餐飲公司采購管理手冊

1、第一章總則目的為加強x沙鍋餐飲管理（北京）有限責(zé)任公司（以下簡 稱公司）采購管理， 規(guī)范采購工作，保障經(jīng)營活動的正常持續(xù)供應(yīng)，加 速資金周轉(zhuǎn)，降低采購成本，特 制定此手冊。 適用范圍 本手冊適用 于公司經(jīng)營所需各種材料、設(shè)備及公司辦公用品、勞保用品的采 購（以下除非特別說明，以上所列物資統(tǒng)稱為采購物品），以及需通過協(xié)作廠商完 成的各種成品、半成品、材料的加工。除非特別說明，采購物品 與外協(xié)加工產(chǎn)品統(tǒng)稱為采購物品。手冊適用人員：采購部、店管部、單店、中心廚房、財務(wù)部、綜合辦、監(jiān)察辦等涉 及公司采購業(yè)務(wù)的所有員工。手冊管理方法由采購部負責(zé)組織每年一次的手冊修訂工作，并由采購部簽訂 發(fā)行。采購部擁有

2、對 手冊的解釋權(quán)。 由綜合辦負責(zé)手冊的發(fā)放、更換 和回收管理工作，并制作手冊領(lǐng)用記錄。保密要求注意作好手冊保密工作。應(yīng)按適用范圍發(fā)放，采購部、中心廚 房、財務(wù)部、綜合辦、監(jiān)事處、店經(jīng)理可領(lǐng)用完整手冊，其他人員只領(lǐng)用與其相關(guān)作業(yè)的部分。應(yīng)與領(lǐng)用者簽 訂保密協(xié)議。手冊的更新年度內(nèi)內(nèi)容調(diào)整以補充文件形式發(fā)布，補充文件要求進行編號 管理，發(fā)放范圍及發(fā) 放回收管理與手冊管理相同。 手冊每年更新一次， 年度更新時應(yīng)將年度內(nèi)補充文件分類歸并到手冊各章節(jié)第二章采購組織公司采購管理實行集中統(tǒng)一采購，除單店的零星采購?fù)?，任何部門 和人員不得單 獨進行采購。 各部門主要職責(zé)：（需根據(jù)重新確定的組 織結(jié)構(gòu)調(diào)整）（一）

3、需求單位：負責(zé)根據(jù)經(jīng)營需求填寫需求計劃或采購 申請和相應(yīng)的價格建議；參與供應(yīng)商的甄選；負責(zé)質(zhì)量不合格采購物 品 及外協(xié)產(chǎn)品的評審并提出處理方案，負責(zé)將采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用過程中發(fā)生的其它問題及有關(guān)信息及時反饋給采購部。（二）店管部：負責(zé)根據(jù)各店的需求計劃、庫存情況等填寫物品采購申請；負責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的驗收、存儲與發(fā)放；負責(zé)對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量檢測，負責(zé)對供應(yīng)商生產(chǎn)工藝和產(chǎn)品質(zhì)量的評估以及對供應(yīng)商質(zhì)量保證體系的考核，參與采購物品及外協(xié)產(chǎn)品使用過程的質(zhì)量監(jiān)督和質(zhì)量問題的處理；參與對供應(yīng)商的甄選；參與對采購價格的審核。（三）采購部：負責(zé)制定采購計劃及采購活動的具體實施； 對所 采購物

4、 品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、供應(yīng)商情況進行跟蹤調(diào)查，建立 采購物品 及外協(xié)產(chǎn)品價格信息庫；建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量 記錄；負責(zé) 對供應(yīng)商的管理；負責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的交貨與協(xié) 調(diào)；負責(zé)采購 物品及外協(xié)產(chǎn)品質(zhì)量問題的解決、退貨與索賠；負責(zé) 采購款項的結(jié)算 支付。（四）監(jiān)事處：負責(zé)對采購全過程的監(jiān)督審察， 包括對采購計 劃、簽訂采購合同、質(zhì)量驗收和結(jié)帳付款等采購過程每一環(huán)節(jié)的監(jiān)控。（五）財務(wù)部：負責(zé)對采購計劃及采購預(yù)算的審核；采購物品及 外協(xié)產(chǎn) 品付款憑證的審核。a）采購計劃 第一條 采購計劃制訂的依據(jù) 采購計 劃應(yīng)根據(jù)經(jīng)營計劃、由店管部匯總的各店日常經(jīng)營需求計劃、 各部門 的采購申請、年度預(yù)

