Excel操作技巧 入門

1、Excel操作技巧 入門： （1）、快速給單元格重新命名 EXCEL給每個單元格都有一個默認的名字，其命名規(guī)則是列標加橫標，例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名，只要用鼠標單擊某單元格，在表的左上角就會看到它當前的名字，再用鼠標選中名字，就可以輸入一個新的名字了。（2）、去掉默認的表格線(網(wǎng)線) 單擊“工具”菜單中的“選項”，再單擊對話框中的“視圖”，找到“網(wǎng)格線”，使之失效(將左邊的“”去掉)。（3）、增加工作簿的頁數(shù) 單擊“插入”菜單下的“工作表”，即可在底部看到一個新名稱的工作表。一個工作簿最多可以有255張工作表。（4）、快速給工作表命名 雙擊當前工作表下部的名

2、稱，如“Sheet1”，再輸入新的名稱即可。（5）、實現(xiàn)條件顯示 統(tǒng)計學(xué)生成績時，希望輸入60以下的分數(shù)時，能顯示為“不及格”，輸入60以上的分數(shù)時，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱之為“條件顯示”，用IF函數(shù)可以實現(xiàn)。假設(shè)分數(shù)在B3單元格中，要將等級顯示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入以下公式實現(xiàn)不同的等級：=if(b3=60,“不及格”，“及格”) 分“不及格”和“及格”兩個等級=if(b3=60,“不及格”，if(b3=90,“及格”，“優(yōu)秀”) 分三個等級=if(b3=60,“不及格”，if(b3=70,“及格”，if(b390,“良好”，“優(yōu)秀”) 分為四個等級注意：符號為半

3、角，IF與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套7層。（6）、跨表操作數(shù)據(jù) 設(shè)有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的三張工作表，現(xiàn)要用Sheet1的D8單元格的內(nèi)容乘以40，再加上Sheet2的B8單元格內(nèi)容乘以60作為Sheet3的A8單元格的內(nèi)容。則應(yīng)該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式：=Sheet1!D840Sheet2!B860。（7）、兩次選定單元格有時，我們需要在某個單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個測試值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值后按Enter鍵，活動單元格均默認下移一個單元格，非常不便。此時，你肯定會通過選擇“工具”“選項“編輯，取消“按Enter鍵

4、移動活動單元格標識框選項的選定來實現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多測試值，但以后你還得將此選項選定，顯得比較麻煩。其實，采用兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標選定此單元格（此時，單元格周圍將出現(xiàn)實線框）。（8）、 “Shift拖放的妙用 在拖放選定的一個或多個單元格至新的位置時，同時按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法為：選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭“?，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€水平“工狀標志，左右拖拉時會變?yōu)榇怪薄肮顦酥荆尫攀髽税粹o完成操作后，單

5、元格間的次序即發(fā)生了變化。這種簡單的方法節(jié)省了幾個剪切和粘貼或拖放操作，非常方便。（9）、超越工作表保護的訣竅如果你想使用一個保護了的工作表，但又不知道其口令，有辦法嗎？有。選定工作表，選擇“編輯“復(fù)制、“粘貼，將其拷貝到一個新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保護。（10）、數(shù)據(jù)填充技巧 在Excel97表格中填寫數(shù)據(jù)時，經(jīng)常會遇到一些在結(jié)構(gòu)上有規(guī)律的數(shù)據(jù)，例如1997、1998、1999；星期一、星期二、星期三等。對這些數(shù)據(jù)我們可以采用填充技術(shù)，讓它們自動出現(xiàn)在一系列的單元格中。填充功能是通過“填充柄”或“填充序列對話框”來實現(xiàn)的。用鼠標單擊一個單元格或拖曳鼠標選定一個連續(xù)

6、的單元格區(qū)域時，框線的右下角會出現(xiàn)一個黑點，這個黑點就是填充柄。打開填充序列對話框的方法是：單擊“編輯”菜單下的“填充”中的“序列”即可。一、數(shù)字序列填充 數(shù)字的填充有三種填充方式選擇：等差序列、等比序列、自動填充。以等差或等比序列方式填充需要輸入步長值(步長值可以是負值，也可以是小數(shù)，并不一定要為整數(shù))、終止值(如果所選范圍還未填充完就已到終止值，那么余下的單元格將不再填充；如果填充完所選范圍還未達到終止值，則到此為止)。自動填充功能的作用是，將所選范圍內(nèi)的單元全部用初始單元格的數(shù)值填充，也就是用來填充相同的數(shù)值。例如從工作表初始單元格A1開始沿列方向填入20、25、30、35、40這樣一組

