山東省學(xué)生資助管理標(biāo)準(zhǔn)

1、SDZZ山東省學(xué)生資助管理標(biāo)準(zhǔn)SDZZ 31 2018學(xué)生資助檔案管理規(guī)范2018-06-29 發(fā)布2018-07-01 實(shí)施山東省學(xué)生資助管理中心發(fā)布SDZZ 31-2018本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T 1.1-2009給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)由山東省學(xué)生資助管理中心提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：山東省學(xué)生資助管理中心、淄博市學(xué)生資助管理中心、濟(jì)南市學(xué)生資助管理中心、 滕州市教育局、臨胸縣學(xué)生資助管理中心、青島理工大學(xué)、山東城市建設(shè)職業(yè)學(xué)院、國(guó)家開發(fā)銀行山東 省分行、山東省標(biāo)準(zhǔn)化研究院。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：李紹峰、李敏、于倩、陶進(jìn)晉、孫菲、劉宏飛、王長(zhǎng)民、夏杰、胡德凱、紀(jì)玉 超、高越嵩、孫晉旭、羅艷艷。IS

2、DZZ 31-2018學(xué)生資助檔案管理規(guī)范1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了學(xué)生資助檔案管理的基本要求、歸檔內(nèi)容、歸檔編號(hào)、歸檔流程、歸檔與移交、保管 與使用。本標(biāo)準(zhǔn)適用于山東省行政區(qū)域內(nèi)學(xué)生資助檔案的管理。2 基本要求2.1 人員要求資助檔案工作人員應(yīng)經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，具備一定專業(yè)知識(shí)。2.2 工作要求2.2.1 經(jīng)辦人立卷，負(fù)責(zé)人審核。2.2.2 按類、分年度或?qū)W年立卷歸檔，紙介質(zhì)文檔和電子文檔同步保存。2.2.3 專柜存放，集中保管，動(dòng)態(tài)管理，有效利用。2.2.4 應(yīng)對(duì)辦理完畢的、有保存價(jià)值的紙介質(zhì)文檔進(jìn)行歸檔。原始材料應(yīng)完整、齊全、真實(shí)、文字清楚;歸檔材料統(tǒng)一使用 A4規(guī)格的辦公用紙（特殊要求的除外）

3、書寫或打?。粫鴮憫?yīng)用炭素墨水、藍(lán)黑、黑 色墨水，禁止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆；禁止傳真材料歸檔。3歸檔內(nèi)容3.1 各級(jí)學(xué)生資助管理中心歸檔內(nèi)容3.1.1 工作機(jī)構(gòu)及制度建設(shè)材料工作機(jī)構(gòu)及制度建設(shè)存檔材料包括：a）學(xué)生資助管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的成立文件；b）學(xué)生資助管理中心成立的的批文、事業(yè)單位法人證書、銀行開戶許可證；c）學(xué)生資助管理工作職責(zé)；d）學(xué)生資助管理中心的人員配備、職責(zé)分工及辦公設(shè)備或資產(chǎn)配置明細(xì)表；e）學(xué)生資助管理相關(guān)制度文件。3.1.2日常管理工作材料日常管理工作存檔材料包括：a） 政策文件和工作通知；b） 每年度的學(xué)生資助工作計(jì)劃、工作總結(jié)等有關(guān)資料；c） 學(xué)生資助工作各類

4、報(bào)表、報(bào)告等；d） 會(huì)議記錄、監(jiān)督檢查記錄、工作調(diào)研及培訓(xùn)記錄、宣傳記錄、資助育人主題活動(dòng)記錄等;9e) 上級(jí)主管部門要求處理的投訴及各學(xué)校投訴問題處理記錄和結(jié)果。3.1.3 資金管理材料3.1.3.1 財(cái)政資金財(cái)政資金管理存檔材料包括：a) 財(cái)政部門批復(fù)的預(yù)算文件或下發(fā)的指標(biāo)文件；b) 撥付憑證和賬簿復(fù)印件；c) 支付憑證和賬簿復(fù)印件(含本級(jí)集中支付的銀行憑證)。3.1.3.2 社會(huì)捐助資金社會(huì)捐助資金管理存檔材料包括：a) 進(jìn)賬憑證和賬簿復(fù)印件；b) 支付憑證和賬簿復(fù)印件。3.1.4 生源地信用助學(xué)貸款材料生源地信用助學(xué)貸款管理存檔材料包括：a) 高考新生生源地信用助學(xué)貸款預(yù)申請(qǐng)匯總表和統(tǒng)

