公司內(nèi)部采購管理制度

1、-1公司內(nèi)部采購管理制度2015 年 12 月制定第一條為了規(guī)范公司的物資采購業(yè)務(wù)，制定詢價(jià)、議價(jià)流程，降低物資采購成本， 確保公司各 項(xiàng)物資供應(yīng)，加強(qiáng)公司物資采購的監(jiān)督管理，特制定本制度。第二條本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。第三條米購流程3.1 生產(chǎn)部工藝技術(shù)員或技術(shù)經(jīng)理根據(jù)銷售合同訂單物料需求、查詢庫存數(shù)量，填制物料采 購計(jì)劃單，經(jīng)倉管員確認(rèn)庫存、生產(chǎn)部經(jīng)理審核后，交給副總經(jīng)理審批。物料需求包括用于銷售 合同訂單的主材、輔材、工具、設(shè)備修理配件、勞動(dòng)保護(hù)用品、各種日常耗材等；試驗(yàn)品、樣品、 退回返工的產(chǎn)品等參照此條款執(zhí)行， 工程部在工廠時(shí)遵守此管理制度；項(xiàng)目工地施工按施工管理制

2、度，并填寫工程部施工物資需求申請(qǐng)表執(zhí)行。3.2 辦公用品、辦公設(shè)備按實(shí)際情況申請(qǐng)采購，單件金額過500 元的，需填寫物料采購計(jì)劃單由副總經(jīng)理審批。3.3物料采購計(jì)劃單應(yīng)注明物料名稱、單位、規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量、需求日期及特殊要求。 物料采購單共四聯(lián)，分別交財(cái)務(wù)、采購部、倉管員、自存。3.4 緊急請(qǐng)購時(shí)，請(qǐng)購部門應(yīng)于物料采購計(jì)劃單備注欄注明“緊急”字樣及交貨期限。3.5 已開具物料采購計(jì)劃單，并經(jīng)核準(zhǔn)后因各種原因需撤消請(qǐng)購時(shí)，由請(qǐng)購部門以書面方 式呈原核準(zhǔn)人，并轉(zhuǎn)送采購部，必要時(shí)應(yīng)先口頭知會(huì)采購員。采購部門接獲通知后，立即停止采購。3.6 如遇特殊情況未能及時(shí)停止采購時(shí)，采購部應(yīng)與原請(qǐng)購部門協(xié)商并妥

3、善處理善后事宜。3.7 如用于返工或工作失誤造成的重復(fù)采購，需在物料采購計(jì)劃單上注明，不可掩蓋問題。第四條米購方式根據(jù)本公司實(shí)際情況，公司物料采購采用以下三種方式：4.1 集中采購公司通用主要材料（如：玻璃棉、鋁條、面布、玻纖布、玻纖氈等），以集中采購較為有利，依定時(shí)或定量之計(jì)劃進(jìn)行采購；保證合理庫存。4.2 合約采購公司經(jīng)常使用之物料（如：膠水、天那水等），采購部應(yīng)事先選擇供應(yīng)商，確定 供應(yīng)價(jià)格及交易條件，辦理合約采購，依定時(shí)或定量之方式進(jìn)行采購，保證合理庫存。4.3 一般采購零星物料（如：鉚釘、螺絲等），按實(shí)際需求量即時(shí)采購。根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查， 原則上需定點(diǎn)采購，保證質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。第五條詢價(jià)、

4、議價(jià)5.1 采購部采購人員接獲核準(zhǔn)后之物料采購計(jì)劃單，應(yīng)選擇至少三家列入公司合格供應(yīng) 商名錄內(nèi)的供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象，長(zhǎng)期有業(yè)務(wù)合作的供應(yīng)商作為優(yōu)選； 優(yōu)先供應(yīng)商不能滿足采購 條件的，其他備選供應(yīng)商，貨比三家，同等材料質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、服務(wù)好者中標(biāo)。5.2 確屬貨源緊張、獨(dú)家代理、專賣品等特殊狀況，不受前條所限；5.3 如向特約供應(yīng)商采購時(shí)，應(yīng)附其報(bào)價(jià)明細(xì)表，如特約供應(yīng)商有兩家以上，則應(yīng)向其同時(shí)索 要報(bào)價(jià)明細(xì)表；5.4 選擇詢價(jià)或采購的對(duì)象，應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠家、代理商、經(jīng)銷商之順序選擇；5.5 供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與申購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí)，采購人員應(yīng)要申購部門確認(rèn)； 特殊要求的材料物資，采購人員

