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文檔簡介
1、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探討摘要本文根據(jù)目前的形式,對企業(yè)檔案信息化建設(shè)地提出了一些建議和設(shè)想。關(guān)鍵詞企業(yè):檔案信息化;安全;存儲:真實性:高效性沖算機應(yīng)用于企業(yè)檔案管理,無疑是一次檔案管理的革命,企業(yè)檔案的管理經(jīng)歷了從純 手工的目錄檢索方式,到目前的計算機目錄檢索,把檔案管理人員從繁重的查找工作中解脫 出來,提高了檔案的查找速度和工作效率,使檔案工作不再費時費力。計算機技術(shù)的飛速發(fā) 展,給企業(yè)檔案信息化的建設(shè)注入了活力,產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍。企業(yè)信息化建設(shè)不單單是實現(xiàn) 檔案目錄檢索,更重要的是實現(xiàn)紙制檔案的網(wǎng)上全文檢索,因此說,企業(yè)檔案信息化的建設(shè) 也應(yīng)該有一個宏觀的規(guī)劃和目標(biāo),充分利用現(xiàn)代化設(shè)備和技
2、術(shù),采用先進科學(xué)的管理方法, 實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化,為企業(yè)各部門查閱利用檔案資料提供一個現(xiàn)代化、高效率的管理平 臺。鑒于企業(yè)的實際情況,在實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)中,根據(jù)筆者的實踐和探索,認(rèn)為在 檔案信息化建設(shè)的設(shè)計過程中要充分考慮到檔案信息的數(shù)據(jù)流程、數(shù)據(jù)存儲方式、安全性, 充分利用計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以網(wǎng)站的形式來管理和利用檔案,實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的共享, 以下主要從五個方而來談一談想法和建議。一、數(shù)據(jù)的流程和存儲檔案信息化建設(shè)在企I開發(fā)中應(yīng)充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)在檔案信息管理和傳輸上的優(yōu)勢, 避免“多渠道、多方式”傳輸檔案信息導(dǎo)致信息重復(fù)、一致性差、工作量大等弊端,檔案信 息化建設(shè)數(shù)據(jù)流應(yīng)建立公司
3、、廠(二級單位)、礦(三級單位)三級網(wǎng)絡(luò)體系,原則上公司保 存的信息。各二級單位不再保存,二級單位保存的信息,各三級單位不再保存,保證檔案信 息的唯一性,三級單位的信息提交到二級單位的服務(wù)器上,二級單位的信息提交到公司的服 務(wù)器上,建立企業(yè)的檔案資源庫,保證了企業(yè)檔案信息的共享,需要強調(diào)的是要立足“轉(zhuǎn)變 觀念、統(tǒng)一思想,立足全公司、落實局部”的原則,統(tǒng)一檔案信息來源,統(tǒng)一傳輸渠道,統(tǒng) 一各門類檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),為檔案信息化管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。二、數(shù)據(jù)的安全性由于檔案資料的特殊性,在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)充分考慮到檔案資料的安全性,這種安 全性應(yīng)包括以下兩個方面。一個是電子檔案資料存儲的安全性,另
4、一個是電子檔案資料查閱 的安全性。1 .電子檔案資料存儲的安全性檔案的信息化建設(shè)極大地方便了查閱,不僅提高了管理部門的工作效率和技術(shù)水平,而 且可以有效地為科技人員提供科研服務(wù),可以為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供有力的依據(jù),檔案資料是 無形的資產(chǎn),檔案信息化管理后,要加強數(shù)據(jù)庫管理,把檔案的管理部門從檔案的保管部門 變?yōu)槠髽I(yè)內(nèi)部信息的信息中心,這樣電子檔案資料存儲的安全性就尤為重要了,它也是檔案 信息化建設(shè)的關(guān)鍵,因此企業(yè)的電子檔案備份方案要提供強有力的可靠保障。目前,雖然服務(wù)器的容錯技術(shù)極大地降低了企業(yè)各種業(yè)務(wù)在各種不可預(yù)料災(zāi)難發(fā)生時的 損失,但是理想的備份系統(tǒng)應(yīng)該是全方位、多層次的管理,系統(tǒng)管理員利用