5、計(jì)表； b) 按照開發(fā)銀行要求整理的貸款檔案； c) 提前還款及催收欠款記錄材料； d) 有關(guān)信息變更的材料；e) 其他相關(guān)材料。3.1.5 其他其他要求的應(yīng)入檔材料。3.2 高校歸檔內(nèi)容3.2.1 工作機(jī)構(gòu)及制度建設(shè)材料工作機(jī)構(gòu)及制度建設(shè)存檔材料包括：a) 學(xué)校學(xué)生資助管理機(jī)構(gòu)成立文件；b) 學(xué)校學(xué)生資助管理機(jī)構(gòu)的人員配備、分工、職責(zé)等材料；c) 學(xué)校學(xué)生資助工作制度文件。3.2.2 日常管理工作材料日常管理工作存檔材料包括：a) 政策文件；b) 每學(xué)年的資助工作計(jì)劃、工作總結(jié)、自查報(bào)告等； c) 各類資助報(bào)表；d) 學(xué)校召開的專題會(huì)議記錄，學(xué)生資助政策宣傳、誠(chéng)信教育、感恩教育、 錄，學(xué)生資

6、助工作記錄；e) 上級(jí)主管部門要求處理的投訴及各學(xué)校投訴問題處理記錄和結(jié)果。3.2.3 家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定材料心理健康教育等活動(dòng)記家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定管理存檔材料包括：a) 家庭經(jīng)濟(jì)困難“四級(jí)認(rèn)定”組織成員名單及相應(yīng)的工作職責(zé)相關(guān)文件；b) “四級(jí)認(rèn)定”小組工作記錄；c) 學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定報(bào)告；d) 公示材料(公示名單原始資料、影像資料)；e) 以學(xué)年為單位的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)表；f) 以學(xué)年為單位的在校生統(tǒng)計(jì)表；g) 以班級(jí)為單位的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息材料檔案；h) 臨時(shí)特困學(xué)生檔案信息，應(yīng)以學(xué)校為單位存放。每個(gè)學(xué)生檔案信息包括臨時(shí)特困學(xué)生認(rèn)定申請(qǐng)表、其他證明材料。3.2.4

7、 國(guó)家及省獎(jiǎng)助學(xué)金材料國(guó)家及省獎(jiǎng)助學(xué)金管理存檔材料包括：a) 工作部署材料； b) 學(xué)生申請(qǐng)材料； c) 評(píng)審小組成員名單和評(píng)審公示材料； d) 受獎(jiǎng)助學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)表、匯總表和評(píng)審報(bào)告。3.2.5 應(yīng)征入伍服兵役國(guó)家資助和退役士兵教育資助材料應(yīng)征入伍服兵役國(guó)家資助和退役士兵教育資助管理存檔材料包括：a) 工作部署材料；b) 學(xué)生申請(qǐng)材料；c) 工作情況執(zhí)行報(bào)告、統(tǒng)計(jì)表、匯總表。3.2.6 學(xué)校資助和社會(huì)捐助項(xiàng)目材料學(xué)校資助和社會(huì)捐助項(xiàng)目管理存檔材料包括：a) 工作部署材料；b) 學(xué)生申請(qǐng)材料；c) 受獎(jiǎng)助學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)表、匯總表。3.2.7 資金管理材料3.2.7.1 財(cái)政資金財(cái)政資金管理存檔材

8、料包括：a) 高校學(xué)生資助專項(xiàng)資金預(yù)算文件、資助資金收付單據(jù)及記賬憑證復(fù)印件、資助資金管理、撥付及使用賬簿復(fù)印件、資金結(jié)余核算情況及說明；b) 資助資金發(fā)放明細(xì)表、學(xué)費(fèi)減免憑證和銀行代發(fā)憑證復(fù)印件。3.2.7.2 學(xué)校資助資金學(xué)校資助資金管理存檔材料包括：a) 按年度學(xué)校事業(yè)收入情況、從事業(yè)收入提取資助經(jīng)費(fèi)及經(jīng)費(fèi)使用情況的記賬憑證、賬簿復(fù)印件；b) 各類校內(nèi)資助資金發(fā)放明細(xì)表、學(xué)費(fèi)減免憑證和銀行代發(fā)憑證復(fù)印件。3.2.7.3 社會(huì)捐助資金社會(huì)捐助資金管理存檔材料包括：a) 進(jìn)賬憑證和賬簿復(fù)印件；b) 支付憑證、賬簿復(fù)印件和發(fā)放簽名表復(fù)印件。3.2.8 生源地信用助學(xué)貸款材料生源地信用助學(xué)貸款信

