采購系統(tǒng)流程與組織整合方案(doc 39頁)

1、機密文件，注意保管上海永冠商業(yè)設(shè)備有限公司采購系統(tǒng)流程及組織整合方案上海斯隆企業(yè)管理咨詢有限公司2003年3月內(nèi)容提綱第一部分 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合1 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合的總體思路2 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合圖解2.1 采購系統(tǒng)總流程2.1.1 采購系統(tǒng)總流程圖2.1.2 采購系統(tǒng)總流程圖說明2.2 原材料物資采購流程2.2.1 原材料物資采購流程圖2.2.2 原材料物資采購流程圖說明2.3 塑粉藥水采購流程2.3.1 塑粉藥水采購流程圖2.3.2 塑粉藥水采購流程圖說明2.4 商標(biāo)條手提籃采購流程2.4.1 商標(biāo)條手提籃采購流程圖2.4.2 商標(biāo)條手提籃采購流程圖說明2.5 外購毛胚件采購流程

2、2.5.1 外購毛胚件采購流程圖2.5.2 外購毛胚件采購流程圖說明2.6 五金件采購流程2.6.1 五金件采購流程圖2.6.2 五金件采購流程圖說明2.7 辦公用品采購流程2.7.1 辦公用品采購流程圖2.7.2 辦公用品采購流程圖說明2.8 設(shè)備采購流程2.8.1 設(shè)備采購流程圖2.8.2 設(shè)備采購流程圖說明2.9 請付款流程2.9.1 請付款流程圖2.9.2 請付款流程圖說明2.10 供應(yīng)商評審流程2.11 供應(yīng)商考核流程2.12 供應(yīng)商建檔流程2.13 供應(yīng)商檔案維護流程第二部分 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合3 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合的總體思路4 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合圖解4.1 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)

3、圖4.2 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖說明5 采購系統(tǒng)各部門功能定位與定崗定編6 采購系統(tǒng)崗位描述第一部分 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合1 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合的總體思路1.1 從整個公司全局最優(yōu)的角度來設(shè)計和優(yōu)化，考慮到倉庫與采購部門的密切聯(lián)系，將倉庫納入采購系統(tǒng)的范圍。采購系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程從采購需求的提出一直到采購物資的入庫。消除部門間的本位主義，達到流程整合的“公司利益最大化”效果。 1.2 變“灰色流程”、“慣例流程”為“規(guī)范流程”，增強業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性，減少隨意性，實現(xiàn)各項采購業(yè)務(wù)的規(guī)范化運作。1.3 加強流程的可操作性，變“模糊流程”為“明確流程”。 明確相關(guān)部門、崗位在業(yè)務(wù)流程中關(guān)鍵節(jié)點上的職責(zé)，引

4、入必要的監(jiān)控環(huán)節(jié)，保證流程的貫徹執(zhí)行。1.4 以現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，對采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程進行系統(tǒng)化改造，通過整合及加強關(guān)鍵節(jié)點上的控制，達到流程優(yōu)化。1.5 針對采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程中現(xiàn)存的問題，考慮到永冠公司采購工作的實際情況，在采購流程中增加采購調(diào)度這一環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)全面掌握各項物資的庫存情況，負(fù)責(zé)各項物資的申購工作。1.6 業(yè)務(wù)流程的整合借鑒外資同類型企業(yè)的先進設(shè)計思想和設(shè)計方法，結(jié)合永冠公司的實際情況，適當(dāng)超前設(shè)計，以適應(yīng)永冠公司快速發(fā)展的需要。2 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合圖解圖例說明：2.1 采購系統(tǒng)總流程2.1.1 采購系統(tǒng)總流程圖2.1.2 采購系統(tǒng)總流程圖說明流程步驟說明參考資料和表單1.

