現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的能力與素質(zhì)

1、現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的能力與素質(zhì)黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報 2005 年 9 月第 7 卷第 3 期回顧過去,提起“秘書”一詞絕大多數(shù)人都會想到“花瓶兒”,似乎當(dāng)秘書只要“年輕漂亮”就可以了。然而在市場經(jīng)濟不斷完善 , 中國加入世界貿(mào)易組織的今天,全球經(jīng)濟發(fā)展對企業(yè)構(gòu)成外部壓力的同時,企業(yè)內(nèi)部自身發(fā)展的要求也使各企業(yè)高層管理者越來越重視秘書的選拔,他們都想擁有一個具備全面的能力與素質(zhì)的“全才”秘書, 以輔助其更好的工作 ,推動企業(yè)向更好更寬的方向發(fā)展。一、現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的能力（一 ）專業(yè)能力。作為現(xiàn)代秘書必須具備較強的專業(yè)能力,如語言文字應(yīng)用表達能力、外語能力、計算機操作能力及速記能力。秘書人員工作中的一

2、個重要任務(wù)就是從事大量的文字工作,文稿的草擬與修改都要求現(xiàn)代秘書具備扎實的文字功底,不僅要精通語法、修辭、格式和邏輯知識 ,還要掌握一定的寫作規(guī)律 ,要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一,既要有好的表現(xiàn)形式,又要有充實的內(nèi)容。因此秘書一定要加強寫作實踐,熟練掌握各類應(yīng)用文的特點、寫作要求和語言表達技巧,隨時注意積累資料,不斷提高寫作水平,注意文風(fēng)的改革,培養(yǎng)精練的文字表達能力。對于秘書而言,也一定不可忽略了外語的學(xué)習(xí)和掌握。加入WTO 后的中國,外貿(mào)出口已經(jīng)在許多企業(yè)的貿(mào)易總額中占據(jù)了相當(dāng)大的比重,對外貿(mào)易中多多少少都會用到外語, 因此這也客觀的要求現(xiàn)代秘書必須具備較強的外語能力。計算機操作能力是現(xiàn)代秘書應(yīng)

3、具備的又一個基本能力要求,秘書要能夠熟悉OFFICE辦公軟件的使用并熟悉計算機網(wǎng)絡(luò),還要對辦公室常用設(shè)備的使用達到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力,領(lǐng)導(dǎo)在口頭表述的時候,秘書要能夠以最快的速度記錄到工作筆記中或者錄入到電腦中 ,從而大大減少工作時間 ,提高工作效率。（二 ）上傳下達能力。作為現(xiàn)代秘書還需要較強的理解與溝通能力。秘書必須很快理解管理者說話或發(fā)布命令的意思,協(xié)助管理者思考 ,用正確思維方式和有效解決方案為管理者出謀劃策,并能簡練、精確、順暢地傳遞相關(guān)信息。這要求秘書具有親和力 ,能起好承上啟下的橋梁作用,協(xié)助管理者將工作做好。（三 ）組織協(xié)調(diào)能力?，F(xiàn)代秘書還需要有

4、較強的組織協(xié)調(diào)能力。現(xiàn)代秘書不是單純的文書工作者,也不是捆、扎、收、發(fā)的簡單勞動者 ,而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求,秘書經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動,如果缺乏現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力 ,就無法把工作搞好。因此,秘書人員一方面要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能,平時多接觸一些具體事物 ,處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗。另一方面要用系統(tǒng)的觀察,統(tǒng)籌兼顧安排組織好工作,協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與部下及各部門之間的關(guān)系,當(dāng)然還要安排領(lǐng)導(dǎo)日程并為領(lǐng)導(dǎo)準備好相關(guān)活動資料。（ 四 ）適應(yīng)能力?，F(xiàn)代秘書要有準確的觀察、判斷和適應(yīng)能力。秘書就像氣象局一樣,管理者及

5、辦公室的風(fēng)吹草動都唯你是問。要適應(yīng)環(huán)境,而非環(huán)境適應(yīng)你,要改變自己而非改變他人。同時對領(lǐng)導(dǎo)的動作、語言的領(lǐng)悟能力以及對領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格的適應(yīng)能力也相當(dāng)重要。凡事要有悟性,要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖 ,學(xué)會根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣,工作的主次和輕重緩急安排領(lǐng)導(dǎo)工作。（五 ）應(yīng)變能力?，F(xiàn)代秘書還要有敏捷的應(yīng)變能力和處理危機的能力。秘書的一個主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù),減少外界一般性事物對上司的干擾,這需要秘書的隨機應(yīng)變。在一些正式或非正式場合中,秘書是上司的代表和發(fā)言人,這要求秘書默契地配合上司 ,幫上司打圓場,為領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關(guān)系。在面對一些緊急情況時,有良好的應(yīng)變能力并能在短時間內(nèi)做

6、出處理方案,這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。（六 ）公關(guān)能力?，F(xiàn)代秘書還需要具有較強的社交能力和公關(guān)能力。當(dāng)前,社會交往、企業(yè)公關(guān)已成為社會各階層的一項“熱門”活動。社交與公關(guān)對于秘書人員來說同樣重要。首先,社交可以開闊視野,增長知識。在廣泛的社交中 ,可以博采眾長,學(xué)習(xí)各方面的知識以豐富自己。知識出才智 ,智是謀之本,這樣在實際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。社交也是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù),聯(lián)系事務(wù),自然是“公事公辦”,但社交可以幫助其選取捷徑,克服阻力,提高辦事效率。秘書經(jīng)常陪同上司出席一些必要場合 , 這就理所當(dāng)然成為了他 （她 ）的助手和參謀。秘書工作還會涉及更多的客戶服

7、務(wù),這也將秘書推向了公關(guān)經(jīng)理人或者公開發(fā)言人的角色, 因此秘書需要有外交家的平衡術(shù),具備較強的社交和公關(guān)能力。二、現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的素質(zhì)（一）要有分寸。在管理者眼里,秘書是最值得信賴的人,在員工眼里,秘書是與管理者關(guān)系最親近的人,也是了解管理者情況最多的人,所以無論是對上還是對下,什么該說什么不該說是一名優(yōu)秀的秘書必需要掌握的分寸,特別是管理者讓你處理一些私人事務(wù)時 ,不要做一個“八卦”,到處宣傳上司的私事。（二 ）要謙虛、禮貌。無論是在接聽電話,還是陪同管理者出席各種場合,秘書的言談舉止都代表著管理者及整個單位的形象,保 持謙虛、禮貌的態(tài)度是贏得贊賞的最佳途徑。（三 ）要有敏感的意識。敏感是指

8、在面對一件事情時要敏銳地意識到是否與管理者或單位有直接的關(guān)系,敏銳科學(xué)地做出判斷,愚鈍則會導(dǎo)致錯誤產(chǎn)生。（四 ）要有責(zé)任心和平常心。作為秘書有著對管理者的責(zé)任,對各部門員工的責(zé)任 ,對整個集體的責(zé)任,高度的責(zé)任心,是勝任秘書工作的前提。現(xiàn)代秘書必須要有一顆平常心, 因為很多時候秘書的功勞是不被發(fā)現(xiàn)的,往往成為了管理者的功績,而且有時你還會為上司擋一些麻煩,替代他承擔(dān)一些責(zé)任 ,也許你會受到一些不公平待遇,但上司會對你刮目相看的,所以一定要用平常心去對待。（五）要有極高的忠誠度,要保守秘密。忠誠與守密決定了秘書能否更好地協(xié)助管理者工作,也決定了面對外界時能否與管理者能否與管理者達成一致意見 ,

