集團法務(wù)系統(tǒng)方案設(shè)計思路

1、集團法務(wù)系統(tǒng)方案設(shè)計思路系統(tǒng)建設(shè)重點本次法務(wù)管理信息化建設(shè)，需要解決大量的業(yè)務(wù)問題和技術(shù)問題，結(jié)合美*集團的實際情況，我們認為需要突出解決如下重點業(yè)務(wù)問題和技術(shù)問題：1）以合同模板建設(shè)和推廣使用為契機，完善簽訂管理，控制簽訂風(fēng)險。2）加強合同審批流程電子化管理，建立統(tǒng)一的審批管理信息化平臺，解決信息關(guān)聯(lián)查詢的問題。3）建立統(tǒng)一的合同編號規(guī)則，形成合同自動編號機制。4）完善履行監(jiān)控，建立合適的預(yù)警機制，達到風(fēng)險控制前移的目的。5）建立合同移動審批，領(lǐng)導(dǎo)可能通過移動設(shè)備進行合同移動審簽。6）建立統(tǒng)一的合同檔案管理機制，形成完整的檔案，方便隨時調(diào)閱。7）建立統(tǒng)一的合同臺帳，匯集常用管理信息要素，為后

2、期的業(yè)務(wù)操作和管理提供可靠的信息源，同時也把相關(guān)的信息反映到臺帳的相關(guān)狀態(tài)中，形成實時的合同數(shù)據(jù)視圖，使合同成為真正可靠的業(yè)務(wù)主數(shù)據(jù)。這也是本次信息化建設(shè)的核心目標。8）充分考慮到各種系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成問題，盡量減少用戶的重復(fù)錄入。要把系統(tǒng)設(shè)計為用戶的日常操作及業(yè)務(wù)處理與管理軟件的要求相一致，信息的錄入及處理過程也就是業(yè)務(wù)的處理過程。方案設(shè)計原則在本次法務(wù)管理信息化的建設(shè)過程中，將充分貫徹己經(jīng)通過檢驗的最佳實踐。我們認為，從業(yè)務(wù)管理的角度出發(fā)，遵循如下原則對合同管理信息化的成功有非常大的裨益。1）分類處理：在美*集團的合同管理種類中主要以收款合同、付款合同為主，即使同類合同，在面對不同的簽約方時，

3、仍然有顯著不同的管理方法。這要求在信息化的實踐過程中，充分考慮實際情況，對所有合同按照不同的業(yè)務(wù)類別、不同的合同屬性、所屬不同組織機構(gòu)、以及不同的管理要求等分別建立不同的管理機制，采用貼合實際的管理方法，避免一刀切的方式。2）效率提升：美*集團的業(yè)務(wù)在迅猛增長，需要借助信息化手段來提升效率，降低成本。本來，信息化在效率提升方面有著先天的優(yōu)勢，但實際中卻頻繁發(fā)現(xiàn)信息化導(dǎo)致重復(fù)勞動、甚至效率更加低下的現(xiàn)象。這需要在建設(shè)中充分考慮業(yè)務(wù)的特點和總體需求，盡量把數(shù)據(jù)的流程和業(yè)務(wù)操作分析清楚，做到一次錄入，后續(xù)充分使用，無需重復(fù)錄入。簡言之，就是業(yè)務(wù)操作的過程也是數(shù)據(jù)自然釆集的過程和業(yè)務(wù)管理活動執(zhí)行的過程