5、1生產(chǎn)計劃制定流程。生產(chǎn)計劃部根據(jù)訂單制定各項生產(chǎn)、配貨計劃。針對各項物資需求，采購部進行采購。2. 2-1設(shè)備采購付款流程。3. 2-2原材料采購流程。根據(jù)生產(chǎn)計劃由采購部測算原材料需求，進行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。4. 2-3塑粉藥水采購流程。根據(jù)生產(chǎn)計劃由采購部測算塑粉藥水需求，進行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。5. 2-4商標(biāo)條、手提籃采購流程。根據(jù)生產(chǎn)計劃部測算的商標(biāo)條、手提籃需求，進行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。6. 2-5外購毛胚件采購流程。根據(jù)生產(chǎn)計劃部制定的外購毛胚件需求，進行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。7. 2-6五金件采購流程。根據(jù)生產(chǎn)計劃部測算的五金件需求，進

6、行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。8. 2-7辦公用品采購流程。根據(jù)總經(jīng)辦提出的辦公用品需求，進行相應(yīng)的采購、質(zhì)檢、入庫。9. 3供應(yīng)商管理流程。對于各項物資的采購，都會涉及到對供應(yīng)商的評審、選擇等，其中有些物資的采購還會選擇幾家較為固定的供應(yīng)商進行長期合作。必須加強對供應(yīng)商的管理，包括：創(chuàng)建、維護、評審等。10. 4 品質(zhì)管理流程。采購的各項材料物資，入庫之前都必須進行質(zhì)量檢驗。11. 5請付款流程。對于長期合作供應(yīng)商，根據(jù)物資采購入庫和對方發(fā)票開具情況通知財務(wù)進行付款。12. 6財務(wù)銀行付款流程。對金額較大的采購支出，一般采取銀行付款的方式。13. 7財務(wù)零用金報支流程。對金額較少的采購支出

7、，可采取先現(xiàn)金采購，后報銷的方式。2.2 原材料采購流程2.2.1 原材料采購流程圖2.2.2 原材料采購流程圖說明（1） 原材料采購流程說明流程步驟說明參考資料和表單1. 生產(chǎn)計劃部根據(jù)訂單制定生產(chǎn)計劃。訂單，生產(chǎn)計劃2. 采購部根據(jù)生產(chǎn)計劃，測算原材料需求量，填制原材料物資需求清單，內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期等。根據(jù)生產(chǎn)計劃，原材料數(shù)量與產(chǎn)品數(shù)量之間的勾稽關(guān)系，產(chǎn)生原材料物資需求清單3. 采購副總審核測算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。過渡階段可由生產(chǎn)副總審核4. 原材料倉庫保管員定時向采購調(diào)度報原材料的庫存情況。電腦中的原材料庫存數(shù)量5. 采購調(diào)度根據(jù)生產(chǎn)計劃測算產(chǎn)品生產(chǎn)對原材料的需求數(shù)量，結(jié)合原

8、材料物資庫存情況和需求清單，填制原材料物資申購單。產(chǎn)生原材料物資申購單6. 主要原材料的采購，可以通過對供應(yīng)商的評審，由采購副總同總經(jīng)理協(xié)商，由總經(jīng)理確定幾家定點供應(yīng)商（總經(jīng)理可以授權(quán)采購副總審核確定）并建立長期密切的合作關(guān)系。日常采購時則根據(jù)質(zhì)量、價格等因素在已定的供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。參考合格供應(yīng)商名單、長期合同7. 對于選定的供應(yīng)商不能提供的某些品種、規(guī)格的原材料，向非定點供應(yīng)商詢價、比價、議價。8. 填制原材料物資采購單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金額、交貨期等。產(chǎn)生原材料物資采購單9. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購主管進行審批。10. 采購員與供應(yīng)商落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及

9、時入庫。必要時包括協(xié)調(diào)安排車輛運輸。11. 質(zhì)檢部對采購的原材料物資質(zhì)量進行檢驗。根據(jù)相關(guān)檢驗標(biāo)準(zhǔn)12. 質(zhì)檢員或倉庫保管員驗收發(fā)現(xiàn)不合格的原材料物資，立即通知采購員，并由采購員對其進行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價、退貨、補貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。13. 原材料倉庫保管員對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進行核對。根據(jù)采購調(diào)度提供的原材料物資申購清單14. 驗收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并辦理登記手續(xù)，將入庫信息輸入電腦。電腦實時反映庫存信息15. 采購調(diào)度實時掌握原材料倉庫的收、發(fā)、存動態(tài)。（2） 原材料采購流程調(diào)整前后的比較分析¨ 流程調(diào)