9、對管理者沒有忠誠度 ,不能保守秘密的秘書是不可能將工作做好的。（六）要無情。由于秘書多數(shù)為女性, 因此秘書的這一素質(zhì)也相當(dāng)重要。天下最愚蠢最可悲的女人就是愛上自己上司的秘書。這種愛情的未來必然不被看好。如果你是幸運的,你的上司還是單身貴族,結(jié)果意味著你必須結(jié)束在這家公司的職業(yè)生涯,何況這種幾率少之又少; 如果你是不幸的 ,你的上司早有家室,你將不得不打一場曠日持久,異常艱巨的 ,讓你身心疲憊、心灰意冷的戰(zhàn)役 ,這場戰(zhàn)役注定要以你的慘敗收場,并且你的痛苦是不被同情的。另外,上司也有情緒低落的時候, 當(dāng)上司向你傾訴時,你只需要聆聽和安慰,不要將個人感情攙雜在里面,牢記的一點是:你們只是工作關(guān)系。綜

10、上所述,為了適應(yīng)經(jīng)濟的發(fā)展,社會的需要 ,所有秘書人員必須按“四性”的標準要求自己:一是堅持真理的原則性,二是從實際出發(fā)的靈活性,三是對事物發(fā)展的預(yù)見性,四是隨時機應(yīng)變、處理事物的果斷性。按照這四性的要求,我們在平時的工作中,必須把原則性和靈活性,預(yù)見性和果斷性,文和武,德和才,甚至快和慢,粗和細,內(nèi)和外等等結(jié)合得很緊密,擺布得很妥當(dāng),處理得很貼切。這些是基本能力 ,也是其本素質(zhì),是現(xiàn)代秘書的努力方向。新時期秘書工作的發(fā)展及對秘書工作人員的要求萬宗喜 青島大學(xué)師范學(xué)院學(xué)報2000 年 3 月第 17 卷第 l 期秘書是中國古老的社會職業(yè)之一，它的歷史同中國史一樣源源流長。當(dāng)原始社會后期人類擺脫

11、愚昧、走向文明的時候，伴隨著文字的產(chǎn)生、社會分工的細化和社會生產(chǎn)發(fā)展及公共管理的需要，作為以占卜、祈禱和記事為主要職責(zé)的原始秘書從社會生產(chǎn)勞動體系中獨立出來，秘書及秘書工作便產(chǎn)生了。在人類社會漫長的歷史發(fā)展過程中，秘書及秘書工作也經(jīng)歷了一個漫長漸變過程。在原始社會只有以神職為主而以記事輔政為輔的巫祝類秘書。奴隸社會則主要是以記事編年為主而以傳達王命、撰擬詔制為輔的史官類秘書。在中國漫長的封建時代里，隨著強大、統(tǒng)一的中央集權(quán)制封建國家的建立，中央和地方各級政府的專職秘書機構(gòu)也建立起來，并隨著封建政治體制的變化 （從三公九卿制到三省六部制，再到內(nèi)閣制而不斷擴大，專職秘書的隊伍也在不斷擴大，其職能和

12、作用也在不斷延伸。與此同時，秘書人員的選用、考核形成一定制度。這是中國古代政府秘書工作的一個比較成熟時期。當(dāng)然，與我們今天的秘書及秘書工作相比，它們在含義、工作性質(zhì)、工作范圍等方面都存在著巨大的差異。秘書工作作為國家行政及社會事務(wù)管理的有機組成部分與每個時代的進步與發(fā)展緊密相連。新中國成立以后，我國的秘書工作從制度到理論進人一個全面發(fā)展的新階段。秘書工作機構(gòu)和秘書工作人員在各級政府的組織系統(tǒng)中處于獨立而重要的地位，從中央到地方都建立了按層次設(shè)置、管理幅度適當(dāng)、工作職能明確的秘書工作體系，黨政秘書工作制度日趨完善，秘書工作涉及社會的各個組織、各個行業(yè)，成為各個社會組織中不可缺少的組成部分。黨的十

13、一屆三中全會以后，特別是黨的十五大以來，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的逐步確立和經(jīng)濟建設(shè)的飛速發(fā)展，諸多新興的產(chǎn)業(yè)和行業(yè)紛紛出現(xiàn)，認識和研究社會生活各個側(cè)面的新興學(xué)科和交叉邊緣學(xué)科相繼誕生，在各種社會組織的管理活動中原來以行政手段為主體的模式被打破，經(jīng)濟手段、法律手段、系統(tǒng)論、控制論和信息論等被廣泛引人管理領(lǐng)域，傳統(tǒng)的秘書工作受挑戰(zhàn)。為了適應(yīng)時代發(fā)展的要求，全面而準確地反映時代的變化，秘書工作在職能、手段等方面都得到了較大發(fā)展。主要表現(xiàn)在以下幾個方面 :一、秘書工作的職能進一步擴展，提高了秘書工作人員的素質(zhì)傳統(tǒng)的秘書工作以上傳下達、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、調(diào)研信息為基本職能。這種工作格局是與以往的社會

14、狀況和政治經(jīng)濟發(fā)展水平相適應(yīng)的。為適應(yīng)當(dāng)今我國社會政治、經(jīng)濟的發(fā)展需要，在黨政機關(guān)或企事業(yè)單位，充任智囊參謀職能的新的秘書部門紛紛設(shè)立，如各級政府部門的研究室或調(diào)研室，企業(yè)、公司中的策劃部、咨詢中心等等，這都是帶有研究性質(zhì)的秘書機構(gòu)，從事政策法律咨詢、工作的前瞻性研究、方案的設(shè)計和實施辦法的運籌等工作，直接參與領(lǐng)導(dǎo)的決策活動。也正由于此，最近幾年大量高素質(zhì)、高學(xué)歷的專業(yè)技術(shù)人員加人了秘書工作隊伍中，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的智囊參謀角色。這是當(dāng)今秘書工作的顯著特點。這一新的職能，在一定意義上進一步提高了秘書工作的地位。二、秘書工作的內(nèi)容更加廣泛，秘書工作人員分類更為細致現(xiàn)階段，由于我國經(jīng)濟、文化和其他社會組織

15、多元化趨勢加強，使得秘書工作的價值目標和運行方式也日益呈現(xiàn)多元化，許多新的內(nèi)容被納人秘書工作的領(lǐng)域中。如公關(guān)關(guān)系，己成為秘書工作的新課題?，F(xiàn)在各政府部門和大中企業(yè)都十分重視公關(guān)活動，大多在秘書部門設(shè)置專人從事這項工作，開展內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)、對外宣傳、形象策劃等公關(guān)活動。又如，隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展和改革開放的深人，對外的政治經(jīng)濟、文化交流不斷增加，涉外秘書應(yīng)運而生。它除了具備一般秘書工作的基本素質(zhì)外，它對涉外秘書的外語、法律知識、社交禮儀等素質(zhì)方面都有特殊的要求，這也拓寬了秘書工作的內(nèi)容。再如，近幾年隨著我國經(jīng)濟政策的調(diào)整，經(jīng)濟成分的多元化加速，社會上出現(xiàn)了一個率先致富的階層，其中的許多人雇傭秘書

