公司企業(yè)文件和資料管理制度

1、XX化妝品有限公司程序文件文 件 編 號(hào)：LC128020000200受控號(hào)：修改日期：題目（Subject）:文件和資料管理規(guī)程生效日期：批準(zhǔn)之日起頁數(shù)：編制/ 日期審核/日期批準(zhǔn)/日期1. 目的本規(guī)程對(duì)公司文件的分類、編寫、更改、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、作廢、文件 編號(hào)的申請(qǐng)、記錄管理等進(jìn)行了規(guī)定，確保公司所有文件都受控，各部門及各 崗位都使用文件的有效版本，并在實(shí)際工作中有效實(shí)施。2. 適用范圍本規(guī)程適用于公司各部門及所有文件和資料的管理。3. 術(shù)語和定義參見£09000:2000之規(guī)定。4. 職責(zé)4.1各部門按職能負(fù)責(zé)行使文件和資料的歸口管理工作，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門的文件管理

2、進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；各部門負(fù)責(zé)所起草文件和資料的統(tǒng)一標(biāo) 識(shí)、協(xié)調(diào)、發(fā)放、回收、銷毀等控制工作；4.2各部門按其主管業(yè)務(wù)范圍負(fù)責(zé)有關(guān)公司文件的編寫/審核/批準(zhǔn)，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行批準(zhǔn)發(fā)布的文件；4.3各部門負(fù)責(zé)本部門記錄表格的審核、批準(zhǔn)和發(fā)放；4.4各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門持有文件進(jìn)行有效管理并保證其有效實(shí)施；4.5 各部門應(yīng)密切關(guān)注文件的執(zhí)行情況和反饋信息并及時(shí)組織修改；4.6 全員執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)文件存在問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫信息反饋表交其部門負(fù) 責(zé)人審閱后，由其傳送文件編制的責(zé)任部門。5. 工作程序5.1 文件的分類5.1.1 一級(jí)文件：質(zhì)量手冊(cè)；5.1.2 二級(jí)文件：程序文件；5.1.3 三級(jí)文件：作業(yè)指導(dǎo)書

3、；5.1.4 記錄表格5.1.5 規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)5.1.5.1 公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)a. 包裝材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)（包括包裝材料通用標(biāo)準(zhǔn)、包裝物料產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等） ；b. 化工原、輔料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；c. 成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) /產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；d. 已備案的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；e. 工藝技術(shù)文件；f. 引用國家、行業(yè)或其它標(biāo)準(zhǔn)，目前正作為公司產(chǎn)品的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；g. 國家強(qiáng)制執(zhí)行的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；5.1.5.2 公司外部參考標(biāo)準(zhǔn)（包括可收集到的國際、國內(nèi)先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，同行企業(yè) 標(biāo)準(zhǔn)等）；5.1.6 顧客提供的文件和資料（包括圖樣）5.1.7 法律、法規(guī)（包括產(chǎn)品質(zhì)量法、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法等） 。5.1.8 公司內(nèi)部各項(xiàng)管理規(guī)范、制度5.1.9 公司內(nèi)部

4、各部門之間、與公司外部之間的發(fā)出公文。其中 5.1.1-5.1.9 所描述的文件為受控文件。5.2 文件的編寫、審核和批準(zhǔn)5.2.1 文件的編寫5.2.1.1 品質(zhì)/技術(shù)部組織編寫 質(zhì)量手冊(cè)管理規(guī)程 、程序文件管理規(guī)程 、作 業(yè)指導(dǎo)書管理規(guī)程 、表格管理規(guī)程 ，對(duì)文件編寫的格式、文件內(nèi)容要求及 表格格式等進(jìn)行規(guī)定， 并下發(fā)到各職能部門， 同時(shí)組織各部門指定的文件編寫 人員學(xué)習(xí)以上文件。5.2.1.2 各部門按照質(zhì)量手冊(cè)管理規(guī)程 、程序文件管理規(guī)程 、作業(yè)指導(dǎo) 書管理規(guī)程、記錄表格管理規(guī)程 及本規(guī)程的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行文件編寫工作和 表格的設(shè)制，編寫人員應(yīng)熟悉 ISO9001 ：2000 標(biāo)準(zhǔn)要求和本

