企業(yè)檔案信息化建設的探討

1、企業(yè)檔案信息化建設的探討摘要本文根據(jù)目前的形式，對企業(yè)檔案信息化建設地提出了一些建議和設想。關鍵詞企業(yè)：檔案信息化；安全；存儲：真實性：高效性沖算機應用于企業(yè)檔案管理，無疑是一次檔案管理的革命，企業(yè)檔案的管理經(jīng)歷了從純 手工的目錄檢索方式，到目前的計算機目錄檢索，把檔案管理人員從繁重的查找工作中解脫 出來，提高了檔案的查找速度和工作效率，使檔案工作不再費時費力。計算機技術的飛速發(fā) 展，給企業(yè)檔案信息化的建設注入了活力，產(chǎn)生了質的飛躍。企業(yè)信息化建設不單單是實現(xiàn) 檔案目錄檢索，更重要的是實現(xiàn)紙制檔案的網(wǎng)上全文檢索，因此說，企業(yè)檔案信息化的建設 也應該有一個宏觀的規(guī)劃和目標，充分利用現(xiàn)代化設備和技

2、術，采用先進科學的管理方法， 實現(xiàn)紙質檔案的信息化，為企業(yè)各部門查閱利用檔案資料提供一個現(xiàn)代化、高效率的管理平 臺。鑒于企業(yè)的實際情況，在實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設中，根據(jù)筆者的實踐和探索，認為在 檔案信息化建設的設計過程中要充分考慮到檔案信息的數(shù)據(jù)流程、數(shù)據(jù)存儲方式、安全性， 充分利用計算機的網(wǎng)絡技術，以網(wǎng)站的形式來管理和利用檔案，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的共享， 以下主要從五個方而來談一談想法和建議。一、數(shù)據(jù)的流程和存儲檔案信息化建設在企I開發(fā)中應充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡在檔案信息管理和傳輸上的優(yōu)勢， 避免“多渠道、多方式”傳輸檔案信息導致信息重復、一致性差、工作量大等弊端，檔案信 息化建設數(shù)據(jù)流應建立公司

3、、廠（二級單位）、礦（三級單位）三級網(wǎng)絡體系，原則上公司保 存的信息。各二級單位不再保存，二級單位保存的信息，各三級單位不再保存，保證檔案信 息的唯一性，三級單位的信息提交到二級單位的服務器上，二級單位的信息提交到公司的服 務器上，建立企業(yè)的檔案資源庫，保證了企業(yè)檔案信息的共享，需要強調的是要立足“轉變 觀念、統(tǒng)一思想，立足全公司、落實局部”的原則，統(tǒng)一檔案信息來源，統(tǒng)一傳輸渠道，統(tǒng) 一各門類檔案的數(shù)據(jù)結構，為檔案信息化管理工作奠定良好的基礎。二、數(shù)據(jù)的安全性由于檔案資料的特殊性，在檔案信息化建設中應充分考慮到檔案資料的安全性，這種安 全性應包括以下兩個方面。一個是電子檔案資料存儲的安全性，另

4、一個是電子檔案資料查閱 的安全性。1 .電子檔案資料存儲的安全性檔案的信息化建設極大地方便了查閱，不僅提高了管理部門的工作效率和技術水平，而 且可以有效地為科技人員提供科研服務，可以為領導層的決策提供有力的依據(jù)，檔案資料是 無形的資產(chǎn)，檔案信息化管理后，要加強數(shù)據(jù)庫管理，把檔案的管理部門從檔案的保管部門 變?yōu)槠髽I(yè)內部信息的信息中心，這樣電子檔案資料存儲的安全性就尤為重要了，它也是檔案 信息化建設的關鍵，因此企業(yè)的電子檔案備份方案要提供強有力的可靠保障。目前，雖然服務器的容錯技術極大地降低了企業(yè)各種業(yè)務在各種不可預料災難發(fā)生時的 損失，但是理想的備份系統(tǒng)應該是全方位、多層次的管理，系統(tǒng)管理員利用