16、人員為其處理業(yè)務(wù)、社交乃至生活等私人事務(wù)，其工作內(nèi)容遠遠超過公務(wù)秘書的工作范疇。私人秘書（有的學(xué)者稱其為民間秘書）已成為我國秘書工作的一個新領(lǐng)域和新門類，發(fā)展?jié)摿艽?。也正由于此，我國原有的以黨政秘書的體制為藍本的秘書分類方法已被突破，其分類將更加細致和科學(xué)，我國的秘書隊伍已發(fā)展成為一個多層次、多類屬的多維群體。三、秘書工作的理論研究日益受到重視，秘書工作人員呈現(xiàn)專業(yè)化趨勢由于新時期秘書工作在各行各業(yè)管理決策中的地位和作用得到廣泛認同，秘書工作的大量實踐特別是人員隊伍的變化、工作內(nèi)容和活動方式的發(fā)展，為理論研究工作提供了良好的前提條件，全國秘書學(xué)的研究形成熱潮。主要標志是:（一 ）全國創(chuàng)辦的以

17、秘書工作為研究對象的報刊已達幾十種，如中共中央辦公廳主辦的 秘書工作、上海大學(xué)的秘書 、沈陽大學(xué)的 （文秘）、湖北的企業(yè)秘書等等。（二 ）全國性秘書研究團體和區(qū)域性或行業(yè)性的秘書協(xié)會、學(xué)會紛紛成立。全國性的，如定期舉行的“全國秘書學(xué)與秘書工作研討會”、“全國黨委秘書長、辦公廳主任座談會”。地方性的，如天津的企業(yè)秘書協(xié)會、大慶秘書協(xié)會。行業(yè)性的，如高校秘書教學(xué)研究會等等。（三 ）一大批秘書研究的專著相繼問世，出現(xiàn)了許多全國知名的研究秘書學(xué)的專家、教授。最著名的，如原中共中央辦公廳主任李欣，著有 秘書工作 、 中國秘書發(fā)展史 、辦公室工作規(guī)范 等秘書學(xué)專著，上海大學(xué)的樓宇生教授著有通用秘書學(xué) 等等

18、。在這方面，邱惠德先生在其專著 中國當(dāng)代秘書家論 （西南師范大學(xué)出版社 1998 年 3 月版）中對我國當(dāng)代的幾十位秘書學(xué)家的主要著作、主要觀點以及生平作了簡要介紹。改革開放以來秘書工作研究所取得的巨大成果，正如成都大學(xué)的常崇宜先生在當(dāng)代秘書學(xué)研究的簡要回顧一文（見秘書工作1999 年第 3 期第 20 頁）介紹的那樣，當(dāng)今秘書工作的理論研究“現(xiàn)已攀上了四個高峰，第一，明確了秘書工作的基本指導(dǎo)思想，或稱秘書工作的宗旨“三服務(wù)”。第二，秘書的概念與邏輯定義，初步取得官方認可。第三，秘書的分類。第四，關(guān)于秘書工作的基本規(guī)律問題。”也正是這些研究成果，極大地推動了秘書工作的發(fā)展。與此同時，在秘書人才

19、的培養(yǎng)方面，我國已改變了以往“師傅帶徒弟”傳統(tǒng)模式，正日趨專業(yè)化。自 1980 年上海文學(xué)院中文系率先設(shè)立秘書專業(yè)以來，到 80 年代末、 90 年代初，全國已有200 多所高校開設(shè)秘書專業(yè)，許多已招收秘書學(xué)的研究生。此外，許多中等專業(yè)學(xué)校和職業(yè)技術(shù)學(xué)校也開設(shè)秘書專業(yè)，培養(yǎng)秘書人員。至今，我國形成了多層次、多渠道、多形式的秘書人才培養(yǎng)教育網(wǎng)絡(luò)，每年大量經(jīng)過秘書專業(yè)培養(yǎng)的大學(xué)生加入到各行各業(yè)的秘書隊伍中，為秘書工作帶來了生機和活力。四、秘書工作手段日趨現(xiàn)代化，工作人員的勞動強度減輕，工作效率和質(zhì)量提高由于科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會已進人信息、社會和知識經(jīng)濟時代。在我國，把計算機技術(shù)、現(xiàn)代通訊技

20、術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)結(jié)合在一起的辦公自動化系統(tǒng)已大規(guī)模運用到各行各業(yè)的秘書工作中。計算機、靜電復(fù)印機、自動電話機、收錄機、攝像機、傳真機、縮微照相機等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用，使秘書工作人員在信息加工、文字處理、信息存貯與查詢、數(shù)據(jù)處理、圖像處理、聲音處理、網(wǎng)絡(luò)通訊等方面做到了現(xiàn)代化。特別是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和應(yīng)用，使信息的搜集、轉(zhuǎn)換、存貯、檢索、分析與處理科學(xué)化。秘書工作辦公自動化的實現(xiàn)，既把秘書工作人員從用筆起草、眷寫、復(fù)寫、刻印等繁瑣的傳統(tǒng)事務(wù)中解放出來，減輕了勞動強度，又提高了辦公效率和工作質(zhì)量。可以這樣說，實現(xiàn)辦公自動化不僅是秘書工作物質(zhì)手段的飛躍，也是秘書活動發(fā)展的方向。以上我們可

21、以看出，秘書工作的發(fā)展與時代的進步是密不可分的。秘書工作必須不斷發(fā)展，才能適應(yīng)時代的要求。同樣，作為秘書工作主體的各類秘書工作人員也必須不斷提高自身的整體素質(zhì)，才能滿足秘書工作發(fā)展的需要，進而適應(yīng)時代的要求。因秘書工作內(nèi)容廣泛，道德規(guī)范要求不一，下面僅以公務(wù)秘書為例，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、人格完善三個方面加以論述。（一）加強政治理論修養(yǎng)從領(lǐng)導(dǎo)活動的特點與領(lǐng)導(dǎo)意圖形成的角度來看，秘書工作必須有較高的理論修養(yǎng)，特別是馬克思主義理論修養(yǎng)，只有這樣才能理解、貫徹和實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。尤其我們現(xiàn)在面臨著一個復(fù)雜的國際環(huán)境，西方敵對勢力對我實施“西化”、“分化”的政治圖謀一刻也沒有停止過。加之我國正處在新舊體

22、制轉(zhuǎn)變的重要時期，經(jīng)濟社會發(fā)生了深刻變化，經(jīng)濟成分經(jīng)濟利益多樣化，影響到人們的思想道德觀念，一些深層次的矛盾逐步暴露出來，社會穩(wěn)定也遇到了新問題。在這種錯綜復(fù)雜的新形勢面前，由于秘書部門的樞紐作用，秘書工作人員介于領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間，他們在明辯是非和觀察處理問題時，就應(yīng)表現(xiàn)出較高的政治敏銳性和鑒別力，比別人反應(yīng)敏捷和善于判斷，若沒有較高的理論修養(yǎng)，就很難具備這種能力。正由于此，提高政治素質(zhì)，加強理論修養(yǎng)，對秘書工作人員來說顯得尤為重要。因此，秘書工作人員必須加強馬克思主義哲學(xué)、政治經(jīng)濟學(xué)和科學(xué)社會主義學(xué)說等基本原理的學(xué)習(xí)，加強毛澤東思想和鄧小平理論的學(xué)習(xí)，從理論上進一步深刻理解黨的路線、方針和政策

23、，并在行動中堅定不移地貫徹執(zhí)行。在制定計劃、調(diào)查研究過程中從實際出發(fā)、實事求是，用唯物辯證法的觀點分析、處理問題 ;堅持正確的政治方向和政治立場，善于從政治的高度思考、解決問題，在大是大非面前保持清醒的政治頭腦。同時，要學(xué)好黨和國家的方針政策，掌握好本領(lǐng)域內(nèi)的形勢政策動態(tài)，隨時為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作實施提供咨詢等服務(wù)。這點對參謀智囊型的秘書工作人員極為重要。（二 ）樹立終身教育觀念，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力江澤民總書記在 98 年 6 月會見“兩院”院士時指出，“當(dāng)今世界，以信息技術(shù)為主要標志的科技進步日新月異，高科技成果向現(xiàn)實生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化越來越快，初風(fēng)端倪的知識經(jīng)濟預(yù)示著人類的社會經(jīng)濟生活將

