行政人員的時(shí)間管理ppt課件

1、行政人員的時(shí)間管理行政人員的時(shí)間管理管震高級(jí)行業(yè)顧問(wèn)2http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 歡迎來(lái)到行政人員學(xué)堂歡迎來(lái)到行政人員學(xué)堂q聽(tīng)完這三個(gè)小時(shí)的培訓(xùn)，他就能q知道什么是時(shí)間管理q知道時(shí)間管理都能幫本人什么忙q知道從哪些地方入手管理時(shí)間v孔子孔子v “逝者如斯夫，不舍晝夜。逝者如斯夫，不舍晝夜。v沙士比亞沙士比亞v “時(shí)間的無(wú)聲的腳步，是不會(huì)由于我們有許多事情時(shí)間的無(wú)聲的腳步，是不會(huì)由于我們有許多事情v 要處置而稍停片刻。要處置而稍停片刻。 3http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 什么是時(shí)間管理什么是時(shí)間管理4http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 他的時(shí)間是這樣的嗎？他的

2、時(shí)間是這樣的嗎？q 7:00-7:30起床刷牙洗臉化裝換衣服拿上包包鎖門(mén)上班q 7:30-8:20坐車上班ingq 8:30-9:30看Email、看新聞、回Email順便吃早飯q 9:30-10:30市場(chǎng)部門(mén)會(huì)議，裝專心一小時(shí)q 10:30-11:00部門(mén)會(huì)議記錄稿，懊悔剛剛沒(méi)仔細(xì)聽(tīng)q 11:00-12:00處置部門(mén)事務(wù)，中間被要求協(xié)助的張三李四王二打斷5次q 12:00-12:30午飯q 12:30-13:30午休時(shí)間把掛起來(lái)zzzZZZq 13:30-14:30還在半夢(mèng)半醒，只益處置Email，沒(méi)有Email也本人發(fā)明幾封出來(lái)，真實(shí)不行上MSNq 14:30-15:30銷售部門(mén)會(huì)議，跟市

3、場(chǎng)部的會(huì)議一樣無(wú)聊q 15:30-16:00部門(mén)會(huì)議記錄稿，他們說(shuō)的本人不記我又不懂，干嘛要我寫(xiě)q 16:00-16:30預(yù)備下午茶，當(dāng)然還有吃q 16:30-17:30處置部門(mén)事務(wù)，中間被騷擾5次，打騷擾他人5次q 17:30-18:00以10%的效率任務(wù)q 18:00-19:00終于下班了，被人群簇?fù)碇恍r(shí)回家q 19:00-20:30做飯，吃飯預(yù)備看電視q 20:30老板打問(wèn)明天的資料預(yù)備得怎樣樣了，一語(yǔ)驚醒夢(mèng)中人q 20:45-23:00趕資料，中間罵老板10次，賭咒發(fā)誓下回一定上班的時(shí)候記得寫(xiě)5http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 討論討論q 想一想，終究本人來(lái)學(xué)習(xí)時(shí)間管理的

4、原動(dòng)力是什么？q 本人希望可以實(shí)現(xiàn)怎樣的時(shí)間管理？寫(xiě)下來(lái)！q 在最期望實(shí)現(xiàn)的三條結(jié)果下劃線對(duì)本人時(shí)間管理的期望例如：1.能按時(shí)完成老板交給的一切任務(wù)2.每天晚上都有時(shí)間看電視3.每個(gè)星期都有起碼一個(gè)下午的時(shí)間去健身4.每天都有2個(gè)小時(shí)時(shí)間學(xué)習(xí)新的知識(shí)6http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 那我們就需求時(shí)間管理那我們就需求時(shí)間管理q 時(shí)間管理就是自我管理時(shí)間管理就是自我管理q 時(shí)間管理就是一種能讓本人從時(shí)間的迷茫中掙脫出來(lái)，甚至?xí)r間管理就是一種能讓本人從時(shí)間的迷茫中掙脫出來(lái)，甚至反過(guò)來(lái)駕馭時(shí)間的方法反過(guò)來(lái)駕馭時(shí)間的方法q 自我管理即是改動(dòng)習(xí)慣自我管理即是改動(dòng)習(xí)慣, 以令本人更富績(jī)效以令本人

5、更富績(jī)效, 更富效能更富效能q 時(shí)間管理是管理可管理的時(shí)間時(shí)間管理是管理可管理的時(shí)間7http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 時(shí)間管理的典范時(shí)間管理的典范8http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 時(shí)間管理真的能協(xié)助我們嗎？時(shí)間管理真的能協(xié)助我們嗎？能！9http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 時(shí)間管理能協(xié)助我們做什么？時(shí)間管理能協(xié)助我們做什么？q 忽然發(fā)現(xiàn)世界其實(shí)還是很愉快的q 忽然發(fā)現(xiàn)生活其實(shí)是很高興的q 忽然發(fā)現(xiàn)本人在過(guò)去的一周里做了好幾件驚天地泣鬼神的大事，非常有滿足感，并對(duì)即將到來(lái)的一周充溢等待q 忽然發(fā)現(xiàn)本人總是能跟上節(jié)拍，不再會(huì)由于擔(dān)憂老板的批判而惴惴不安了q 忽然發(fā)現(xiàn)

