如何制定文件標準化

1、文 件 和 資 料 標 準 化 管 理 制 度1 目的通過對公司文件資料的有效控制， 確保工作現(xiàn)場使用唯一有效的文件資料， 并形成統(tǒng)一規(guī)范 的 編 寫 格 式 及 處 理 程 序 。2 適用范圍本制度適用于公司所有公務(wù)文書、文件和資料的管理。3 術(shù)語和定義3.1 公文：指公司在處理各種公務(wù)時使用的應(yīng)用文書，包括：決定、決議、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函（電報）、會議紀要。3.2 制度（程序）：指要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事的規(guī)程性文件。3. 3辦法：指公司針對某項工作依照其所需標準制定的考核獎懲性的文件。3 . 4 標準：指公司對某項工作應(yīng)達到的要求進行規(guī)范和約定的文件。3 .

2、5 規(guī)章制度：公司各種制度、規(guī)定、辦法的泛稱3.6記錄：指公司對某項活動的各工作環(huán)節(jié)、結(jié)果進行記錄，可供事后追溯該項活動完成質(zhì)量 的 證 據(jù) 性 文 件， 主 要 為 表 格 形 式4 職責(zé)權(quán)限4.1 經(jīng)理負責(zé)公司制度、辦法、標準、計劃、記錄和以公司名義下發(fā)的公文的批準。1.1 . 2 管理者代表負責(zé)制度、辦法、標準、計劃、記錄的審核。4.3 各單位負責(zé)本單位相關(guān)文件資料的編寫、審核、打印、校對工作。4.4 總經(jīng)辦負責(zé)以公司名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔，負責(zé)對各單位文件資料管 理情況進行監(jiān)督檢查4.5 各單位負責(zé)以本單位名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收

3、回、作廢銷毀和歸檔55.15.1.1公司各類文件資料的正式編印一般用a4(210mnX 297mm)型紙張。圖紙表格等不宜減小時，該頁應(yīng)按以上紙型尺寸折疊裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。5.1.2 文件和資料章、條、款的編排規(guī)則：5.1.2.1根據(jù)文件內(nèi)容的編排劃分，章”就是一個章節(jié)，包括條和款，條”是章的一個部分，款”是章或條的一個層次。章、條均用阿拉伯?dāng)?shù)字編號。5.1.2.2章”應(yīng)左起空兩格書寫，如第 1章用“麻注，右側(cè)空一格寫該章的標題，標題一行書寫不夠時，可另起一行，這一行的第一個字與標題的第一個字平排書寫。章與章之間應(yīng)空一行編排。5.1.2.3條”在 章”的編號右下加一個

4、小圓點， 再寫該條在該章所處的順序，如第4章第1條，用“4.1表示，后空一格書寫該條的標題。如果一章的各條根據(jù)需要再分為若干下一層次的小條，其編號表示方法同上，如第4章第2條，再分3小條，則分另表示為“4.2.1、” “4.2.2、” “4.2.3,如果“4.2.1再分為2個小條，則分別表示為 “4.2.1.1 4.2.1.2 :條一般只劃分到第三層次,即只以4位數(shù)字表示為限，下一層次的內(nèi)容用款”的形式進行敘述，可用英文字母編號。5.1.2.4章條”編號最未阿拉伯?dāng)?shù)字右下角不加小圓點，編號頂格書寫，章條”具體內(nèi)容的第一行應(yīng)從左起空兩格書寫，第二行起均應(yīng)頂格書寫。5.1.3 文件資料的字體、排版

5、、裝訂標準。5 . 1 . 3 . 1 公文類文件資料的字體、排版、裝訂標準：a 標題應(yīng)采用二號宋體加黑，正文采用三號仿宋字；b縱向行文排版時，a4型紙頁邊距分別為：上邊距為37mm、下邊距為35mm、左邊距為28mm、右邊距為26mm, 上 下 行 跨 為 15 倍 行 跨；c橫向行文排版時，a4型紙頁邊距分別為：上邊距為28mm、下邊距為 20mm、左邊距為26mm、 右 邊 距 為 26mm, 上 下 行 跨 為 15 倍 行 跨；d非國際紅頭公文排版按印刷的標準紙張使用，字體、行距應(yīng)符合以上要求。文件資料標題一般采用小二號黑體、正文采用小四號宋體字。章的標題采用小四號黑體字；記 錄 編

