浪潮軟件報表系統(tǒng)操作說明書

1、 浪潮實施文檔-操作說明浪潮軟件報表系統(tǒng)操作說明書 -報表通用操作部分報表系統(tǒng)簡介報表模塊是浪潮通軟GS管理軟件的重要組成部分，是運行在INTERNET環(huán)境下的通用報表系統(tǒng)。其獨特的設(shè)計思想，以及與EXCEL相似的操作風(fēng)格和界面，更適合廣大財務(wù)人員的要求，達到了易學(xué)易用的效果；強大的取數(shù)功能，與浪潮通軟GS管理軟件總賬模塊聯(lián)合使用，完全能夠滿足您編制財務(wù)報表的所有要求。報表模塊主要包括創(chuàng)建報表、設(shè)計報表格式、定義報表公式、報表數(shù)據(jù)處理、報表打印以及圖文并茂的報表分析功能，另外，系統(tǒng)還提供了強大的格式、公式、數(shù)據(jù)的保護功能。使用這些功能完全可以滿足您編制各種會計報表和操作權(quán)限控制的要求。主要功能

2、報表模塊包括以下主要功能：報表管理功能。在系統(tǒng)中可以創(chuàng)建、保存和關(guān)閉報表，可以對已經(jīng)定義好的報表格式、公式和數(shù)據(jù)進行保護，避免了操作人員錯誤操作。根據(jù)單位的需要，自由設(shè)計報表格式。如設(shè)置單元格以及組合單元格的格式、設(shè)置單元格的類型、調(diào)整行高列寬，以及設(shè)置顯示比例等。簡捷方便的報表數(shù)據(jù)處理功能。如單元格數(shù)據(jù)以及公式的復(fù)制、剪切、粘貼功能，報表的行列編輯功能。豐富的報表公式定義功能?？梢酝瓿蓤蟊碛嬎愎蕉x、校驗公式定義。強大的公式取數(shù)功能，幾乎可以完成全部報表的取數(shù)。靈活的報表打印功能?？梢赃M行打印的各種設(shè)置，采用“所見即所得”的報表打印功能，并提供“打印預(yù)覽”，可以隨時觀察到打印效果。報表公式

3、處理功能?？梢跃庉嬆约憾x的公式，進行各種計算公式、校驗公式的處理，隨時進行報表的計算、校驗、匯總，打印出各種報表和校驗報告。3.1 操作流程第一次使用報表模塊，參照如下流程：報表新建報表形成報表格式定義報表公式定義報表格式、公式保護報表數(shù)據(jù)處理報表計算報表校驗報表匯總報表數(shù)據(jù)保護計算數(shù)據(jù)單元報表打印制作一張報表的流程一般主要經(jīng)過以下步驟：á 第一步 進入報表模塊，創(chuàng)建新的報表á 第二步 設(shè)計報表格式á 第三步 報表公式定義á 第四步 報表數(shù)據(jù)處理á 第五步 報表打印á 第六步 退出報表系統(tǒng)在以上的步驟中，創(chuàng)建新的報表、設(shè)計報表格式

4、、報表數(shù)據(jù)處理是必須的步驟，這是報表處理的基本過程。3.2 基本概念在本節(jié)中，主要說明報表模塊的基本概念。數(shù)據(jù)單元：數(shù)據(jù)單元又稱數(shù)據(jù)類型，它是個抽象的概念，在本系統(tǒng)中數(shù)據(jù)保存在數(shù)據(jù)單元中。數(shù)據(jù)單元是可擴充的，并且是可以運算和匯總的。它可以表示不同單位的數(shù)據(jù)，不同幣種的數(shù)據(jù)，不同金額單位的數(shù)據(jù)等。報表版本：引入報表版本的概念，意義在于對于同一報表可以存在多種格式。格式狀態(tài)：在格式狀態(tài)下用戶可以定制報表的格式。包括：報表內(nèi)容定義和設(shè)置單元格、行、列。數(shù)據(jù)狀態(tài)：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，既不能修改報表的格式，又不能定義報表的公式，但可以看到報表的格式以及報表的數(shù)據(jù)。在該狀態(tài)下，可以對數(shù)據(jù)區(qū)中的數(shù)據(jù)進行查詢、修改