24、發(fā)生新的巨大變化?！敝R經(jīng)濟的到來，使人類知識的更新加快，終身教育將成為現(xiàn)實。因此，秘書工作人員必須樹立終身教育觀念，不斷加強學(xué)習(xí)。1 .要善于學(xué)習(xí)新知識。秘書工作人員應(yīng)該是一個博學(xué)者。在新形勢下，學(xué)習(xí)的重點應(yīng)包括以下三個方面的內(nèi)容 : 一是秘書工作的業(yè)務(wù)知識。秘書工作在不斷發(fā)展，工作內(nèi)容在不斷拓寬，業(yè)務(wù)知識也在不斷增加。作為秘書工作人員善于學(xué)習(xí)這些新知識，并在實際工作中加以運用。同時，要善于吸收、利用秘書學(xué)研究領(lǐng)域的一些新的研究成果，提高管理水平和工作效率。二是社會主義市場經(jīng)濟知識、現(xiàn)代科技知識、法律知識、歷史知識以及管理學(xué)、心理學(xué)、教育學(xué)等多方面的知識，以充實自己，開闊眼界，滿足工作發(fā)展的

25、需要，為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三是信息技術(shù)知識。信息技術(shù)的發(fā)展，使秘書工作的現(xiàn)代化程度越來越高，許多管理工作借助計算機來系統(tǒng)來完成，這對秘書工作人員的知識水平提出了很高的要求。特別是隨著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的發(fā)展，許多信息通過局域網(wǎng)、城域網(wǎng)、廣域網(wǎng)甚至因特網(wǎng)來實現(xiàn)信息在系統(tǒng)內(nèi)、國內(nèi)及其國際間的交流。作為秘書工作人員，既要熟練地掌握并運用這些計算機網(wǎng)絡(luò)方面的新技術(shù)，又要具備參與國際間交流的素質(zhì)與能力。在此基礎(chǔ)上，不斷開發(fā)、完善辦公自動化系統(tǒng)，切實提高工作能力和工作水平。2 .要積極開展秘書學(xué)的理論研究工作。我國的秘書學(xué)研究是一個新興領(lǐng)域，其發(fā)展時間不過二十年。近幾年隨著秘書學(xué)熱的興起，涌現(xiàn)出大量研究成果，促進了

26、秘書工作的發(fā)展，但還有大量的研究領(lǐng)域處于空白。作為秘書工作人員一方面要善于總結(jié)自己的工作實踐，從中發(fā)現(xiàn)秘書工作的規(guī)律性東西，減少工作的麻木性; 另一方面結(jié)合自己的工作實際，積極開展學(xué)術(shù)研究活動，推動秘書工作不斷向前發(fā)展。3 .要勇于創(chuàng)新。創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力是秘書工作者立足知識經(jīng)濟的最重要素質(zhì)，創(chuàng)新則是推動秘書工作發(fā)展的直接動力。秘書工作的創(chuàng)新，既包括制度的創(chuàng)新，即建立健全各項規(guī)章制度，并隨著形勢、任務(wù)的變化不斷加以修改、補充和完善，形成適應(yīng)時代要求的新章程和制度，又包括工作手段、工作方法、工作內(nèi)容的變革，最終達到提高工作水平和工作效率的目的。要實現(xiàn)秘書工作的創(chuàng)新，必須運用創(chuàng)造性的思維方式，做到

27、四個轉(zhuǎn)變: 由只滿足于辦好具體事物向善于抓大事、謀大局、當(dāng)高參轉(zhuǎn)變; 由只注意當(dāng)前工作向善于從實際出發(fā)搞好超前服務(wù)轉(zhuǎn)變; 由被動完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)向主動服務(wù)、創(chuàng)造性工作轉(zhuǎn)變;由只注意搞好對內(nèi)服務(wù)向增強開發(fā)意識、強化公關(guān)職能轉(zhuǎn)變。只有這樣，才能不斷探索秘書工作的新思路、新方法和新經(jīng)驗，開創(chuàng)工作新局面。（三）加強秘書工作人員道德、能力、氣質(zhì)等方面的人格修養(yǎng)與完善在一定意義上講，秘書工作只是一項工作，而非終身職業(yè)。在我國的秘書工作中有一個十分突出的現(xiàn)象，不論黨政機關(guān)，還是群眾團體和大中企業(yè)，秘書人員工作一段時間之后，都會轉(zhuǎn)而成為管理者或從事其他工作。秘書工作成為秘書工作人員向更高層次發(fā)展的跳板，終生

28、從事這項工作的很少。這種現(xiàn)象造成兩個直接的后果，一是秘書人員的隊伍極不穩(wěn)定，流動性很大，工作質(zhì)量起伏不定，難以保證。二是秘書人員對更換工作崗位、爭取向更高層次發(fā)展的迫切心理，造成在實際工作中急功近利、處處迎合領(lǐng)導(dǎo)的口味，增強了人身依賴性，而喪失了人格的獨立性。這種局面的出現(xiàn)，給秘書工作的長遠發(fā)展帶來了許多負面影響。解決這個問題，需要多方面做工作，最重要的是加強秘書工作人員在道德、能力、氣質(zhì)等方面的修養(yǎng)，完善自己的人格。在道德方面，秘書工作人員要甘于埋頭苦干，無私奉獻，處理好榮與辱、苦與樂、得與失、公與私的關(guān)系，樹立高尚的職業(yè)道德，在思想、行動上把秘書工作作為一個終生的職業(yè) ;在能力方面，在強調(diào)

29、服務(wù)功能的同時，要突出秘書工作的調(diào)研督查協(xié)調(diào)等功能，重點提高秘書工作人員的辦事能力和技術(shù)操作能力，增強工作適應(yīng)性; 在氣質(zhì)方面，要提高理論素養(yǎng)，保持穩(wěn)定的情緒、寬廣的胸襟和樂觀向上的心理狀態(tài)。完善秘書工作人員的人格，目的在于使其擺脫人身依賴性，把秘書工作職業(yè)化，并作為謀生的直接的、終身的手段，為秘書工作的長遠發(fā)展創(chuàng)造一個良好的職能環(huán)境。秘書職業(yè)能力調(diào)查與秘書入才培養(yǎng)對策2005 年第 11 期 楊群歡 教育探索摘要:隨著我國市場經(jīng)濟體制的建立和逐步完善，社會對秘書人員的基本要求發(fā)生了根本的變化。當(dāng)今，秘書工作從內(nèi)容到形式、手段都有了很大的變化。對秘書專業(yè)學(xué)生能力培養(yǎng)模式進行探索研究，目的是為確