6、 號 應(yīng) 在 右 上 角， 用 四 號 黑 體字。6 .1.3.2 一般文件資料（包括制度/程序、辦法、標準、規(guī)程 ）的字體、排版、裝訂標準：a封面：公司名稱用二號黑體加黑書寫，標題采用小初宋體加黑書寫，文件編號采用三號宋體加黑書寫；b修改號：標題采用小二宋體加黑書寫，表格采用小四宋體1.5倍行距；c正文標題應(yīng)采用小二宋體加黑，正文應(yīng)采用小四號宋體字，頁眉頁腳采用五號黑體加黑書縱向行文排版時，a4型紙頁邊距分別為上頁邊距為30mm、下頁邊距為 24mm、左頁邊距為2 8mm、右頁邊距為 26mm,上下行距為單倍行距，頁眉為1.7mmmm橫向行文排版時,a4型紙頁邊距分別為上頁邊距為20mm、下

7、頁邊距為 15mm、左頁邊距為mm頁邊距里 八、用五號里 八、里 八、5.1.3.3文件資料一般左側(cè)死頁裝訂，一些處于需持續(xù)改進或修訂的文件資料可采用活頁裝料 的 撰 寫 格由前言、質(zhì)量方針目標、組織機構(gòu)、質(zhì)量管理體系、管理職責(zé)、資源管理、產(chǎn)品實現(xiàn)、測量量管 理手冊 的管理 等內(nèi)容國際紅頭公文格式及國際紅頭公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、 標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)，印發(fā) 機 關(guān) 和 印 發(fā) 日 期 等 部 分 組 成b發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱，如果是聯(lián)合行文，主辦機關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。c公司的國際紅

8、頭文件一律統(tǒng)一式樣，文件頭與正文用紅線隔開，紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當(dāng)：正 文 采 用 3 號 仿 宋 字 體。d發(fā)文字號，包括機關(guān)代字年號發(fā)文序號。年號一律用全稱，并用方括號< >。聯(lián)合行文，須標明主辦機關(guān)。e上報的公文，漢文應(yīng)當(dāng)在首頁紅線上方發(fā)文字號右側(cè)注明簽發(fā)人姓名。f國際紅頭文件標題應(yīng)當(dāng)準確扼要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標明發(fā)文機關(guān) （紅頭文件標題中，發(fā)文機關(guān)可省去），并準確標明公文種類，標題中除引用法規(guī)、規(guī)章名稱時需加書名 號 外， 一 般 不 用 標 點 符 號。g主送機關(guān)，一般寫在公文標題

9、下、正文之前，頂格書寫，后加冒號。主送機關(guān)的全稱、特稱、簡稱，均應(yīng)使用統(tǒng)一的表達形式。公文不得多頭主送h國際紅頭公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、印發(fā)機關(guān)和時間之前注明附件順序和名稱。i成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準。聯(lián)合行文，其成文時間以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日公文除會議紀要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章，加蓋印章的位置應(yīng)與印發(fā)機關(guān)和成文時間相疊。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)均應(yīng)加蓋公章，主 辦 機 關(guān) 的 印 章 應(yīng) 排 列 在 前。1.1.1 .2.2.2 一 般 公 文 格 式 及 內(nèi) 容：a 一般公文一般由標題、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、印發(fā)機關(guān)