4、，避免員工產(chǎn)生純粹為了信息化而錄數(shù)據(jù)的偏激思想。3）風(fēng)險控制：風(fēng)險控制是企業(yè)管理必須考慮的重要領(lǐng)域。在企業(yè)法務(wù)管理信息化的過程中，需要從兩個方面來考慮這個問題：一是借助信息化管理合同的風(fēng)險；二是法務(wù)管理信息化建設(shè)本身的風(fēng)險。這兩個方面都有專門的知識和實踐可供借鑒，需要在項目建設(shè)中切實遵循，盡量規(guī)避項目實施的風(fēng)險，借助于系統(tǒng)提高企業(yè)合同風(fēng)險的防范與控制能力。4）制度控制：管理信息化的過程實質(zhì)上也是管理變革的過程，成功的信息化最終帶來企業(yè)管理的提升。各項信息化的規(guī)劃、實施、運維、廢止對管理都將會提出明確的要求，而這些要求最終需要以制度的方式來形成約束力。信息化實現(xiàn)就要求管理制度化，在此基礎(chǔ)上把制度

5、轉(zhuǎn)換為可執(zhí)行的流程，把流程需要承載的信息變成表單，把表單變?yōu)橛嬎銠C可錄入的記錄，在表單與流程的運轉(zhuǎn)中，充分發(fā)揮計算機的計算能力和網(wǎng)絡(luò)共享傳遞能力，把需要控制的點明確描述，形成規(guī)則，讓其自動運行，避免人為的錯誤。企業(yè)管理制度與信息系統(tǒng)相融合,使制度得到更加全面、徹底執(zhí)行。5）信息集中：企業(yè)不同的員工在信息的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、使用的過程中承擔(dān)的職責(zé)是不同的，對企業(yè)而言，信息集中的意義在于資源的有效配置。決策層掌握了真實、全面、及時的信息后，能夠迅速做出正確的決策，以最優(yōu)化的方式配置資源。圍繞信息集中，需要從管理制度、流程、組織進行相對應(yīng)的變革，同時在信息化的軟硬件規(guī)劃方面，也要充分考慮。方案設(shè)計鑒于美*

6、集團的業(yè)務(wù)復(fù)雜度和既有信息化建設(shè)成果，建議采用以建設(shè)合同主數(shù)據(jù)平臺為核心，進行新業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)與己有系統(tǒng)接口集成與改造。信息化基礎(chǔ)技術(shù)己經(jīng)發(fā)生了很多重要的變革，當(dāng)前發(fā)展迅猛的云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、移動互聯(lián)己經(jīng)進入了企業(yè)和民眾的生活。以往陌生的電子商務(wù)己經(jīng)深入滲透各個角落。技術(shù)革命帶來的變化讓人們眼花繚亂又充滿了好奇和希望。信息化從以往的少數(shù)人的操作、一把手工程演變?yōu)槿珕T參與的企業(yè)資源分享工程，信息民主化己經(jīng)不再是口號而變成了現(xiàn)實。在本次信息化的建設(shè)中，我們建議充分考慮信息化的社會化背景，保持良好的前瞻性。充分借鑒采用信息化思維來推進美*集團法務(wù)管理信息化的建設(shè)過程。建設(shè)以合同主數(shù)據(jù)為核心的合同

7、管理信息化平臺，充分體現(xiàn)了信息化思維成果。主數(shù)據(jù)平臺首先是基于私有云技術(shù)的SOA平臺，充分體現(xiàn)軟件即服務(wù)的思想，把原有的分散在各個系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以統(tǒng)一的方式提供服務(wù)，方便各個信息系統(tǒng)調(diào)用，使用者無需知道到底是哪個系統(tǒng)提供的服務(wù)。項目實施策略本信息化項目是一個牽涉面廣、時間跨度長的復(fù)雜項目，需要有一套科學(xué)的實施策略來保證項目在不同階段的順利進行。1）項目范圍策略：項目中哪些做，哪些不做，做到什么程度，均要由范圍管理來決定。這其中包括范圍定義、實施約定、范圍變更等。在項目實施中一定要注意保持實施范圍的前后一貫性。改變預(yù)定范圍的需求都要有正式的文檔記錄，并且經(jīng)過項目小組討論其風(fēng)險。在正式批準后方可

