公司采購規(guī)定

1、第一章： 總 那么為了標準公司采購業(yè)務(wù)流程,防范風險,限制采購支出,保證公司正 常生產(chǎn)經(jīng)營活動,降低采購本錢和付款風險,特制定本制 度.第二章：物資采購具體內(nèi)容一、本制度所指采購物料具體指：1、日常辦公用品、耗材：筆、打印紙、筆記本等.2、辦公設(shè)備及交通工具：電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀、硬盤、 汽車等.3、經(jīng)營設(shè)備：所有生產(chǎn)經(jīng)營用的機器、工治具等.4、辦公家具：桌椅、文件柜、保險柜等.5、接待用品：水果、煙酒、禮品等.二、本制度所需招標的支出具體指：1、大設(shè)備支出.2、工程工程支出.3、房屋建筑物支出.第三章：采購業(yè)務(wù)原那么和權(quán)限治理一、采購業(yè)務(wù)原那么1 .公司所有采購業(yè)務(wù)歸口治理部門為綜合

2、部.2 .供給商的選擇應(yīng)遵循三家報價的原那么,如為單一供給商或獨家供給商,采購人員必須加以說明或解釋；3 .合同治理原那么,需要招標的采購必須根據(jù)經(jīng)濟合同治理制度與供給商訂立采購合同；4 .為了節(jié)約采購本錢和提升采購效率,一般采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡量采用集中采 購的方式統(tǒng)一采購,尋找供給商并簽定年度供給協(xié)議,減少緊急采購；5 .年度供給協(xié)議每年由綜合部和使用部門共同評估,總經(jīng)理批復(fù)后,決 定是否更換供給商；6 .逐步建立并執(zhí)行預(yù)算審批額度.二、本公司應(yīng)按以下采購權(quán)限進行采購：1 .在保證效勞和節(jié)約本錢的前提下,價值20000P以下的物品除定點采購?fù)饨?jīng)公司使用部門負責人批準后由公司采購員于當?shù)夭少?2 .

3、招標工程采購支出,須經(jīng)公司股東會決議后進行招標,后由 綜合部 門安排執(zhí)行采購.3 .公司各部門協(xié)助采購并監(jiān)督和審查各采購活動.第四章：采購流程、物資采購流程根本流程：采購需求一尋找供給商一詢價、比價、議價一采購洽談一合同 的簽訂一交貨驗收一質(zhì)檢一入庫一方案對賬一財務(wù)結(jié)算二、物資采購流程治理1 .采購申請1.1 公司各部門所需物品均由各使用部門提交采購申請,物品請購需填寫“物品采購申請單,招標采購工程需提交“招標采購申請.1.2 使用部門應(yīng)盡量提前提出采購申請,給與采購人員足夠的采購時問,采購人員應(yīng)在合理的采購時間內(nèi)及時完成采購任務(wù)；1.3 使用部門根據(jù)采購流程完成采購申請單的相關(guān)審批后傳遞到綜

4、合 部安排采購.2 .選擇供給商并訂購采購人員應(yīng)對所需物品選擇至少三家供給商,對采購物品詢價比照, 提交總經(jīng)理審批,確定供給商后簽訂當年供給合同.2.1 采購人員接到請購單后,確定采購的品種、規(guī)格和數(shù)量,遵循定點 采購原那么,無定點采購的物品遵循“三家比價原那么選擇供給商進行采購；2.2 采購人員除特別授權(quán)外只能按批準的品種、規(guī)格數(shù)量進行采購、 不得擅自改變采購內(nèi)容；2.3 不能在請購部門約定時間內(nèi)到達的,采購員需及時通知以便請購部門及時調(diào)整應(yīng)對方案.采購員必須監(jiān)控采購訂單的完成情況,每天定時檢 查未完成請購單.2.4 采購物資出現(xiàn)質(zhì)量問題或需要維護時,采購人員需及時配合相關(guān)部門與供給商聯(lián)系.

5、3 .驗收3.1 采購貨物到達后,倉庫治理員應(yīng)立即根據(jù)采購申請單與到貨進 行認真核對,根據(jù)驗收結(jié)果填寫外購入庫單,除一份自留以外,其余傳遞 到采購人員、財務(wù)部,以分別登記相關(guān)臺帳,在驗收時,如出現(xiàn)與采購中 請不符的,應(yīng)如實做出相應(yīng)記錄,并填寫書面報告報綜合部,及時補充或 更換.3.2 倉庫治理員需當場與相關(guān)人員交接和驗收,并記錄相應(yīng)的驗收 記錄,需要專業(yè)部門進行驗收的,入庫單上需要有專業(yè)人員的驗收簽字.4 .付款采購人員每月定期向財務(wù)部提交需支付的采購費申請.財務(wù)部在收到采購人員遞交的有關(guān)文檔時,必須及時做好以下審核工 作：4.1 檢查所有表單是否填寫完整,是否經(jīng)適當審批；4.2 審核需要三家