7、數(shù)字序列，這是一個等差序列，初值為20，步長5，可以采用以下幾種辦法填充：1利用鼠標拖曳法 拖曳法是利用鼠標按住填充柄向上、下、左、右四個方向的拖曳，來填充數(shù)據(jù)。填充方法為：在初始單元格A1中填入20，再在單元格A2中填入25，用鼠標選定單元格A1、A2后按住填充柄向下拖曳至單元格A5時放手即可。2利用填充序列對話框 在初始單元格A1中填入20，打開填充序列對話框，選擇“序列產(chǎn)生在”列、類型是“等差序列”、“步長值”填入5、“終止值”填入40，然后“確定”。3利用鼠標右鍵 在初始單元格A1中填入20，用鼠標右鍵按住填充柄向下拖曳到單元格A5時放手，這時會出現(xiàn)一個菜單，選擇菜單的“序列”命令，以

8、下操作同利用填充序列對話框操作方法一樣。二、日期序列填充 日期序列包括日期和時間。當初始單元格中數(shù)據(jù)格式為日期時，利用填充對話框進行自動填寫，“類型”自動設(shè)定為“日期”，“日期單位”中有4種單位按步長值(默認為1)進行填充選擇：“日”、“工作日”、“月”、“年”。如果選擇“自動填充”功能，無論是日期還是時間填充結(jié)果相當于按日步長為1的等差序列填充。利用鼠標拖曳填充結(jié)果與“自動填充”相同。三、文本填充 在涉及到文本填充時，需注意以下三點：1文本中沒有數(shù)字填充操作都是復(fù)制初始單元格內(nèi)容，填充對話框中只有自動填充功能有效，其它方式無效。2文本中全為數(shù)字當在文本單元格格式中，數(shù)字作為文本處理的情況下，

9、填充時將按等差序列進行。3文本中含有數(shù)字無論用何種方法填充，字符部分不變，數(shù)字按等差序列、步長為1(從初始單元格開始向右或向下填充步長為正1，從初始單元格開始向左或向上填充步長為負1)變化。如果文本中僅含有一個數(shù)字，數(shù)字按等差序列變化與數(shù)字所處的位置無關(guān)；當文本中有兩個或兩個以上數(shù)字時，只有最后面的數(shù)字才能按等差序列變化，其余數(shù)字不發(fā)生變化。例如，初始單元格的文本為“第4頁”，從初始單元格開始向右或向下填充結(jié)果為“第5項”、“第6項”；從初始單元格開始向左或向上填充結(jié)果為“第3項”、“第2項”再如初始單元格的文本為“(3)2班第4名”，向下填充時它的變化依次為“(3)2班第5名、(3)2班第6

10、名”（11）、語音字段的使用技巧 在日常的工作表中，常會遇到一些生僻的字(如“邗”)，影響了對表中內(nèi)容的理解。Excel97為我們很好地解決了該問題，它增加了“語音字段”這一功能，你可以為這些生僻的字加上拼音注釋。1插入語音字段你可以選擇“插入”中“語音字段”命令來為“邗”字加語音字段，具體操作為：(1)選中“邗”字所在的單元格，雙擊該單元格，進入編輯狀態(tài)；(2)將光標定位在“邗”字之前，選擇“插入”中“語音字段”命令，“邗”字變?yōu)榫G色，在該字上方出現(xiàn)一個小框，在框中輸入字的拼音：han2，其中2代表陽平；(3)按兩次回車鍵，以確認拼音的輸入。2顯示/隱藏語音字段添加拼音后，拼音并不顯示。采用

11、以下方法可顯示拼音：(1)選擇欲顯示拼音的單元格；(2)選擇“格式”菜單中的“語音信息”，按下“顯示語音字段”，左側(cè)的圖標處于凹下狀態(tài)即可。重復(fù)以上步驟就可隱藏語音字段。3編輯語音字段你可以按插入語音字段的操作方式進入編輯。選擇欲更改拼音的單元格，再按下“插入”菜單的“語音字段”，然后更改拼音，按兩次回車鍵確認更改。若語音字段所在單元格正處于編輯狀態(tài)，你可以用AltShift上箭頭或下箭頭組合鍵在拼音和單元格中移動光標。4改變語音信息的字體 (1)選擇欲更改語音字體的單元格；(2)選擇“格式語音信息定義”命令；(3)在字體列表框中選擇要更改的字體，在“大小”的列表框中選擇字體大小。另外，你還可