10、整之一：調(diào)整原輔材料需求確定的流程。原流程為：原輔材料倉庫根據(jù)制造部門開料組要求的需求量，結(jié)合庫存情況填制原材料申購單報生產(chǎn)副總審批，繼而由采購部門組織采購。調(diào)整后的流程：由生產(chǎn)計劃部根據(jù)訂單制定出相應(yīng)的生產(chǎn)計劃，由采購部采購調(diào)度根據(jù)生產(chǎn)計劃測算出原輔材料需求量報采購副總審批（過渡階段可由生產(chǎn)副總審批），由采購調(diào)度結(jié)合庫存情況編制申購單。通過調(diào)整，可以更為科學(xué)地確定原輔材料的需求量，不僅有利于成本控制，而且使生產(chǎn)系統(tǒng)和采購系統(tǒng)的流程邊界的界定更為合理，同時加快了需求信息迅速轉(zhuǎn)化為采購信息的進程。¨ 流程調(diào)整之二：增加采購調(diào)度這個崗位節(jié)點，由采購調(diào)度作為生產(chǎn)部門、采購部門和原材料倉庫的

11、接口，科學(xué)地界定采購流程的邊界，加強了采購需求的監(jiān)控，降低成本，還進一步疏通了采購信息的流通渠道。對于新增的采購調(diào)度崗位，要求其不僅能夠根據(jù)生產(chǎn)計劃測算出各類原材料的需求量，而且還要全面掌握原材料物資的庫存信息，根據(jù)原材料需求信息及各項物資的安全儲備量，編制申購單。2.3 塑粉藥水采購流程2.3.1 塑粉藥水采購流程圖2.3.2 塑粉藥水采購流程圖說明（1） 塑粉藥水采購流程說明流程步驟說明參考資料和表單1. 生產(chǎn)計劃部根據(jù)訂單制定制造二部生產(chǎn)計劃。訂單，生產(chǎn)計劃2. 采購部根據(jù)生產(chǎn)計劃測算噴涂工序?qū)λ芊鬯幩男枨髷?shù)量，填制塑粉藥水需求清單，內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期等。根據(jù)生產(chǎn)計劃，

12、所需塑粉藥水?dāng)?shù)量與產(chǎn)品數(shù)量之間的勾稽關(guān)系，產(chǎn)生塑粉藥水需求清單3. 采購副總審核測算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。過渡階段可由生產(chǎn)副總審批4. 外協(xié)外購倉庫保管員定時向采購調(diào)度報塑粉藥水的庫存情況。根據(jù)塑粉藥水收、發(fā)、存日記帳5. 采購調(diào)度結(jié)合塑粉藥水庫存情況和需求清單，填制塑粉藥水申購單。產(chǎn)生塑粉藥水申購單6. 通過對供應(yīng)商的評審，由采購副總同總經(jīng)理協(xié)商，由總經(jīng)理確定塑粉藥水定點供應(yīng)商（總經(jīng)理可以授權(quán)采購副總審核確定）并建立長期密切的合作關(guān)系。參考與供應(yīng)商的長期合同7. 填制塑粉藥水采購單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金額、交貨期等。產(chǎn)生塑粉藥水采購單8. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購主管進行審批。9. 采購員

13、與供應(yīng)商落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及時入庫。必要時包括協(xié)調(diào)安排車輛運輸。10. 質(zhì)檢部對采購的塑粉藥水質(zhì)量進行檢驗。根據(jù)相關(guān)檢驗標(biāo)準(zhǔn)11. 質(zhì)檢員或倉庫保管員驗收發(fā)現(xiàn)不合格的塑粉藥水，立即通知采購員，并由采購員對其進行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價、退貨、補貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。12. 外協(xié)外購倉庫保管員對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進行核對。根據(jù)采購調(diào)度提供的塑粉藥水申購清單13. 驗收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并辦理登記手續(xù)。登記收、發(fā)、存日記帳14. 采購調(diào)度實時掌握外協(xié)外購倉庫的收、發(fā)、存動態(tài)。（2） 塑粉藥水采購流程調(diào)整前后比