5、算、庫存情況、公司資金供應(yīng)情況等確定，對經(jīng)營急 需物品，應(yīng)優(yōu)先考慮。 第二條 采購計劃種類 根據(jù)采購物品的不同應(yīng) 分別制訂年度采購計劃、月度采購計劃及日采購計劃。（一） 年度采購計劃根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃，在對市場信息和需求信息進行充分的 分析和收集的基礎(chǔ)上，并依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對比預(yù)測制訂，該計劃也是制訂年度財務(wù)預(yù)算的主要依據(jù)之一。（二）月度采購計劃是在對年采購計劃進行分解基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實際采購情況、庫存情況、下月度需 求預(yù)測、市場行情制訂當(dāng)月的采購計劃，該計劃也是制訂月度資金計劃的主要依據(jù)之一。（三）日采購計劃是在對月度采購計劃進行分解基礎(chǔ)上，依據(jù)店管部對各單店每日經(jīng)營所需物品的匯總審核后制

6、訂。第三條 各店日常經(jīng)營需求計劃 各店根據(jù)每天的經(jīng)營情況、物品日常消耗 情況、庫存情況向店管部報送每天的需求計劃，主要包括每天的銷售主產(chǎn)品及各種配料、一次性消耗物品等。第四條采購申請的提出及審 批權(quán)限 采購申請應(yīng)注明物品的名稱、數(shù)量、需求日期、參考價格、用 途、技術(shù)要求、供應(yīng)廠商（參考）、交貨期、送貨方式等。各種物品 的采購申請應(yīng)由以下各部門提 出：（一）工程項目所需公司采購的材 料、設(shè)備等，由項目負責(zé)人根 據(jù)合同及設(shè)計任務(wù)書所作的預(yù)算，結(jié)合 工程進度編制材料、設(shè)備采 購清單（又稱“材料表”）作為采購申請； 經(jīng)部門負責(zé)人或授權(quán) 人審核后，報開發(fā)副總審批；（二）日常經(jīng)營所需 的原材料、輔助材料、

7、產(chǎn)成品（包括外協(xié)產(chǎn)品）、包裝材料、低值易耗品等，由店管部根據(jù)經(jīng)營需求及加工要 求提出采購申請， 經(jīng)部門負 責(zé)人或授權(quán)人審核后，報經(jīng)營副總審批；（三）工具及配件、器皿、勞保用品、量檢具等由使用部門在月初提出采購申請；經(jīng)部門負責(zé)人或授權(quán)人審核后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批；（四）經(jīng)營、辦公等需要的大件設(shè)備和工具（屬于固定資產(chǎn)投資 類）由使用部門在年初編制固定 資產(chǎn)采購申請； 由公司總經(jīng)理審批；（五）普通辦公用品、勞保用品 等由綜合辦根據(jù)使用部門需求統(tǒng)一提出年度或月度采購申請，經(jīng)部門負責(zé)人或授權(quán)人審核后，由總經(jīng)理審批；（六）庫房管理員可根據(jù)日常領(lǐng)料情況和庫存情況提出常備用料的采購申請，由店管部經(jīng)理審批；（七

8、）研究開發(fā)所需要的原料、輔助材料、工具、器皿、設(shè)備等，由技術(shù)中心根據(jù)需求時間提出月度或日采購申請，經(jīng)部門負責(zé)人或授權(quán)人審核后，報營運副總審批。（八）以上各類物品如在年度預(yù)算外或超過 年度預(yù)算，應(yīng)經(jīng)公司 總經(jīng)理審批。（九）部門負責(zé)人/授權(quán)人審核本部 門的米購申請時應(yīng)檢查請購 單的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，若不完整或有 錯誤則應(yīng)予以糾正。（十）經(jīng)審批后的采購申請表由采購部審核匯總。 審核內(nèi)容包括 采購申請各欄填寫是否清楚，是否符合項目合同內(nèi)容、 是否在預(yù)算 范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍 內(nèi)等。第五條 采購計劃的管理（一）采購計劃由采購部根據(jù)經(jīng)審批后 的采購申請制訂，日采購計劃由采購