30、定科學(xué)的培養(yǎng)目標提供理論和實踐方面的依據(jù)。通過對秘書職業(yè)能力狀況的調(diào)查和分析研究，明確新時期秘書人才培養(yǎng)的一、杜會對秘書職業(yè)能力要求的調(diào)查與分析1 .社會對秘書專業(yè)人才需求情況我國大學(xué)秘書專業(yè)開設(shè)于20 世紀 80 年代，當(dāng)時主要是為培養(yǎng)改革開放后社會急需的新型秘書人才而創(chuàng)辦的。因為招生數(shù)量少，社會需求量大，所以秘書專業(yè)的畢業(yè)生曾是“搶手貨”。到 20 世紀 90年代中期，情況發(fā)生了明顯的變化，全國有幾百所高等院校開設(shè)秘書專業(yè)，招生人數(shù)逐年上升，形成了一定的規(guī)模。據(jù)調(diào)查，北京地區(qū) 1999 年年初對文秘專業(yè)人才的需求量越來越大。 2002 年春季媒體曾報道 :北京市己舉辦了 460 余場人才招

31、聘會，計算機、財會等專業(yè)市場漸趨飽和，而文秘、物業(yè)、旅游等專業(yè)供不應(yīng)求。另據(jù)深圳特區(qū)報人才大市場的統(tǒng)計，文秘一類職業(yè)也是五大熱門職業(yè)之一。社會對秘書專業(yè)的需求量還是相當(dāng)大的，全國各地需求量保持穩(wěn)定，其中以私營企業(yè)需求量為大。據(jù)調(diào)查，單位的性質(zhì)、規(guī)模是影響秘書需求的主要因素。一般大單位，如省市級機關(guān)、事業(yè)單位，大型企業(yè)，因為規(guī)模大，人員配備齊全，分工明確，對秘書的專業(yè)要求就高，文字秘書專寫文章，公關(guān)秘書專搞接待。這樣的單位對秘書人員的要求十分嚴格，一般情況下都是通過考試向全社會公開招聘。區(qū)級單位和街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)近幾年仍有一定需求，雖然每年都從應(yīng)屆畢業(yè)生中經(jīng)嚴格考試選擇秘書，但是數(shù)量不多，競爭十分激烈

32、。從目前情況看，優(yōu)秀的?？粕杂休^強的競爭力川。2 .社會對秘書人員職業(yè)能力的要求一是注重寫作基本功和辦事能力。在走訪過程中，用人單位十分強調(diào)秘書的文字能力，要求他們“會寫”、“擅長寫作”、“有較好的文字表達能力”、“文筆好”、“文字功夫扎實”、“有較強的寫作能力”、“最好有公開發(fā)表的作品”等等。很多用人單位錄用秘書十分慎重，資歷審查、面試和筆試這三個關(guān)口已是必經(jīng)之途，最后一關(guān)筆試實際就是寫作關(guān)。用人單位也十分看重秘書的辦事能力，大多提到“能辦事”、“善交際”、“會公關(guān)”、“善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系”、“活動能力強”、“容易與人溝通”等等。秘書寫作的內(nèi)容十分廣泛，但是秘書寫作不同于文學(xué)寫作，范圍比較明

33、確，文種基本以應(yīng)用文為主體，尤其是各種會議講話稿，量大面廣，充分體現(xiàn)出秘書寫作的靈活性，需要秘書站在領(lǐng)導(dǎo)的高度換位思考，可以說“辦文”能力是秘書的基本功 21 。秘書工作還包括通過辦事為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。如果說會寫作是秘書的基本素質(zhì)，那么會辦事、懂交際、善公關(guān)則是新形勢下秘書必備的能力。過去那種“秀才不出門，能知天下事”的說法已不適應(yīng)時代的發(fā)展。在日趨激烈的市場競爭中不善交際、不會公關(guān)就無法成為一名合格的企業(yè)秘書。秘書的辦事能力和寫作能力一樣重要，這已成為一種共識。能辦事、善待人的“幫辦型”秘書將成為提供創(chuàng)造性服務(wù)的社會急需的“灰領(lǐng)型”技能人才。筆者認為，培養(yǎng)學(xué)生的辦事能力不能光停留在理論教學(xué)上，要把

34、理論知識轉(zhuǎn)化為實際動手能力，要消化書本知識，加強實踐環(huán)節(jié)，建立校內(nèi)實訓(xùn)基地和校外實習(xí)基地，讓學(xué)生走出課堂和學(xué)校，更好地了解社會 3 。二是注重思想品德提高和工作經(jīng)驗積累。秘書貼近領(lǐng)導(dǎo)身旁工作，與領(lǐng)導(dǎo)接觸較多，直接輔助領(lǐng)導(dǎo)開展工作，處理一些具體事務(wù)，秘書人員的思想素質(zhì)就十分重要。企業(yè)家十分看重秘書人員的思想品質(zhì)，在“從事秘書工作，哪一項最重要”這個問題上，“踏實肯干、安心本職工作”成了首選。一般情況下，學(xué)生黨員、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部更受用人單位歡迎。在招聘廣告中經(jīng)?？梢钥吹竭@樣的文字: “肯吃苦”、“作風(fēng)踏實”、“思想端正”等。因而秘書的思想品質(zhì)是保證工作順利開展的基本條件一個從事過秘書工作并

35、有一定經(jīng)驗的人，工作起來自然得心應(yīng)手，用人單位還可節(jié)省基本的培訓(xùn)時間和費用。高職教育重視培養(yǎng)學(xué)生的實踐能力，大多設(shè)置了實踐教學(xué)環(huán)節(jié)，加上學(xué)校組織的暑期社會實習(xí)實踐，學(xué)生已積累了一定的社會經(jīng)驗，雖非內(nèi)行里手，但已非新手可比，畢業(yè)后適應(yīng)工作的時間往往較短。同時，隨著領(lǐng)導(dǎo)隊伍的年輕化，對為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的秘書有年齡的要求就不奇怪了。秘書隊伍的年輕化是一種發(fā)展趨勢，也是適應(yīng)社會發(fā)展的基本要求。三是注重電腦技術(shù)和英語與調(diào)研能力。近年來電腦已廣泛應(yīng)用到社會生活和工作的方方面面，無紙辦公撲面而來。利用先進的電腦技術(shù)來處理文稿、管理事務(wù)已成為現(xiàn)實，要做秘書就要會用電腦，熟練操作電腦已成為秘書人員的基本功之一。調(diào)查表

36、明:65% 的單位認為秘書的英語水平應(yīng)達到大學(xué)英語四級，即相當(dāng)于本科畢業(yè)的水平。要求大學(xué)英語六級以上的大都是涉外單位，且數(shù)量呈逐年增加趨勢。而只要求大學(xué)英語三級或懂一點英語即可的單位只占極少數(shù)。我國社會主義市場經(jīng)濟體制正日臻完善，與國際接軌日益明顯。語言是獲取信息、進行貿(mào)易的工具。有“良好的英語會話能力”、“英語的口、筆譯能力強”的秘書人員往往成為人才市場的“搶手貨”。在選擇秘書時不僅僅關(guān)注實際操作能力，還非常注重秘書的分析調(diào)研能力。如果說電腦證書、英語等級證和駕駛執(zhí)照是剛性條件，那么調(diào)研能力就是柔性素質(zhì)，它可以促進秘書從助手到參謀，從。秀才”向“幫辦”轉(zhuǎn)變。四是注重效率意識和提高心理素質(zhì)。企

37、業(yè)往往追求經(jīng)濟效益的最大化，所以企業(yè)秘書往往是身兼數(shù)職，既要完成大量的、瑣碎的辦公室事務(wù)，又要處理一些突發(fā)事件，有時又兼公關(guān)接待員，通過收集信息、接待來訪、對外協(xié)調(diào)等一系列有效服務(wù)給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。因而，對秘書提出了“效率意識強”、“心理承受能力強”、“具有團隊精神”等要求。從某種意義上講，時間主宰企業(yè)的成功與失敗。因此，企業(yè)秘書工作必須快節(jié)奏地動作，和市場的變化同步。與此同時，秘書處于各個管理系統(tǒng)的中樞，地位特殊、事務(wù)繁重、角色復(fù)雜，常常容易處于緊張的心理狀態(tài)。秘書的工作成效不僅取決于他的能力，還取決于他的心理健康狀態(tài)、，良好的心理承受能力是秘書發(fā)揮工作能力、實現(xiàn)助手參謀作用的基礎(chǔ)條件之一

