行政部采購管理制度

1、知識廣權米購過程控制程序目的為加強行政部采購工作管理，規(guī)范行政采購行為，降低行政采購成本，提高行政采購 質量與經(jīng)濟效益，特制定本管理制度。適用范圍適用于公司所有對外物品（研發(fā)工具和材料、生產(chǎn)工具和材料、辦公設備類固定資產(chǎn)及低值易耗品、校訊通設備、裝修及改造、其他對外購買的產(chǎn)品或服務等）的采購。 職責行政部統(tǒng)籌負責制定并不斷優(yōu)化公司采購及供應商管理等相關管理規(guī)范及流程。統(tǒng)籌負責實施、指導及監(jiān)督采購及供應商管理的相關環(huán)節(jié)。持續(xù)提升采購專業(yè)水平，滿足公司業(yè)務發(fā)展，降低采購總成本（包含質量、價格、 交付、售后等方面）。采購需求部門結合實際需求及市場狀況，并與采購充分溝通后詳細填寫采購需求并發(fā)起申請。根

2、據(jù)不同物品的采購周期，提前發(fā)起采購申請，以確保能滿足公司辦公的需要。技術或研發(fā)部門負責新項目性采購物品的技術參數(shù)和規(guī)格的評估以及對相關技術參數(shù)和規(guī)格的確認。 財務管理部門負責核對、監(jiān)督采購價格及付款報銷。采購基本原則采購應當遵循公開、公平、公正、廉潔、效益的原則。采購人員要嚴格自律，加強法制觀念，廉潔奉公、依法辦事、自覺抵制不正之風，任何人不得私下收受回扣或酬金。主動拓寬采購渠道，及時掌握市場信息，盡量減少中間環(huán)節(jié)，提高效益，使采購的物料及服務質優(yōu)價廉。增強服務意識，想方設法降低成本，保證所需物料及服務按時保質保量，品質不達標的包退、包換、包損失。采購需求及計劃申請所有物品的采購都必須由需求部

3、門提前發(fā)起采購計劃，經(jīng)審批后報備至行政部采購實施并進行集中采購，便于議價及降低采購成本。常規(guī)性采購需求及計劃管理各單位日常已開展的工作或項目所需的物料、設備以及服務等物品的采購。材料采購申請：由總經(jīng)理（ 1000-3000 的元需行政副總審批）審批后給到行政部實施采購。辦公設備類固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公場地設計、裝修及改造申請：由總經(jīng)理（超過5000 元需董事長審批）審批后給到行政部實施采購若需求單位有指定供應商或戰(zhàn)略供應商，需事先報備至行政部采購或在采購需求流程中 特別備注說明，指定供應商或戰(zhàn)略供應商名錄需經(jīng)總經(jīng)理審批。需求單位必須評估所需采購物品的交貨時限，并應事先與行政采購充分溝通；部

4、分物品的采購周期應需將供應商送樣、測試老化封存樣品、行政采購開發(fā)供應商等環(huán)節(jié)計算在 內。需求單位需對需物品的規(guī)格描述準確、清楚（使用行業(yè)通用的規(guī)格描述） ，必要時組織 技術、研發(fā)、行政等部門討論，并承擔因描述不當所產(chǎn)生的一切損失。對于供應商提供的樣品，在供應商允許的情況下，由需求部門負責封存后交予行政采購 人員保存。需求單位應做好保密工作，不應將初步論證的結果向供應商透露。詢價議價通過貨比三家模式進行操作。貨比三家，是將同一批產(chǎn)品（或服務） ，同時向多家供應商詢價、招（邀）標或談判，并 結合質量、服務、價格、交貨周期、結算方式、合作歷史記錄等因素進行綜合評估，最 后選擇性價比高的供貨商落實采購

5、。因某些產(chǎn)品、服務的特殊性或公司已指定供應商，須由總經(jīng)理審核、可豁免貨比三家手 續(xù)。此類經(jīng)豁免的產(chǎn)品或服務，納入指定供應商產(chǎn)品 / 服務清單。該清單至少每年評 估、重新審批一次，保管期限至少三年。詢價采購：除指定供應商或特殊情況下經(jīng)總經(jīng)理批準豁免貨比三家外，對所有申購總金額大于 3000 元（含）且小于 10 萬元的產(chǎn)品或服務采購，需采取詢價采購方式，并留下書面的詢價比價記錄。對于申購總金額小于 3000 元的采購，暫不強制要求留下書面的 詢價比價記錄。申購審批環(huán)節(jié)確認為詢價采購的，采購人員需在合格供應商名冊中選擇三家或以上 供應商，通過詢價、議價、比價（除研發(fā)階段的小批量試產(chǎn)、打樣允許口頭詢