9、息存檔材料包括：a) 生源地信用助學(xué)貸款宣傳材料；b) 其他與生源地信用助學(xué)貸款有關(guān)的檔案材料。3.2.9 其他其他要求的應(yīng)入檔材料。3.3 高中教育階段學(xué)校歸檔內(nèi)容3.3.1 機(jī)構(gòu)及規(guī)章制度建設(shè)材料機(jī)構(gòu)及規(guī)章制度建設(shè)存檔材料包括：d) 學(xué)校學(xué)生資助管理機(jī)構(gòu)成立文件；e) 學(xué)校學(xué)生資助管理機(jī)構(gòu)的人員配備、分工、職責(zé)等證明材料；f) 學(xué)校學(xué)生資助工作制度文件。3.3.2 日常管理工作材料日常管理工作存檔材料包括：a) 政策文件；b) 學(xué)校每學(xué)年的資助工作計(jì)劃、工作總結(jié)、自查報(bào)告等；c) 各類資助報(bào)表；d) 學(xué)校召開的專題會(huì)議記錄，學(xué)生資助政策宣傳、誠(chéng)信教育、感恩教育、心理健康教育等活動(dòng)記錄，學(xué)生

10、資助工作記錄；e) 上級(jí)主管部門要求處理的投訴及各學(xué)校投訴問題處理記錄和結(jié)果。3.3.3 家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定材料家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息存檔材料包括：a) 家庭經(jīng)濟(jì)困難“三級(jí)認(rèn)定”組織成員名單及相應(yīng)工作職責(zé)材料；b) “三級(jí)認(rèn)定”小組工作記錄；c) 學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定報(bào)告；d) 公示材料(公示名單原始資料、影像資料)；e) 以學(xué)年為單位的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)表；f) 以學(xué)年為單位的在校生統(tǒng)計(jì)表；g) 以班級(jí)為單位的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息材料檔案；h) 臨時(shí)特困學(xué)生檔案信息，應(yīng)以學(xué)校為單位存放。每個(gè)學(xué)生檔案信息包括臨時(shí)特困學(xué)生認(rèn)定申請(qǐng)表、其他證明材料。3.3.4 國(guó)家助學(xué)金材料國(guó)家助學(xué)金存

11、檔材料包括：a) 評(píng)審小組成員名單；b) 評(píng)審記錄；c) 學(xué)生申請(qǐng)材料；d) 受助學(xué)生統(tǒng)計(jì)表、匯總表。3.3.5 資金管理材料3.3.5.1 財(cái)政資金財(cái)政資金管理信息存檔材料包括：助學(xué)金a) 普通高中(中職)學(xué)生資助專項(xiàng)資金預(yù)算文件、資助資金收付單據(jù)及記賬憑證復(fù)印件，經(jīng)費(fèi)管理、撥付及使用賬簿復(fù)印件、助學(xué)金結(jié)余核算情況及說明； b) 普通高中(中職)國(guó)家助學(xué)金受助學(xué)生統(tǒng)計(jì)表(按班級(jí)、年級(jí))和普通高中(中職)助學(xué)金匯總表； c) 銀行提供的學(xué)生資助專用卡辦理情況記錄； d) 學(xué)生資助專用卡學(xué)生領(lǐng)取簽名冊(cè)； e) 普通高中(中職)國(guó)家助學(xué)金銀行發(fā)放明細(xì)表和銀行代發(fā)憑證復(fù)印件； f) 國(guó)家助學(xué)金受助學(xué)

12、生公示名單及公示照片。3.3.5.2 學(xué)校資助資金管理學(xué)校資助資金管理存檔材料包括：a) 普通高中學(xué)校事業(yè)收入情況(按年度)、 從事業(yè)收入提取資助經(jīng)費(fèi)及經(jīng)費(fèi)使用情況的記賬憑證、賬簿復(fù)印件(中等職業(yè)學(xué)校無需此項(xiàng)內(nèi)容)；b) 特殊困難學(xué)生補(bǔ)助生活費(fèi)、學(xué)校獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放憑證。3.3.5.3 社會(huì)捐助資金管理社會(huì)捐助資金管理存檔材料如下：a) 工作部署材料； b) 學(xué)生申請(qǐng)材料； c) 評(píng)審小組成員名單和評(píng)審公示材料；d) 受獎(jiǎng)助學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)表、匯總表和評(píng)審報(bào)告。3.3.6 生源地信用助學(xué)貸款材料生源地信用助學(xué)貸款信息存檔材料包括：a) 宣傳材料；b) 預(yù)審匯總表；c) 其他與生源地信用助學(xué)貸款有關(guān)的檔

