賬務流程標準化的途徑探索

1、重組賬務處理流程，倍增會計信息量胡榮軍摘要 筆者認為：在我們的會計核算中每個賬戶的發(fā)生額比余額更加重要，每個賬戶的發(fā)生額比余額能提供更多的財務會計信息。真正意義上的“賬賬相符”不但要求同一賬戶的總賬和明細賬相符，還要要求不同賬戶之間相符；不但要求余額相符，還要要求發(fā)生額相符。重組賬務處理流程，通過賬務處理流程標準化，確保賬務體系中各個賬戶“賬賬相符”，達到倍增會計信息量的管理目的。關鍵詞賬務處理流程，標準化，“賬賬相符”作者簡介個人簡介：胡榮軍，男，73年生，碩士學歷，從事會計、審計工作十三年，先后獲得中國注冊會計師、中國注冊資產(chǎn)評估師和上海財經(jīng)大學MBA等資格，有著豐富的財務管理理論知識和實

2、踐經(jīng)驗，現(xiàn)供職于曼妮芬集團任財務總監(jiān)職務。聯(lián)系地址：廣東省深圳市福田區(qū)竹子林光大銀行大廈17樓曼妮芬財務部郵政編碼：518040聯(lián)系電話（0755）83709630E-mail: cpav8888 賬務流程標準化的途徑探索胡榮軍一、賬務處理流程標準化的意義會計核算體系為企業(yè)建立一個龐大數(shù)據(jù)庫，企業(yè)需要從這些數(shù)據(jù)庫中去挖掘和提取大量的財務信息，為我們經(jīng)營管理提供決策依據(jù)?？墒侨绾问惯@個數(shù)據(jù)庫提供更多財務信息，發(fā)揮更大管理效能？ 無論一個企業(yè)的規(guī)模和管理水平如何，她肯定想知道最大的前10位客戶的銷售額是多少？她肯定想知道最大的前10位供應商的采購量是多少？她肯定想知道產(chǎn)品

3、所消耗最主要的原材料的消耗量是多少？她肯定想知道某一期間最主要的費用是多少？如此等等，這說明在我們的會計核算中每個賬戶的發(fā)生額比余額更加重要，每個賬戶的發(fā)生額比余額能提供更多的財務會計信息。在實踐中，我們往往只注重每個賬戶的余額的準確性，而忽略了發(fā)生額的準確性。發(fā)生額在會計核算中僅起到了校核的作用（期初余額加減借貸方發(fā)生額等于期末余額），而發(fā)生額（本月合計發(fā)生額和本年累計發(fā)生額）本身卻已無實際意義，造成了會計信息大量浪費?，F(xiàn)用材料成本差異明細賬進行說明，下面左右兩個賬頁的記賬內(nèi)容和余額完整一致，但賬務處理方法不一樣，右邊的明細賬中的發(fā)生額明顯比左邊的有意義得多，它可明確地反映出每一期材料采購凈

4、差異額和差異分攤額。材料成本差異明細賬（表一）材料成本差異明細賬（表二）日期憑證號摘要借方貸方余額日期憑證號摘要借方貸方余額上年結轉(zhuǎn)2000上年結轉(zhuǎn)20001-212采購超支280048001-212采購超支280048001-1515采購節(jié)約240024001-1515采購節(jié)約-240024001-1818采購超支120036001-1818采購超支120036001-3135成本差異分攤250011001-3135成本差異分攤25001100本月合計400049001100本月合計1600250011002-1221采購超支110022002-1221采購超支110022002-1524采

5、購節(jié)約4500-23002-1524采購節(jié)約-4500-23002-1928采購節(jié)約2400-47002-1928采購節(jié)約-2400-47002-2839成本差異分攤4200-5002-2839成本差異分攤-4200-500本月合計53006900-500本月合計-5800-4200-500本年累計930011800-500本年累計-4200-1700-500 要確保會計信息最大化，就是保證每個賬戶中的每個文字（主要指賬戶摘要）、每一個數(shù)字（主要指發(fā)生額和余額）規(guī)范、準確；要確保每賬戶的發(fā)生額、余額的準確性，就是要保證每個賬戶做到真正意義上的“賬賬相符”。“賬賬相符”不但要求同一賬戶的總賬和明