5、文件所規(guī)定的內(nèi) 容，對(duì)所編寫的文件的全面性、準(zhǔn)確性、符合性、適用性和有效性負(fù)責(zé)；5.2.1.3 對(duì) 5.1.5.1 所規(guī)定的公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由品質(zhì) /技術(shù)部組織編寫技術(shù) 文件管理規(guī)程（或分別制定標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程 、工藝管理規(guī)程、配方管理 規(guī)程等技術(shù)文件），由品質(zhì) /技術(shù)部按照本規(guī)程進(jìn)行相應(yīng)文件的編寫工作。5.2.1.4 各部門依據(jù)工作需要按照公司制定的模版， 自行進(jìn)行日常公文的起草、 審核、批準(zhǔn)和傳遞工作。5.2.2 文件審核 5.2.2.1質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表審核；程序文件、管理規(guī)范由各責(zé)任部門經(jīng) 理審核；作業(yè)指導(dǎo)書由各部門業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審核；公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由品質(zhì)/技術(shù)部負(fù)責(zé)人審核； 審核人對(duì)所審

6、定的文件 （包括所涉及的表格） 進(jìn)行簽名確認(rèn)， 同時(shí)要簽具審核日期；5.2.2.2 審核人對(duì)文件的有效性、適用性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)；5.2.2.3 當(dāng)文件涉及多個(gè)部門執(zhí)行時(shí)，由文件編寫部門組織相關(guān)部門對(duì)文件內(nèi) 容進(jìn)行會(huì)審，會(huì)審人員對(duì)審定通過的文件進(jìn)行簽名確認(rèn)并簽具會(huì)審日期；5.2.3 文件批準(zhǔn)5.2.3.1 質(zhì)量手冊(cè)由總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件、管理規(guī)范由總經(jīng)理/管理者代表批準(zhǔn)； 作業(yè)指導(dǎo)書由各部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)； 公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由管理者代表或 指定人員批準(zhǔn)；表格隨文件的類別所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行批準(zhǔn)，如涉及程序文件、 管理規(guī)范的表格則由總經(jīng)理 /管理者代表批準(zhǔn)，以此類推。5.2.3.2 批準(zhǔn)人對(duì)文件所涉及的資源

7、配置需要增加給予有效支持，對(duì)文件的可 操作性及有效性負(fù)責(zé)。5.2.3.3 公司所有質(zhì)量體系文件必須按照 5.2.3.1 的規(guī)定進(jìn)行批準(zhǔn)， 然后到品質(zhì) /技術(shù)部備案后才能下發(fā)實(shí)施；5.2.3.4 所有文件經(jīng)規(guī)定的權(quán)限批準(zhǔn)時(shí)， 批準(zhǔn)人必須簽署本人姓名和批準(zhǔn)日期， 否則視為無效文件，執(zhí)行部門有權(quán)拒絕執(zhí)行。5.3 文件標(biāo)識(shí)文件標(biāo)識(shí)的內(nèi)容包括文件編號(hào)、 受控狀態(tài)及文件的有效性標(biāo)識(shí)， 以上所有標(biāo)識(shí) 對(duì)該文件而言都是唯一的。5.3.1 文件編號(hào)5.3.1.1 公司內(nèi)部通用標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)格式為：Q/BB XXX-YYYY其中：Q-企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)BB-公司代碼：GL xx化妝品有限公司（廣州工廠）SLxx

8、化妝品有限公司（汕頭工廠）LC xx化妝品有限公司（廣州工廠和汕頭工廠）XXX-順序號(hào)（001-999 ）YYYY-年號(hào)（以自然年號(hào)為準(zhǔn)）531.2 般性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和制度編號(hào)格式為BBDDAAATTXXX格式。正號(hào)順序號(hào)（xxx 部門下一級(jí)機(jī)構(gòu)（TT）部門代號(hào)（AAA）文件類別（DD）公司代碼（BB）其中： BB公司名稱代號(hào)：GL xx化妝品有限公司（廣州工廠）SL xx化妝品有限公司（汕頭工廠）LC xx化妝品有限公司（廣州工廠和汕頭工廠） DD文件類別（詳見附表1:本公司一般性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和制度 編號(hào) AAA提出該作業(yè)指導(dǎo)書的部門 TT 部門下一級(jí)機(jī)構(gòu)的編號(hào)（如車間、科、室等

9、）可以是從01 99之間的任何數(shù)字 XXX順序號(hào)，可以是從000 999之間的任何數(shù)字 VV修正號(hào)，如是新作業(yè)指導(dǎo)書，則定義 VV為00,作業(yè)指導(dǎo)書每修正一 次，VV則遞增01，VV可以是從00 99之間的任何數(shù)字。531.3公文FE 字（BBBB）XXX 號(hào)其中：F-部門英文縮寫MG-總經(jīng)理辦公室；PD-生產(chǎn)部；PMC-PMC部；HR-人力資源/行政部；MRK-銷售部；FIN-財(cái)務(wù)部；QT-品質(zhì)/技術(shù)部E-公文種類簡(jiǎn)稱，如：聯(lián)絡(luò)書簡(jiǎn)稱為聯(lián)。BBBB-公元年號(hào)XXX-順序號(hào)5.3.2文件受控狀態(tài)5.3.2.1所有文件分為兩種狀態(tài)，即“受控”和“非受控”所有文件必須標(biāo)識(shí)受控狀態(tài)，蓋藍(lán)色“受控”或