14、較分析¨ 流程調(diào)整之一：調(diào)整塑粉藥水需求確定的流程。原流程為：外協(xié)外購倉庫保管員在庫存降到一定程度時向制造二部經(jīng)理匯報，制造二部經(jīng)理大致估算塑粉藥水的需求量，協(xié)助外協(xié)外購倉庫保管員填制塑粉藥水申購單。調(diào)整后的流程：由生產(chǎn)計劃部根據(jù)訂單數(shù)量制定制造二部的生產(chǎn)計劃，由采購部采購調(diào)度測算相應(yīng)的塑粉藥水需求量，并經(jīng)采購副總審批后（過渡階段可由生產(chǎn)副總審批），由采購調(diào)度結(jié)合庫存數(shù)量填制塑粉藥水申購單。通過調(diào)整，可以更為科學(xué)地確定塑粉藥水的需求量，不僅有利于成本控制，而且使生產(chǎn)系統(tǒng)和采購系統(tǒng)的流程邊界的界定更為合理，同時加快了需求信息迅速轉(zhuǎn)化為采購信息的進程。¨ 流程調(diào)整之二：增加采購

15、調(diào)度這個崗位節(jié)點，由采購調(diào)度作為生產(chǎn)部門、采購部門和外協(xié)外購倉庫的接口，科學(xué)地界定采購流程的邊界，加強了采購需求的監(jiān)控，還進一步疏通了采購信息的流通渠道。對于新增的采購調(diào)度崗位，要求其不僅能夠根據(jù)生產(chǎn)計劃測算出各類塑粉、藥水的需求量，而且還要全面掌握塑粉、藥水的庫存信息，根據(jù)需求信息及各項物資的安全儲備量，編制申購單。¨ 流程調(diào)整之三：調(diào)整采購實施環(huán)節(jié)。原流程為：公司與定點供應(yīng)商簽訂長期合同，日常采購時由外協(xié)外購倉庫保管員將申購單直接發(fā)給供應(yīng)商，實施采購。調(diào)整后的流程為：采購調(diào)度填制申購單后，由采購員填制采購單并經(jīng)相應(yīng)授權(quán)的采購主管審批后向供應(yīng)商采購。通過調(diào)整，雖然表面上看環(huán)節(jié)是增多

16、了，但考慮到實際操作中這部分的工作量并不是很大，處理時間較短，并不會影響到流程的執(zhí)行；相反，有助于加強采購系統(tǒng)對塑粉藥水采購的控制，降低浪費，控制成本。¨ 流程調(diào)整之四：增加了質(zhì)檢環(huán)節(jié)。至于實際操作中，質(zhì)檢工作如何進行可根據(jù)實際情況進行調(diào)整確定。2.4 商標(biāo)條手提籃采購流程2.4.1 商標(biāo)條手提籃采購流程圖2.4.2 商標(biāo)條手提籃采購流程圖說明（1） 商標(biāo)條手提籃采購流程說明流程步驟說明參考資料和表單1. 生產(chǎn)計劃部根據(jù)訂單測算所需商標(biāo)條、手提籃等的需要，填制外協(xié)外購配貨單。根據(jù)訂單，產(chǎn)生外協(xié)外購配貨單2. 采購調(diào)度相應(yīng)地填制外協(xié)外購申購單。產(chǎn)生外協(xié)外購申購單3. 生產(chǎn)副總對申購數(shù)量

17、、品種等進行審核。4. 通過對供應(yīng)商的評審，由采購副總同總經(jīng)理協(xié)商，由總經(jīng)理確定商標(biāo)條、手提籃等的定點供應(yīng)商（總經(jīng)理可以授權(quán)采購副總審核確定）并建立長期密切的合作關(guān)系，可以及時地供貨。參考與供應(yīng)商的長期合同5. 采購調(diào)度直接與供應(yīng)商落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及時入庫。6. 定點供應(yīng)商備貨，接到采購?fù)ㄖ罅⒓此拓洝?. 質(zhì)檢部對采購的商標(biāo)條、手提籃等的質(zhì)量進行檢驗。根據(jù)相關(guān)檢驗標(biāo)準(zhǔn)8. 外協(xié)外購倉庫保管員對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進行核對。根據(jù)采購調(diào)度提供的商標(biāo)條、手提籃申購清單9. 質(zhì)檢員或倉庫保管員驗收發(fā)現(xiàn)不合格的，立即通知采購調(diào)度，并由采購調(diào)度對其進行處理。一般情況下，與供應(yīng)