5、、計算、校驗。通用公式狀態(tài)、單元公式狀態(tài)：這兩種公式狀態(tài)下，可以運用數(shù)學(xué)函數(shù)及財務(wù)函數(shù)進行公式的定義，具體如何進行公式的定義，在第五章報表公式處理中有具體的說明。在公式狀態(tài)下，顯示您所定義的報表格式，定義了公式的單元格將顯示“公式”二字。通用公式狀態(tài)下定義的公式適用于該表所有數(shù)據(jù)單元；單元公式狀態(tài)下定義的公式只適用于本數(shù)據(jù)單元。單元格:單元格是組成報表的最小單元，一個單元格由所在行、列組成。行號用數(shù)字表示，列標(biāo)用字母表示。對單元格的操作主要涉及如下的內(nèi)容：單元格格式設(shè)計、單元格公式定義、對單個單元格以及多個單元格數(shù)據(jù)的處理、不同視圖下單元格的顯示等等。報表組成:一張會計報表由四部分組成：標(biāo)題、

6、表頭、表體及表尾。報表文件管理主要涉及如何新建、打開、刪除報表以及封存、審核等功能。3.3 新建報表 新建一張報表，需要首先設(shè)置表的各種參數(shù)信息，分為：基本參數(shù)、格式參數(shù)、其他參數(shù)。新建報表有兩種方式：一種是根據(jù)用戶輸入的報表參數(shù)和系統(tǒng)默認(rèn)的參數(shù)，新建一張報表；另一種是選擇報表模板，可以是任何一張已存在的報表或模板表，其初始的參數(shù)除了格式參數(shù)外，其他參數(shù)仍允許修改，然后根據(jù)在模板基礎(chǔ)上的加工形成一張新的報表。功能位置進入報表模塊，選擇報表操作菜單下的新建報表功能。操作步驟進入該功能后，顯示界面如圖1.1.1所示。圖 1.1.1項目錄入及說明基本參數(shù)：【報表編號】：為十二位字符以內(nèi)的數(shù)字、字母任

7、意組合的字符串，編號不能為空，在格式定義之后，不能對報表編號進行修改?！灸０暹x擇】：可以選擇任何一張已存在的報表或模板表。【報表名稱】：新建表名稱，不能為空。系統(tǒng)將根據(jù)輸入的表名確定主標(biāo)題行內(nèi)容?！緢蟊戆姹尽浚和粡垐蟊?，可以有不同的版本，默認(rèn)值1.0，新建表的版本不能修改?！景姹菊f明】：對該版本的說明信息，若是升級版，一般要有版本升級的詳細(xì)說明。格式參數(shù)：【標(biāo)題行數(shù)】：由主標(biāo)題和副標(biāo)題組成，主標(biāo)題默認(rèn)為報表名稱，副標(biāo)題反映單位名稱、報表時間、以及金額單位等。系統(tǒng)缺省值為2?！颈眍^行數(shù)】：表頭即列標(biāo)題名稱。系統(tǒng)缺省值為1，如果為多層表頭，可以設(shè)置多行?！颈砦残袛?shù)】：表尾即報表的注釋項目。系統(tǒng)缺

8、省值為2。【表體行數(shù)】：表體即表的具體內(nèi)容，表格內(nèi)除了表頭內(nèi)容以外的所有項目內(nèi)容和數(shù)據(jù)就是表體。系統(tǒng)缺省值為30?！緢蟊砹袛?shù)】：報表總列數(shù)。系統(tǒng)缺省值為10。舉例圖 1.1.2其他參數(shù)：【上報編號】：該表在上報時的編號，可以和該表的報表編號相同?！緢蟊眍愋汀浚嚎梢允悄陥蟊?、季報表、月報表、日報表、模板表、分析表。注意：² 其中的年報、季報、月報、日報表只是起到分類作用，并無其他含義。 【報表類別】：是對報表的分類。同一個報表可以劃到多個類別中。新建報表時，可以先確定類別，也可以不確定類別。若選擇類別，則列示該登錄職責(zé)對應(yīng)的單位所擁有的報表類別集合。若不選擇類別，則建完該表后，還可以通