6、細賬相符，還要要求不同賬戶之間相符；不但要求余額相符，還要要求發(fā)生額相符。只有真正意義上的“賬賬相符”，才能夠準確地揭示資金運動的內(nèi)在規(guī)律，能夠全面地、系統(tǒng)地反映資金增減變動的來龍去脈，并有助于檢查賬戶處理和保證賬簿記錄結果的正確性目前的記賬方法基本上都是采用復式記賬法，復式記賬法就是對每項經(jīng)濟業(yè)務都以相等的金額在兩個或兩個以上的相互聯(lián)系的賬戶中進行記錄(即作雙重記錄)，各賬戶之間客觀上存在對應關系，就使賬戶（科目）之間在數(shù)字上產(chǎn)生了一種互相核對、互相平衡的關系。所以每個賬戶（科目）之間是相互聯(lián)系、相互依存，同時又是各有獨立的含義，以不同的具體形式存在著。企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，都會引起每一具體形

7、式的金額（以生額和余額）和數(shù)量變化。所以，復式記賬法原理保證了“賬賬相符”科學性。如何確保會計信息最大化？重組賬務處理流程，是一個非常有效的途徑。通過賬務處理流程標準化，確保賬務體系中各個賬戶“賬賬相符”，達到倍增會計信息量的管理目的。二、賬務處理流程標準化的途徑1、明確各個賬戶（科目）的核算的范圍，根據(jù)企業(yè)會計制度中會計科目設置的要求，結合企業(yè)本身的業(yè)務流程和特點，合理設置企業(yè)的會計科目（包括二級、三級科目），確定他們各自科目名稱和編碼，并用精煉的語言規(guī)定出每會計科目（包括二級、三級科目）的核算范圍，最后形成一張企業(yè)所獨有的會計科目表。如：“應收賬款”科目只能核算與產(chǎn)品銷售有關的經(jīng)濟業(yè)務，其

8、他往來業(yè)務如出售固定資產(chǎn)或投資等應收款項就不能通過此科目核算（可通過“其他應收款”科目核算）。2、 明確每個賬戶（科目）的借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額和余額的含義根據(jù)賬戶（科目）的性質(zhì)和核算內(nèi)容，規(guī)定出每個賬戶（科目）的發(fā)生額和余額的具體含義，即借方發(fā)生額是什么含義、貸方發(fā)生額是什么含義、余額是什么含義。一旦確定了每個科目的借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額的含義后，在做賬務處理時，要嚴格遵守，不得任意更改，以確保每個賬戶的發(fā)生額的準確性和一致性。如 “待攤費用”賬戶（科目）：“借方”核算待攤費用的原始發(fā)生數(shù)，“貸方”核算待攤費用的每期分攤數(shù)，如果該原始發(fā)生數(shù)發(fā)生調(diào)整（如預存電話費收回），只能用紅字從“借方”發(fā)

9、生額沖回，而不能作“貸方”發(fā)生額減少處理。3、賬務核算方法一致性同樣的經(jīng)濟業(yè)務采用同一種會計核算方法程進行處理。同樣的一筆經(jīng)濟業(yè)務，不同的會計可能采用不同的會計核算方法進行賬務處理，即使是同一會計也可能采用不同的會計核方法進行賬務處理，這樣就可能破壞了賬務處理的一致性，可能導致賬戶的發(fā)生額失真或沒有了意義。如：每月末一般會通過“預提費用”對當月的房租、水電費進行預提，預提時，借記“管理費用”，貸記“預提費用”；下月初按實際費用支付時，借記“預提費用”（與上月預提數(shù)一致）、“管理費用”（預提數(shù)與實際數(shù)之差額，多計提用紅字，少計提用藍字），貸記“銀行存款”等。而有的會計可能按實際支付費用借記“預提

10、費用”，貸方“銀行存款”等，把多預提和少預提的差額繼續(xù)保留在該賬戶余額里，待年末再進行統(tǒng)一處理。4、賬務處理程序一致性所謂賬務處理程序就是指每筆經(jīng)濟業(yè)務在相應的幾個賬戶里依次記錄的順序，即每筆經(jīng)濟業(yè)務應該通過幾個賬戶進行核算及其核算的順序。一旦確定了每筆經(jīng)濟業(yè)務的核算程序，必須前嚴格遵照執(zhí)行。賬務處理程序的一致性是保證相關賬戶之間對應和勾稽關系的前提。如：原材料的核算必須要經(jīng)過采購和入庫兩個程序，即須經(jīng)過“材料采購”和“原材料”兩個賬戶進行核算，無論什么情況，都不能減少其中一個賬戶的核算。5、賬戶調(diào)整規(guī)范化每個賬戶記錄完畢后，總會遇到種種原因需要進行調(diào)整。調(diào)整時必須要注意調(diào)整事項的性質(zhì)是屬于借

