電網(wǎng)企業(yè)ERP系統(tǒng)中物資編碼的研究與實(shí)現(xiàn)

1、電網(wǎng)企業(yè)ERP系統(tǒng)中物資編碼的研究與實(shí)現(xiàn)蔣 踐，印斌，楊華飛國網(wǎng)電力科學(xué)研究院，江蘇南京，210001； Research and Application of Material Coding in the Electricity Grid Enterprises Jiang Jian ，Yin Bin，Yang HuafeiState Grid Electric Power Research Institute, Nanjing 210001, China.ABSTRACT: Material coding in the enterprise resource planning is the

2、 most basic data and the most critical for the successful implementation of ERP. This paper summarizes the main problems of material coding which exist in the process of ERP implementation and the using of materials coding. Classification systems have been used to solve the problems of material codi

3、ng problem in the ERP system, which provide the reference for the electricity grid enterprises.KEY WORD: Electricity Grid Enterprises；Material Coding；ERP；Classification System 摘要：物資編碼是企業(yè)資源計(jì)劃中最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)，是企業(yè)成功實(shí)施ERP最基礎(chǔ)最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。本文總結(jié)了電網(wǎng)企業(yè)在ERP實(shí)施和使用過程中遇到的物資編碼相關(guān)的主要問題，并嘗試了以分類系統(tǒng)法來解決深化應(yīng)用ERP系統(tǒng)中的物資編碼問題，為電網(wǎng)企業(yè)物資編碼的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)

4、范化提供參考。關(guān)鍵詞：電網(wǎng)企業(yè)；物資編碼；企業(yè)資源計(jì)劃；分類系統(tǒng)1 引言面臨經(jīng)濟(jì)全球化、新科技革命和世界經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)加速調(diào)整的大趨勢，以及電網(wǎng)改革的新形勢，電網(wǎng)企業(yè)參與更高層次的國際競爭、加快信息化進(jìn)程、實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化已進(jìn)入關(guān)鍵時(shí)期。如何讓電網(wǎng)企業(yè)信息系統(tǒng)更好的為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)，高起點(diǎn)上實(shí)現(xiàn)集團(tuán)跨越式發(fā)展，是擺在企業(yè)面前的一項(xiàng)刻不容緩的任務(wù)。而電網(wǎng)企業(yè)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)與核心是數(shù)據(jù)集成。集成化的信息系統(tǒng)，只有在數(shù)據(jù)集成的基礎(chǔ)上才能建立和運(yùn)行集成化的信息系統(tǒng)。ERP(企業(yè)資源規(guī)劃)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以提高企業(yè)資源效能為系統(tǒng)思想,為企業(yè)提供業(yè)務(wù)集成運(yùn)行中的資源管理方案,將企業(yè)內(nèi)部資源整合在一起,

5、最大限度地提高生產(chǎn)效率,使企業(yè)達(dá)到最佳資源組合從而取得最佳效益的一套企業(yè)資源管理系統(tǒng)體系標(biāo)準(zhǔn)。成功實(shí)施ERP的因素是三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)。ERP技術(shù)開發(fā)固然有一定難度，但進(jìn)入實(shí)施后，基本操作是對信息的采集、加工和提取，因此，基礎(chǔ)信息的維護(hù)和動態(tài)信息的及時(shí)采集是ERP應(yīng)用的基礎(chǔ)。因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的關(guān)鍵。物資編碼是對企業(yè)所使用的各項(xiàng)物資確定其對應(yīng)的代碼及相關(guān)屬性，是企業(yè)資源計(jì)劃中最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)。在信息系統(tǒng)中運(yùn)作具體業(yè)務(wù)或進(jìn)行數(shù)據(jù)分析時(shí)都需要使用物資編碼，物資編碼貫穿于整個物流信息系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)和功能模塊。美國新興管理學(xué)的開創(chuàng)者莫里斯L 庫克（Morris L Cooke

6、r）說：“只有當(dāng)我們學(xué)會了分類和編碼，做好簡化和標(biāo)準(zhǔn)化工作，才會出現(xiàn)任何真正的科學(xué)的管理”。2 ERP系統(tǒng)物資編碼的原則電網(wǎng)企業(yè)的ERP系統(tǒng)的物資編碼不僅僅是為往單一的物資信息系統(tǒng)(例如采購管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)等)單獨(dú)建立的編碼，物資編碼貫穿于采購申請?zhí)岢?、采購、倉儲、配送、生產(chǎn)、維護(hù)、報(bào)廢、回收等整個物資的生命周期，可能被運(yùn)用于設(shè)計(jì)、計(jì)劃、工程、采購、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、設(shè)備等職能部門或機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程【1】。所以，在電網(wǎng)企業(yè)ERP系統(tǒng)的建設(shè)、實(shí)施和使用過程中對物資編碼提出了更高的要求。為了滿足電網(wǎng)企業(yè)提出的上述要求，以下幾條基本的編碼原則必須遵循：1、唯一性 物資編碼的唯一性是指一個物資編碼只能代