6、本人有的是時(shí)間去逛街、健身、看電影q 忽然發(fā)現(xiàn)周圍的人對(duì)他好感倍增q 不過(guò)又忽然發(fā)現(xiàn)事情還是做不完的10http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 從哪里入手讓本人成為時(shí)間管理精英？從哪里入手讓本人成為時(shí)間管理精英？q 分析q 找到突破口q 抓住重點(diǎn)q 從強(qiáng)迫到自然q 運(yùn)用工具11http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 分析之一：假設(shè)時(shí)間就是生命，以下要素就是正在謀分析之一：假設(shè)時(shí)間就是生命，以下要素就是正在謀殺我的殺我的q干擾干擾q事情很多，東一下西一下做起來(lái)很辛勞事情很多，東一下西一下做起來(lái)很辛勞q等待等待q來(lái)者不拒來(lái)者不拒q溝通不良溝通不良q授權(quán)缺乏授權(quán)缺乏q組織制度的妨礙組織制度的

7、妨礙q滿桌的文件滿桌的文件q反正時(shí)間還早反正時(shí)間還早q任務(wù)心情與情境任務(wù)心情與情境q完美主義完美主義q煲粥煲粥q對(duì)方方案的變卦對(duì)方方案的變卦12http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 分析之二：哪些要素是可控的分析之二：哪些要素是可控的q 干擾干擾q 事情很多，東一下西一下做起來(lái)很辛勞事情很多，東一下西一下做起來(lái)很辛勞q 等待等待q 來(lái)者不拒來(lái)者不拒q 溝通不良溝通不良q 滿桌的文件滿桌的文件q 反正時(shí)間還早反正時(shí)間還早q 任務(wù)心情與情境任務(wù)心情與情境q 完美主義完美主義q 煲粥煲粥請(qǐng)指出這些要素中，哪些是我們?cè)?jīng)認(rèn)識(shí)到但沒(méi)有去處理的問(wèn)題？請(qǐng)指出這些要素中，哪些是我們?cè)?jīng)認(rèn)識(shí)到但沒(méi)有才干處

8、理的問(wèn)題？13http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 分析之三：我們應(yīng)該先處理有才干處理只是沒(méi)有處理分析之三：我們應(yīng)該先處理有才干處理只是沒(méi)有處理的問(wèn)題還是先處理沒(méi)有才干處理的問(wèn)題？的問(wèn)題還是先處理沒(méi)有才干處理的問(wèn)題？q 等待等待q 來(lái)者不拒來(lái)者不拒q 滿桌的文件滿桌的文件q 反正時(shí)間還早反正時(shí)間還早q 完美主義完美主義q 煲粥煲粥但是對(duì)于但是對(duì)于“事情很多，東一下西一下做起來(lái)很辛勞這一事情很多，東一下西一下做起來(lái)很辛勞這一條我們卻不得不面對(duì)條我們卻不得不面對(duì)這就是他的突破口！這就是他的突破口！14http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 分析之四：假設(shè)我們一天有分析之四：假設(shè)我們一天有

9、10件事要辦，那么大約的件事要辦，那么大約的分布情況是怎樣的？分布情況是怎樣的？重要不重要緊急不緊急3322IIIIIIIV15http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 抓住重點(diǎn)之零：方案抓住重點(diǎn)之零：方案3？3？2？2？重要不重要緊急不緊急IIIIIIIV16http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 抓住重點(diǎn)之零：方案抓住重點(diǎn)之零：方案2215重要不重要緊急不緊急IIIIIIIV17http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 抓住重點(diǎn)之一：等待抓住重點(diǎn)之一：等待q 如今是10點(diǎn)45分，11點(diǎn)有個(gè)會(huì)議，這十五分鐘我做點(diǎn)什么？q 上班坐公車需求1個(gè)小時(shí)，這一個(gè)小時(shí)我除了提高警惕防小偷和揩油的

10、外能做點(diǎn)什么嗎？q 去銀行辦事，叫號(hào)之后要排半小時(shí)隊(duì)我除了心急火燎地看著那個(gè)該死的號(hào)碼牌外還能做點(diǎn)什么嗎？18http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 抓住重點(diǎn)之二：來(lái)者不拒抓住重點(diǎn)之二：來(lái)者不拒q 有回絕的理由，不用每次都要有理由。q 回絕太慢反而會(huì)呵斥埋怨太多。q 害怕冒犯某人想好借口，當(dāng)然越實(shí)話越好19http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 抓住重點(diǎn)之三：滿桌的文件抓住重點(diǎn)之三：滿桌的文件q 歸類，以本人熟習(xí)的方式歸類q 定位，以本人熟習(xí)的方式定位q 配件放在一個(gè)盒子里面，在家里也一樣q 無(wú)意義的文件看一遍都嫌多，既然曾經(jīng)看了，扔了吧q 定期淘汰20http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)

