口岸公司會議管理制度

1、口 岸 公 司 會 議 管 理制度第一章總 則第一條公司經(jīng)營管理會議指的是，在公司經(jīng)營管理過程中因縱向、橫向協(xié)調(diào)溝 通的需要，或者是針對公司運作過程中所出現(xiàn)的問題而召開的各種會 議。第二條公司的經(jīng)營管理會議（以下簡稱會議）所適用的范圍是總經(jīng)理直線控制 下的一些同公司經(jīng)營運作有關(guān)的會議，它所涉及的議題包括：任務(wù)的布 置或總結(jié)，問題的分析和解決等，主要分為經(jīng)營工作會議、管理工作會 議、綜合性會議三種，以及管理人員會議和全體員工會議兩大類。第三條 經(jīng)營工作會議，主要是討論與公司業(yè)務(wù)經(jīng)營有關(guān)的會議，如項目論證、項目開發(fā)、談判準備、文件討論等。第四條管理工作會議，主要是討論與管理工作有關(guān)的會議，如新制度

2、的頒布、員工思想動態(tài)分析、表彰與批評等。第五條綜合性會議，是指介于經(jīng)營和管理兩者之間、既有經(jīng)營議題又有管理議 題的會議。第六條制訂本制度的目的是指導(dǎo)和規(guī)范公司經(jīng)營管理會議的運作，目的在于改進公司會風(fēng)，減少會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量。部門或項目工作小組召集會議可參照本制度的精神。公司決策層如董事會和決策委員會等的會議按照公司章程和單項有關(guān)制度或條例執(zhí)行第二章 召開會議應(yīng)遵循的基本原則第七條 會議的召開須遵循下面幾個基本原則：1 一致性原則。 公司的經(jīng)營管理會議討論的原則或議題須同公司現(xiàn)行制度 保持一致性，遵循制度所規(guī)定的準則或者同制度構(gòu)成一個完整的體系。 其它制度包括：公司章程、公司的

3、考評制度、公司的報酬制度、公司的 業(yè)務(wù)運作流程、公司的工作報告制度等以及其它制度和規(guī)章。2 流程化原則。對于特定的會議類型，制定相應(yīng)的運作流程，按照一定的 模式進行，做好必要的準備工作，以便總經(jīng)理對所有公司內(nèi)部所召開的 經(jīng)營管理會議進行有效的指導(dǎo)和控制。3 有效性原則。 每一次所召開的公司經(jīng)營管理會議都應(yīng)該達到的預(yù)定的效 果，絕對不能“會而不議，議而不果”。在召集會議前，應(yīng)通知與會者 有關(guān)會議的議題、是否要求其發(fā)言等。每次會議只通知與會議議題有關(guān) 的人員出席。4 節(jié)約性原則。會議的召開應(yīng)該遵循節(jié)約性原則， 時間要安排得恰當(dāng)有效 會議的主持人根據(jù)會議的內(nèi)容以及重要程度將有關(guān)事項在會議召開之 前界

4、定好。主持人和發(fā)言人的時間也應(yīng)有所限定。5 求同存異原則。會議上應(yīng)該允許不同意見的出現(xiàn)，要讓持有不同意見的 人暢所欲言。關(guān)于一般的問題，可以采納少數(shù)服從多數(shù)的原則，但對于 事關(guān)重大或比較嚴肅的議題，則應(yīng)采納智者的意見。6 民主集中原則。會議討論議題，應(yīng)本著集思廣益的原則，鼓勵與會者充 分參與討論，由會議主持人將集體的意見集中在一起，形成會議共識。7 會議備檔原則。對于會議過程中所出現(xiàn)的所有重要事情，特別是經(jīng)營管 理的一些原則問題的討論，都應(yīng)該記錄下來，以備查閱，作為公司日后 工作的參考資料。第三章 召開會議的基本要求第八條 會議召集人在會議召開之前將會議的主題、地點、時間和對與會者的 要求等下

5、發(fā)或通知所有與會者。第九條 會議主持人和與會人員都應(yīng)在會前做好有關(guān)準備工作，包括擬好會議 議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草 案等。第十條 所有與會者在會議進行期間都應(yīng)該準確、充分地表達自己的立場，用 簡潔的語言、清晰的邏輯使所有與會者理解自己的立場觀點。第十一條 所有與會者都應(yīng)該遵守公司的會議制度，不遲到，不早退，不無故 缺席。因為特殊原因不能完整地參加會議的與會者，應(yīng)提前向會議召 集人說明情況，并且將自己的觀點盡量用書面的形式轉(zhuǎn)達給會議召集 人，由會議召集人代為表達。第十二條 會議的基本人員應(yīng)該包括：召集人，與會者，記錄員。會議原則上 應(yīng)由召集人主持，也可由召集人