18、商協(xié)商處理方法：折價、退貨、補貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。10. 驗收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并辦理登記手續(xù)。登記收、發(fā)、存日記帳11. 采購調(diào)度實時掌握外協(xié)外購倉庫的收、發(fā)、存動態(tài)。（2） 商標(biāo)條手提籃采購流程調(diào)整前后比較分析¨ 調(diào)整之一：申購人員發(fā)生調(diào)整。原流程為：生產(chǎn)計劃部根據(jù)訂單制定外協(xié)外購配貨單，由倉庫保管員據(jù)此填制外協(xié)外購申購單。調(diào)整后流程為：生產(chǎn)計劃部根據(jù)訂單制定外協(xié)外購配貨單，由采購調(diào)度據(jù)此填制外協(xié)外購申購單。通過調(diào)整，由采購調(diào)度統(tǒng)一填制申購單，負(fù)責(zé)申購工作，增強了采購調(diào)度對采購物資的總體掌握。同時，更清晰地界定了采購調(diào)度、倉庫保管員、生

19、產(chǎn)計劃部門的職責(zé)。¨ 調(diào)整之二：增加了生產(chǎn)副總審核這一環(huán)節(jié)，使得申購的數(shù)量更為科學(xué)、準(zhǔn)確，同時也加強了對申購的控制。¨ 調(diào)整之三：采購執(zhí)行人員的調(diào)整。原流程為：外協(xié)外購倉庫保管員填制申購單后交材料會計執(zhí)行采購。調(diào)整后的流程為：由采購調(diào)度根據(jù)生產(chǎn)副總審核后的申購單執(zhí)行采購。通過調(diào)整，減少了不必要涉及的人員和環(huán)節(jié)，流程更為順暢，加快了需求信息轉(zhuǎn)化為采購信息的進程，提高了流程的效率。2.5 外購毛胚件采購流程2.5.1 外購毛胚件采購流程圖2.5.2 外購毛胚件采購流程圖說明（1） 外購毛胚件采購流程說明流程步驟說明參考資料和表單1. 生產(chǎn)計劃部根據(jù)訂單，測算外購毛胚件需求，填制

20、外購毛胚件申購單。根據(jù)訂單，產(chǎn)生外購毛胚件申購單2. 生產(chǎn)副總對申購數(shù)量、品種等進行審核。3. 通過對供應(yīng)商的評審，由采購副總、生產(chǎn)副總、總經(jīng)理協(xié)商，由總經(jīng)理確定外購毛胚件的定點供應(yīng)商（總經(jīng)理可以授權(quán)采購副總審核確定）并建立長期密切的合作關(guān)系。日常由生產(chǎn)計劃部與供應(yīng)商聯(lián)系采購。參考與供應(yīng)商的長期合同4. 實際向供應(yīng)商采購的外購毛胚件清單向采購調(diào)度備案5. 生產(chǎn)計劃部直接與供應(yīng)商落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及時入庫。這主要是考慮生產(chǎn)部門對于外購毛胚件的質(zhì)量情況比較熟悉，而且外購毛胚件配套供應(yīng)商在崇明，由生產(chǎn)計劃部直接進行采購有利于提高效率。6. 定點供應(yīng)商備貨，接到采購?fù)ㄖ⒓窗才派a(chǎn)

21、及送貨。7. 質(zhì)檢部對采購的外購毛胚件的質(zhì)量進行檢驗。根據(jù)相關(guān)檢驗標(biāo)準(zhǔn)8. 制造車間中轉(zhuǎn)倉庫保管員對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進行核對。根據(jù)生產(chǎn)計劃部提供的外購毛胚件采購清單9. 質(zhì)檢員或倉庫保管員驗收發(fā)現(xiàn)不合格的，立即通知生產(chǎn)計劃部，并由生產(chǎn)計劃部對其進行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價、退貨、補貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。10. 驗收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并辦理登記手續(xù)，入庫物資信息輸入電腦。11. 采購調(diào)度實時掌握外購毛胚件的入庫情況。（2） 外購毛胚件采購流程調(diào)整前后比較分析¨ 調(diào)整之一：增加生產(chǎn)副總對外購毛胚件申購單的審核環(huán)節(jié)。通