38、。反之，不良的心理因素則會直接影響其觀察能力、思維能力、表達能力，妨礙秘書的工作積極性和主動性。五是注重經(jīng)濟和法律知識。市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟，法律對市場經(jīng)濟有引導(dǎo)、促進、保障和制約作用，市場經(jīng)濟決定了秘書必須具備法律知識。秘書在整個工作環(huán)節(jié)中實際上是處于管理階層，財會人員管理進出的錢財，技術(shù)人員管理技術(shù)指標，秘書人員通過管理事務(wù)來輔助領(lǐng)導(dǎo)。因此，對秘書來講，行政管理知識是一種必備。秘書在自我發(fā)展、自我完善的進程中，要努力學(xué)習(xí)經(jīng)濟類學(xué)科知識，掌握基本法律常識，拓寬知識面，以適應(yīng)市場經(jīng)濟的高要求。二、秘書人才培養(yǎng)對策1 .以社會需要為主導(dǎo)，改革人才培養(yǎng)目標我國秘書專業(yè)培養(yǎng)目標一直定位于為黨政機關(guān)、事

39、業(yè)單位輸送秘書專業(yè)人才，并依此設(shè)置課程體系。社會需求的變化必然導(dǎo)致人才培養(yǎng)目標的改革。針對浙江省民營企業(yè)十分發(fā)達的區(qū)域經(jīng)濟特點，綜合“長三角”人才市場對秘書的要求，明確文秘專業(yè)培養(yǎng)目標必須從傳統(tǒng)的文書型、服務(wù)型為主的“秀才型”秘書，向更全面的“幫辦型”秘書轉(zhuǎn)變。以“能辦事，善待人”作為對秘書人才能力和素質(zhì)的基本要求，由此確立培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代社會需求的“幫辦型”秘書的高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)目標。為實現(xiàn)上述目標，對文秘專業(yè)課程體系進行整體優(yōu)化，并對教學(xué)實踐環(huán)節(jié)進行改革，從而使人才培養(yǎng)目標的實現(xiàn)得到充分保證。通過抓好辦公自動化設(shè)備運用、文書檔案處理、秘書實務(wù)操作、語言與交際強化、人文素養(yǎng)培養(yǎng)等各個實踐環(huán)節(jié)

40、的訓(xùn)練，培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)能力和人文素質(zhì)，形成與社會需要相銜接、職業(yè)特征相適應(yīng)的完整的職業(yè)技能證書考核評價體系，真正達到從“秀才型”秘書向“幫辦型”秘書轉(zhuǎn)變的根本目標。2 .以“應(yīng)用性”為宗旨，強化課程結(jié)構(gòu)與內(nèi)容的改革(l)突出墓礎(chǔ)課程應(yīng)用性的特點。在課程建設(shè)過程中，注重突出高職基礎(chǔ)課程應(yīng)用性的特點，對相近課程進行整合重組，實現(xiàn)從基礎(chǔ)課程的學(xué)科性教學(xué)到應(yīng)用性實踐教學(xué)的轉(zhuǎn)變。(2)依托區(qū)域特色文化，開發(fā)人文素質(zhì)課程資源。湖州擁有深厚的歷史文化底蘊和豐富的人文資源，蘊涵著巨大的潛在教育意義。項目組從學(xué)生和社會發(fā)展的需要出發(fā)，圍繞湖州人文特色資源，結(jié)合學(xué)校人文素質(zhì)教育實際，建立了文化教育平臺具有國際域名

41、的湖州文化網(wǎng)。 (3) 以能力培養(yǎng)為主線，加強專業(yè)主干課程建設(shè)。項目組對秘書理論與實務(wù)、人文素養(yǎng)教程等課程進行了重點建設(shè)。 2004 年秘書理論與實務(wù)課程獲得浙江省高校精品課程的稱譽，并被推薦到教育部，參加國家精品課程評比。學(xué)校承擔(dān)的浙江省高職高專規(guī)劃教材秘書理論與實務(wù)教程、 秘書語言與交際 及文秘專業(yè)實踐教學(xué)教材秘書實務(wù)實踐教程、現(xiàn)代文秘寫作實踐教程、地方文化與人文素養(yǎng)教育實踐教程均公開出版。3 .以培養(yǎng)實踐能力為核心，積極創(chuàng)新教學(xué)形式以文秘實訓(xùn)中心為基地，開展適應(yīng)文科教學(xué)特點的“情景式”教學(xué)。學(xué)生在此模擬秘書整個工作流程和工作環(huán)節(jié)，將模擬情景與虛擬信息流相結(jié)合，工作任務(wù)和工作角色相結(jié)合，計

42、算機技能和管理知識相結(jié)合，采用分角色配合模擬、獨立操作、小團體配合演示等多種形式，讓學(xué)生獲得真實的綜合訓(xùn)練。這種訓(xùn)練直接建立在一定的社會關(guān)系、社會環(huán)境和社會角色的基礎(chǔ)上，學(xué)生在此階段所獲得的經(jīng)驗可直接成為今后具體實際工作的技巧和方法。以秘書職業(yè)技能為主線，開展專業(yè)技能強化教學(xué)，主要通過對國家秘書資格基本要求和社會調(diào)研所反映的秘書工作能力需求對秘書技能強化訓(xùn)練來實施6 。在教學(xué)手段上，積極采用計算機輔助教學(xué)。依托學(xué)?！皵?shù)字校園”的優(yōu)勢，利用網(wǎng)絡(luò)資源等擴充性資料，在備課、上課、輔導(dǎo)等環(huán)節(jié)，運用現(xiàn)代教育技術(shù)手段，優(yōu)化和豐富教學(xué)內(nèi)容，增加學(xué)生的直觀感受和學(xué)習(xí)興趣，提高學(xué)習(xí)效率。4.以提升自身素質(zhì)為基.

43、點，加強師資隊伍建設(shè)(l)提高教師職業(yè)道德修養(yǎng)。職業(yè)道德修養(yǎng)是教師能否擔(dān)任教書育人重任的關(guān)鍵。結(jié)合新時期高校學(xué)生思想工作特點，高校教師必須以熱愛學(xué)生為教師職業(yè)道德的核心原則，牢牢樹立教書育人的觀念。“教師千教萬教，教為育人;學(xué)生千學(xué)萬學(xué)，學(xué)為做人”。教師要正確處理“書”與“人”、“知”與“行”、“德”與“才”的關(guān)系，切實做到以身作則，方能做到“為人師表”。(2)不斷豐富知識內(nèi)容，提高業(yè)務(wù)水平。在對大學(xué)生進行專業(yè)教學(xué)或思想教育過程中，很多教師都體會到因自身的知識水平、文化修養(yǎng)不高而直接影響了工作效果。大學(xué)生的思維能力和知識積累決定了他們在接受教育時不會像普通中小學(xué)生那樣唯命是從。豐富的知識內(nèi)容、