5、集中式管理工具 對全網(wǎng)的備份策略進行統(tǒng)一管理,備份服務(wù)器可以監(jiān)控所有機器的備份作業(yè),也可以修改備 份策略,瀏覽所有的目錄,所有的數(shù)據(jù)可以備份到同備份服務(wù)器或與應(yīng)用服務(wù)器相連的任何 一臺磁帶庫內(nèi),保證數(shù)據(jù)存儲的安全可靠。2 .電子檔案資料利用的安全性為了保障電子資料的保密,做好檔案信息的密級劃分,絕密檔案一律不上網(wǎng),機密以下 的檔案信息要設(shè)置登陸賬號和密碼,只有經(jīng)過管理員授權(quán)的用戶才能訪問,為了確保檔案信 息的安全,還要采取以下措施:(1)設(shè)置訪問日志:日志中詳細(xì)記錄了用戶訪問檔案原件的信息,在信息中包含用戶的 MAC地址、IP地址等信息,管理員可以根據(jù)訪問用戶MAC、IP的變化情況來了解訪問的
6、異常 情況,還可以將授權(quán)用戶的計算機和MAC、IP進行綁定,即使出現(xiàn)了狀況,也很容易找到責(zé) 任人。(2)設(shè)置限時限制:為了防止合法用戶登錄了電子文檔后因忘記關(guān)閉網(wǎng)頁而泄密,可以 對網(wǎng)頁設(shè)置限時限制,當(dāng)一個用戶在10分鐘內(nèi)沒有操作時,網(wǎng)頁將自動關(guān)閉,要查詢需要重 新登錄。(3)制定完善的信息安全制度,定期對系統(tǒng)管理員和信息管理員進行培訓(xùn)和考核,制定 信息安全的應(yīng)急預(yù)案。三、數(shù)據(jù)的原件真實性檔案的信息化建設(shè),實現(xiàn)全文檢索,是將紙質(zhì)檔案和照片等資料進機,主要通過掃描儀 的掃描和數(shù)碼相機拍攝將檔案信息輸入計算機,同時采用一些圖形圖像軟件進行處理加工, 在輸入處理的過程中要注意保持紙質(zhì)檔案的原貌和文件尺
7、寸的大小,使檔案原件最終以圖形 文件的形式保存,以保證原件的真實、有效性。四、檔案信息的高效性利用網(wǎng)頁技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)為用戶高效利用電子檔案打下了良好的基礎(chǔ)。檔案查詢網(wǎng)站 要使用統(tǒng)一、友好的瀏覽界而和操作方法,方便用戶的瀏覽操作,同時要采用模糊查詢技術(shù), 為用戶提供多種快速查詢方法,能夠使用戶在較短的時間內(nèi)找到所需的檔案資料。檔案管理的信息化,使檔案信息成為企業(yè)的無形資產(chǎn),為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策提供大量的依 據(jù),為科研人員進行學(xué)術(shù)研究提供參考,同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用 和開發(fā),提高了工作效率。檔案管理實現(xiàn)信息化后,檔案的查借閱采用計算機管理,操作方便,同時自動產(chǎn)生催還 記錄,對過
8、期不還的借閱者進行有效的催還,減少了檔案人員的催還檔案的諸多麻煩和不便。五、檔案信息化人才隊伍的建設(shè)檔案信息化建設(shè)除了需要大量的技術(shù)支持以外,關(guān)鍵的問題在于要加強人才隊伍建設(shè)。 企業(yè)要做好檔案信息化建設(shè)工作一是要加大檔案信息化宣傳教育力度,在全公司各級各類檔 案部門普及檔案信息化知識。二是在公司檔案系統(tǒng)的檔案人員都要接受計算機專業(yè)知識培訓(xùn)I, 并獲得市有關(guān)部門頒發(fā)的計算機等級考試證書,作為檔案人員任職資格的必備條件之一。三 是對檔案專業(yè)技術(shù)人員實施繼續(xù)教育,把信息化及其相關(guān)知識作為每年進修的內(nèi)容,努力提 高全公司檔案工作者的檔案科技意識和科研水平。四是加強檔案信息化建設(shè)專門人才的培養(yǎng), 掌握先進的現(xiàn)代化知識和技能,為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供人才支撐和技術(shù)保障??傊髽I(yè)檔案實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時代發(fā)展的大方向,各級檔案部
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