22、過調(diào)整，強化了對外購毛胚件申購的審核，使得申購單外購毛胚件數(shù)量更為合理，一方面有助于防止過多的外購，造成生產(chǎn)能力的浪費；另一方面有助于防止自身的生產(chǎn)任務(wù)過重，造成不能按時完成訂單的生產(chǎn)，影響交付。¨ 調(diào)整之二：增加采購調(diào)度環(huán)節(jié)。通過調(diào)整，生產(chǎn)計劃部向定點供應(yīng)商下發(fā)的實際外購毛胚件采購清單需報采購調(diào)度備案；并且，采購調(diào)度還實時掌握其入庫情況，使得采購調(diào)度能通盤掌握公司各項材料物資采購的情況。也有利于后續(xù)的付款工作。2.6 五金件采購流程2.6.1 五金件采購流程圖2.6.2 五金件采購流程圖說明流程步驟說明參考資料和表單1. 生產(chǎn)計劃部根據(jù)訂單制定生產(chǎn)計劃，并相應(yīng)地測算五金件配套產(chǎn)品的

23、需求數(shù)量。根據(jù)訂單測算2. 生產(chǎn)計劃部填制五金件配貨單，內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期等。產(chǎn)生五金件需求清單3. 生產(chǎn)計劃部負(fù)責(zé)人審核測算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。4. 五金倉庫保管員定時向采購調(diào)度報五金件的庫存情況。電腦中的五金庫存數(shù)量5. 采購調(diào)度結(jié)合五金件庫存情況和需求清單，填制五金件申購單。產(chǎn)生五金件申購單6. 采購員向供應(yīng)商詢價、比價、議價，確定供應(yīng)商及價格。7. 填制五金件采購單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金額、交貨期等。產(chǎn)生五金件采購單8. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購主管進行審批。9. 采購員至財務(wù)處借款或開具支票以進行采購付款。10. 采購員付款，與供應(yīng)商落實采購，跟蹤采購物資的進展，

24、督促物資及時入庫。必要時包括協(xié)調(diào)安排車輛運輸。11. 質(zhì)檢部對采購的五金件質(zhì)量進行檢驗。根據(jù)相關(guān)檢驗標(biāo)準(zhǔn)12. 質(zhì)檢員或倉庫保管員驗收發(fā)現(xiàn)不合格的五金件，立即通知采購員，并由采購員對其進行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價、退貨、補貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。13. 五金倉庫保管員對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進行核對。根據(jù)采購調(diào)度提供的五金件申購清單14. 驗收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并辦理登記手續(xù)，將入庫信息輸入電腦。電腦實時反映庫存信息15. 采購調(diào)度實時掌握五金倉庫的收、發(fā)、存動態(tài)。16. 采購員憑發(fā)票、入庫證明、經(jīng)審批的采購單至財務(wù)處進行報銷。2

25、.7 辦公用品采購流程2.7.1 辦公用品采購流程圖2.7.2 辦公用品采購流程圖說明流程步驟說明參考資料和表單1. 總經(jīng)辦辦公用品保管員提出采購需求。2. 填制辦公用品申購單。產(chǎn)生辦公用品申購單3. 由總經(jīng)辦主任或相應(yīng)授權(quán)人員進行審核批準(zhǔn)。4. 采購員向供應(yīng)商詢價、比價、議價，確定供應(yīng)商及價格。5. 填制辦公用品采購單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金額、交貨期等。產(chǎn)生辦公用品采購單6. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購主管進行審批。7. 采購員至財務(wù)借款或開具支票以進行采購付款。8. 采購員付款，與供應(yīng)商落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及時入庫。9. 質(zhì)檢部對采購的辦公用品質(zhì)量進行檢驗。根據(jù)相