44、較高的文化修養(yǎng)和過硬的專業(yè)技能則是教師建立威信的重要因素。教師應(yīng)加強理論和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，接受專業(yè)前沿科技信息，掌握過硬的職業(yè)技能。同時要融人社會，參與實踐，以親身經(jīng)歷、親身實踐的知識經(jīng)驗傳授給學(xué)生，真正做到理論與實踐的有機結(jié)合。面向 21 世紀的秘書人才培養(yǎng)1998 年 4 月第 15 卷第 2 期 江漢大學(xué)學(xué)報 吳鳳翔面對 21 世紀的世界和中國的變革，如何培養(yǎng)適應(yīng)21 世紀的各類高級專門人才，是我國高等教育改革的根本目標。而面向 21 世紀的秘書人才培養(yǎng)，是我國培養(yǎng)各類專門人才的任務(wù)之一、轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念，增強培養(yǎng) 21 世紀秘書人才意識教學(xué)觀念的轉(zhuǎn)變最重要的是認識當(dāng)代社會發(fā)展的核心文化理念

45、是“能力本位”，培養(yǎng)和塑造適應(yīng)21 世紀中國社會發(fā)展的有能力的人才。有能力的人才在中國未來的社會發(fā)展中將起主導(dǎo)作用。人的能力表現(xiàn)為一種外在行為的效果，它總是和人的內(nèi)在素質(zhì)分不開，只有具備高素質(zhì)才能表現(xiàn)為一種很強的能力。因此，我國高校教育的目標就是為我國各行各業(yè)，各條戰(zhàn)線培養(yǎng)高素質(zhì)有能力的人才。培養(yǎng)高素質(zhì)有能力的秘書人才，是我國高等教育文科類人才培養(yǎng)的任務(wù)之一。秘書作為我國黨和政府機關(guān)，企事業(yè)單位的一種行政職務(wù)，他為各級領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，進行輔助管理和為群眾提供綜合服務(wù)，有些高級秘書還參與決策，成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。秘書工作要求秘書人員具有全面綜合的素質(zhì)和全面綜合的能力?！叭说乃刭|(zhì)，包括先天遺傳素

46、質(zhì)和后夭學(xué)習(xí)訓(xùn)練而逐漸內(nèi)化的養(yǎng)成素質(zhì)，是一種先夭遺傳和后天培養(yǎng)相結(jié)合的人的身心特點的綜合的、內(nèi)在的、整體的體現(xiàn)。”人作為社會人，構(gòu)成其心理素質(zhì)主要是養(yǎng)成素質(zhì)，即主要是通過后天學(xué)習(xí)，訓(xùn)練而逐漸內(nèi)化的素質(zhì)。學(xué)校對學(xué)生進行素質(zhì)教育的目的是要“調(diào)動學(xué)生認識與實踐的主觀能動性，促進學(xué)生生理與心理、智力與非智力、認知與意向等因素全面而和諧的發(fā)展、促進人類文化向?qū)W生個體心理品質(zhì)的內(nèi)化，從而為學(xué)生的進一步發(fā)展形成良性循環(huán)。因此，作為社會人的素質(zhì)應(yīng)該包括人的理想信念、精神情操、道德品格、文化幸養(yǎng)、心理個性等。人才素質(zhì)也是精神文明的一種體現(xiàn)。我國高等教育培養(yǎng)的人才素質(zhì)要求和我國社會主義精神文明建設(shè)的指導(dǎo)思想和總要

47、求是一致的。我國社會主義精神文明建設(shè)要求“加強思想道德建設(shè)，發(fā)展教育科學(xué)文化，以科學(xué)的理論武裝人，以正確的輿論引導(dǎo)人，以高尚的精神塑造人，以優(yōu)秀的作品鼓舞人，培養(yǎng)有理想、有道德、有文化、有紀律的社會主義公民。”因此，“有理想、有道德、有文化、有紀律”，是我國社會主義精神文明建設(shè)對普遍公民素質(zhì)教育的長遠目標，而我國高等教育是培養(yǎng)社會主義公民中的精英，他們應(yīng)該率先達到這一要求。高校秘書專業(yè)培養(yǎng)秘書人才的全面綜合的素質(zhì)應(yīng)該包括思想道德素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、生理心理素質(zhì)。具體說來，秘書人才的思想道德素質(zhì)應(yīng)該是: 具有高度的政治敏感性和政治遠見，能面向世界和面向未來，對人類前進和發(fā)展的正義事業(yè)具有堅定的信

48、念和高度責(zé)任感; 具有強烈的愛國主義精神和自尊、自信、自強的民族精神;對秘書工作兢兢業(yè)業(yè)，盡職盡責(zé)，積極進取，具有主體精神、創(chuàng)新精神、開拓精神;熱愛集體，熱心公益，一切從人民利益出發(fā)，全心全意為人民服務(wù)。秘書人才的科學(xué)文化素質(zhì)應(yīng)該是: 具有豐富而寬廣的自然科學(xué)知識和人文知識; 要了解人類現(xiàn)代基礎(chǔ)科學(xué)研究新成果，認識現(xiàn)代信息技術(shù)、激光技術(shù)、生物工程為標志的現(xiàn)代高科技的發(fā)展，要有哲學(xué)、歷史學(xué)、文化學(xué)、文學(xué)、語言學(xué)等方面豐富的知識，懂得人類社會的過去，現(xiàn)在和未來的發(fā)展規(guī)律，懂得人生的目的、意義、價值，不斷追求人的完美化 ;要有經(jīng)濟學(xué)、法學(xué)、社會政治學(xué)、行政管理學(xué)等方面豐富的知識，懂得行政管理和秘書的

49、工作性質(zhì)、內(nèi)容、方法及其規(guī)律，具有綜合管理的知識素養(yǎng)。秘書人才的生理心理素質(zhì)應(yīng)該是:具有堅強的意志，能接受順境與逆境的挑戰(zhàn)，既能獨立判斷，富有主體意識，又能任勞任怨，適應(yīng)環(huán)境，具有穩(wěn)定的心理情緒和積極的興趣，既善于感知又能周密思考，既富于想象又勤于判斷;在性格上既熱情爽朗又沉著冷靜，還要有旺盛的精力和健康的體魄，能承擔(dān)責(zé)任。秘書人才的素質(zhì)只有外化為能力，才能對社會發(fā)揮作用，實現(xiàn)自己的價值。秘書人才的指向是從事行政部門的綜合管理和綜合服務(wù)，所以，秘書人員的能力結(jié)構(gòu)應(yīng)該是多層次，多因素的綜合體。秘書人才能力結(jié)構(gòu)的第一層是秘書人才作為普通高級人才所應(yīng)具備的能力。由于秘書人才要在各級行政部門發(fā)揮作用，

50、他們首先必須具備我國普遍高級人才所應(yīng)具備的思維能力，表達能力、觀察能力、判斷能力。所謂思維能力是人對客觀世界認識和概括的能力，要求秘書人員在思維方法上能采用歸納與演繹、分析與綜合等邏輯的思維方法或具象的形象思維方法，在思維方式上能采用正向思維和逆向思維、平向思維和多向思維、直線思維和迂回思維，達到對事物本質(zhì)的認識。所謂表達能力，是要求秘書人員能運用中外文進行口頭表達和文字表達，做到言簡意賅，內(nèi)容明晰，文從字順，對外文要求是能熟練地運用一門外語進行閱讀、口譯和筆譯。所謂觀察能力，是指人們對客觀對象的一種有意識、有目的、有選擇的感知，要求秘書人員對客觀事物的觀察要敏銳、迅速、準確，為決策部門提供一