13、案材料。3.3.7 其他其他要求的應(yīng)入檔材料。3.4 義務(wù)教育階段學(xué)校歸檔內(nèi)容3.4.1 機(jī)構(gòu)及規(guī)章制度建設(shè)材料機(jī)構(gòu)及規(guī)章制度建設(shè)存檔材料包括：a) 學(xué)生資助工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立文件；b) 學(xué)生資助工作人員配備、分工、職責(zé)等材料；c) 學(xué)生資助工作制度文件。3.4.2 日常管理工作材料日常管理工作存檔材料包括：a) 政策文件；b) 每學(xué)年的資助工作計(jì)劃、工作總結(jié)、自查報(bào)告等；c) 各類資助報(bào)表；d) 學(xué)校召開的專題會(huì)議記錄，學(xué)生資助政策宣傳、誠(chéng)信教育、感恩教育、心理健康教育等活動(dòng)記錄，學(xué)生資助工作記錄；e) 上級(jí)主管部門要求處理的投訴及各學(xué)校投訴問題處理記錄和結(jié)果。3.4.3 家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定

14、材料家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息存檔材料包括：a) 家庭經(jīng)濟(jì)困難“三級(jí)認(rèn)定”組織成員名單及相應(yīng)工作職責(zé)材料；b) “三級(jí)認(rèn)定”小組工作記錄；c) 學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定報(bào)告；d) 公示材料(公示名單原始資料、影像資料)；e) 以學(xué)年為單位的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)表；f) 以學(xué)年為單位的在校生統(tǒng)計(jì)表；g) 以班級(jí)為單位的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息材料檔案；h) 臨時(shí)特困學(xué)生檔案信息，應(yīng)以學(xué)校為單位存放。每個(gè)學(xué)生檔案信息包括臨時(shí)特困學(xué)生認(rèn)定申請(qǐng)表、其他證明材料。3.4.4 寄宿生生活費(fèi)補(bǔ)助材料寄宿生生活補(bǔ)助管理存檔材料包括：a) 評(píng)審小組成員名單；b) 評(píng)審記錄；c) 申請(qǐng)材料；d) 受助學(xué)生統(tǒng)計(jì)表、匯總表

15、。3.4.5 資金管理材料3.4.5.1 財(cái)政資金管理財(cái)政資金管理信息存檔材料包括：a) 財(cái)政撥付和學(xué)校發(fā)放補(bǔ)助的記賬憑證、賬簿復(fù)印件；b) 以學(xué)期為單位的寄宿生生活補(bǔ)助資金的銀行回單和發(fā)放簽名表復(fù)印件；c) 相關(guān)公示材料。3.4.5.2 社會(huì)捐助資金管理社會(huì)捐助資金管理存檔材料包括：a) 進(jìn)賬憑證和賬簿復(fù)印件；b) 支付憑證、賬簿復(fù)印件和發(fā)放簽名表復(fù)印件。3.4.6 其他其他要求的應(yīng)入檔材料。3.5 學(xué)前教育階段歸檔內(nèi)容3.5.1 機(jī)構(gòu)及規(guī)章制度建設(shè)材料機(jī)構(gòu)及規(guī)章制度建設(shè)存檔材料包括：a) 幼兒資助工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立文件；b) 幼兒資助工作人員配備、分工、職責(zé)等材料；c) 幼兒資助工作制度文件

16、。3.5.2 日常管理工作材料日常管理工作存檔材料包括：a) 政策文件；b) 每學(xué)年的資助工作計(jì)劃、工作總結(jié)、自查報(bào)告等；c) 各類資助報(bào)表；d) 幼兒園召開的專題會(huì)議記錄，幼兒資助政策宣傳、誠(chéng)信教育、感恩教育、心理健康教育等活動(dòng)記錄，幼兒資助工作記錄；e) 上級(jí)主管部門要求處理的投訴及各學(xué)校投訴問題處理記錄和結(jié)果。3.5.3 家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定材料家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定管理存檔材料包括：a) 家庭經(jīng)濟(jì)困難“二級(jí)認(rèn)定”組織成員名單及相應(yīng)工作職責(zé)材料。b) “二級(jí)認(rèn)定”小組進(jìn)行認(rèn)定的工作記錄；c) 公示材料(公示名單原始資料、影像資料)；d) 以學(xué)年為單位的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)表；e) 以班