10、和印發(fā)日期等部分組成。b發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱，如果是聯(lián)合行文，主辦機關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。c 一般公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、印發(fā)機關(guān)和時間之前注明附件順序和名稱。d成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準， 聯(lián)合行文，其成文時間以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準。e 應(yīng)當(dāng)加蓋印章，加蓋印章的位置應(yīng)與印發(fā)機關(guān)和成文時間相疊。5.2.3 規(guī)章制 度格式 及內(nèi) 容：規(guī)章制度根據(jù)具體需要一般應(yīng)包括標題、 目的、適用范圍、職責(zé)權(quán)限、程序條款、執(zhí)行標準、 頒布者 （機構(gòu)）和生效時間等組成 內(nèi) 容。5.2.4 記錄 格式5.2.4.1 公司各單位負責(zé)與本單位相關(guān)的記錄（表格）的設(shè)計、編制，要注明版本號并以適用

11、性為原則。5.2.4.2 記錄（表格）一經(jīng)確定，應(yīng)具有一定穩(wěn)定性，并能形成公司表格管理標準。由總經(jīng)辦 負 責(zé) 記 錄 （表 格 ）樣本 的 備 案 。5.3文 件 資 料 的 辦 理 程 序5.3.1公 文 辦 理 程 序公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、傳遞、批辦、承辦、催辦、 分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等；發(fā)文辦理一般包括擬稿、打字、校對、審核、簽發(fā)、印刷、用 印、 登記、 分發(fā)、 立卷、 歸檔、 銷毀等。5.3.2公 文 行 文 規(guī) 則5.3.2.1公司需要向上級機關(guān)請求解決的問題，凡屬上級職能部門職權(quán)范圍以內(nèi)的事，應(yīng)直接向上級職能部門行文；各單位需請同級部門解決的問

12、題，應(yīng)當(dāng)直接向同級職能部門行文。5.3.2.2 明確發(fā)文權(quán)限：屬于全局性的、重要的、方針政策性的文件，以公司名義行文；屬于在既定 方針、政策范圍內(nèi)，各單位主管職權(quán)范圍內(nèi)的日常業(yè)務(wù)性文件，可以本單位名義直接行文。5 . 3 . 2 . 3 向下級單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級單位。5.3.2.4必要時兩個以上單位可以聯(lián)合行文，但單位不宜過多，聯(lián)合行文單位應(yīng)是同級單位。5.4文 件 和 資 料 的 擬 寫 要 求：5.4.1 符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定。若提出新的政策規(guī)定，要切實可行、并力口以說明。5.4.2 情況確實、觀點明確、條理清晰，文字精煉、書寫工整、標點準確，篇幅力求

13、簡短。5.4.3用詞用字準確，人名、地名、數(shù)字、引文規(guī)范。文內(nèi)若使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注 明簡稱。引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標題，后引用發(fā)文字號，日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年月日。須 使 用 國 家 法 定 計 量 單 位5.4.45.4.5 文件資料中的數(shù)字，除成文日期、詞、詞組、慣用詞，以及具有修辭色彩的句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。5.4.6文件資料送領(lǐng)導(dǎo)批準之前，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門進行審核，審核的重點是：是否需要行文；是否符合國家的法律法規(guī)、方針政策及有關(guān)規(guī)定；是否要與有關(guān)部門、地區(qū)協(xié)商、會簽；文字表述、文種使用、行文格式等是否符合本制度的有關(guān)規(guī)定。5.4.6 .5

14、文 件 資 料 的 審 批 程 序5.5.1公 文 審 批 要 求。5.5.1.1公司各單位根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草的國際紅頭公文，應(yīng)填寫發(fā)文單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由總經(jīng)辦加蓋公司印章并印發(fā)。5 . 5 .1. 2 上行公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)公司各單位根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草的與公司各部門相關(guān)的公文，應(yīng)填寫發(fā)文單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo) 審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由本單位按要求印刷，由總經(jīng)辦蓋公司印章下發(fā)。5.5.3 公司各單位根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草本單位相關(guān)公文，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準后, 由 本 單 位 加 蓋 本 部 門 印 章 并 印 發(fā) 。5.5.4 規(guī) 章 制 度 審 批 要 求。5.5.4.1公司管

