項(xiàng)目檔案編制和管理辦法

1、項(xiàng)目檔案編制與管理辦法第一章 總 則第一條 根據(jù)公司檔案管理暫行辦法，結(jié)合公司的實(shí)際經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，制定本辦法。第二條 公司所有項(xiàng)目檔案均屬密級(jí)檔案，依項(xiàng)目的技術(shù)先進(jìn)性和時(shí)效性保密期至少3年。第三條 公司項(xiàng)目檔案管理由綜合管理部負(fù)責(zé)。第四條 綜合管理部設(shè)專職檔案員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的管理工作。第五條 本辦法適用于公司全體員工。第二章 檔案管理第六條 文件資料交接要求1、業(yè)務(wù)人員接受企業(yè)資料，應(yīng)及時(shí)移交檔案員，移交前應(yīng)填寫歸檔文件移交清單(移交清單由檔案員設(shè)計(jì))。確認(rèn)無(wú)誤后，雙方簽字，以備查考。2、企業(yè)送交資料規(guī)格應(yīng)符合要求，即紙張規(guī)格為A4。3、文件資料應(yīng)完整、不掉頁(yè)少?gòu)垼黄茡p，不缺頭少尾。4、所送文件

2、資料中，需加蓋公章的材料應(yīng)蓋公章。5、檔案員接收資料后，應(yīng)及時(shí)登記整理、分類、歸檔。第七條 文件資料的整理與歸檔檔案員接受企業(yè)所送交的完整資料(一式三份)，應(yīng)按規(guī)定整理順序進(jìn)行整理。一份歸檔；一份用于業(yè)務(wù)員借閱使用；一份銀行備用。(一)排列順序類企業(yè)申請(qǐng)貸款擔(dān)保基本資料根據(jù)業(yè)務(wù)部門所擬定的“企業(yè)申請(qǐng)擔(dān)保需提交的文件清單”，結(jié)合文件的內(nèi)容，制定歸檔資料的排列順序：(1)委托擔(dān)保申請(qǐng)書。(2)企業(yè)申請(qǐng)擔(dān)保推薦信。(3)項(xiàng)目可行性報(bào)告、項(xiàng)目建議書(包括：企業(yè)概況、技術(shù)和管理人員介紹、機(jī)構(gòu)設(shè)置、投資項(xiàng)目或產(chǎn)品介紹技術(shù)和市場(chǎng)分析及銷售預(yù)測(cè)成本預(yù)測(cè)、項(xiàng)目的回報(bào)率及經(jīng)濟(jì)效益初步分析)。(4)企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本

3、及復(fù)印件(應(yīng)有當(dāng)期的工商年檢章)；(5)企業(yè)法人代碼證書復(fù)印件或組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件；(6)企業(yè)稅務(wù)登記證；(7)企業(yè)貸款證復(fù)印件數(shù)；(8)新技術(shù)企業(yè)認(rèn)證書；(9)公司章程及復(fù)印件；(10)注冊(cè)驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件；(11)近兩年會(huì)計(jì)(審計(jì))事務(wù)所驗(yàn)證的財(cái)務(wù)報(bào)表；(12)近期三個(gè)月的資產(chǎn)負(fù)債表；(13)近期三個(gè)月的損益表；(14)近期三個(gè)月的現(xiàn)金流量表；(15)期末會(huì)計(jì)科目余額表；(16)財(cái)務(wù)報(bào)表編制說(shuō)明；(17)用款商業(yè)計(jì)劃；(18)企業(yè)主要產(chǎn)品技術(shù)專利證書，獲獎(jiǎng)證書等復(fù)印件；(19)企業(yè)土地使用證或租賃合同；(20)有效期內(nèi)的未完成的和將要發(fā)生的業(yè)務(wù)合同復(fù)印件；(21)企業(yè)法人資格證明及身份證復(fù)

4、印件；(22)具體經(jīng)辦人員授權(quán)書及身份證復(fù)印件；(23)董事會(huì)決定的對(duì)外借款、擔(dān)保抵押、質(zhì)押等決議；(24)與申請(qǐng)擔(dān)保項(xiàng)目有關(guān)的其它材料。注：以上資料中(3)、(9)(17)、(20)項(xiàng)為“機(jī)密級(jí)”文件。類評(píng)審期間的文件資料(1)評(píng)審報(bào)告及到企業(yè)收集的文件報(bào)表；(2)專家委員會(huì)意見；(3)決策委員會(huì)決定；注：以上資料中(1)(4)項(xiàng)為“機(jī)密級(jí)”文件。類簽約階段形成的資料(1)項(xiàng)目擔(dān)保意向書復(fù)印件；(2)項(xiàng)目貸款承諾書；(3)被保證人交納擔(dān)保費(fèi)、評(píng)審費(fèi)收據(jù)；(4)抵押物、質(zhì)押物的清單、權(quán)屬憑證、證明性文件、保險(xiǎn)單據(jù)；(5)抵押物、質(zhì)押物權(quán)屬憑證收據(jù)；(6)擔(dān)保合同：保證合同、委托擔(dān)保合同、反擔(dān)保