11、資料下載) 抓住重點(diǎn)四：反正時(shí)間還早抓住重點(diǎn)四：反正時(shí)間還早q 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立刻做完它, 以便盡早忘掉它.q 養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣q 將事情切成好幾塊小塊義務(wù), 快速地完成每一塊的義務(wù)q 完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來(lái)像做完 80% 普通21http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 抓住重點(diǎn)五：完美主義抓住重點(diǎn)五：完美主義q Windows操作系統(tǒng)耗時(shí)五年，破費(fèi)數(shù)十億美圓，占領(lǐng)PC90%以上的份額，但幾乎每月都在發(fā)布補(bǔ)丁q 獨(dú)立宣言也有錯(cuò)別字q 從完成度99%提高到99.9%需求破費(fèi)十倍的精神q 這就是為什么古人用“百尺竿頭更進(jìn)一步來(lái)描畫(huà)獲得成就的不容易2

12、2http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 抓住重點(diǎn)六：粥抓住重點(diǎn)六：粥q 假設(shè)是為了文娛和消遣，那就煲吧q 假設(shè)是為了聯(lián)絡(luò)感情，那繼續(xù)q 假設(shè)是為了討論晚上吃什么在哪里吃哪個(gè)小攤上的烤肉廉價(jià)一毛錢(qián)說(shuō)到本人都想不出說(shuō)什么了還戀戀不舍的話，請(qǐng)面壁去吧23http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 運(yùn)用工具之一：熟練運(yùn)用工具之一：熟練q 請(qǐng)留意以下數(shù)字：q 當(dāng)他能把運(yùn)用Excel、Word、PowerPoint和Outlook這些常用的辦公軟件的熟練程度提高10%，他每天為本人掙得的時(shí)間大約是0.5小時(shí)，一個(gè)月就掙了15個(gè)小時(shí)，一年掙180個(gè)小時(shí)，用這些時(shí)間他可以看120場(chǎng)電影，可以看240集電

13、視劇，可以去麗江古城泡7天，假設(shè)折合成任務(wù)時(shí)間的話是22.5天，祝賀他，年底雙薪到手了！24http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 運(yùn)用工具之二：輔助運(yùn)用工具之二：輔助q 鬧鐘q Outlookq 手機(jī)q 白紙25http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 從強(qiáng)迫到自然一：我知道沒(méi)有方案不好，但是從強(qiáng)迫到自然一：我知道沒(méi)有方案不好，但是q 沒(méi)時(shí)間做方案q 任務(wù)差不多都是那一攤了，方案有什么用？q 好吧，就算我做了方案，方案也經(jīng)常被打斷q 方案限制了我的自在q 所以，還是到時(shí)候再說(shuō)吧26http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 從強(qiáng)迫到自然二：方案只做重要的和見(jiàn)縫插針的從強(qiáng)迫到自然二：方案

14、只做重要的和見(jiàn)縫插針的q 重要的或者跟他人協(xié)作的事情是一定得做的，所以盡能夠早地記在Outlook里what？沒(méi)有時(shí)間限制？那就給本人設(shè)一個(gè)q 當(dāng)他人約定時(shí)開(kāi)場(chǎng)習(xí)慣說(shuō)：您稍等一下，我查一下我的日歷q 不重要的單獨(dú)放在一塊，等待、空閑的時(shí)候當(dāng)課外讀物IIIIIIIV27http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 從強(qiáng)迫到自然三：盡量不遲到從強(qiáng)迫到自然三：盡量不遲到q 其實(shí)遲到說(shuō)穿了就是反正還有時(shí)間q 比較簡(jiǎn)單一點(diǎn)的是對(duì)于重要的事情抑制惰性q 面試提早十五分鐘q 與其他同事的會(huì)議q 約會(huì)q 上課28http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 從強(qiáng)迫到自然四：檢查表從強(qiáng)迫到自然四：檢查表q 檢查表q

15、 有理化的任務(wù)和義務(wù)，節(jié)省時(shí)間。比如經(jīng)常組織會(huì)議或者培訓(xùn)，那么把必需做的任務(wù)列表，存檔，以后可以對(duì)照。29http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 從強(qiáng)迫到自然五：左右互博從強(qiáng)迫到自然五：左右互博q 同時(shí)做兩件事情q 刷牙、洗臉、洗澡/聽(tīng)收音機(jī)q 坐車聽(tīng)演講或者有聲音的錄音帶q 同時(shí)做三件事情q 走路健身、聽(tīng)mp3學(xué)英語(yǔ)、上班。q 實(shí)踐上，人腦一次能處置7件事情q 不過(guò)，不引薦一邊寫(xiě)文稿一邊看小說(shuō)30http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 最后我們來(lái)一個(gè)高難度的：干擾排除最后我們來(lái)一個(gè)高難度的：干擾排除78910111213141516171819干擾頻率干擾頻率時(shí)間時(shí)間次次31http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 干擾源在哪兒干擾源在哪兒q 干擾的來(lái)源：q 同事的打岔q 干擾q 辦公室環(huán)境32http:/ (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載) 對(duì)于對(duì)于q 他總有這種錯(cuò)覺(jué)，不論來(lái)電