7、表一種物資，同一種物資只能有一個物資編碼。電網(wǎng)企業(yè)物資的屬性繁多，比如變電器的屬性可能有幾十種，如果我們將所有的屬性都納入?yún)^(qū)分唯一性的標(biāo)識中，并不一定科學(xué)。為此，我們在設(shè)計(jì)編碼系統(tǒng)之前，必須確定每類物資區(qū)分唯一性的原則。比如：鐵塔，將回路數(shù)、塔材類型、電壓等級、跨越作為區(qū)分唯一性的特征，即只有以上4個屬性一致的情況下，才認(rèn)為物資唯一。只有在唯一性原則確定的前提下，才能保證在今后編碼系統(tǒng)新增、修改、清理過程中區(qū)分重碼的情況。2、簡單性 物資編碼的目的在于將物資化繁為簡，便于物資的管理和計(jì)算機(jī)的檢索。如果編碼過于繁雜，則違背了編碼之目的。因此物資編碼在應(yīng)用文字符號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣不僅可

8、節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時(shí)間，還能減少操作過程中的出錯幾率。為了避免和數(shù)字1、0混淆，字母I、O原則上不在代碼中使用；另外，字母E在某些情況下最好不用，即作為代碼的開頭并且后面跟的是數(shù)字，因?yàn)閿?shù)據(jù)下載后處理時(shí)有可能被電腦系統(tǒng)誤認(rèn)為是科學(xué)計(jì)數(shù)法。3、實(shí)用性 物資編碼體系應(yīng)當(dāng)符合電網(wǎng)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需要，又兼顧電網(wǎng)企業(yè)的現(xiàn)狀。從實(shí)用性出發(fā)，掌握好編碼的顆粒度。過細(xì)的編碼不實(shí)用，過粗的編碼不管用。同時(shí)需要具有延續(xù)性，當(dāng)編碼分類規(guī)則確定后，應(yīng)一直沿用下去，不宜隨意變更。4、可擴(kuò)展性 物資編碼要考慮到未來精細(xì)化管理要求或新物資品種以及物資規(guī)格變更而發(fā)生物資擴(kuò)展或變動

9、的情形，預(yù)留物資的伸縮余地，不能僅就目前物資的現(xiàn)狀安排編碼。否則新物資出現(xiàn)時(shí)，將產(chǎn)生無號可編的情形。同時(shí)，物資編碼所采用的文字、記號、數(shù)字及其位數(shù)，必須有足夠的容量，以保證將來物資擴(kuò)展時(shí)的實(shí)際需要。3 電網(wǎng)企業(yè)物資編碼現(xiàn)狀和問題31 電網(wǎng)企業(yè)ERP系統(tǒng)物資編碼現(xiàn)狀當(dāng)前電網(wǎng)企業(yè)所使用的ERP系統(tǒng)中主要的物資編碼有以下三種方式，即完全不賦意編碼法、完全賦意編碼法和部分賦意編碼法【2】。1 完全不賦意編碼法 用此方法編制的物資編碼是沒有任何含義的，只按順序進(jìn)行編號。這樣做的好處有：編碼簡短，存儲量少，不影響發(fā)展擴(kuò)充等。但這種方法也有其明顯的缺點(diǎn)。首先，編碼不表示任何意義，不具任何可讀性。對于物資來說

10、，一個物資編碼所代表的真止含義，只能通過物資編碼所指的物資名稱來進(jìn)行。而這個物資名稱只是一個文字描述，在進(jìn)行申請、訂單、收發(fā)貨、儲運(yùn)等環(huán)節(jié)時(shí)，這個物資名稱只起一個提示作用。使用者一般還需通過這個物資名稱找到相應(yīng)物資編碼，才能進(jìn)行具體操作。在進(jìn)行與外部系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互時(shí),無法從編碼和文字描述中唯一的確定物資的類型。2 完全賦意編碼法 將物資編碼的總位數(shù)分成幾段，依次表示物資的若干特性，且一個物資編碼將所有用來描述物資的特性都定義了，從而保證物資的唯一性。這種方法編制的物資編碼可讀性強(qiáng)，根據(jù)編制規(guī)則，從一個物資編碼可以很明確地了解其代表的物資含義。但是這種方法將產(chǎn)生海量的物資編碼。特別是對電網(wǎng)企業(yè)

