公司測繪成果及資料檔案管理制度

1、公司測繪成果及資料檔案管理 制度測繪成果及資料檔案管理制度一、目的、依據(jù)為規(guī)范測繪成果及資料檔案的管理，確保測 繪成果、資料檔案的安全，促進(jìn)測繪成果的廣泛 應(yīng)用和檔案信息化建設(shè)，根據(jù)中華人民共和國 檔案法、中華人民共和國測繪成果管理?xiàng)l例 制定本制度。二、適用范圍對測繪成果及資料檔案的管理適用于本管理 制度。三、職責(zé)測繪成果檔案資料的管理，實(shí)行公司領(lǐng)導(dǎo)分 級負(fù)責(zé)制，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，測繪成果檔案 資料管公司測繪成果及資料檔案管理制度理的部門（檔案館、檔案室、檔案部、辦 公室等）具體負(fù)責(zé)實(shí)施，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管 理工作。四、基本規(guī)定（一）業(yè)務(wù)規(guī)定1 1、測繪成果及資料檔案必須按要求歸檔；歸 檔

2、的資料應(yīng)當(dāng)齊全、完整，分類整理立卷，案卷 標(biāo)題簡明確切，案卷質(zhì)量符合國家有關(guān)規(guī)范、標(biāo) 準(zhǔn)。2 2、測繪成果及資料檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家要求， 制定歸檔范圍及保管限期表。3 3、不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。4 4、永久、長期保存的資料檔案禁止使用紅墨 水、純蘭墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，只能用蘭 黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。5 5、測繪成果及資料檔案的接收、移交，必須 附有清單，嚴(yán)格清點(diǎn)和履行簽字手續(xù)。6 6、數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于 5 5 嗾取檢 查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)更換載體或恢復(fù)搶救。7 7、接收的檔案必須及時(shí)整理、組卷、歸檔、入庫。當(dāng)年接收的檔案必須當(dāng)年完成歸檔工作。8 8 所有

3、檔案必須登記，詳細(xì)到文件級，盡量 用數(shù)據(jù)庫或電子表格進(jìn)行登記。9 9、做好保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期 檢查檔案保管狀況，對破損、變質(zhì)檔案資料及時(shí) 上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理意見。（二）檔案借閱規(guī)定1 1、建立測繪成果及資料檔案借閱利用登記制 度，借閱者均須填寫借閱登記表。2 2、對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用,查閱人員要如實(shí)說明查檔的目的和內(nèi)容， 符 合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在 檔案閱覽室查閱。 特殊情況需借出閱覽者， 須經(jīng) 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3 3、本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔 案，辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱；借閱本人職 能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門 負(fù)責(zé)

4、人批準(zhǔn)，方可借閱。4 4、如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容，需經(jīng) 檔案管理人員同意，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制, 要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且只能在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行，利用者對涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。5 5、借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng)保密責(zé)任 人簽署意見，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6 6、測繪成果及資料檔案利用者，對所借檔案 要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案， 不準(zhǔn)拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、 勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經(jīng)許可，不得摘 抄或復(fù)制檔案，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。7 7、借閱國家密級測繪成果，不得擅自復(fù)制。 確因工作需要復(fù)制的，須經(jīng)國家密級測繪成果提 供部門批準(zhǔn)，并按原密級進(jìn)行管

5、理。8 8 借閱人員退還檔案時(shí)， 檔案管理人員要認(rèn) 真清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查案卷有無損壞，文件是否 齊全等。9 9、利用人員應(yīng)將利用效果及時(shí)向檔案提供部 門反饋，為總結(jié)規(guī)律、擴(kuò)大檔案宣傳積累素材， 以更好地提供利用。（三）庫房管理規(guī)定1 1、庫房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地， 是提供利用測繪成果和檔案資料的重要場所，除 經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，非檔案管理部門的工作人員 不得入內(nèi)。2 2、保管檔案必須有專用庫房， 并設(shè)專人負(fù)責(zé) 管理。庫房內(nèi)應(yīng)米取有效的防護(hù)措施，保證檔案 安全。3 3、檔案進(jìn)出庫房，要建立嚴(yán)格的登記制度， 包括檔案收進(jìn)入庫，庫存檔案調(diào)出室外及日常的 調(diào)閱、歸還。4 4、檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜

6、、防火、防潮、防塵、 防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等“八防”的設(shè)備 和措施。光盤或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存 放。5 5、對新接收入庫檔案要嚴(yán)格檢查，對有蟲蛀、 發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入 庫。6 6、檔案庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫濕度計(jì)。環(huán)境的溫 濕度應(yīng)相對穩(wěn)定，庫房的溫度應(yīng)控制在 14-2414-24 C C 之間，相對濕度應(yīng)控制在 40-6040-60 %之間。7 7、庫房內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，不得堆放與檔 案無關(guān)的物品。8 8 嚴(yán)禁在庫房區(qū)范圍內(nèi)吸煙。9 9、每天下班前，應(yīng)關(guān)閉庫房門窗，切斷水、電源，確保檔案安全1010、定期打掃庫房衛(wèi)生，保持庫房與檔案的 清潔。（四）庫房防火規(guī)定1

7、1、宣傳貫徹上級有關(guān)安全防火的規(guī)章制度， 樹立防火意識。2 2、要經(jīng)常檢查庫房有無火災(zāi)隱患，發(fā)現(xiàn)問題 及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，以便采取有效措施，防患于未 然。3 3、庫房周圍及內(nèi)部要杜絕火源跡象，嚴(yán)禁吸 煙。4 4、庫房內(nèi)必須依法配備消防器材和滅火裝 置，不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品。5 5、不準(zhǔn)擅自安裝電器開關(guān)和其他電器設(shè)備， 嚴(yán)禁亂接、亂搭臨時(shí)線。6 6、定期檢查消防器材并定點(diǎn)放置，管理人員 要了解其性能并能熟練使用。7 7、每天下班前，管理人員要做一次責(zé)任片區(qū) 的安全檢查，切斷電源。（五）檔案工作人員要求1 1、 認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹檔案法，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握 檔案管理工作的基

8、本技能。2 2、忠于職守，負(fù)責(zé)完成測繪成果及資料檔案 的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)具體工 作。3 3、積極開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工 具及參考資料，為生產(chǎn)、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)。4 4、負(fù)責(zé)檔案借閱登記和利用效果收集工作。5 5、負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好“八防”工作, 確保檔案的完整與安全。6 6、熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動 熱情為用戶提供服務(wù)。7 7、積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動，不斷提 高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。8 8 加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行 各項(xiàng)工作制度。（六）檔案鑒定、銷毀工作規(guī)定1 1、建立健全檔案鑒定、 銷毀工作的組織機(jī)構(gòu)，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)主持

9、，成立檔案鑒定工作小組， 其成員由有關(guān)部門人員組成。2 2、鑒定工作要根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定工作的 原則和標(biāo)準(zhǔn)，用全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)考查分 析檔案價(jià)值，確定保管期限，切忌隨意性。3 3、對鑒定結(jié)果要寫書面報(bào)告。需延長保管期 限的案卷，要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注明。 對應(yīng)銷毀的檔案，要編制銷毀清冊一式兩份，報(bào) 分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。4 4、對保管期滿但屬國家重大工程項(xiàng)目的測繪 檔案，要根據(jù)需要適當(dāng)延長保管期限。5 5、應(yīng)銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出 售。6 6、銷毀國家密級圖紙或測繪成果，必須經(jīng)省 測繪行政管理部門批準(zhǔn)。7 7、銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地 點(diǎn)銷毀，防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、 批準(zhǔn)人、 鑒定小組人員均應(yīng)在銷毀清冊上簽字，以示負(fù)責(zé)。& &鑒定報(bào)告、銷毀清冊及審批文件，應(yīng)存檔 保存。（七）檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定1 1、檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案數(shù)量、 保管狀況、鑒定 情況、利用情況及檔案部門基本情況的統(tǒng)計(jì)，檔案部門要建立上述各種情 況的登記簿，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2 2、各類檔案的統(tǒng)計(jì)由分管的檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng) 計(jì)，檔案統(tǒng)計(jì)工作的匯總表，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)指 定專人負(fù)責(zé)填報(bào)。3 3、要保證統(tǒng)