12、以按下“字體設(shè)置”按鈕來改變拼音樣式、顏色及添加字符的特殊效果等。12、ActiveX 控件在 Excel 中的運用 Excel97在工作表或圖表上可使用ActiveX控件，根據(jù)我使用的體會，在工作上處理控件時，必須注意和了解如下事項：(一)用Excel5.0/95工作簿文件格式保存Excel97工作簿時，將選擇ActiveX控件信息。當用戶通過雙擊鼠標來編輯內(nèi)嵌在其它應(yīng)用程序文檔中的Excel97工作簿時，該工作簿上的控件將不會正常工作。如果用戶是通過用右鍵單擊工作簿，然后選中快捷菜單上的“打開”命令來編輯工作簿的話，工作簿上的控件就能正常工作了。(二)當ActiveX控件處于激活狀態(tài)時，將

13、禁用某些MicrosoftExcelVisualBasic方法和屬性。例如，當某一控件激活時，就不能使用Sort方法，故下述按鈕單擊事件處理過程中的代碼將失敗(因為用戶單擊按鈕后，該按鈕就處于激活狀態(tài))。PrivateSubCommandButton1ClickRange(a1:a10)SortKey1:=Range(a1)EndSub解決辦法是通過選激活工作表上其它元素的方法來繞過這種問題。例如，可用下列代碼對單元格區(qū)域排序：PrivateSubCommandButton1ClickRange(a1)ActivateRange(a1:a10)SortKey1:=Range(a1)Comman

14、dButton1ActivateEnd Sub(三)在MicrosoftExcel中，用OLEObjects集合中的OLEObject對象代表ActiveX控件。如果要用編程的方式向工作表添加ActiveX控件，可用OLEObjects集合的Add方法。例如向第一張工作表添加命令按鈕。Worksheets(1)OLEObjectsAddFormsCommandButton1，_Left:=10,Top:=10,Height:=20,Width:=100因為ActiveX控件也可用OLEObjects集合中的OLEObject對象代表，所以也可用該集合中的對象來設(shè)置控件的屬性。例如要設(shè)置控件“C

15、ommandBotton1”的“左邊位置”屬性。Worksheets(1)OLEObjects(CommandButton1)Left=10那些不屬于OLEObject對象屬性的控件屬性，可通過由Object屬性返回的實際控件對象來設(shè)置。例如要設(shè)置控件“CommandButton1”的標題。Worksheets(1)OLEObjects(CommandButton1)ObjectCaption=runme因為所有的OLE對象也是Shapes集合的成員，所以也可用該集合設(shè)置若干控件的屬性。例如要對齊第一張工作表上所有控件的左邊框。ForEachsInWorksheets(1)ShapesIfsT

16、ype=msoOLEControlObjectThensLeft=10Next請注意，當在控件所在工作表的類模塊之外使用控件的名稱時，必須用工作表的名稱限定該控件的名稱。在工作表上ActiveX控件的事件處理過程中，Me關(guān)鍵字所指向的是工作表，而非控件。13、巧解線性方程組 線性方程組在工程技術(shù)、經(jīng)濟等領(lǐng)域有著廣泛的應(yīng)用。許多實際問題可以歸結(jié)為一個線性方程組的解，因此線性方程組的解法已成為廣大工程技術(shù)人員、經(jīng)濟工作者必須掌握的知識。在線性代數(shù)領(lǐng)域，Excel可以通過插入函數(shù)來直接求行列式的值，逆矩陣和矩陣的乘積。但Excel并沒有直接求解線性方程組的功能，本人發(fā)現(xiàn)Excel的規(guī)劃求解可用來解線

17、性方程組，現(xiàn)把這種方法介紹給大家。例如要解線性方程組x1+x2+2x3+3x4=13x1-x2-x3-2x4=-42x1+3x2-x3-x4=-6x1+2x2+3x3-x4=-4可按如下的步驟來解這個方程組：1.打開Excel。2.由于在本方程組中未知數(shù)有4個，所以預(yù)留4個可變單元格的位置A1A4。3.將活動單元格移至B1處，從鍵盤鍵入：=A1A22A33A4：然后回車(此時B1顯示0)。即在B1處輸入方程組中第一個方程等號左邊的表達式。4.在B2處從鍵盤鍵入：=3A1A2A32A4；然后回車(此時B2顯示0)。即在B2處輸入方程組中第二個方程等號左邊的表達式。5.在B3處從鍵盤鍵入：=2A1