6、價外，其 他需對方傳真有蓋章的報價單） ，填寫供應商比價表供應商報價單作為附件，按審批 權限進行審批。審批后的供應商比價表的掃描件在采購人員發(fā)起“采購合同蓋章申 請”時以附件形式上傳。前述經(jīng)審批的詢價比價記錄，需按日期予以編號、訂裝，保管 期限至少三年。供應商提供報價產(chǎn)品（或服務）的規(guī)格與申購規(guī)格不同時，采購人員需 要與申購部門確認。采購人員可以根據(jù)市場價格變動頻率，對需采購的常規(guī)產(chǎn)品或服務進行分類，并按類別設置詢價比價記錄的有效期限，由總經(jīng)辦主任審核，總經(jīng)理簽批后正式生效，抄送審計部門備案。在前述有效期限內，如有相同產(chǎn)品或服務的采購，可以直接復印前次供應 商比價表，按審批權限進行審批并實施采

7、購。招（邀）標采購：除指定供應商或特殊情況下經(jīng)公司總經(jīng)理批準豁免貨比三家外，對所 有申購總金額大于 10 萬元（含）的產(chǎn)品或服務采購，需采取招（邀）標采購方式確定 供應商。采取何種采購方式，由采購人員在申購審批環(huán)節(jié)按上述規(guī)定進行對應選擇，并按審批權 限進行審批。如因特殊情況（如采購需求時限緊急等） ，不能按上述指定方式采購，采購 人員需在申購階段注明原因，并按特別授權處理，即由正常審批權限的上一級領導進行審批。供應商管理行政部門統(tǒng)籌負責供應商的管理，定期進行供應商的評估。供應商開發(fā)采購人員負責供應商開發(fā)工作。需求部門、技術部負責協(xié)同進行對供應商及其產(chǎn)品的鑒定和評價。供應商選擇標準公司指定供應商

8、篩選標準包含如下：質量水平。包括：（1）物料來件的合格率；（2）質量保證體系；（3）樣品質量；（4）對質量問 題的處理。交貨能力。包括：（1）交貨的及時性；（2）擴大供貨的彈性；（3）樣品的及時性；（4）增、減 訂貨的批應能力。價格水平。包括：（1）優(yōu)惠程度；（2）消化漲價的能力；（3）成本下降空間。技術能力。包括：（1）工藝技術的先進性；后續(xù)研發(fā)能力；產(chǎn)品設計能力；技術 問題的反應能力。后援服務。包括：（1）零星訂貨保證；（2）配套售后服務能力。公司實力。包括：（1）公司規(guī)模；（2）公司資質；（3）經(jīng)營團隊；（4）員工素質?，F(xiàn)有合作狀況。包括：（1）合同履約率；（2）合作年限；（3）合作融洽

9、關系。供應商選擇辦法對每類物料，由采購部經(jīng)市場調研后，各提出 3-6家候選供應商名單經(jīng)對各候選供應商逐條對照標準打分，并計算出總分排序后決定取舍，提供供應商資料和供應商基本調查表。確定候選供應商后，由采購人員，必要時連同上級領導對候選供應商進行實地調查。調查通過的供應商需建立合格供應商名錄。對選定的供應商，公司與之簽訂長期供應合作協(xié)議，在該協(xié)議中具體規(guī)定雙方的權利與 義務、雙贏互惠條件。采購人員負責組織每半年對列入供應商名錄中的供應商進行評估，不合格的解除長期供 應合作關系。供應商比價表供應商比價表日期:序號供應商是否通 過合格 供應商 評審聯(lián)系人及電話產(chǎn) 品 名 稱規(guī)格型號數(shù)量單價金額稅率含