5、集中式管理工具 對全網(wǎng)的備份策略進行統(tǒng)一管理，備份服務器可以監(jiān)控所有機器的備份作業(yè)，也可以修改備 份策略，瀏覽所有的目錄，所有的數(shù)據(jù)可以備份到同備份服務器或與應用服務器相連的任何 一臺磁帶庫內，保證數(shù)據(jù)存儲的安全可靠。2 .電子檔案資料利用的安全性為了保障電子資料的保密，做好檔案信息的密級劃分，絕密檔案一律不上網(wǎng)，機密以下 的檔案信息要設置登陸賬號和密碼，只有經(jīng)過管理員授權的用戶才能訪問，為了確保檔案信 息的安全，還要采取以下措施：（1）設置訪問日志：日志中詳細記錄了用戶訪問檔案原件的信息，在信息中包含用戶的 MAC地址、IP地址等信息，管理員可以根據(jù)訪問用戶MAC、IP的變化情況來了解訪問的

6、異常 情況，還可以將授權用戶的計算機和MAC、IP進行綁定，即使出現(xiàn)了狀況，也很容易找到責 任人。（2）設置限時限制：為了防止合法用戶登錄了電子文檔后因忘記關閉網(wǎng)頁而泄密，可以 對網(wǎng)頁設置限時限制，當一個用戶在10分鐘內沒有操作時，網(wǎng)頁將自動關閉，要查詢需要重 新登錄。（3）制定完善的信息安全制度，定期對系統(tǒng)管理員和信息管理員進行培訓和考核，制定 信息安全的應急預案。三、數(shù)據(jù)的原件真實性檔案的信息化建設，實現(xiàn)全文檢索，是將紙質檔案和照片等資料進機，主要通過掃描儀 的掃描和數(shù)碼相機拍攝將檔案信息輸入計算機，同時采用一些圖形圖像軟件進行處理加工， 在輸入處理的過程中要注意保持紙質檔案的原貌和文件尺

7、寸的大小，使檔案原件最終以圖形 文件的形式保存，以保證原件的真實、有效性。四、檔案信息的高效性利用網(wǎng)頁技術和數(shù)據(jù)庫技術為用戶高效利用電子檔案打下了良好的基礎。檔案查詢網(wǎng)站 要使用統(tǒng)一、友好的瀏覽界而和操作方法，方便用戶的瀏覽操作，同時要采用模糊查詢技術， 為用戶提供多種快速查詢方法，能夠使用戶在較短的時間內找到所需的檔案資料。檔案管理的信息化，使檔案信息成為企業(yè)的無形資產(chǎn)，為企業(yè)的領導決策提供大量的依 據(jù)，為科研人員進行學術研究提供參考，同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用 和開發(fā)，提高了工作效率。檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時自動產(chǎn)生催還 記錄，對過

8、期不還的借閱者進行有效的催還,減少了檔案人員的催還檔案的諸多麻煩和不便。五、檔案信息化人才隊伍的建設檔案信息化建設除了需要大量的技術支持以外，關鍵的問題在于要加強人才隊伍建設。 企業(yè)要做好檔案信息化建設工作一是要加大檔案信息化宣傳教育力度，在全公司各級各類檔 案部門普及檔案信息化知識。二是在公司檔案系統(tǒng)的檔案人員都要接受計算機專業(yè)知識培訓I, 并獲得市有關部門頒發(fā)的計算機等級考試證書，作為檔案人員任職資格的必備條件之一。三 是對檔案專業(yè)技術人員實施繼續(xù)教育，把信息化及其相關知識作為每年進修的內容，努力提 高全公司檔案工作者的檔案科技意識和科研水平。四是加強檔案信息化建設專門人才的培養(yǎng), 掌握先進的現(xiàn)代化知識和技能，為企業(yè)檔案信息化建設提供人才支撐和技術保障?？傊髽I(yè)檔案實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化是時代發(fā)展的大方向，各級檔案部