9、部經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行， 月度采購計劃報 請營運副總批準(zhǔn)執(zhí)行，年度采購計劃需報請公司總經(jīng)理審批。（二）采購計劃應(yīng)同時報送財務(wù)部審核，以利于公司資金的安排。（三）采購部經(jīng)理應(yīng)審查各部門的申請采購物品是否能由現(xiàn)有庫存滿足或有無可替 代的物品。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請采購物品才能列入采購計劃 中。（四）請購部門。（五）物品需求單位對于申請采購物品若需要變 更或撤 銷時，必須立即通知 對于在采購計劃內(nèi)無法于需用日期辦妥的 采購申請單，必須及時通知采購部，及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。（六）未列入米購計劃內(nèi)的物品不能進行米購。如確屬急需物品，應(yīng)填 寫緊急采購申請表，由部門負責(zé)人審批后，由公司營運副總核準(zhǔn)后才能

10、 列入米購范圍。b）米購執(zhí)行第六條 米購作業(yè)的執(zhí)行 米購作業(yè)由米購 部根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃組織實施。采購應(yīng)按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近” 的原則并嚴(yán)格按照采購計劃按質(zhì)、按量、按時進行采購。第七條采購方式的選擇采購人員應(yīng)按照采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的不同，分別采取以 下幾種方式進行采購：定點供應(yīng)商長期議價采購、比價采購和招標(biāo)采 購。屬于定點供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的物品，不管價值多少，可以直接從 定點供應(yīng)商處采購。不在定點供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的物品，需采用招標(biāo) 采購或比價采購。（一）定點供應(yīng)商長期供貨的物品范疇： 為有效降低 采購成本，達到規(guī)模采購，并保證采購物品質(zhì)量的穩(wěn)定性與標(biāo)準(zhǔn)，以下消耗較大且常用物品應(yīng)盡量采用定點

11、供應(yīng)商長期議價供貨的方式：生鮮類：包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用蔬菜等；干貨類：各種肉食、海鮮、木耳、蘑菇等；糧油、各種調(diào)料等； 飲料類；經(jīng)營加工用器材類、包裝用材料、其它消耗品；熟食、涼菜類委托對外 加工產(chǎn)品。（二）招標(biāo)米購的物品范疇：1. 一次米購金額超過以下金 額的大宗材料與設(shè)備： 進口材料和設(shè)備 >5萬元；國產(chǎn)檢測儀表 >3 萬元；計算機、顯示器以及附件5萬元；電子類產(chǎn)品 > 1萬元；常 用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等> 1萬元。2.工程裝修項目中需公司采購的材料、關(guān)鍵設(shè)備等；3. 一年內(nèi)可在同一供應(yīng)商處累計 采購金額超過5萬元的某類物品。（三

12、）比價采購的物品范疇：除定點供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)以及符合招標(biāo)米購條件的物品外的米購，以二家（包 括三家）以上供應(yīng)商的報價加以比較，最后選擇性價比最優(yōu)者予以 訂購。第八條 采購詢價的發(fā)出 采購人員按照采購計劃所列材料清單， 參考米購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、公司相關(guān)人員的信息提供、米購歷史記錄、廠商提供的價格資料等各種渠道的價格信息，對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的供應(yīng)商進行充分的詢價、 議價。（一）采購人員在詢價、 議價過程中必須向供應(yīng)商提供足夠的信息以使供應(yīng)商能順利報價，這些信息包括采購物品或外協(xié)產(chǎn)品的品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、服務(wù)、交貨期、交貨方式、地點、付款辦法等因素。（二）詢價方式應(yīng)采用書面詢價，要求供