51、種可靠的客觀事物依據(jù)。所謂判斷能力，是指對客觀事物作出選擇和評價的能力，要求秘書人員在準確把握對象的基礎(chǔ)上，能迅速而正確地作出判斷、選擇、評價，確定對客觀對象的態(tài)度，把握工作的主動性。秘書人才能力結(jié)構(gòu)的第二層是秘書人才作為秘書專業(yè)人員所應(yīng)具備的能力。秘書是各級行政部門協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行綜合管理的人員，應(yīng)具備組織、協(xié)調(diào)、辦事、公關(guān)等綜合性的專業(yè)管理能力。所謂組織能力，是要求秘書人員能按領(lǐng)導(dǎo)意圖策劃，組織各種活動的能力，能以全局觀念和系統(tǒng)意識統(tǒng)籌安排本單位的工作，使之準確、高效地向前運轉(zhuǎn);所謂協(xié)調(diào)能力，是要求秘書人員按照本單位的工作目標和領(lǐng)導(dǎo)意圖，協(xié)調(diào)單位內(nèi)部門和部門之間的各種關(guān)系，達到減少摩擦，統(tǒng)一思

52、想，共同行動的目的 ;所謂辦事能力，是要求秘書人員按照本單位的工作目標，能以清醒的頭腦，敏捷的思路，準確、迅速地處理日常工作，包括辦文辦會和其他雜務(wù); 所謂公關(guān)能力，是要求秘書人員具有熟練的對外交往能力，包括對外聯(lián)絡(luò)、接待、談判，能熟習(xí)本部門業(yè)務(wù)，能不斷打開對外工作渠道，推進本單位工作，擴大工作效益。秘書人員能力結(jié)構(gòu)的第三層是秘書人才對現(xiàn)代化設(shè)備的使用能力。人類即將進入 21 世紀，隨著高科技的迅速發(fā)展，現(xiàn)代辦公設(shè)備和辦公手段正在發(fā)生根本性的變革，計算機的使用使辦公過程由無序到有序，采用程序化、規(guī)范化管理，復(fù)印 機、縮印機、傳真機的普及，大大提高了辦公效率。現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，使人們逐漸丟開了

53、傳統(tǒng)的閱讀方式和書寫方 式，也改變著人們的思維方式和辦公活動方式。現(xiàn)代秘書人才要適應(yīng)這種變革形勢，必須具有熟練地操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的 能力，會運用計算機進行信息處理、儲存和使用，熟練地操作復(fù)印機，傳真機和其他現(xiàn)代辦公設(shè)備。二、更新教學(xué)內(nèi)容，以現(xiàn)代科學(xué)知識和人文知識培養(yǎng)秘書人才秘書人才的現(xiàn)代化，是知識和能力結(jié)構(gòu)的現(xiàn)代化，要培養(yǎng)現(xiàn)代秘書人才，必須更新教學(xué)內(nèi)容。我國高等教育從五十年代起接受前蘇聯(lián)高教模式的影響，片面強調(diào)專業(yè)教育和職業(yè)教育，而忽視了具有綜合性特點的通識教育，造成學(xué)生所學(xué)專 業(yè)面窄，知識視野不寬，思想底蘊不足等缺陷。為了改變這種現(xiàn)狀，我國高等教育的戰(zhàn)略目標和課程設(shè)置正作戰(zhàn)略性調(diào) 整，就是要

54、樹立科學(xué)教育和人文教育并重的思想，使大學(xué)生既具有較高的科技水平，又具有較高的文化素質(zhì)。面對 21 世紀的秘書人才培養(yǎng)同樣要體現(xiàn)這一精神，要實行科學(xué)教育和人文教育結(jié)合，普通教育與專門教育結(jié)合，理論教育與實踐教育結(jié)合。秘書人才素質(zhì)和能力結(jié)構(gòu)具有綜合性特點，在“普通教育”中以培養(yǎng)綜合素質(zhì)為主，包括科學(xué)教育 和人文教育。人文教育在秘書專業(yè)的教育中占有重要位置。所謂人文教育是對學(xué)生進行哲學(xué)、語言、文學(xué)、文化、歷史、 政治等教育，使秘書專業(yè)的學(xué)生能正確思考人生的目的、意義、價值，去追求人的完美化，使他們具有較高的文化素質(zhì)和 文化品位，樹立一種理想的人格風(fēng)范，使他們懂得社會歷史的發(fā)展規(guī)律，去為民族，為人類的

55、生存與發(fā)展作奉獻，具有開 拓精神，創(chuàng)造精神，奮斗精神。而且良好的人文教育還有助于使他們視野開闊，啟發(fā)他們進行創(chuàng)造性思維。秘書專業(yè)的學(xué)生作為高校培養(yǎng)的人才，對他們進行普通教育（ 即通識教育）的內(nèi)容除人文教育以外，就是必要的科學(xué)教育，即進行現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)基本知識教育.鄧小平同志說: “科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，主要是指科學(xué)技術(shù)是推動社會變革最活躍最直接的因素。人類社會由古老的農(nóng)業(yè)社會到近代的工業(yè)社會，到未來的信息社會，促進其轉(zhuǎn)變的物質(zhì)力量是科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢是人類發(fā)展趨勢的主導(dǎo)，現(xiàn)代社會的信息科學(xué)、生命科學(xué)、材料科學(xué)的發(fā)展，已經(jīng)使社會的經(jīng)濟生活發(fā)生根本 變化，也給人類帶來了生活方式的變

56、化和思想觀念的變化。離開了現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，現(xiàn)代社會無以向前發(fā)展。而且現(xiàn)代科學(xué) 技術(shù)不僅屬于專職的科學(xué)技術(shù)人員，由于它在現(xiàn)代社會已由實驗室里的成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代生產(chǎn)，并且走向人們的日常生活， 把每個家庭的生活方式推向現(xiàn)代化，它和每一個現(xiàn)代人結(jié)下不解之緣。作為秘書工作人員，主要從宏觀上懂得現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和演變的歷史，能認識科技發(fā)展對推動人類社會發(fā)展的重大意義，特別是要了解現(xiàn)代科技飛速發(fā)展對推動現(xiàn)代社會飛速 發(fā)展的決定意義，從科技發(fā)展與物質(zhì)文明建設(shè)和精神文明建設(shè)的密切關(guān)系，認識到“科教興國”的重要意義。現(xiàn)代秘書人員還應(yīng)了解推動現(xiàn)代社會飛速發(fā)展的現(xiàn)代物理科學(xué)、信息科學(xué)、生命科學(xué)、材料科學(xué)發(fā)展的基本常識及其成就

57、，了解這些科學(xué)的發(fā)展對當(dāng)今社會的現(xiàn)代工業(yè)、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)、現(xiàn)代國防、現(xiàn)代生活方式的制約關(guān)系。同時現(xiàn)代秘書人員 還要懂得以現(xiàn)代科技成果制造的現(xiàn)代辦公設(shè)備如計算機、復(fù)印機、傳 真機、移動電話等的基礎(chǔ)原理，并能熟練地進行操作。秘書專業(yè)的專業(yè)教育是指秘書專業(yè)的學(xué)生將來直接從事秘書工作所應(yīng)具備的專業(yè)知識和專業(yè)能力教育。秘書工作是一種特殊的綜合性的行政管理工作，它既不同于行政部門的領(lǐng)導(dǎo)管理，也不同于職能部門的執(zhí)行管理，它對領(lǐng)導(dǎo)只是一種參 謀和協(xié)助，對下屬單位和群眾只是一種服務(wù)。秘書受權(quán)辦事扮演二重性角色。一方面為領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，在下屬單位和群眾中執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的旨意，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意志; 另一方面他又是秘書，并不是領(lǐng)導(dǎo)，是行政