9、過報表劃分功能確定該表的類別，也可以不分類?！颈Ｗo屬性】：在“公有”和“私有”中選擇其一。如果選擇私有，則該報表格式只能由創(chuàng)建單位使用，其他單位不允許使用；如果選擇公有，則為下級單位使用該報表格式提供了可能，只需在系統(tǒng)模塊職責(zé)維護中分配該報表的數(shù)據(jù)權(quán)限即可。注意：² 新建報表的編號不允許與已有的報表編號重復(fù)，即不同版本的報表只能通過版本升級功能實現(xiàn)。² 在整個集團中，對于統(tǒng)一的報表格式，應(yīng)在虛擬合并公司中創(chuàng)建，并把這些報表的保護屬性設(shè)為公有。3.4 打開報表如果在報表系統(tǒng)中，已存在建好的報表，在此處您可以打開這些報表。功能位置進入報表模塊，選擇報表操作菜單下的打開報表功能。

10、操作步驟進入該功能后，系統(tǒng)顯示界面如圖1.2.1所示。圖 1.2.1該功能提供了打開報表格式和打開報表數(shù)據(jù)兩種功能。若打開格式則選中需要打開的報表，而不選任何數(shù)據(jù)單元，點擊【確定】即可，在打開的格式窗口只有格式狀態(tài)和通用公式狀態(tài)；若打開報表數(shù)據(jù)，除了選擇報表外還需要選擇數(shù)據(jù)單元，再點擊【確定】，在打開的報表數(shù)據(jù)窗口有格式狀態(tài)、數(shù)據(jù)狀態(tài)、通用公式狀態(tài)、單元公式狀態(tài)四種狀態(tài)可以切換。打開報表之后，您可以對選中的報表進行查詢、修改、打印、分析等操作。注意：² 無論是打開報表格式還是打開報表數(shù)據(jù)，一次只能打開一張報表。² 根據(jù)登錄職責(zé)對應(yīng)單位所擁有的報表類別，只列示有權(quán)限的報表。&

11、#178; 會計期間默認(rèn)顯示登錄的會計日期所屬的期間，可以修改。3.5 報表轉(zhuǎn)出可以將報表的格式、公式等轉(zhuǎn)出到磁盤上，作為備份。功能位置進入報表模塊，選擇報表操作菜單下的報表轉(zhuǎn)出功能。操作步驟進入該功能后，顯示窗口如圖 1.3.1所示。圖1.3.1選中要轉(zhuǎn)出的報表名稱、轉(zhuǎn)出內(nèi)容，點擊【轉(zhuǎn)出】即可。需要選擇一個轉(zhuǎn)出文件，即相應(yīng)內(nèi)容轉(zhuǎn)出后的存儲位置。3.6 報表轉(zhuǎn)入可以將已經(jīng)存在的轉(zhuǎn)出文件轉(zhuǎn)入。該功能類似于報表的復(fù)制功能，但是使用起來更加靈活。功能位置進入報表模塊，選擇報表操作菜單下的報表轉(zhuǎn)入功能。操作步驟進入該功能后，顯示窗口如圖 1.4.1所示。圖1.4.1選擇【選擇文件】按鈕，系統(tǒng)彈出如下圖

12、1.4.2所示對話框。圖1.4.2選擇已經(jīng)存在的轉(zhuǎn)出文件即可。此時，系統(tǒng)顯示如圖所示。圖1.4.3 選擇要轉(zhuǎn)入的報表名稱，也可以選擇【全選】,轉(zhuǎn)入內(nèi)容，點擊【轉(zhuǎn)入】完成對報表的更新操作。注意：² 如果要轉(zhuǎn)入的報表編號在當(dāng)前系統(tǒng)中已經(jīng)存在，且當(dāng)前年已有報表數(shù)據(jù)，則考慮格式和數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性，報表格式轉(zhuǎn)入會失敗，此時請用清除數(shù)據(jù)功能清除已有數(shù)據(jù)，再進行報表轉(zhuǎn)入。3.7 報表啟封封存該功能提供了對報表格式和公式的保護。通常情況，多個操作員對相同的報表會有各種操作權(quán)限，可能剛剛定義好的報表會被其他不了解情況的操作員改變。報表封存功能就是針對這個問題提出來的，它能使您在享受強大的報表定義功能的同時