13、應(yīng)商提供簽字或蓋章的報價單，如只能 采用電話詢價方式，應(yīng)獲得采購部經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商在接到詢價 資料后至少7天內(nèi)以書信、電子郵件或 傳真形式反饋其報價意向（若 供應(yīng)商拒絕報價，則應(yīng)將詢價資料退還給公司），若 詢價資料寄出后供應(yīng)商沒有任何答復(fù)，采購人員應(yīng)打電話或電子郵件與供應(yīng)商聯(lián)系，問清情況（如收到詢價資料與否？）。（四）在詢價過程中供應(yīng)商如要求 對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品內(nèi)容、技術(shù)要求、規(guī)范等作進一步澄清，采購員 應(yīng)該協(xié)調(diào)相關(guān)人員盡快作出答復(fù)，以使供應(yīng)商有條件作出適當(dāng)報價。（五）同類、同規(guī)格產(chǎn)品的詢價應(yīng)有三家以上供應(yīng)商的價格資料，同時 應(yīng)建立采 購詢價比價臺帳。臺帳內(nèi)容要包括：物品

14、名稱、型號、規(guī)格、 主要技術(shù)參數(shù)、分 承包方的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價 格和運雜費用，并有綜合分析 說明和比價依據(jù)。 第九條 詢價資料的整理（一）采購員接到供應(yīng)商的報價后，要評審報價的完整性和準(zhǔn)確 性，并了解報 價的詳細構(gòu)成，需要時應(yīng)通過會議或電話溝通以弄清供 應(yīng)商的報價。同時應(yīng)整理 收到的詢價資料備查。（二）若供應(yīng)商報價 的物品與請購物品略有不同或?qū)俅闷氛?，采購人員應(yīng)在請購單上詳細注明相關(guān)信息，并報經(jīng)采購部經(jīng)理、使用部門或請購部門同意并備 案。（三）采購員應(yīng)確定一個初始目標(biāo)價，以利于在隨后進行的多輪談 判（3 - 4輪）及每輪談判后目標(biāo)價格的重新確定。多輪談判的過程中 如果需要

15、，可要求供應(yīng)商 用以成本細分的方式再次報價。第十條 采購價格平臺的建立 采購部信息管理員應(yīng)依照以往的采購資料和平時收 集的數(shù)據(jù)，分門別類地整理 出一套完整的價格平臺（采購價格平臺）， 并根據(jù)情況隨時更新，充實，以備相關(guān) 人員選用。 價格平臺應(yīng)包含以 下內(nèi)容：（一）材料（設(shè)備）名稱；（二）規(guī)格型號；（三）主要技術(shù)指標(biāo)；（四）價格區(qū)間；（五）廠家（或供應(yīng)商）；（六）索引。第十一條（一一）米購價格核準(zhǔn)： 招標(biāo)米購物品的價格由評標(biāo)小組決 定。在質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、送貨方式等相同的情況下，價格最 低者中標(biāo)。如分歧較大，由公司主管領(lǐng)導(dǎo) 或公司總經(jīng)理決定。（二）供 應(yīng)商長期報價采購物品及外協(xié)產(chǎn)品，在事

16、先議定的價格范圍內(nèi)，由采購 部經(jīng)理核準(zhǔn)；超出議定價格范圍外的，根據(jù)超出價格的多少，分別報公 司 主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理審批。（三）比價采購物品，一次采購金額小于5000元的，由采購部經(jīng)理審批；一次采購金額大于5000元的，由采購部經(jīng)理審核后，呈公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批 準(zhǔn)。第十二條（一） 訂購 供應(yīng) 商及采購價格確定后，由采購部統(tǒng)一向供應(yīng)商訂購，發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。（二）訂購過程中實行執(zhí)行的采購價格與經(jīng)核準(zhǔn) 的采購價格有差異時，采購人員應(yīng)按采購價格核準(zhǔn)的審批程序進行重新 審批，緊急情況下可直接報請營業(yè) 副總審批。（三）屬于下列特殊情 況的，可實行委托采購。1.特殊材料與物品，采購部無法進行采

17、購時， 經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可委 托業(yè)務(wù)部門進行采購，但應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本 辦法的相關(guān)規(guī)定。2.屬于單店的零星采購物品范圍， 且月度采購金額 累計在300元以內(nèi)的，可 委托單店自行采購，店管部負責(zé)監(jiān)督單店的 采購是否嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。（四）需預(yù)付定金、長期需用的原材料、經(jīng)營用物品等、采購金額（）元以上或有附帶條件的采購活動應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。1.由采購員代表公司簽訂采購合同的， 必須有公司總經(jīng)理的授權(quán)；2.采購員負責(zé)根據(jù)規(guī)范的合同范本起草合 同文本，報采購部經(jīng)理審 批并簽署意見，必要時，監(jiān)察部應(yīng)參與合同 文本的起草；3.監(jiān)察部負責(zé)對合同的法律條款進行審查， 并簽署意見； 4.在完成以上