6、報價的采購工程是否有三家報價,有關(guān)證實文件是否有效、選擇供給商的理由是否合理；4.3 是否簽訂并存檔采購合同.4.4 假設(shè)發(fā)生退貨情況,采購人員需及時與財務(wù)進行溝通,并負責款項的討 回事宜.第六章：附那么、本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部.、本制度經(jīng)總經(jīng)理簽字后生效,修改亦同3、請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括以下要素：? 請購的部門；? 請購物品所屬工程；? 請購的用途；? 請購的物品名；? 請購的物品數(shù)量；? 請購的物品規(guī)格；? 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等;? 請購物品的需求時間；? 請購如有特殊需要請備注；? 請購單填寫人；? 請購的部門負責人；? 請購單的審核人；? 財務(wù)審核人；? 公司總

7、經(jīng)理.4、請購單及其提請規(guī)定? 請購單應(yīng)根據(jù)要素填寫完整、清楚,由公司領(lǐng)導審核批準后報采購部門.? 請購部門在提交請購單時應(yīng)要求綜合部簽字接收,請購部門備份.? 涉及的采購物品種類、數(shù)量過多時可以以附件清單的形式進行提交,同 時清單的電子文檔也需一并提交.? 遇公司經(jīng)營、生活急需的物資,公司領(lǐng)導不在的情況,可以 、郵件 或其他形式請示,征得同意后提報采購部門,簽字確認手續(xù)后補.? 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品,申請部門必須作出書面說明.? 請購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單,請購部門有更改和補充的,應(yīng)以書面 形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部.5、公司物資申請采購的提請部門? 公司工程所需

8、的材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他物品由工程部門提請.? 公司設(shè)備維修、維護所需的備品備件、維修工具等物品由客服部門會同 工程部門提請.? 公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公工程由綜合部門提請.? 公司各部門專用的物資由各部門自行提請.6、請購單的接收? 采購人員在接收請購單時應(yīng)檢查表單的填寫是否根據(jù)規(guī)定填寫完整、清晰,檢查請購是否經(jīng)過公司領(lǐng)導審批.? 接收請購單時應(yīng)遵循無方案不采購、名稱規(guī)格等不完整清楚不采購、圖 紙及技術(shù)資料不全不采購、庫存已超儲積壓的物資不采購的原那么.? 聯(lián)系倉庫治理人員核查采購物資是否有庫存,核對采購臺帳看在途采購的物資是否滿足采購申請.? 對于不符合規(guī)定和撤銷

9、的采購物資應(yīng)及時通知申請采購的部門.7、請購單的分工處理? 核對過的請購單,綜合部據(jù)人員分工和崗位責任進行分工處理.? 對于緊急采購工程應(yīng)優(yōu)先處理.? 無法根據(jù)申請部門需求日期完成采購的,應(yīng)通知申請部門.? 重要的工程采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議.8、采購周期的規(guī)定? 根據(jù)采購物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的采購周期.? 請購部門應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的時間提前走請購單的審批流程,以便采購人員能按時完成采購.? 采購人員如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導說明原因.? 遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策略.二詢價及其規(guī)定? 詢價請應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解其技術(shù)要求,

10、遇到問題要應(yīng)及時與請購部門溝通.? 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購.? 對于緊急請購工程應(yīng)優(yōu)先處理.? 所有采購工程上必須向生產(chǎn)廠家或供給商直接詢價,原那么上盡量不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價.? 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同,本錢較低的替代品可以推薦采購替代品.采購提出的可替代品, 一經(jīng)被選用,做績效考核加分.? 對于請購部門需求的物品,采購人員在采購過程中應(yīng)該發(fā)現(xiàn),采購物品 有新產(chǎn)品可替代,而未與請購部門進行溝通的,采購也應(yīng)負責.采購對 使用部門提出修改性建議,一經(jīng)被選用,做績效考核加分,使用部門相 應(yīng)的減分.? 遇到重要的物資、工程或預(yù)估單次采購金額較大

11、的采購情況,詢價前應(yīng) 先向公司相關(guān)領(lǐng)導匯報擬邀請報價或投標單位的根本情況,提報公司領(lǐng)導批準方可詢價或發(fā)放標書.? 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價.? 除固定資產(chǎn)外,根據(jù)單次采購金額的不同,選擇供給商詢價、供給商參 與比價或招標采購的供給商數(shù)量也要不同.金額大的,公司相關(guān)領(lǐng)導參 與監(jiān)督.? 比價采購或招標采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力,具有提供或完成公司所需物資和工程的水平.? 比價采購或招標采購應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的表單格式或擬定完整的招標文 件格式進行詢價.? 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導批示.(五)合同的簽訂及其規(guī)定(1)合同正文應(yīng)包含的要素? 合同名稱、編號

12、、簽訂時間、簽訂地點.? 采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額,清單、技術(shù)文 件與確認文件是合同不可分割的局部.? 包裝要求,備品備件包裝運輸要求.? 合同總額應(yīng)含稅,含運達公司的總價,特殊情況應(yīng)注明.? 付款方式.? 交貨期.? 質(zhì)量保證期.? 質(zhì)量要求及標準.?違約責任和解決糾紛的方法 ? 雙方的公司信息.? 其他約定.(2)合同簽訂及其規(guī)定? 如涉及到技術(shù)問題及公司機密的,注意保密責任.? 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低.? 如物品訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時,務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點.? 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期.? 詳細約定發(fā)票的提供時間及要求.? 針對不同的合同約定不同的付款方式,如設(shè)備類的合同一般