企業(yè)員工必備-郵件書寫

1、鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范Create a model of successful enterprise in the field of commercial vehicles 1電子郵件書寫電子郵件書寫Email鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范Create a model of successful enterprise in the field of commercial vehicles 2一封郵件的必然要素一封郵件的必然要素收件人, 抄送, 暗送稱呼和問候標題，正文，簽名附件鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范C

2、reate a model of successful enterprise in the field of commercial vehicles 3收件人收件人, 抄送抄送, 暗送暗送 to,cc,bccTo, 收件人收件人，凡是需要回應或進一步動作的收件人，都放在to 中Cc, 抄送抄送，顧名思義，這信不是給你寫的，抄一份給你過目下，也就是知會的意思.Bcc, 暗送暗送,收信人，能夠看到這封信to誰cc誰，但看不到bcc的對象。Reply, 回復回復，僅回復給from發(fā)件人Reply to all,回復全部回復全部，回信給from, to, cc的所有人。Forward, 把郵件轉發(fā)轉發(fā)

3、給其他人。但需考慮發(fā)信人是否愿意該郵件被你轉發(fā)給第三方。在供應商面前，我們是一個團隊，作為一個整體出現(xiàn)，使用我們在供應商面前，我們是一個團隊，作為一個整體出現(xiàn)，使用我們發(fā)送會議記錄時，所有參會人員都是收件人，未能參會的相關人員都是抄送人發(fā)送會議記錄時，所有參會人員都是收件人，未能參會的相關人員都是抄送人轉發(fā)時可否多說兩句，把自己消化的東西給對方，體現(xiàn)自己價值的同時，方便對轉發(fā)時可否多說兩句，把自己消化的東西給對方，體現(xiàn)自己價值的同時，方便對方方鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范Create a model of successful enterprise in the f

4、ield of commercial vehicles 4稱呼和問候稱呼和問候 恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度All職務先生小姐的應用英文名Email開頭結尾最好要有問候語禮多人不怪如果有任何問題，請隨時和我聯(lián)系Best Regards 此致敬禮多說兩句話，請查收，如果有任何事情請隨時聯(lián)系我，表示出對收件人的重視和多說兩句話，請查收，如果有任何事情請隨時聯(lián)系我，表示出對收件人的重視和關心關心確認對方的名字書寫正確確認對方的名字書寫正確收件人稱呼和郵件正文之間要留空行收件人稱呼和郵件正文之間要留空行給各稱呼，即使是內(nèi)部，即使是你的下屬，禮貌些。給各稱呼，即使是內(nèi)部，即使是你的下屬，禮貌些。鑄就商用車

5、領域成功企業(yè)的典范鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范Create a model of successful enterprise in the field of commercial vehicles 5標題，正文，簽名標題，正文，簽名標題很重要，是郵件的第一印象，而且是日后搜索或歸類的依據(jù)。正文要求三點，語言得體，內(nèi)容清晰，保持冷靜。商務郵件比較正式，全文不要超過兩種字體，不要超過兩種顏色，段落分明，條理清楚。簽名，寫明你的姓名，單位，頭銜和聯(lián)系方式。準確告訴對方你是誰。千萬不要忘記寫郵件主體，一封郵件一個主體，避免對方理解錯誤千萬不要忘記寫郵件主體，一封郵件一個主體，避免對方理解錯誤確保內(nèi)容沒

6、有錯別字和拼寫錯誤確保內(nèi)容沒有錯別字和拼寫錯誤正確使用標點符號正確使用標點符號大串數(shù)字要加千分號，便于一目了然大串數(shù)字要加千分號，便于一目了然發(fā)出修改的郵件，請在郵件中簡述修改過的地方，以便對方很快了解發(fā)出修改的郵件，請在郵件中簡述修改過的地方，以便對方很快了解即使內(nèi)部郵件，也至少需要有即使內(nèi)部郵件，也至少需要有商業(yè)往來郵件，全部齊頭就好了，不用按中文書面的要求，開頭空兩格商業(yè)往來郵件，全部齊頭就好了，不用按中文書面的要求，開頭空兩格即便從別的地方復制粘貼，請統(tǒng)一大小和字號即便從別的地方復制粘貼，請統(tǒng)一大小和字號鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范Create a mode

7、l of successful enterprise in the field of commercial vehicles 6附件附件如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用不要忘記粘貼附件不要忘記粘貼附件附件粘貼后，要打開附件查看，避免粘錯附件附件粘貼后，要打開附件查看，避免粘錯附件鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范Creat

8、e a model of successful enterprise in the field of commercial vehicles 7那些事情需要發(fā)送郵件那些事情需要發(fā)送郵件正式工作報告難以簡單用口頭表達清楚的事項知識推薦和信息傳遞沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容注意：可以用口頭交流解決的，盡量不使用郵件。鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范Create a model of successful enterprise in the field of commercial vehicles 8郵件發(fā)送對象郵件發(fā)送對象尋求跨門支持的郵件，一般主送給尋求支持的人，抄送給

9、他的直接上級；同時抄送本部門的直接上級；這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持。項目通報類的郵件，主送給項目小組成員，抄送給項目小組成員的直接上級、項目主要領導工作計劃的發(fā)送對象，經(jīng)理人的工作計劃主送工作計劃的下達對象，抄送直接上級、間接上級、部門內(nèi)部相關經(jīng)理人。避免以下現(xiàn)象在對外溝通中，非重要的一般性的溝通，避免為了知會的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理避免將同一個主題的討論內(nèi)容多次反復發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替。避免將細節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員，特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務細節(jié)。鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范Create

10、 a model of successful enterprise in the field of commercial vehicles 9郵件溝通支持郵件溝通支持如果遇到在郵件發(fā)送時對內(nèi)容、措辭、發(fā)送人有任何疑問，可以向直接上級尋求溝通支持如果在溝通中發(fā)生意見分歧，溝通雙方首先應換位思考，盡量用見面溝通或電話溝通解決分歧；充分發(fā)揮個人的主動性，避免將一般性的溝通工作交給上級去做（這樣降低了溝通效率）；鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范Create a model of successful enterprise in the field of commercial v

11、ehicles 10郵件內(nèi)容郵件內(nèi)容如果帶有附件，盡量在郵件正文對附件內(nèi)容進行總結，避免收件人一一打開附件才能知悉溝通事項；控制郵件正文字數(shù)，確保郵件正文層次清晰、內(nèi)容明確，避免長篇大論。鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范Create a model of successful enterprise in the field of commercial vehicles 11溝通確認和反饋溝通確認和反饋對重要溝通事項，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對方引起關注；重要會議通知再回前向與會人員提醒開會時間；如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對方不重視，嘗試再次提醒；要求對方給予

12、確認，或反饋的，請將需要確認和反饋的時間寫清楚要求對方給予確認，或反饋的，請將需要確認和反饋的時間寫清楚對于供應商提出的意見要給予反饋和解決，不僅僅是表示感謝對于供應商提出的意見要給予反饋和解決，不僅僅是表示感謝要給供應商一個時間概念，什么時候，我們需要您的報價要給供應商一個時間概念，什么時候，我們需要您的報價鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范鑄就商用車領域成功企業(yè)的典范Create a model of successful enterprise in the field of commercial vehicles 12總結電子郵件的基本禮儀規(guī)范總結電子郵件的基本禮儀規(guī)范一定不要空白標題，這是最失禮的。標題要簡短，不宜冗長 最好寫上來自*的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際