5、抵(質(zhì))押合同；(7)貸款展期：展期還款協(xié)議書及反擔(dān)保文件；(8)注冊(cè)資金擔(dān)保：注冊(cè)資金保函復(fù)印件、注冊(cè)資金擔(dān)保協(xié)議書；(9)合同文本審批呈報(bào)單；注：以上資料中(1)(10)項(xiàng)為“機(jī)密級(jí)”文件。類監(jiān)管期文件(1)企業(yè)資金狀況表；(2)企業(yè)工商、稅務(wù)變更、經(jīng)營(yíng)、人事管理變化遷址的說(shuō)明；(3)監(jiān)管記錄；(4)擔(dān)保項(xiàng)目監(jiān)管意向書；(5)擔(dān)保項(xiàng)目后評(píng)價(jià)報(bào)告；注：以上資料中(1)(5)項(xiàng)為“機(jī)密級(jí)”文件。類代償、追償階段的文件資料(1)代償通知(貸款銀行向本公司發(fā)出)；(2)擔(dān)保項(xiàng)目代償通知書復(fù)印件(本公司向被保證人發(fā)出)；(3)項(xiàng)目監(jiān)管記錄；(4)追償訴訟申請(qǐng)表；(5)訴訟中形成的法律文件；擔(dān)保物、追

6、償物日常管理處分記錄；第三方保證人履約記錄；(6)壞帳核銷申請(qǐng)表；(7)擔(dān)保項(xiàng)目后評(píng)價(jià)；注：以上資料中(1)(7)項(xiàng)為“機(jī)密級(jí)”文件。(二)文件編頁(yè)號(hào)卷內(nèi)每一份文件均應(yīng)編頁(yè)號(hào)(只對(duì)有文件內(nèi)容的頁(yè)面進(jìn)行編號(hào))。(三)卷內(nèi)目錄的填寫卷內(nèi)材料經(jīng)過(guò)分類排列后，應(yīng)逐類、逐份、逐項(xiàng)進(jìn)行目錄登記，目錄登記應(yīng)注明材料的名稱，材料的形成時(shí)間，材料的份數(shù)，頁(yè)數(shù)，密級(jí)，保密期限(保密期限自歸檔時(shí)標(biāo)明的制發(fā)日算起，未標(biāo)明制發(fā)日的自到密級(jí)或保密期限確認(rèn)通知之日算起)。(四)裝訂用裝訂機(jī)將已整理好的材料打眼(左邊1cm處，三個(gè)，眼距9cm)，穿線。(五)填寫案卷封面內(nèi)容包括：企業(yè)名稱或項(xiàng)目名稱、檔號(hào)、時(shí)間。(六)資料裝盒

7、將裝訂好的材料放入檔案盒中。(七)填寫脊背標(biāo)簽內(nèi)容包括企業(yè)名稱或項(xiàng)目名稱、檔號(hào)。(八)排架按照分類排架法進(jìn)行排架，檔案柜外標(biāo)明柜號(hào)。(九)填寫案卷總目錄內(nèi)容包括：總順序號(hào)，資料接收日期、企業(yè)名稱或項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目領(lǐng)域、擔(dān)保/投資金額、歸檔時(shí)間、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、檔號(hào)、檔案柜號(hào)、已做項(xiàng)目編號(hào)、備注。(十)填寫分類目錄內(nèi)容包括：分類序號(hào)、歸檔時(shí)間、企業(yè)名稱或項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目領(lǐng)域、擔(dān)保/投資金額、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、檔號(hào)、已做項(xiàng)目編號(hào)、檔案柜號(hào)、備注。(十一)編制檔號(hào)根據(jù)××市科學(xué)技術(shù)委員會(huì)編輯的促進(jìn)高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策文件匯編中“××市高新技術(shù)及其產(chǎn)品的認(rèn)定原則和目錄”，結(jié)合

8、擔(dān)保公司代碼編制方法及本單位具體業(yè)務(wù)情況，制定三級(jí)檔案分類系統(tǒng)：以企業(yè)申請(qǐng)擔(dān)?；蛲顿Y兩種不同業(yè)務(wù)作為一級(jí)分類；擔(dān)保業(yè)務(wù)以申報(bào)項(xiàng)目所屬領(lǐng)域(或產(chǎn)業(yè)類別)作為二級(jí)分類。投資業(yè)務(wù)：項(xiàng)目投資以投資項(xiàng)目領(lǐng)域?yàn)槎?jí)分類；金融投資以投資管理方式(長(zhǎng)期投資、短期投資)為二級(jí)分類。以歸檔先后順序排列順序號(hào)。一級(jí)分類：擔(dān)?；蛲顿YD-擔(dān)保T-擔(dān)保二級(jí)分類：(一)擔(dān)保項(xiàng)目所屬領(lǐng)域D-01電子信息技術(shù)及產(chǎn)品D-02激光、光電子技術(shù)及產(chǎn)品D-03機(jī)電一體化技術(shù)與產(chǎn)品D-04生命科學(xué)和生物工程技術(shù)D-05新材料技術(shù)及其產(chǎn)品D-06新能源技術(shù)和高效節(jié)能技術(shù)及產(chǎn)品D-07環(huán)境科學(xué)和勞動(dòng)保護(hù)新技術(shù)D-08新型建筑材料結(jié)構(gòu)體系施工