18、審查修改后，采購合同應(yīng)報營運副總審核并簽署意見后呈公司總經(jīng)理批準(zhǔn)加蓋公司合同專用章。5.簽字蓋章生效的采購合同應(yīng)分送財務(wù)部、驗收單位、監(jiān)事處等存檔備查。 第十三條 交貨及驗收（一）訂購后采購人員應(yīng)按采購合同及公司的經(jīng)營計劃對供應(yīng)商的 交貨進行 稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時， 應(yīng)及時通知請購部門并列入重點催辦項目。（二）交貨時一般物品由庫管員負責(zé)驗收，包括品質(zhì)與數(shù)量的驗收。特殊物品由使用單位、質(zhì)檢員負責(zé)品質(zhì)驗收，庫管員僅負責(zé)數(shù)量驗收。品質(zhì)如有不符，應(yīng)立即予以退回。數(shù)量不符，應(yīng)在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。庫管 員驗貨后方可辦理入庫手續(xù)。（三） 供應(yīng)商直接配送到單店

19、或加工現(xiàn)場的物品，由供應(yīng)商根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點送貨，收貨人負責(zé)物品的驗收，確認是否與訂購單或采購申請單所列內(nèi)容一致，并及時將驗收單送交采購部、財務(wù)部辦理記帳付款手續(xù)。第十四條 進度控制與事務(wù)聯(lián)系（一）采購執(zhí)行過程中，采購部應(yīng) 按詢價、訂購、交貨三個階段負責(zé)對采購作業(yè)制定進度計劃并進行進度控制。如未能按進度完成采購作業(yè)時，應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應(yīng)對措施。（二）采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應(yīng)負責(zé)聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。（三）外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負責(zé)提供外協(xié)產(chǎn)品的品

20、質(zhì)要求并負責(zé)對加 工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。C）采購結(jié)算第十五條 采購付款采購款 項須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時間由采購部統(tǒng)一支庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)及時根據(jù)入庫單填寫入庫清單報送采 購部和財務(wù)部，采購部和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫清單分別建立應(yīng)付帳款臺帳。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期（根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或 每周）憑收 貨清單與采購部核對應(yīng)付帳款帳目， 雙方核對無誤后向采購 部申請付款。（三）采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計劃，結(jié)算計劃由采購部核算員根 據(jù)訂購合同的時間要求、供應(yīng)商的重要性、采購物資的時間、公司現(xiàn)有資金情況等制

21、訂，分清輕重緩急，結(jié)算計劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由營運副總審批。（四）采購部根據(jù)結(jié)算計劃依據(jù)資金使用申請程序（見財務(wù)管理手冊）向財務(wù)部申請借款，由財務(wù)部負責(zé)人根據(jù)資金計劃審 批后借出款項。借款只能用于支付 貨款，不得挪為它用。采購部不得 自行保存資金，應(yīng)于支付款項時向財務(wù)部支取借款，即借即付。（五）在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時，采購部核算員應(yīng)對照合同、收貨清 單等仔細復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付 款。第十六條 報銷采購人員支付采購貨款后應(yīng)依據(jù) 財務(wù)規(guī)定的報銷程序及時辦理報銷手續(xù)，報銷單據(jù)應(yīng)附上購貨發(fā)票、采購計劃單、驗收入庫單，并由采購部經(jīng)理審批。第十七條 應(yīng)付帳

22、款的管理采購部核算員負責(zé)采購應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺帳，定 期編制客戶 往來對帳單發(fā)送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳 記錄。對長期客戶或重 點客戶，以及金額在一定起點以上的往來客戶， 應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等情況。第十八條 公司與單店的往來結(jié)算（一）供應(yīng)商或配送方直接向 單店送貨后，單店應(yīng)及時將已簽字 的發(fā)貨清單分別報送采購部和財務(wù) 部，采購部據(jù)此與供應(yīng)商結(jié)算，財務(wù)部據(jù)此登記應(yīng)付帳款，同時在該單店的帳戶上登記該項應(yīng)收帳 款（公司對單店的應(yīng)收款）。（二）公司 向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)