17、級(jí)為單位的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息材料檔案；f) 臨時(shí)特困學(xué)生檔案信息，應(yīng)以學(xué)校為單位存放。每個(gè)學(xué)生檔案信息包括臨時(shí)特困學(xué)生認(rèn)定申請(qǐng)表、其他證明材料。3.5.4 學(xué)前教育政府助學(xué)金材料學(xué)前教育政府助學(xué)金管理存檔材料包括以下內(nèi)容：a) 評(píng)審小組成員名單；b) 評(píng)審記錄；c) 幼兒申請(qǐng)材料；d) 受助幼兒統(tǒng)計(jì)表、匯總表。3.5.5 資金管理材料3.5.5.1 財(cái)政資金管理財(cái)政資金管理信息存檔材料包括以下內(nèi)容：a) 財(cái)政部門批復(fù)的預(yù)算文件；b) 財(cái)政撥付和幼兒園發(fā)放助學(xué)金的記賬憑證、賬簿復(fù)印件；c) 以學(xué)期為單位的政府助學(xué)金發(fā)放的銀行回單和發(fā)放簽名表復(fù)印件； d) 相關(guān)公示材料。3.5.5.2 幼兒園資

18、助資金管理幼兒園資助資金管理存檔材料包括以下內(nèi)容：a) 幼兒園事業(yè)收入情況、從事業(yè)收入提取資助經(jīng)費(fèi)及經(jīng)費(fèi)使用情況賬目的記賬憑證、賬簿復(fù)印件；b) 特殊困難幼兒補(bǔ)助生活費(fèi)發(fā)放憑證。3.5.5.3 社會(huì)捐助資金管理社會(huì)捐助資金管理存檔材料包括：a) 進(jìn)賬憑證和賬簿復(fù)印件；b) 支付憑證、賬簿復(fù)印件和發(fā)放簽名表復(fù)印件。3.5.6 其他其他要求的應(yīng)入檔材料。4檔案編號(hào)4.1 編寫規(guī)則4.2 省、市、縣級(jí)代號(hào)省、市、縣級(jí)代號(hào)為六位行政區(qū)劃代碼。4.3 學(xué)校類號(hào)宜用拼音首字母編排，高校為 GX普通高中為PG中職學(xué)校為ZZ、初中為CZ小學(xué)為XX、幼兒園為XQ4.4 學(xué)校編號(hào)高校按照教育部統(tǒng)一編排的五位院校代

19、碼進(jìn)行編號(hào)，高中及以下由同級(jí)學(xué)生資助管理中心統(tǒng)一編號(hào)。4.5 檔案類別號(hào)按本標(biāo)準(zhǔn)第3章歸檔內(nèi)容順序以01、02、03兩位阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編號(hào)。4.6 年度代號(hào)按照四位阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編號(hào)。4.7 順序號(hào)同類檔案應(yīng)以阿拉伯?dāng)?shù)字 1、2、3順序編排。5歸檔流程5.1 收集SDZZ 31-2018應(yīng)根據(jù)歸檔范圍完整收集學(xué)生資助相關(guān)的真實(shí)資料。5.2 排序應(yīng)按照各級(jí)單位的分類順序存放，每類文件的存放順序按照文件產(chǎn)生時(shí)間的先后順序存放。5.3 裝訂應(yīng)按照一文（事或人）一件的原則裝訂。5.4 目錄編制要求5.4.1 編制卷內(nèi)文件目錄文件類和學(xué)生檔案類卷內(nèi)文件目錄具體內(nèi)容見表1和表2,其他卷內(nèi)文件目錄參照?qǐng)?zhí)行。表1卷內(nèi)文件目錄（文件類）順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期件號(hào)備注表2卷內(nèi)文件目錄（學(xué)生檔案類）順序號(hào)班級(jí)姓名題名日期件號(hào)備注5.4.2 編寫案卷目錄案卷目錄內(nèi)容見表3。表3案卷目錄案卷號(hào)題名年度件數(shù)保存 期限備注序號(hào)檔案號(hào)5.4.3.1 學(xué)生資助檔案?jìng)淇急硪姼戒汚,內(nèi)容包括： 文件情況說明：說明該卷檔案文件材料完整、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 立卷人：完成立卷后，由經(jīng)辦人簽字。 審核人：由審核人簽字。 立卷時(shí)間：填寫完成立卷的日期，以八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。5.4.3.2 備考表應(yīng)置于盒底。5.5 歸檔與移交5.5.1 檔案按年