9、技術(shù)D-09精細(xì)化工技術(shù)D-10新藥物及生物醫(yī)學(xué)工程D-11核應(yīng)用技術(shù)D-12地球科學(xué)、空間技術(shù)、海洋技術(shù)及其產(chǎn)品D-13有高效益的新技術(shù)及上述領(lǐng)域之外的高新技術(shù)D-14非新技術(shù)(二)投資項(xiàng)目所屬領(lǐng)域T-01電子信息技術(shù)及產(chǎn)品T-02激光、光電子技術(shù)及產(chǎn)品T-03機(jī)電一體化技術(shù)與產(chǎn)品T-04生命科學(xué)和生物工程技術(shù)T-05新材料技術(shù)及其產(chǎn)品T-06新能源技術(shù)和高效節(jié)能技術(shù)及產(chǎn)品T-07環(huán)境科學(xué)和勞動(dòng)保護(hù)新技術(shù)T-08新型建筑材料結(jié)構(gòu)體系施工技術(shù)T-09精細(xì)化工技術(shù)T-10新藥物及生物醫(yī)學(xué)工程T-11核應(yīng)用技術(shù)T-12地球科學(xué)、空間技術(shù)、海洋技術(shù)及其產(chǎn)品T-13有高效益的新技術(shù)及上述領(lǐng)域之外的高新

10、技術(shù)T-14非新技術(shù)(三)金融管理投資方式T-15長(zhǎng)期投資T-16短期投資三級(jí)分類：以歸檔的順序流水排列如：某企業(yè)申請(qǐng)650萬(wàn)貸款擔(dān)保用于一環(huán)保項(xiàng)目產(chǎn)品開發(fā)，該企業(yè)為接受同類業(yè)務(wù)檔案流水排列的第五位，其檔案號(hào)D-06005。第八條 資料歸檔制度1、歸檔范圍：按照我公司制訂的“企業(yè)申請(qǐng)擔(dān)保需提交的文件清單”中所規(guī)定的文件及項(xiàng)目初審、評(píng)審、后監(jiān)管過(guò)程中形成的有效文件一律歸檔。2、歸檔時(shí)間：接到企業(yè)資料后即清點(diǎn)、分類、整理、歸檔。初審、評(píng)審、后監(jiān)管等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔。3、歸檔份數(shù)：每種材料歸檔一份。4、歸檔要求：文件要先用優(yōu)質(zhì)材料，不用鉛筆、普通圓珠筆書寫，應(yīng)用計(jì)算機(jī)打印，或復(fù)印件，紙張規(guī)格要求為A4

11、紙。傳真文件應(yīng)復(fù)印后歸檔復(fù)印件。第九條 項(xiàng)目檔案查閱制度1、本公司項(xiàng)目檔案服務(wù)對(duì)象為公司內(nèi)部工作人員，原則上一律不對(duì)外借閱。特殊情況需向外單位提供時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司檔案不對(duì)公司外的任何個(gè)人借閱。2、查閱檔案時(shí)要按要求辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記單，檔案管理員將核對(duì)所查文件的查閱范圍、密級(jí)、份數(shù)、明細(xì)目錄后提供查閱。3、查閱范圍：查閱機(jī)密級(jí)檔案必須由具體項(xiàng)目負(fù)責(zé)人經(jīng)所在部門經(jīng)理簽字，再由總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可查閱；查閱秘密級(jí)必須由具體項(xiàng)目負(fù)責(zé)人經(jīng)所在部門經(jīng)理簽字，再由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可查閱。4、查閱其他部門的檔案必須經(jīng)歸檔部門同意并由本部門經(jīng)理及檔案所屬部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，再根據(jù)查閱

12、手續(xù)進(jìn)行查閱。5、查閱專柜保管的法律反擔(dān)保文件、檔案必須由法律監(jiān)管部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人經(jīng)部門經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不對(duì)任何人提供查閱服務(wù)。6、所借檔案材料只限在單位查閱，不允許帶出單位。7、所查閱檔案材料中凡涉及機(jī)密級(jí)文件內(nèi)容，不允許復(fù)印。因業(yè)務(wù)需要，確需復(fù)印不涉及機(jī)密內(nèi)容的部分資料，應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人經(jīng)部門經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后交檔案員進(jìn)行登記復(fù)印。8、查閱時(shí)間：每天上午8：30下午5：30，如特殊需要須主管領(lǐng)導(dǎo)簽批。9、檔案應(yīng)按時(shí)歸還，歸還時(shí)檔案員與查閱人雙方應(yīng)核實(shí)檔案份數(shù)、明細(xì)目錄，檢查檔案有無(wú)損壞，填寫交還登記后由檔案員收回。10、對(duì)于所查檔案，應(yīng)注意愛護(hù)保管，不得批劃、污損、涂改、抽拆等，如有以上行為將按泄密進(jìn)行處罰。第三章 附 則第十條 本辦法經(jīng)經(jīng)理辦公會(huì)討論通過(guò)，