11、來說，要描述電網(wǎng)建設(shè)用到的一個鋼鐵產(chǎn)品可能需要通過對鋼種、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等等一系列的特性描述，才能最終真正確定一個具有唯一性的物資。這些特性很多，所以如果將其完全排列在一個編碼中，強(qiáng)行規(guī)定某幾位表示某個特性，這個物資編碼就會變得很長，物資編碼的數(shù)量也會變得很多，從而造成數(shù)據(jù)維護(hù)的高成本和低效率，準(zhǔn)確性也差，甚至直接影響系統(tǒng)的穩(wěn)定。一旦出現(xiàn)超出預(yù)計(jì)屬性個數(shù)的情況，系統(tǒng)必須進(jìn)行結(jié)構(gòu)性調(diào)整，這對信息系統(tǒng)來說風(fēng)險(xiǎn)是很大的。同時(shí)對屬性的個數(shù)具有約束性。碼段的多少決定了屬性的多少，一旦需增加屬性時(shí)，這種編碼方式不能滿足。3 部分賦意加名稱描述編碼法 通過部分賦意物資編碼加流水號編碼的方法來進(jìn)行物資編碼，未

12、賦意的物資特性通過物資描述來進(jìn)行。其特點(diǎn)是用一個物資只描述其物資類型。也就是說，這個物資編碼是有一定含義的，但只是部分編碼段有含義，通常前面兩位，并通過物資名來描述其他的一部分特性。這樣做的好處有：編碼簡短，存儲量少，不影響發(fā)展擴(kuò)充等。這種方法在一定程度上綜合了以上兩種編碼方式的優(yōu)點(diǎn),但是,沒有從根本上解決存在的問題。32 存在的主要問題通過對電網(wǎng)企業(yè)物資編碼的三種主要編碼方法的分析和對比，目前在物資編碼過程中遇到及普遍存在著：1） 物資編碼與外部系統(tǒng)進(jìn)行接口數(shù)據(jù)同步的識別問題；2）物資編碼對應(yīng)特征或特征值發(fā)生變更時(shí)，編碼的適應(yīng)性問題；3）物資編碼對應(yīng)特征及特征值的可擴(kuò)展性問題；4）物資查詢復(fù)

13、雜，業(yè)務(wù)操作困難，使用效率低【3】。4 分類系統(tǒng)的物資編碼定義針對電網(wǎng)企業(yè)ERP系統(tǒng)常見物資編碼方式存在的主要的問題，嘗試在以往電網(wǎng)企業(yè)ERP系統(tǒng)物資編碼的基礎(chǔ)上，引入分類系統(tǒng)的方法來解決以上存在的問題。分類系統(tǒng)是用來管理批量對象的一種系統(tǒng)方式。是一種通過特征名稱和特征值來描述所屬類型的對象的方法，其通過把相似的對象組分到一個類，這樣的話我們可以更容易的使用和區(qū)分我們需要的對象【4】?；诜诸愊到y(tǒng)的物資編碼就是利用分類系統(tǒng)的思想，在物資編碼時(shí)，把物資的主要屬性以特征名稱和特征值的方式分配到對應(yīng)的物資編碼上，其分類系統(tǒng)的物資編碼定義方式如下：1、包括材料、設(shè)備、勞保用品等在內(nèi)的企業(yè)生產(chǎn)管理需要采

14、購的所有對象，稱為物資。從集合論的方法來看，系統(tǒng)是由多個元素構(gòu)成的集合，分類是把一個大的集合分解成多個子集。而分類的依據(jù)就是特征，作為編碼對象的物資來說這種特征就是屬性。2、與物資有關(guān)的屬性對象(如電壓等級、額定容量、絕緣方式、冷卻方式、調(diào)壓方式、結(jié)構(gòu)形式、繞組聯(lián)結(jié)組等)的描述或表示，稱為該物資的屬性或特征。3、相似的屬性或特征的物資分到一個組（如直流PLC電抗器類，可以通過特征組：描述），用來描述或者表示相似的物資，稱為類。4、設(shè)Ai為物資的特征（Pi 個數(shù)字或字符），為有序n元組，則稱為物資的類Vk，若稱Ai1，Ai2，Ai3，Ain為物資特征集Ak。則A=UK=1Ak為物資的全部特征集，