10、藍(lán)色“非受控”章。印章格式如下：XX XX文件管理專用章XX XX文件管理專用章5.322所有受控文件只能為使用者在工作崗位上使用，一律不允許對(duì)外（包括公司內(nèi)與本崗位無關(guān)的人和公司外部）；非受控文件可以對(duì)外，但必須有發(fā) 放登記，領(lǐng)取人需辦理相應(yīng)的簽領(lǐng)手續(xù)。533文件有效性標(biāo)識(shí)533.1所有文件必須到品質(zhì)部備案，并在文件封面加蓋文件管理專用章、同 時(shí)對(duì)文件進(jìn)行唯一編號(hào)方為有效。533.2若為作廢文件，由各部門回收，文件管理員加蓋紅色“作廢”章；印章格 式如下：5.4文件發(fā)布、發(fā)放5.4.1所有質(zhì)量體系文件必須經(jīng)編寫人、審核人、批準(zhǔn)人簽名確認(rèn)，報(bào)品質(zhì)/技術(shù)部備案對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)后才能發(fā)布，否則視為無

11、效文件；5.4.2所有質(zhì)量體系文件的發(fā)放由品質(zhì)/技術(shù)部文件管理員按文件分發(fā)清單 發(fā)放到各部門文件管理員，各部門文件管理員按部門內(nèi)部 文件分發(fā)清單再 發(fā)放到相應(yīng)的工作崗位人員手中。5.4.3所有管理文件由各部門文件管理員按文件分發(fā)清單發(fā)放到相應(yīng)部門文件管理員，再按部門內(nèi)部文件分發(fā)清單再發(fā)放到相應(yīng)的工作崗位人員手 中；5.4.4 公司所有的文件管理員必須建立文件管理臺(tái)帳，發(fā)放文件時(shí)，要求文件 領(lǐng)取人在管理臺(tái)帳上完成簽名及簽署領(lǐng)取日期手續(xù)；5.4.5 當(dāng)文件、資料有嚴(yán)重的損壞等不能正常使用時(shí)，使用部門應(yīng)申請(qǐng)更換， 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后交回破損文件， 由原始文件發(fā)放部門文件管理員用原件復(fù) 印并完成標(biāo)識(shí)后

12、按 5.4.2 和 5.4.3 規(guī)定發(fā)放，并在文件管理臺(tái)帳上注明補(bǔ)發(fā)原 因；文件發(fā)放部門的文件管理員對(duì)破損文件加蓋“作廢”章并妥善保存；5.4.6 當(dāng)使用部門丟失文件，使用者必須說明原因經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后提出補(bǔ) 發(fā)申請(qǐng)，然后按發(fā)放規(guī)定進(jìn)行；5.5 文件更改5.5.1 質(zhì)量體系文件、資料需更改、更新時(shí)，應(yīng)由文件更改提出人或文件更改 提出部門的負(fù)責(zé)人填寫“文件更改申請(qǐng)單”說明更改原因，對(duì)重要的更改（如技 術(shù)參數(shù)）還應(yīng)附有充分的證據(jù) ,將所有與文件更改相關(guān)的資料匯總，提交品質(zhì) / 技術(shù)部，再由品質(zhì) /技術(shù)部將需更改的信息傳達(dá)到文件的原編寫部門，由編寫 部門提出更改、更新意見并對(duì)原文件進(jìn)行更改，同時(shí)按

13、 5.2 規(guī)定進(jìn)行；5.5.2 管理文件需更改、更新時(shí)，應(yīng)由文件更改提出人或文件更改提出部門的 負(fù)責(zé)人填寫“文件更改申請(qǐng)單”說明更改原因，將所有與文件更改相關(guān)的資料匯 總，提交原編寫部門，由編寫部門提出更改、更新意見并對(duì)原文件進(jìn)行更改， 同時(shí)按 5.2 規(guī)定進(jìn)行；5.5.3 文件、資料更改的審批應(yīng)由原審批人或相應(yīng)職權(quán)的人員進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)獲 得原始審批資料。5.5.4 文件、資料更改批準(zhǔn)后，才允許發(fā)布。文件更改時(shí)注明更改標(biāo)記和更改 生效時(shí)間，由品管部文件管理員按照 5.4 規(guī)定的原發(fā)放清單發(fā)放修正后的文 件、資料，同時(shí)回收原文件、資料并對(duì)回收文件進(jìn)行“作廢”標(biāo)識(shí)。對(duì)重要更改還應(yīng)發(fā)放“文件更改通知單