26、關(guān)檢驗標(biāo)準(zhǔn)10. 質(zhì)檢員或辦公用品保管員驗收發(fā)現(xiàn)不合格的辦公用品，立即通知采購員，并由采購員對其進行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價、退貨、補貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。11. 辦公用品保管員對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進行核對。12. 驗收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并辦理登記手續(xù)。13. 采購員憑發(fā)票、入庫證明、經(jīng)審批的采購單至財務(wù)進行報銷。2.8 設(shè)備采購流程2.8.1 設(shè)備采購流程圖2.8.2 設(shè)備采購流程圖說明流程步驟說明參考資料和表單1. 設(shè)備需求單位提出采購申請。生產(chǎn)設(shè)備申購單2. 相關(guān)具有決策權(quán)限人員對采購申請進行討論，協(xié)商解決方案，對采購

27、申請進行審核確認(rèn)。3. 由設(shè)備采購涉及的相關(guān)人員，如：設(shè)備部、技術(shù)部、設(shè)備使用部門與采購部門一同進行供應(yīng)商評審。這里主要是考慮到設(shè)備采購的技術(shù)含量較高，采購部門難以獨立完成，因此，需其它部門配合進行。生產(chǎn)供應(yīng)商評審表4. 與供應(yīng)商進行談判，確定合同的各項條款，包括：技術(shù)指標(biāo)、性能、價格、交貨期、服務(wù)、付款方式及條件等，最終簽訂合同。生產(chǎn)合同5. 財務(wù)部按合同約定及執(zhí)行情況進行付款。6. 執(zhí)行合同，進行設(shè)備的安裝、調(diào)試、驗收工作。生產(chǎn)各種設(shè)備及技術(shù)文檔2.9 采購請付款流程2.9.1 采購請付款流程圖2.9.2 采購請付款流程圖說明（1） 采購請付款流程說明流程步驟說明參考資料和表單1. 采購調(diào)

28、度掌握各定點供應(yīng)商的物資采購入庫信息，每月或定期統(tǒng)計定點供應(yīng)商入料明細(xì)。根據(jù)各項物資入庫信息，產(chǎn)生入料明細(xì)2. 采購員根據(jù)入料明細(xì)，填寫定點供應(yīng)商的對帳單。產(chǎn)生對帳單3. 相應(yīng)授權(quán)的采購主管人員對此對帳單進行審核。4. 審核確認(rèn)的對帳單發(fā)供應(yīng)商進行核對。5. 對于供應(yīng)商審核確認(rèn)的對帳單，相應(yīng)授權(quán)的采購主管人員根據(jù)合同約定的付款日期和其它情況，進行審核是否或何時付款。6. 在某些情況下，如采購物資使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，相應(yīng)授權(quán)的采購主管應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商，尋求解決方案。7. 如款項已到期，且符合付款條件，相應(yīng)授權(quán)的采購主管應(yīng)在付款憑證上簽字，通知財務(wù)可以付款。付款憑證8. 供應(yīng)商開出發(fā)票，交財務(wù)。發(fā)票

29、9. 采購調(diào)度或倉庫保管員提供物資入庫信息，供財務(wù)核對。有些物資入庫信息可在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上提供。物資入庫信息10. 財務(wù)部在發(fā)票、付款通知和物資入庫信息的基礎(chǔ)上，對付款進行財務(wù)上的審核。審核通過，進行付款。（2） 采購請付款流程調(diào)整前后比較分析¨ 流程調(diào)整之一：采購請付款流程的適用范圍。由于公司對一些重要的原輔材料物資、外購毛胚件、外協(xié)產(chǎn)品等都與定點供應(yīng)商建立了長期合作關(guān)系，一般情況下，日常采購時并不立即付款，而是定期結(jié)算貨款。針對這一情況，此處的采購請付款流程明確了對于這些定點供應(yīng)商如何提請財務(wù)進行付款。¨ 流程調(diào)整之二：對采購請付款流程進行了適當(dāng)規(guī)范。原流程中，主要由采購副