15、理體系文件由相關(guān)部門組織起草,應(yīng)填寫發(fā)文單或文件資料修改通知單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)中心、主管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準后，由總經(jīng)辦按發(fā)文單或文件資料修改通知單要求的印發(fā)數(shù)量和發(fā)文流向蓋公司受控印章印制下發(fā)。5.5.4.2臨時性管理文件由相關(guān)部門組織起草，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準實施。5.5.5記 錄 審 批 要 求公司各單位根據(jù)工作需要設(shè)計的具有穩(wěn)定性的記錄，由設(shè)計部門向技術(shù)中心申請記錄編號，并報管理者代表審批，技術(shù)中心負責(zé)記錄（表格）樣本的備案（含電子版）。5.5.6外 來 文 件 資 料 處 理5.5.6.1對國家、地區(qū)、政府部門、集團公司及其它外單位來文，由總經(jīng)辦在收文登記表中做好收文登

16、記，在文件資料首頁貼附并填寫文書處理單，由總經(jīng)辦主任批示擬辦意見后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批?？偨?jīng)辦按批辦意見交相應(yīng)部門或人員承辦，并跟蹤催辦，總經(jīng)辦對文件進行歸檔整理。需 要 時 承 辦 部 門 可 以 留 存 復(fù) 印 件 。5.5.6.2對國家、行業(yè)標準或其它文件資料的購買，由各單位提出申請，報總經(jīng)理批準后，由各單位負責(zé)購買，并在總經(jīng)辦辦理入庫手續(xù)。財務(wù)部門見入庫單后方可辦理有關(guān)報銷手續(xù)。 使用時，各 單 位 在 總 經(jīng) 辦 辦 理 借 閱 使 用 手 續(xù)。5.5.6.3審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期；其他審批人圈閱視為同意：沒有請示事項的，圈閱表示已閱知5.

17、6文 件 資 料 的 發(fā) 放5.6.1 文件資料的發(fā)放對象按發(fā)文單的要求確定。5.6.2 文 件 和 資 料 發(fā) 放 前 的 標 識5.6.2.1 發(fā)放文件資料前應(yīng)進行文件標識，以示文件資料唯一有效。未加標識或蓋有作廢章的 文 件 不 得 在 現(xiàn) 場 出 現(xiàn)。5.6.2.2 受控標識：若屬受控文件，應(yīng)加蓋紅色受控章，并在受控章內(nèi)填寫持有者名稱。需存 檔 的 文 件 應(yīng) 加 蓋 紅 色 “存 檔”印 章。5.6.3 文 件 和 資 料 的 發(fā) 放 手 續(xù)公司各單位按 發(fā)文單 中的要求發(fā)放文件。5.6.3.1 對各單位的發(fā)文，由收文單位業(yè)務(wù)人員在文件資料發(fā)放回收登記表上簽名，以示收文。5.6.3.

18、2 對公司領(lǐng)導(dǎo)以傳閱形式發(fā)文，由發(fā)文單位在文件首頁貼附并填寫文書處理單，交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱。5.7文 件 和 資 料 的 修 改文件和資料發(fā)放使用后，如需更改，由原文件編寫單位填寫文件資料修改通知單，報原審批人審核批準，原發(fā)文單位將文件資料修改通知單和修改的文件按原發(fā)文手續(xù)進行處理。5.7.1對文件個別內(nèi)容進行修改或增補文件內(nèi)容時，應(yīng)采取換頁的方式。換頁時應(yīng)在修改號”處注明狀態(tài)號（1、2、3），并在文件修改記錄上登記。由原發(fā)文部門將作廢頁收回，填寫 文 件 和 資 料 發(fā) 放 收 回 登 記 表。修改內(nèi)容超過原文件三分之一時，則適用換版方式。由原文件編寫單位負責(zé)修訂換版，并在文件修改記錄上登記，重新加蓋受控章，填寫持有者。收回原收文單位及個人所持舊版文件和資料，按文件資料作廢銷毀程序執(zhí)行，并填寫文件資料發(fā)放收回登記表。5.8文 件 和 資 料 的 作 廢 銷