10、稅總金額備注注：無法貨比三家的理由：A、指定供應商名冊上的產(chǎn)品或服務；B、公司董事長批準豁免貨比三家；C、合格供應商名冊內以及周邊市場無法找到三家或以上的供應商。制表（采購人員）：日期：審核（部門負責人）：日期：審批（總經(jīng)理）：日期：開標、評標記錄表開標時間:招標項目:序號投標單位名稱企業(yè)資質審核（A）技術、服務能力審核（B）是否建議（打 “/”建議的原因1標準1 :標準1得分：標準1 :標準1得分：B1標準2 :標準3 :A1標準2得分：A2標準3得分：A3標準2:標準3:標準2得分：B2標準3得分：B32標準1 :標準2 :標準3 :標準1得分：A1標準2得分：A2標準3得分：A3標準1

11、:標準2:標準3:標準1得分：B1標準2得分：B2標準3得分：B33標準1 :標準1得分：A1標準1 :標準1得分：B1標準2 :標準3 :標準2得分：A2標準3得分：A3標準2:標準3:標準2得分：B2標準3得分：B3注：(1)本表需評標人每人一份。(2)評標標準需在編制招標文件時擬訂，由招標小組組長最終確定。評標人簽名： 小組組長簽名： 日 期： 日期：綜合評分匯總表招標項目：開標時間:序號投標單位名稱投標單位法人或委 托代理人（需授權）企業(yè)資質審核得分（A）（占 15%）技術、服務能力審核得分（B）（占 25%）總報價（元）總報價得分（C）（占 60% ）加權得分中標排序標準1得分：XA

12、1/N標準1得分：XB1/N15%A+25%B+標準2得分：XA2/N標準2得分：XB2/N60%C標準3得分：XA3/N標準3得分：XB3/N1C小計：小計：A=(刀A1+刀A2+刀B=( EB1+ EB2+ EB3)/NA3)/N2標準1得分：XA1/N標準2得分：XA2/N標準3得分：XA3/N標準1得分：XB1/N標準2得分：XB2/N標準3得分：XB3/NC15%A+25%B+60%C3標準1得分：XA1/N標準2得分：XA2/N標準3得分：XA3/N標準1得分：XB1/N標準2得分：XB2/N標準3得分：XB3/NC15%A+25%B+60%C4備注：XA1為各位評標人對A項中標準

13、1評分的分值之和；N為參與評標的人數(shù)。參評人員聯(lián)合簽名：采購人員簽名：評標小組組長簽名：審批人：日 期:日期：日期：深圳市陽光博睿教育技術有限公司采購訂單（模板）供應商：XXXXXXXXXXX訂單編號：XXXX-XXXXXX聯(lián)系人：XXX訂購日期：XXXX/XX/XX電話：0755-XXXXXXXX電話：0755-XXXXXXXX傳真：0755-XXXXXXXX傳真：0755-XXXXXXXX序號物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價總價備注1XXXXXXXXXXX張170¥合計（含17%增值稅）¥貨款總額（大寫）肆佰伍拾元交貨日期X年X月X日前交貨交貨地點深圳南山高新中四道龍?zhí)├萍即?/p>

14、廈6樓601室付款方式月結30天服務承諾按照樣品生產(chǎn)。違約責任如果質量有問題陽光博睿公司有權要求退貨，換貨。參數(shù)按提供的設計源文件的要求生產(chǎn)。供方:XXXXXXXXXXXXX需方:深圳市陽光博睿教育技術有限公司深圳南山高新中四道龍?zhí)├萍即髲B6地址：XXXXXX（簽字蓋章聯(lián)系人：XXX后回傳）地址:樓601室聯(lián)系人:XXX采購合同蓋章及預付款流程說明：請將采購申請流程關聯(lián)此流程一同發(fā)起。序號供應商名稱物料/物品名稱數(shù)量稅點總金額（元）付款條件備注付款方式：，付款方式為預付款時，請?zhí)顚戭A付比例：_合計元部門領導分管領導總經(jīng)理財務會計財務中心法務董事長印章管理員流程設置如下，詳細請參照 0A系統(tǒng)的

15、模板流程采購合同蓋章及預付款流程：1、未超過3000元：發(fā)起人-> 部門負責人-> 總經(jīng)理-> 會計-> 財務中心-> 法務-> 印章管理員、出納2、超過3000元：發(fā)起人-> 部門負責人-> 總經(jīng)理-> 會計-> 財務中心-> 法務-> 董事長（超過10000元或未按已審批的請購計劃）-> 印章管理員、出納反商業(yè)賄賂協(xié)議書（模板）甲方：乙方：為了維護甲、乙雙方正常的業(yè)務關系和市場秩序，加強廉潔合作，確保合作業(yè)務高效優(yōu)質完成, 甲、乙雙方除嚴格遵守中華人民共和國國家工商行政管理局 關于禁止商業(yè)賄賂行為的暫行規(guī)定 中華