5、應(yīng)提出，如需要使用部門共同詢價(jià)與議價(jià)，使用部門應(yīng)配合。5.6 詢價(jià)后，如有必要，采購部應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行交互議價(jià)；議價(jià)應(yīng)注意品質(zhì)、 交期、-2服務(wù)兼顧。第六條議價(jià)原則遇以下狀況時(shí)，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商議價(jià)：6.1 市場(chǎng)價(jià)格下跌或有下跌趨勢(shì)時(shí)；6.2 采購頻率明顯增加時(shí)；6.3 本次采購數(shù)量大于前次時(shí)；6.4 本次報(bào)價(jià)偏高時(shí)；6.5 有同樣品質(zhì)、服務(wù)之供應(yīng)商提供更低價(jià)格時(shí)；6.6 其他有利于公司條件時(shí)第七條定價(jià)核準(zhǔn)7.1 采購人員詢價(jià)、議價(jià)完成后，填寫采購詢價(jià)、議價(jià)單（對(duì)內(nèi)使用），隨附各供應(yīng)商回傳的采購詢價(jià)單（對(duì)外使用），必要時(shí)附上書面說明，交財(cái)務(wù)審核，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)時(shí)，退 回采

6、購人員重新議價(jià)，或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價(jià)。7.2 采用集中采購方式采購，單筆采購金額在 5 萬元以上的采購訂單，需副總經(jīng)理審批。7.3 其他一般情況采購的，按正常采購流程執(zhí)行。第八條訂購作業(yè)8.1 采購人員接獲經(jīng)核準(zhǔn)之供應(yīng)商，經(jīng)詢價(jià)、議價(jià)流程后，編制采購合同或采購訂單 等書面形式，向供應(yīng)商下達(dá)采購指令，并以傳真形式簽字確認(rèn)，有必要時(shí)，要當(dāng)面與供應(yīng)商雙方簽字蓋章。8.2 若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應(yīng)在進(jìn)銷存軟件的采購訂單中注明。8.3 采購人員應(yīng)控制物料訂購交貨期，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。第九條驗(yàn)收與付款9.1 依相關(guān)檢驗(yàn)與入庫規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收工作。9.2 依財(cái)務(wù)管理規(guī)定，辦理供應(yīng)

7、商付款工作。第十條合格供應(yīng)商之選擇，采購品質(zhì)文件資料要求物料訂購前，本公司應(yīng)提供下列文件資料，或在合同的采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定：10.1 訂購物料之規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等。10.2 產(chǎn)品技術(shù)精度、等級(jí)要求。10.3 各種檢驗(yàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)或適用規(guī)格。10.4 所需之產(chǎn)品認(rèn)證要求或工廠品質(zhì)管理體系認(rèn)證要求。10.5 合格供應(yīng)商之選擇物料采購，除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外，均需向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列 條件：10.5.1 經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查，列入合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商。10.5.2 提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。10.5.3 類似物料以往采購之良好記錄，合作意向強(qiáng)、態(tài)度服務(wù)良好。10.5.4

8、供應(yīng)商一經(jīng)確定，無工藝更改要求、無質(zhì)量問題、價(jià)格合理的，不能隨便更換。更換 供應(yīng)商，應(yīng)填寫供應(yīng)商更換記錄，描述更換前后情況對(duì)比、原因。第十一條品質(zhì)保證之協(xié)定物料采購，應(yīng)由供應(yīng)商承負(fù)品質(zhì)保證之責(zé)任，并在訂購前明確，本公司要求供應(yīng)商承諾下列品 質(zhì)保證：11.1 供應(yīng)商品質(zhì)管理體系需符合本公司指定之品質(zhì)保證系統(tǒng)、如IS09000 等。11.2 供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測(cè)。11.3 供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗(yàn)合格之記錄。-311.4 接受本公司必要之供應(yīng)商調(diào)查。11.5 保證對(duì)提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致之不良的責(zé)任承擔(dān)與賠付。 第十二條進(jìn)貨驗(yàn)收之規(guī)定供應(yīng)商提供之物