8、執(zhí)行范圍的變化。2）分期分階段策略：大型項目往往不是少數(shù)人短時間能夠完成，必須按照項目管理“總體規(guī)劃、循序漸進、快速見效”的WBS分解原則進行項目的分解。經(jīng)過度解規(guī)劃，一個大項目就能夠變?yōu)槿舾蓚€目標明確，組織有序的小項目了。釆用分而治之的方法自不過然的完成整體項目。3）試點上線策略：項目工作量較大、風(fēng)險較高的情況下，采用選擇基礎(chǔ)較好、配合度較高進行試點的方式實施，能夠達到降低風(fēng)險、減少阻力、發(fā)現(xiàn)問題、快速驗證的效果。4）需求管理策略：項目需求即使在合同中和需求報告中有明確的描述，但實際執(zhí)行中仍然會出現(xiàn)與原來設(shè)想不一致的情況，需求的變更要形成一套完整的流程，達到控制風(fēng)險，符合實際的要求,并且要照

9、顧好雙方的利益。5）知識轉(zhuǎn)移策略：信息化項目帶來的還有管理思想和觀念的變化，雙方都有很多知識需要進行學(xué)習(xí)交流，尤其是項目中本身形成的領(lǐng)域知識，更加需要提煉總結(jié)，變?yōu)槠髽I(yè)的知識資產(chǎn)，進行傳承。知識轉(zhuǎn)移的核心在于關(guān)鍵用戶的培養(yǎng)。一是實施中培養(yǎng)關(guān)鍵用戶，能夠承擔(dān)責(zé)任。而是項目后期與運行期，關(guān)鍵用戶能夠充當(dāng)教練員的角色。6）關(guān)鍵用戶策略：關(guān)鍵用戶的選擇和培養(yǎng)是信息化項目實施成功的關(guān)鍵點。最終項目實施的目標是投入真實使用。那么第一個吃螃蟹的用戶必然是需要非常的勇敢的。正是因為這個原因，往往用戶對項目的參與是推脫的、旁觀的。必須認識到項目是為客戶自己建設(shè)的，供應(yīng)商的實施團隊是為客戶來提供服務(wù)的，關(guān)鍵用戶需

10、要把自己作為企業(yè)主人的身份來參與。如果關(guān)鍵用戶不參與項目，就不會考慮項目的約束條件，只提需求、挑毛病，甚至故意為項目設(shè)置障礙。當(dāng)項目遇到問題時他們都會推給實施方，因為只要和自己無關(guān)，就不用承擔(dān)責(zé)任。從保障項目成功的角度出發(fā)，一定要挑選合適的關(guān)鍵用戶全程參與項目，他們要和項目組共同承擔(dān)責(zé)任、當(dāng)然也要有合適的激勵機制，要讓他們淡化購買者意識，強化責(zé)任者、供應(yīng)者、建設(shè)者意識，只有轉(zhuǎn)換角色，換位思考，才能夠真正成功。7）項目推動策略：當(dāng)項目出現(xiàn)如下現(xiàn)象之一時，項目經(jīng)理需要擇機啟動項目專項推進計劃，協(xié)調(diào)各方面力量，集中資源和精力扭轉(zhuǎn)被動局面，使項目重新步入正常實施狀態(tài)。項目停滯項目推進困難、進度一再拖延客戶關(guān)鍵用戶和顧問可能失去信心項目問題過多可能失控出現(xiàn)重大問題項目專項推進計劃的具體步驟如下圖所示：項目實施的過程是曲折的，項目經(jīng)理需要充分發(fā)揮組織協(xié)調(diào)能力，積極出主意想辦法，團結(jié)項目成員，克服困難，向正常目標前進。8）項目驗收策略：項目實施必須有始有終，項目經(jīng)理必須推動項目驗收關(guān)閉。項目驗收的基本條件是：系統(tǒng)己經(jīng)正式投入生產(chǎn)運行，各項業(yè)務(wù)系統(tǒng)均在系統(tǒng)中正常處理。驗收策略主要包括如