14、”告知文件、資料使用人5.5.5 所有文件更改在未獲批準(zhǔn)前一律執(zhí)行原文件的規(guī)定。5.6 文件作廢及處理5.6.1 各部門文件管理員必須控制現(xiàn)場(chǎng)的作廢文件、資料，所有使用現(xiàn)場(chǎng)不允 許出現(xiàn)任何作廢的文件（包括已經(jīng)作廢但未標(biāo)識(shí)的文件）。5.6.2 作廢或換版前的文件、資料由各部門文件管理員按“文件管理臺(tái)帳”收回 并記錄，進(jìn)行“作廢”印章標(biāo)識(shí)；質(zhì)量體系文件由各部門文件管理員上交品質(zhì) / 技術(shù)部文件管理員進(jìn)行“作廢”印章標(biāo)識(shí)；絕不允許現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)任何“作廢”文件， 以防誤用。5.6.3 各部門文件管理員每年的 7 月份匯總所有的作廢文件， 統(tǒng)一填寫“文件銷 毀申請(qǐng)單”，說明作廢及銷毀原因，報(bào)各部負(fù)責(zé)人審核后

15、，需有兩人在場(chǎng)完成 銷毀工作。需作資料保留的作廢文件，文件管理員需填寫“作廢文件留用申請(qǐng) 單”，經(jīng)各部負(fù)責(zé)人同意后，方能留檔備存，原則上所作廢銷毀的文件都必須 保留 2 份作為歷史檔案以備查。5.7 文件保管、復(fù)制、貯存、歸檔5.7.1 文件管理員對(duì)文件的管理必須建立文件管理臺(tái)帳 ，文件的收、發(fā)、 銷毀、更改的信息都必須在臺(tái)帳上進(jìn)行登記。5.7.2 文件的復(fù)制者必須申請(qǐng)，填寫文件復(fù)制、補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表 ，經(jīng)部門負(fù)責(zé) 人審核批準(zhǔn)后，由文件管理員登記并向各部文件管理員索取文件原件進(jìn)行復(fù) 制，任何單位和個(gè)人不得隨意復(fù)制任何文件， 所有文件上只允許原始的文件管 理專用章出現(xiàn)，而不允許有任何復(fù)印的文件管理專用

16、章出現(xiàn)，否則視為違規(guī)。5.7.3 文件的使用者和管理者對(duì)于所有文件都必須妥善保存，確保文件完好， 并注意保密工作，不得隨意借與他人進(jìn)行復(fù)制。5.7.4 所有文件的原件都必須統(tǒng)一由各部文件管理員進(jìn)行歸檔管理，文件管理 員建立相應(yīng)的文件檔案， 并有適宜的環(huán)境條件以保證歸檔的文件保持完好， 符 合國家規(guī)定的檔案管理要求。5.7.5 文件管理員必須堅(jiān)持原則，認(rèn)真管理好所有文件，確保文件的有效性， 同時(shí)應(yīng)注意保密工作，不得將文件任意復(fù)制和傳播。5.8 文件存載的媒體本公司所有文件所采用的媒體可以是計(jì)算機(jī)軟件、 軟盤、光盤和書面文件， 在 目前公司 MIS 系統(tǒng)不健全的情況下，一律使用書面文件形式，同時(shí)完

17、成簽名 手續(xù)。6. 支持性文件6.1 質(zhì)量手冊(cè)管理操作規(guī)程6.2 作業(yè)指導(dǎo)書管理操作規(guī)程6.3 表格管理操作規(guī)程7. 質(zhì)量記錄標(biāo)準(zhǔn)表格7.1 文件管理臺(tái)帳7.2 文件更改申請(qǐng)、審批表7.3 文件作廢留用銷毀申請(qǐng)表7.4 文件分發(fā)清單7.5 文件復(fù)制、補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表7.6 文件更改通知單8. 引用文件ISO9001 ： 20009. 附件9.1 附表 1：本公司一般性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和制度編號(hào)。附表1本公司一般性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和制度編號(hào)800-總經(jīng)理辦公室0016-計(jì)量檢測(cè)17-儀器設(shè)備18-質(zhì)量信息19-質(zhì)量培訓(xùn)20-人事管理21規(guī)章制度22-薪資勞保23-教育培訓(xùn)24-后勤管理25-行政事務(wù)26安全保衛(wèi)27-計(jì)劃調(diào)度28-