16、人民共和國反不正當競爭、中華人民共和國刑法等有關禁止商業(yè)賄賂行為規(guī)定外，經(jīng) 充分協(xié)商，雙方達成如下協(xié)議，以資共同遵守：一、甲方責任1、甲方有責任對甲方人員進行防范和處理商業(yè)賄賂的教育。2、若甲方員工要求乙方給予其任何形式的不正當利益，乙方必須及時投訴，并提供相關證據(jù) 給甲方，經(jīng)甲方查實后作出處理，并為乙方保密。對于乙方的協(xié)助，甲方將根據(jù)情況給予乙方更多 的商業(yè)合作機會。3、對于乙方舉報甲方人員違規(guī)的情況，甲方應及時進行調查、處理和反饋。二、乙方責任1、乙方保證乙方及其員工不以金錢方式（包括但不限于支付現(xiàn)金，贈與銀行卡，贈與有價證 券，如購物卡、提貨單、娛樂場所會員卡、打折卡、代幣券證券）賄賂甲

17、方的業(yè)務人員、高管人員 等與合同履行相關的人員（下稱“合同履行相關人員”）。2、乙方保證乙方及其員工不以實物方式（包括但不限于贈送或出借錄像攝像設備、家電設備、 健身器材、汽車、住房等實物）賄賂甲方的合同履行相關人員。3、乙方保證乙方及其員工不以消費方式（包括但不限于宴請、娛樂消費、旅游、國內或國外 考察等方式）賄賂甲方的合同履行相關人員。4、乙方保證乙方及其員工不以其他任何方式（包括但不限于以朋友名義提供各種好處、活動 抽獎、賭博中故意輸錢、性賄賂等方式）賄賂甲方的合同履行相關人員。三、違約責任若乙方違反上述任一約定，甲方有權隨時解除與乙方的一切合同業(yè)務且不被認為是違約行為。 在賠償甲方實際

18、損失的同時， 甲方有權要求乙方支付合同總金額的 300% 且不低于人民幣 1 萬元的 金額作為乙方的違約金， 并保留隨時向法院訴請乙方賠償甲方的一切名譽及商業(yè)損失的權利。 同時， 在 10 年內，乙方不得參與甲方及其關聯(lián)公司的業(yè)務。四、其它事項。本協(xié)議一式二份，雙方各執(zhí)一份，自簽字蓋章之日生效。本協(xié)議作為甲、乙雙方自愿簽訂的法 律文件，在簽訂協(xié)議之日起 10 年內，甲乙雙方對相關賄賂行為有權追究。不論雙方業(yè)務合同是否 簽訂、生效或履行完畢或被宣布無效，均不影響本協(xié)議的效力。乙方：法定代表人 / 授權代表人簽字：日期：甲方：深圳市陽光博睿教育技術有限公司法定代表人 / 授權代表人簽字： 日期：新

19、項目性采購需求審批表項目名稱：項目概況：項目需求采購清單（包括品牌、技術參數(shù)、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等）：采購物品總預算：要求交貨時間：其它情況說明：申請部門負責人技術部門總經(jīng)理采購申請人：XXX 部門：XXXX日期：XXXX-XX-XX單據(jù)編號：XXXX測試單位（需求單位）填寫總經(jīng)辦董事長備注：發(fā)起此申請單時請附上經(jīng)審批后的新項目立項方案新項目性采購樣品測試報告項目名稱供應商名稱供應商技術對接人和聯(lián)系方式丿予列號/型號/版本號詳細配置測試開始時間測試結束時間測主要測試目的測試責任人：部門:時間:單據(jù)編號:試需求主要測試內容系統(tǒng)應用數(shù)據(jù)庫其他測試過程中其他情況簡述：（如一切正?？梢灾惶顚懻＃y試結論：（若測試不達標，應具體說明原因）測試驗證日期：最終判定結果：合格不合格測試結果確認測試部門負責人技術部門測試部門分管領導備注：在測試完畢后，由測試負責人在 2個工作日內發(fā)起新項目性采購樣品測試報告（固定模板），總經(jīng)理審批通過后由總經(jīng)辦采購實施后續(xù)采購環(huán)節(jié)新供應商所提供資料需提供資料：營