客人來訪會務接待流程及標準

1、客人來訪會務接待流程及標準一、目的 為樹立集團良好形象，提高工作效率，本著“熱情禮貌、 服務周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴格標準，統(tǒng)一管理”的原 則。二、適用范圍本標準適用于集團各部門因業(yè)務發(fā)生的各種會務接待 工作。三、管理 綜合部為集團接待工作的歸口管理部門，負責協(xié)調相關 部門接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié) 調、物業(yè)公司落實接待任務，提供后勤保障；集團各部門在 接到重要來訪預約后，首先報綜合部備案，并協(xié)助擬定接待 計劃，需集團領導出面、綜合部協(xié)調的重要接待，應提前 天告知綜合部。四、計劃與準備 1、在接到集團領導通知或相關部門來訪預約時，物業(yè) 公司應了解來賓基本情況： 來賓職

2、務、來訪具體時間、 人數(shù)、 目的和要求等。 在這基礎上擬定接待計劃， 排出日程安排表， 酌情安排接待標準。2、綜合部根據(jù)來賓情況按計劃通知公司相關部門，通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。3、因特殊會議需要，綜合部負責準備安排會場花卉、 水果、煙茶、音響設備、投影設備、電子屏、制作歡迎牌、 指示牌、安排禮儀人員，安排攝影攝像等，物業(yè)公司需積極 配合，完成任務。五、會前的準備標準。1、會場物品擺放標準（所有會議準備工作必須在半小 時前準備完畢）（1）待參會人數(shù)確定后擺放桌牌，桌牌擺放要正，并 配齊相應椅子，椅子擺放在會議桌前并與會議桌保持約為一 人的距離，椅子左右之前的擺放距離要均

3、勻約為一人距離， 椅子擺放完畢后豎看要成一條直線。（ 2）桌牌定位后，礦泉水成 45 度（標簽正對落座人員） 擺放在桌牌右側，后依次擺放玻璃直杯及茶杯，杯把朝右， 桌牌左側擺放香巾碟及香巾，香巾碟上方與桌牌上方在一條 水平線上。（3）根據(jù)椅子的位置在會議桌上擺放稿紙，稿紙擺放 在每個椅子的正中間位置，稿紙正中間擺放接待明白紙，稿 紙底邊與桌子的底邊成一條水平線，筆放在稿紙右側，筆尖 朝上。（4）紙巾盒根據(jù)兩人一盒的標準，擺放在兩人話筒麥 克正中間。（5）話筒固定在桌面上，話筒麥克方向角度一致擺在 同一側方向。（6）如有吸煙客人，根據(jù)需要擺放香煙及煙灰缸，香 煙及煙灰缸擺放在茶杯右側，與桌牌在同

4、一水平線。2、會場設備設施的準備標準（1）檢查照明是否正常，燈具是否全部完好，有損壞 的及時上報維修。（2）會議前提前檢查音響設備是否完好，話筒音量調 節(jié)適中，并檢查無線網(wǎng)絡是否正常使用。（3）投影設施提前檢查是否完好，會議開始前由通訊 連接電腦，全部調試到位。（4）檢查室內空調是否正常，會場溫度設定在規(guī)定溫 度內，夏季不高于 23 度，冬季不低于 26 度。3、會場及周圍環(huán)境衛(wèi)生標準（ 1）徹底清掃會議室衛(wèi)生， 會議桌干凈無手印和水漬， 椅子無灰塵和毛發(fā)，桌子抽屜無雜物無灰塵。（2）會議室死角衛(wèi)生清潔到位，窗臺無灰塵，墻角處 無蜘蛛網(wǎng)，墻面干凈無灰塵。（ 3）地板打蠟， 地上無雜物無腳印，

5、地板干燥無水漬。（4）會議室內網(wǎng)線及投影電源線擺放整齊，不雜亂避 免絆倒客人。（5）會議室外衛(wèi)生間干凈無異味，并擺放衛(wèi)生間指示 牌。（6）會議室外環(huán)境衛(wèi)生有專人清潔保持，地面明亮無 腳印，垃圾桶及痰桶干凈，加強巡視隨時清理。4、會議服務程序（1）客人到達后，迎賓人員應面帶微笑，對所有來開 會的客人都使用禮貌用語“您好”“上午好”“下午好”。（2）主要領導到達后，有專人引領到領導座位，并進 行拉椅服務。（3）客人到達后，進行倒水服務，倒水時動作要輕， 不要發(fā)出太大的聲響，一般都由兩人在會議桌兩邊同時倒水， 倒完水后立即返回，并在會議室門口處站立觀察會場動態(tài)， 盯會者必須大腦精神集中，觀察領導及每

6、一位客人的動態(tài)， 從客人眼神或動作中領會客人需求并及時上前詢問解決。（4）會議進行中，盯會人員根據(jù)會議議程，提前將要 講話人的話筒打開，并將話筒對準講話人。（5）開始使用投影匯報時，要關閉投影幕布前的燈， 使會場的燈光變?yōu)橥队澳Ｊ剑瑓R報結束后，要立即打開幕布 前的燈，改為正常模式。（ 6）根據(jù)客人大部分喝水情況，約為 15 分鐘添一次茶 水，若主要領導喝水較快還不到倒水時間，可根據(jù)情況先給 領導添水，若大部分客人剛進會場喝水較快，可以根據(jù)情況 全場提前倒水。（7）煙灰缸有 3個及 3個以上煙頭或者有水果干果皮， 要及時更換煙灰缸，主要領導香巾若使用要及時更換，所有 更換的物品都以按照先賓后主的

7、原則，然后依次進行。（8）會議期間可根據(jù)會場情況適當?shù)恼{節(jié)空調溫度， 會場溫度不能過低或過高，若抽煙人數(shù)多，煙味大，可將窗 戶打開 1-2 扇通風，使會議室內空氣保持流通。（9）會議期間，若領導有重要事情要談不需要會議服 務，服務人員應倒完水后退出會議室在門外等候。5、會議結束服務（1）會議快結束時，提前安排部屬送客人員站門，提 前做好工作。（2）會議結束后，立即將所有會議室的門打開，迎賓 人員熱情送客，使用禮貌用語“請慢走”，盯會人員要給領導 拉椅。（3）客人離開會議室后，要立即查看會議室有無客人 遺留物品，若發(fā)現(xiàn)遺留物品及時通知客人，若不清楚是哪位 客人的物品，可與經(jīng)理辦聯(lián)系幫忙轉交。（ 4）會議結束后， 立即清理會場物品， 打掃會場衛(wèi)生， 關閉設備設施，鎖好會議室門。六、接待禮儀衣著得體。 從容大方。 禮貌文雅。 不卑不亢。1、儀表：面容清潔，2、舉止：穩(wěn)重端莊，3、4、5、言語：語氣溫和、 態(tài)度：誠懇熱情， 迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公 司門口或車站機場， 接待人員引見介紹主賓時， 要注意順序。6、過走廊時： 通常走在客人的右前方， 不時左側回身， 配合客人腳步，轉彎