30、總負(fù)責(zé)審核供應(yīng)商的付款請求，通知財務(wù)進行付款。調(diào)整后的流程中，對付款審核的條件進行了相應(yīng)的明確，較之以前更為規(guī)范。¨ 流程調(diào)整之三：增加了請付款流程的主動性。原流程中，先由供應(yīng)商提出付款請求，我方再進行相應(yīng)的核對，缺乏對采購物資統(tǒng)計工作及付款的整體掌握。調(diào)整后的流程，采購調(diào)度定期統(tǒng)計采購物資入庫明細(xì)，此外，采購部門還定期與定點供應(yīng)商進行核對，有利于掌握采購數(shù)量和金額的整體情況，加強成本控制。2.10 供應(yīng)商評審流程(流程編號：永冠采010；流程名稱：設(shè)備采購流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說明及表單技術(shù)/品保填寫確認(rèn)書 結(jié)束評估 Y N Y確定價格重復(fù)打樣結(jié)果 Y Y詢議價打樣 N N是否符

31、合公司需求是否批準(zhǔn)新供應(yīng)商開發(fā)采購采購/品管/技術(shù)采購/品管/技術(shù)采購/品管/技術(shù)采購/品管/技術(shù)采購采購供應(yīng)商檔案創(chuàng)建流程結(jié)束評估Nl 新供應(yīng)商信息搜集及部分供應(yīng)商初次拜訪。l 由采購、品保、技術(shù)共同執(zhí)行填寫新供應(yīng)商評審表l 由權(quán)責(zé)主管進行審批l 進行初步報價及打樣作業(yè)。l 供應(yīng)商樣品必須經(jīng)過品保及技術(shù)確定簽字填寫材料確認(rèn)書通過簽定，方可建立檔案系統(tǒng)，未通過則確定是否需要重新打樣確認(rèn)。2.11 供應(yīng)商考核流程(流程編號：永冠采011；流程名稱：設(shè)備采購流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說明及表單取消供應(yīng)商資格 原輔材料/外協(xié)/外購采購流程根據(jù)采購訂單收貨后 N Y Y N連續(xù)3個月是否有改善通知財務(wù)付

32、款依據(jù)針對品質(zhì)、交期進行輔導(dǎo) N Y進行考核廠商是否合格采購采購/品保采購/品管/財務(wù)采購供應(yīng)商評審流程l 采購針對當(dāng)月入庫貨物交貨期進行考核，品保針對當(dāng)月入料品質(zhì)進行考核，填寫月供應(yīng)商考核表l 品保專人將考核結(jié)果發(fā)布至相應(yīng)供貨商，同時轉(zhuǎn)財務(wù)做兌帳條件之依據(jù)。l 經(jīng)考核后由品保部門主導(dǎo)進行供應(yīng)商輔導(dǎo)，連續(xù)3個月仍無有效改善，則取消此供應(yīng)商資格。l 斟選新供應(yīng)商或?qū)⒂唵无D(zhuǎn)發(fā)至其他合格供應(yīng)商。2.12 供應(yīng)商檔案創(chuàng)建流程(流程編號：永冠采012；流程名稱：設(shè)備采購流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說明及表單 Y N是否一次性供應(yīng)商主管審批填寫供應(yīng)商主擋申請單供應(yīng)商評估流程業(yè)務(wù)需要采購部采購/品保/技術(shù)采購采

33、購主管采購建立檔案系統(tǒng)歸檔 Yl 新產(chǎn)品新材料的需求，更換供應(yīng)商的需求，其他需求。l 采購、技術(shù)、品保共同執(zhí)行填寫供應(yīng)商評核表經(jīng)上述三個部門主管簽核后進行初步報價及打樣作業(yè)。樣品必須經(jīng)過品保及技術(shù)確定簽字填寫材料確認(rèn)書。l 采購經(jīng)辦人員填寫供應(yīng)商檔案申請表l 新的供應(yīng)商檔案創(chuàng)建必須呈采購副總簽核。l 建入系統(tǒng)歸檔。2.13 供應(yīng)商檔案維護流程(流程編號：永冠采013；流程名稱：設(shè)備采購流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說明及表單填寫變更表單 Y供應(yīng)商信息更改采購主管審核 N采購采購采購主管采購/財務(wù)財務(wù)財務(wù)流程系統(tǒng)維護通知財務(wù)l 供應(yīng)商信息更改，例如帳號、稅號、名稱變更。l 采購經(jīng)辦人員填寫供應(yīng)商信息修改申請表l 是否含財務(wù)數(shù)據(jù)、通知財務(wù)。l 采購做系統(tǒng)維護并通知財務(wù)。第二部分 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合3 采購系統(tǒng)