23、及時將配送清單報送財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)該貨物的成本（包括米購貨物本身的價格、稅金、運費和加工損耗成本等）在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。（三）各單店應(yīng)于每月25日與公司財務(wù)部按月核對物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認后，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。d）米購成本控制第十九條 米購成本控制關(guān)鍵點物品本身的米購價格、物品運輸配送費用、物品存儲費用以及存儲過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費用是采購成本的主要構(gòu)成部分。針對采購成本的主要構(gòu)成要素，采購成本控制的關(guān)鍵點包括以下幾個方面：確定最優(yōu)的采購價格確定合理的采購訂貨量確定最佳的采購物品配送方式第二十條（一）最優(yōu)采購價格的確定 采用多種采

24、購形式：包括招標(biāo)采購、供應(yīng)商 長期定點采購、比價采購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最 低的采購形式組合以達到降低采 購成本的目的。（二）決定合適的采 購價格：通過科學(xué)的價格決定步驟，降低采購價格與采購成本。決定一 個合適的價格一般要經(jīng)過一下幾個步驟：1.多渠道詢價。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。2.比價：分析各供應(yīng)商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價標(biāo) 準(zhǔn)。3. 自行估價：成立估價小組，可由采購管理人員、技術(shù)人員、財務(wù)人員組 成，估算出較為準(zhǔn)確的底價資料。4.議價：根據(jù)底價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價

25、格。第二十一條 合理采購訂貨量的確定采購訂貨量的確定直接影響 存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費用、采購資金占用的利息費用及存貨的損失成本等，因此確定一個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟：存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量（一）存貨信息的收集：1.店管部庫管員、單店每日應(yīng)填寫物品庫存日報表，反映本部門現(xiàn)有存貨物 資的名稱、單價、現(xiàn)有存貨的儲存位置、儲存區(qū)域及分布 狀況等信息，并及時將此信息報送給采購部。2.采購部應(yīng)要求供應(yīng) 商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式及時提供已訂貨物資的未達存貨日報表。（二）存貨信息分析

26、：店管部庫管員負 責(zé)將各種存貨信息進行綜合匯總，并結(jié)合盤點的實際情況對存 貨量進行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供應(yīng)商或第 三 方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等能及時獲得準(zhǔn)確的存貨信息。（三）1. 2.確定安全庫存量安全庫存量的確定由店管部調(diào)度員負責(zé)制訂。采購部根據(jù)各部門采購申請制定采購計劃時，應(yīng)在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營計劃的基礎(chǔ)上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫存。3.“安全庫存量”，應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營活動所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營活動的中斷以及引起的經(jīng)濟損失。4.根據(jù)不同物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗估計、數(shù)學(xué)

27、模型測算等方法確定，一般情況下，安全 存貨量的計算 公式確定為：最大安全存貨量=某期間最大使用量-歷 史同期最小使用量。（四）確定合理訂貨量采購部人員在制訂采購計劃 時，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應(yīng)商或第三方物流的未達存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運輸?shù)竭_時間等因素，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂 貨時 點。第二十二條 最佳物品運輸配送方式的確定 物品運輸配送方購過程式直接影響物品的運輸成本費、包裝成本費等，采購人員在訂中應(yīng)要求供應(yīng)商提供上述各項成本的詳細清單，或與財務(wù)部相關(guān)人員合作，對上述成本作出分析，選擇最佳的物品運輸配送方式，提出降低 成本的建議。e）供應(yīng)商管理第二十三條 供應(yīng)商信息收集與調(diào)查供應(yīng)商 信息收集與調(diào)查由采購部負責(zé)，店管部、物品請購部門、使用部門等負 責(zé)提供供應(yīng)商信息及推薦合格供應(yīng)商。（一）凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填寫“供應(yīng)商調(diào)查表”，作為選擇供應(yīng)廠商的參考。“供應(yīng)商調(diào)查表”交采購部審核并存檔備查。如果供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)