11、方發(fā)生額的調(diào)整，還是貸方發(fā)生額的調(diào)整。借方發(fā)生額的調(diào)整事項必須在賬戶的借方進行記錄，貸方發(fā)生額的調(diào)整事項必須在賬戶貸方進行記錄，發(fā)生額增加用藍字表示，發(fā)生額減少的用紅字表示，紅字分錄不能用相反的藍字分錄代替。6、錯誤更正規(guī)范化當發(fā)現(xiàn)會計分錄錯誤時，一律采用紅字更正法進行更正。首先將原分錄用紅字分錄全額沖掉，然后再作一筆正確分錄補上。不能用相反分錄進行調(diào)整，以保證發(fā)生額準確。7、明確各賬戶之間的對應和勾稽關系從理論上，各個相關賬戶之間的發(fā)生額和余額存在著各種對應和勾稽關系的，明確這些關系，并平時注意相互校核，這樣有助于在賬務處理時思路清晰，準確地反映資金的來龍去脈。例如：“產(chǎn)品的銷售收入”的貸方

12、發(fā)生額加上銷項稅額應與“應收賬款”的借方發(fā)生額一致；“材料采購”的借方發(fā)生額加上進項稅額應與“應付賬款”的貸方發(fā)生額一致。8、“摘要”描述標準化賬戶中的“摘要”是描述經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、性質(zhì)的，要求必須簡明扼要，準確完整，規(guī)范一致。一個賬戶的“摘要”描述得準確，一般不需借助原始憑證，就可清楚了解每筆經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容，可大大加快對賬務的理解。相反，“摘要”描述得不準確，往往要借助查閱原始憑證才可以了解該筆經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容，增加閱讀賬務的時間。因此，賬戶里的“摘要”非常重要。企業(yè)應根據(jù)自己經(jīng)濟業(yè)務特點，對每一筆經(jīng)常性的業(yè)務進行歸納、提煉，用最精煉的語言規(guī)定其的“摘要”描述。對經(jīng)濟業(yè)務描述時特別應注意不能遺漏

13、對時間屬性（如×月貨款、×月租金等）和對應索引號（如訂單號、發(fā)票號等）的描述。企業(yè)可匯總編制成一張獨有經(jīng)常性經(jīng)濟業(yè)務摘要一覽表加以規(guī)范，以資執(zhí)行。9、編制企業(yè)賬務處理規(guī)范手冊把企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務進行整理、歸納、分類，對每筆經(jīng)濟業(yè)務的賬務處理進行規(guī)定，明確每一筆經(jīng)濟業(yè)務的具體會計分錄，整理成企業(yè)賬務處理規(guī)范手冊，在實際賬務處理中參照執(zhí)行，從而保證企業(yè)賬務處理標準化。三、賬務處理流程實務舉例1、產(chǎn)品銷售業(yè)務所有產(chǎn)品銷售業(yè)務，無論是現(xiàn)銷還是賒銷，都要要經(jīng)過“產(chǎn)品銷售收入”、“應交稅金”、“應收賬款”、“銀行存款”等賬戶（科目）進行核算。實現(xiàn)銷售時，借記“應收賬款”，貸記“產(chǎn)品銷售收入

14、”、“應交稅金”；收款時，借記“銀行存款”等，貸記“應收賬款”。2、材料采購業(yè)務所有材料采購業(yè)務，無論是現(xiàn)購還是賒購，都有要經(jīng)過“材料采購”、“應交稅金”、“應付賬款”、“銀行存款”、“原材料”、“材料成本差異”等賬戶（科目）進行核算。發(fā)生采購時，借記“材料采購” 、“應交稅金”，貸記“應付賬款”；付款時，借記“應付賬款”等，貸記“銀行存款”；驗收入庫時，借記“原材料”、“材料成本差異”（超支用藍字，節(jié)約用紅字），貸記“材料采購”。3、成本結轉(zhuǎn)業(yè)務每一期從原材料到銷售成本的成本結轉(zhuǎn)，都要依次經(jīng)過“原材料”、“材料成本差異”、“生產(chǎn)成本”、 “產(chǎn)成品”、“產(chǎn)品銷售成本”等賬戶（科目）進行核算。結轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本時，借記“生產(chǎn)成本”，貸記“原材料”、“材料成本差異”（超支分攤用藍字，節(jié)約分攤用紅字）；結轉(zhuǎn)產(chǎn)成品時，借記“產(chǎn)成品”，貸記“生產(chǎn)成本”；結轉(zhuǎn)銷售成本時，借記“產(chǎn)品銷售成本”，貸記“產(chǎn)成品”。4、費用歸集業(yè)務所有期間費用的核算除了結轉(zhuǎn)損益外，