15、 V=UK=1Vk為物資的全部類集合。5、設(shè)Bj 為物資特征所具有的特征值(Qj 個數(shù)字或字符)，則稱B1，B2，B3Bj為物資特征Ak 的特征值集B。6、設(shè)有類集V，若對任意Vi，都有對應(yīng)的特征集A，特征集A具有對應(yīng)的特征Aj及其對應(yīng)的特征值集B。若在任意特征Aj下，存在任意bB的不同，則定義為不同的物資，作為創(chuàng)建物資編碼的規(guī)則。5 在電網(wǎng)ERP物資編碼中的應(yīng)用對于電網(wǎng)企業(yè)來說，公司產(chǎn)品種類及生產(chǎn)規(guī)模是可觀的，物資類別多達(dá)近千種，應(yīng)用的物資種類從一次設(shè)備、二次設(shè)備，從金屬材料到建筑材料等幾十萬多種物資，如何制定出科學(xué)合理的物資分類編碼體系，這確實(shí)是一項(xiàng)非常艱巨的標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目。在ERP系統(tǒng)實(shí)施之

16、初，需要成立了數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)組，在時(shí)間和人力上充分保證物資分類編碼體系的順利建立。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)組需要制定了企業(yè)物資分類與編碼方案，確定電網(wǎng)企業(yè)物資的分類、特征和特征值，下面以角鋼鐵塔為例，介紹分類系統(tǒng)在電網(wǎng)ERP物資編碼中的應(yīng)用。根據(jù)分類系統(tǒng)的原則，可以確定回路數(shù)、塔材類型、電壓等級和跨越四個特征作為裝置性材料桿塔類物資編碼唯一區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)。角鋼鐵塔屬于裝置性材料桿塔類。收集到的角鋼鐵塔特征值如下表1：表1：角鋼鐵塔特征值特征回路塔材類型電壓等級跨越特征值單回路角鋼塔AC35kV不跨越根據(jù)分類系統(tǒng)的定義、分類情況和角鋼鐵塔的案例數(shù)據(jù)，可以設(shè)計(jì)出對角鋼鐵塔的進(jìn)行基于分類系統(tǒng)的物資編碼處理過程：1、特征和特征描

17、述的收集和標(biāo)準(zhǔn)化。收集到的裝置性材料桿塔類具有的特征及其對應(yīng)的特征值，同時(shí)定義編碼體系中的字符集合。見表2：表2：裝置性材料桿塔類特征和特征值41-回路42-塔材類型43-電壓等級0844-跨越001-單回路001-角鋼塔AC00351-AC35kV001-跨越002-雙回路002-鋼管塔AC00631-AC63kV002-不跨越003-四回路003-鋼管桿塔AC00661-AC66kV004-組合塔AC01101-AC110kVAC02201-AC220kVAC03301-AC330kVAC05001-AC500kVAC07501-AC750kVAC10001-AC1000kV2、特征集維護(hù)

18、。選擇某個屬性，然后錄入該屬性下所有屬性值。如鐵塔需要“回路數(shù)”這一屬性來描述，那么應(yīng)選擇回路數(shù)屬性并錄入各種回路數(shù)的數(shù)值，此例為：單回路、雙回路、四回路。3、類維護(hù)。創(chuàng)建鐵塔類，然后把鐵塔類具有的相關(guān)特征分配到這個類。此處把維護(hù)好的屬性集：回路數(shù)、塔材類型、電壓等級和跨越分配給鐵塔類。圖1：分類系統(tǒng)在物資編碼中使用流程4、物資編碼分配。當(dāng)在系統(tǒng)中維護(hù)鐵塔物資編碼時(shí)，把對應(yīng)的類裝置性材料鐵塔類分配給角鋼鐵塔編碼，然后維護(hù)鐵塔類所具有的所有特征下對應(yīng)的特征值。如圖1所示：5、查詢和使用。在物資查詢、顯示過程中，均可依據(jù)維護(hù)編碼時(shí)維護(hù)的類對應(yīng)的屬性值，從而快速的得到該物資的全部信息。在進(jìn)行接口的開發(fā)時(shí)，可以根據(jù)分類系統(tǒng)的特征數(shù)據(jù)和類唯一的確定物資。6 小結(jié)物資編碼在電網(wǎng)企業(yè)實(shí)施和使用ERP過程中的作用不容忽視,它是實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)企業(yè)信息流暢通,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息流暢通的基礎(chǔ),它是實(shí)施ERP成功的關(guān)鍵。作者在實(shí)踐中運(yùn)用分類系統(tǒng),有效的解決了實(shí)施ERP過程中物資編碼的查詢和使用問題,提高了使用的效率,實(shí)現(xiàn)了電網(wǎng)企業(yè)各部門、多系統(tǒng)之間的信息暢通。增加分類系統(tǒng)的物資編碼方案為電網(wǎng)企業(yè)深化應(yīng)用ERP提供了有益的借鑒，具有一定的推廣和參考價(jià)值。參 考 文