13、，有效保證報表格式和公式的安全性和正確性。功能位置進入報表模塊，選擇報表操作菜單下的報表啟封封存功能。操作步驟進入該功能后，系統(tǒng)顯示界面如圖1.5.1所示。圖 1.5.1項目說明:【格式封存】：有不保護、低級保護、中級保護、高級保護四個選項。其含義如下：不保護：沒有限制；低級保護：禁止用戶修改格式區(qū)、數(shù)據(jù)區(qū)、行數(shù)、列數(shù)、標(biāo)題行數(shù)、表頭行數(shù)、表體行數(shù)，插入行列、刪除行列；中級保護：除基本保護信息不允許修改外，另：標(biāo)題的內(nèi)容、副標(biāo)題的內(nèi)容、表頭內(nèi)容、格式的內(nèi)容、合并單元格、小數(shù)位數(shù)、數(shù)據(jù)類別、是否保護，單元格對應(yīng)的指標(biāo)代碼、設(shè)置行對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)類別、列對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)類別不允許修改；高級保護：除中級保護的內(nèi)容不

14、允許修改之外，另：行高、列寬、字體、字號、顏色、邊框、對齊方式、自動換行、設(shè)置固定行、固定列、行列隱藏、數(shù)據(jù)的顯示格式都不允許修改?！竟泄健浚喊嬎愎?、校驗公式、平衡公式。有允許增刪改、不允許刪改、不許增刪改三個選項。其含義如下：允許增刪改：可以增加、刪除、修改公有公式。不允許刪改：不能刪除、修改已有的公有公式，但是可以增加。不許增刪改：不能刪除、修改已有公有公式，并且也不能增加?！締卧健浚和泄健！就悇e報表】：該功能是將當(dāng)前報表類別下的所有報表都設(shè)置為該類別下第一個報表的封存屬性。注意：² 只有在左上角的數(shù)據(jù)類型中選擇了數(shù)據(jù)單元，才可以定義單元公式的封存屬性。&

15、#178; 修改封存屬性后，需要點擊【保存】按鈕。² 報表的創(chuàng)建單位有封存權(quán)限。 3.8 報表數(shù)據(jù)審核為防止計算完或輸入完數(shù)據(jù)的報表，被其他操作員誤修改，系統(tǒng)提供了對數(shù)據(jù)的保護功能。報表數(shù)據(jù)審核意在控制報表的數(shù)據(jù)是否可以修改，包括其他形式的修改，如計算、接收等。功能位置進入報表模塊，選擇報表操作菜單下的報表數(shù)據(jù)審核功能。操作步驟進入該功能后，系統(tǒng)顯示界面如圖1.6.1所示。 圖 1.6.1選擇數(shù)據(jù)單元，則顯示出引用該數(shù)據(jù)單元的所有報表，這時可以選擇報表打上審核標(biāo)志，這樣所選報表在審核期間所定義的數(shù)據(jù)單元中的數(shù)據(jù)將不能修改。也可以選擇按鈕，將引用該數(shù)據(jù)單元的所有報表打上審核標(biāo)志。同樣，

16、也可以選擇報表顯示出與該報表關(guān)聯(lián)的所有數(shù)據(jù)單元，選擇進行審核操作?！救客ㄟ^勾稽關(guān)系】：選擇該項目，表示如果該數(shù)據(jù)單元報表通過了報表校驗，則系統(tǒng)自動打上審核標(biāo)志?！颈炯墝徍恕浚浩胀ü局荒軐Ρ竟镜臄?shù)據(jù)單元的報表進行“本級審核”?！旧霞墝徍恕浚汉喜⒐局荒軐ο录墕挝坏臄?shù)據(jù)單元進行上級審核，并且相應(yīng)的數(shù)據(jù)單元必須已做本級審核標(biāo)志。上級單位做上級審核后，此數(shù)據(jù)單元的報表不能做本級取消審核。注意：² 審核標(biāo)志對正在打開的報表不起作用。² 會計期間顯示登錄的會計日期所屬的期間，允許修改。² 修改完本級審核或上級審核標(biāo)志后，需要點擊【保存】按鈕。² 去掉審核標(biāo)志就是取消審核，也即去掉了報表對應(yīng)數(shù)據(jù)單元數(shù)據(jù)的保護3.9 報表刪除如果您能夠確認(rèn)某張報表已經(jīng)沒有用處了，那么您可以使用該功能刪除這些不再使用的報表。功能位置進入報表