)字檔案室是目前檔案信息化解決方案檔案信息化建設是一個長期、系統(tǒng)性的過程，對于大部分企業(yè)來說， 建立標準的數(shù)字檔案館相當困難。中辦、國辦意見中提出的“數(shù)字檔案室， 是適合目前信息化條件下管理電子檔案的形式。它的管理對象是以電子文件為主, 重在規(guī)范，著眼于現(xiàn)實，可將其定位于信息化條件下檔案室的先進形式。企業(yè)檔 案信息化建設應以此為重要節(jié)點，作為企業(yè)辦公自動化與數(shù)字檔案館建設的“中 繼站。四、企業(yè)檔案信息

8、化與企業(yè)文化企業(yè)檔案客觀記錄下企業(yè)每個歷史階段 的經(jīng)營生產(chǎn)活動，具有擔負弘揚企業(yè)文化，傳承企業(yè)精神內(nèi)涵的重要責任。(-)充分利用信息化特點促進企業(yè)文化傳統(tǒng)企業(yè)文化形式體現(xiàn)企業(yè)文化活力方面缺乏自身個性，員工主動參 與企業(yè)文化機會有限。利用信息化手段可提供多方位企業(yè)文化展示，為員工建立 多渠道企業(yè)文化感受。員工遠程查閱檔案，便捷高效，提高了工作效率，緩解了 工作壓力，有助于保持良好的工作狀態(tài)，同時提升了企業(yè)辦事效率；信息傳播快 速，煥發(fā)內(nèi)部蓬勃朝氣，有助于形成團結、有效的企業(yè)文化。另外，遠程檔案查 詢系統(tǒng)可供隨時查閱信息，提高了管理透明度：利用檔案影像資料制作內(nèi)容翔實 的企業(yè)宣傳片，利用企業(yè)門戶網(wǎng)

9、站、檔案管理平臺發(fā)布企業(yè)管理實時狀態(tài)，有助 于展現(xiàn)企業(yè)軟實力。因此，充分利用檔案信息化管理的特色，將企業(yè)檔案所承載 的企業(yè)文化浸潤到每位員工的日常工作，為企業(yè)文化提升提供前所未有的機會。(二)檔案信息化建設應隨企業(yè)文化動態(tài)管理檔案信息化建設應緊密結合企業(yè)信息化與企業(yè)文化的發(fā)展，堅持技術 與管理同步、理論和實際相結合。2009年公布的檔案管理行業(yè)規(guī)則一企業(yè)檔 案工作規(guī)范(DA/T422009),將檔案信息化建設作為企業(yè)檔案工作發(fā)展的方向第5頁共5頁書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟 頁碼：第5頁共5頁編號：時間：2021年x月X日性要求。我們應充分認識到信息技術及其產(chǎn)生的檔案是持續(xù)變化的，基于這一點, 企業(yè)檔案信息化建設應建立動態(tài)解決方案。同時.，由于企業(yè)文化也是一個動態(tài)的 發(fā)展事物，不同時期的企業(yè)文化，對企業(yè)檔案管理方式產(chǎn)生作用。理順企業(yè)檔案 信息化建設與企業(yè)文化發(fā)展的脈線，動態(tài)結合企業(yè)文化的走向，