6、指定他人代為主持。第十三條 會議開始時，由會議主持人宣布會議的議程。第十四條 會議記錄人應(yīng)堅持實事求是的原則，記錄會議議題、出勤情況、討 論要點，包括形成的一致意見和不同意見。記錄員應(yīng)署名。會議記錄 范本見附件。第十五條 會議討論過程中，與會者應(yīng)注意文明用語。發(fā)生爭執(zhí)時，會議主持人應(yīng)該米取恰當(dāng)?shù)姆绞竭M行協(xié)調(diào)。第十六條 在會議結(jié)束之前，應(yīng)該由主持人對會議進行總結(jié)，并對會議記錄進行審議簽名。第十七條 如果會議不是由總經(jīng)理召集或主持，會議記錄應(yīng)呈送總經(jīng)理。第十八條 會議結(jié)果是否向全體員工公布，由總經(jīng)理酌情決定。第十九條 緊急會議的召開，也應(yīng)該按照上面的要求進行。第二十條與會者應(yīng)對會議討論情況或會議結(jié)

7、果保密。第四章 會議運作流程第二十一條 根據(jù)本制度的總則和基本要求，會議的召開應(yīng)遵行下面的流程:召集人通知會議記錄宣布議程、布置會議討論任務(wù)或下達指令與會者準備形成意見、作岀決定在記錄上簽字第五章例會制度落實會議決議第二十二條公司每年在年末舉行一次由公司全體員工參加年度經(jīng)營管理會議，對本年度的經(jīng)營運作進行總結(jié)，并且就下一年度的經(jīng)營提出相關(guān) 的建議。第二十三條為了避免會議過多或重復(fù)，公司正常議題一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、 組織召開。在公司經(jīng)營運作過 程中，應(yīng)適當(dāng)實行“三會結(jié)合”的例會制度，即：周例會、月例會、 季度例會。第二十四條例會制度同樣遵循第一、二、三章的各項條

8、款，同時也遵循本章面各項條款中的規(guī)定第二十五條周例會制度。會議時間：每周星期一上午。1與會人員：總經(jīng)理、部門主管以及其他指定人員。2主要議題：上周的工作總結(jié)，本周的一些工作安排，其它相關(guān)問 題。第二十六條月例會制度。1會議時間：每月第一個星期一上午，同周例會合并。2與會人員：總經(jīng)理、部門經(jīng)理以及其他指定人員。3主要議題：上月（包括上周）的工作總結(jié)，本周（包括本周）的 工作安排，其它相關(guān)問題。第二十七條季度例會制度。1會議時間：每季度的第一個星期一，同本周、本月的例會合并。2與會人員：總經(jīng)理、投資部、貿(mào)易部、研究部的所有人員、財務(wù)部經(jīng)理、辦辦公室主任以及其他指定人員。3主要議題：上個季度（包括上

9、周、上月）的工作總結(jié)，同年度計劃的差距，下個季度的工作重點， 下一周以及下個月的工作計劃，本季度通過員工考評所發(fā)現(xiàn)的一些重大問題及其相應(yīng)的措施，其 他相關(guān)問題。第二十八條 在特殊情況下，如果例會在時間上遇到阻礙，那么總經(jīng)理應(yīng)該就例會的召開時間等相關(guān)事項作出另行通知。第六章工作小組會議制度第二十九條工作小組指的是公司為了加強橫向協(xié)調(diào)和聯(lián)系以完成某項跨部門合作的項目小組或者項目論證小組。第三十條工作小組會議制度在遵循第一、二、三章中的所有條款以及工作小組工作流程的基礎(chǔ)上，還必須遵循本章下面各個條款的規(guī)定。第三十一條 工作小組會議的重要結(jié)果應(yīng)以書面形式反映，有關(guān)技術(shù)問題的會議結(jié)果必須形成可操作的說明書或控制手冊。第三十二條 如果公司總經(jīng)理未出席會議，應(yīng)由主持人及時將會議討論情況和結(jié)果以書面形式向總經(jīng)理匯報。第三十三條工作小組會議的記錄應(yīng)該界定保密條款【附件：會議記錄范本】第