18、3A2A3A4；然后回車(此時B3顯示0)。即在B3處輸入方程組中第三個方程等號左邊的表達式。6.在B4處從鍵盤鍵入：=A12A23A3A4；然后回車(此時B4顯示0)。即在B4處輸入方程組中第四個方程等號左邊的表達式。7.點擊工具規(guī)劃求解，出現(xiàn)規(guī)劃求解參數(shù)對話框。8.對話框中第一欄為：設(shè)置目標單元格，在相應(yīng)的框中填入$B$1。9.對話框中第二欄為：等于；后有三個選項，依次為最大值，最小值，值為。根據(jù)題意B1表示方程組中第一個方程等號左邊的表達式，它的值應(yīng)為1，因此點擊值為前的圓圈，輸入1。10.對話框中第三欄為：可變單元格；我們預(yù)留的可變單元格為A1A4，所以在可變單元格框內(nèi)鍵入 A 1：

19、A 4。11.對話框中最后一欄為：約束；首先點擊添加按鈕，屏幕出現(xiàn)添加約束對話框。12.在添加約束對話框的單元格引用位置鍵入：B2；在中間的下拉式菜單中選取=；在約束值處鍵入：4；然后按添加按鈕，屏幕出現(xiàn)空白的添加約束對話框。13.在添加約束對話框的單元格引用位置鍵入：B3；在中間的下拉式菜單中選取=；在約束值處鍵入：6；然后按添加按鈕，屏幕出現(xiàn)空白的添加約束對話框。14.在添加約束對話框的單元格引用位置鍵入：B4；在中間的下拉式菜單中選取=；在約束值處鍵入：4；然后按確定鍵，返回規(guī)劃求解參數(shù)對話框。特別注意在最后一個約束條件鍵入后，按確定鍵(而不是像前面一樣按添加鍵)。15.按求解鍵，出現(xiàn)求

20、解結(jié)果對話框。此時在A1A4的位置依次為：1，1，0，1；這就是說，原方程組的解為：X1=1,X2=1,X3=0,X4=1。這樣我們就求出了方程組的解。14、如何避免 Excel 中的錯誤信息 在Excel中輸入或編輯公式后，有可能不能正確計算出結(jié)果，Excel將顯示一個錯誤信息，引起錯誤的原因并不都是由公式本身有錯誤產(chǎn)生的。下面我們將介紹五種在Excel中常出現(xiàn)的錯誤信息，以及如何糾正這些錯誤。錯誤信息1輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，在單元格中顯示不下時，將在單元格中顯示。可以通過調(diào)整列標之間的邊界來修改列的寬度。如果對日期和時間做減法，請確認格式是否正確。Excel

21、中的日期和時間必須為正值。如果日期或時間產(chǎn)生了負值，將在整個單元格中顯示。如果仍要顯示這個數(shù)值，請單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再單擊“數(shù)字”選項卡，然后選定一個不是日期或時間的格式。錯誤信息2DIV/0!輸入的公式中包含明顯的除數(shù)0，例如120/0，則會產(chǎn)生錯誤信息DIV/0!?；蛟诠街谐龜?shù)使用了空單元格(當運算對象是空白單元格，Excel將此空值解釋為零值)或包含零值單元格的單元格引用。解決辦法是修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。錯誤信息3VALUE!當使用不正確的參數(shù)或運算符時，或者當執(zhí)行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產(chǎn)生錯誤信息VALUE!。在需要數(shù)

22、字或邏輯值時輸入了文本，Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型。這時應(yīng)確認公式或函數(shù)所需的運算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格B3中有一個數(shù)字，而單元格B4包含文本，則公式=B3B4將返回錯誤信息VALUE!。錯誤信息4NAME?在公式中使用了Excel所不能識別的文本時將產(chǎn)生錯誤信息NAME??？梢詮囊韵聨追矫孢M行檢查糾正錯誤：(1)如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯誤，應(yīng)確認使用的名稱確實存在。在“插入”菜單中指向“名稱”，再單擊“定義”命令，如果所需名稱沒有被列出，請使用“定義”命令添加相應(yīng)的名稱。(2)如果是名稱，函數(shù)名拼寫錯誤應(yīng)修改拼寫錯誤。(3)確認公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(：)。例如：SUM(A1：C10)。注意將公式中的文本括在雙引號中。錯誤信息5 NUM!當公式或函數(shù)中使用了不正確的數(shù)字時將產(chǎn)生錯誤信息NUM!。要解決問題首先要確認函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。還有一種可能是由公式產(chǎn)生的數(shù)字太大或太小，Excel不能表示，如果是這種情況就要修改公式，使其