9、料，必須經(jīng)過本公司倉庫、品管、采購等部門人員之相關(guān)驗(yàn)收工作，主要包括下列幾項(xiàng)：12.1 品質(zhì)檢驗(yàn)品管部依進(jìn)料檢驗(yàn)規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。12.2 處理短損根據(jù)點(diǎn)收、檢驗(yàn)結(jié)果，對(duì)發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，向供應(yīng)商溝通，必要時(shí) 向供應(yīng)商索賠；12.3 退還不合格品對(duì)檢驗(yàn)不合格之物料，退回供應(yīng)商，由此造成的損失，向供應(yīng)商進(jìn)行索賠； 降低品質(zhì)接收的物料，要求以供應(yīng)商折價(jià)、優(yōu)惠價(jià)等結(jié)算。12.4 如由于特殊技術(shù)要求的加工件或物料，由使用者洽談的采購，品質(zhì)檢驗(yàn)的工作由其負(fù)責(zé)， 品管部配合。第十三條品質(zhì)糾紛處理有關(guān)采購物料發(fā)生規(guī)格不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之

10、處理流程統(tǒng) 稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下：13.1 處理依據(jù)以雙方事先約定之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)作為處理依據(jù)，并于合同上詳細(xì)說明，其中涉 及交貨時(shí)間、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據(jù)。13.2 采購物料退貨與索賠13.2.1 擬退回之采購物料應(yīng)由倉管員清點(diǎn)整理后，通知采購部。13.2.2 采購部經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點(diǎn)領(lǐng)取退貨品。13.2.3 現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨，要求供應(yīng)商更換合格之物料。13.2.4 訂制品之退貨，原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。13.2.5 確屬無法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時(shí)，可取消訂單，重新選供應(yīng)商。13.2.6 退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。13.

11、2.7 雙方事前沒有明確訂購合約時(shí)，以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。13.3 其它索賠規(guī)定13.3.1 供應(yīng)商原因造成之交貨延遲，以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。13.3.2 破損短少情形，由供應(yīng)商補(bǔ)足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實(shí)際發(fā)生狀況 索賠。13.3.3 因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良， 造成本公司之損失，依實(shí)際發(fā)生狀 況索賠。13.3.4 其他原因?qū)е卤竟局畵p失，依實(shí)際損失向供應(yīng)商索賠。第十四條采購交貨期管理是采購的重點(diǎn)之一，確保交期的目的，是必要的時(shí)間，提供生產(chǎn)所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達(dá)成合理生產(chǎn)成本之目標(biāo)。依供應(yīng)商評(píng)鑒辦法進(jìn)行考核，將交期的考核列為

12、重要項(xiàng)目之一，以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。 第十五條采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運(yùn)作，對(duì)不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購，造成的超儲(chǔ)積 壓，損失均由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。15.1 對(duì)采購員未能及時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)，應(yīng)及早報(bào)告部門主管說明原因，提出相應(yīng)意見方案， 采購部應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)購部門溝通，擬定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策，特別重大事項(xiàng)，應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理。15.2 物資采購人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，堅(jiān)持原則，秉公辦事，切實(shí)維 護(hù)公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。15.3 采購人員必須遵守公司規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商貨款結(jié)算， 催收發(fā)票事宜。任何人不得私自與供應(yīng)商串通、密謀等，損害公司利益。15.4 采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下 收受回扣或酬金。對(duì)實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。15.5 采購人員必須樹立服務(wù)意識(shí)，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人不得無故積壓 或拖延-4采購及相關(guān)工作。15.6 為掌握瞬息萬變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)商品信息，如價(jià)格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù) 知識(shí)，提高業(yè)務(wù)工作的