如何做好文書處理工作

1、如何做好文書處理工作（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握文書處理的基本原則； 學(xué)會審核文稿； 能夠?qū)ξ臅M行 查辦；掌握文書會商及匯編文書的方法； 掌握文書的借閱、 翻印、 存放方法。（二）文書處理文稿的審核把關(guān)工作文稿的審核把關(guān)工作是指文書草稿寫成之后， 由文書擬稿部 門的負責(zé)人或單位綜合辦公部門的文秘人員對其內(nèi)容、文字、 體式等方面進行的全面審核修改工作。 從一定意義上說它既是擬稿 工作的延續(xù)， 又是終審定稿工作的一個組成部分。 這項工作對控 制文書的數(shù)量與質(zhì)量有著重要意義。 同時， 還可以節(jié)省 * 在簽發(fā) 審批文書上的時間和精力。 核稿的重點是文稿的內(nèi)容、 文字表達 和體式。文稿內(nèi)容方面的審核主要包括三查

2、： 一是查矛盾抵觸。 即檢 查文稿的內(nèi)容與黨和政府現(xiàn)行的方針政策、 法律、 法令以及上級 的指示、 決定有無矛盾抵觸的地方； 與本單位過去發(fā)過的文書有 無矛盾和提法不一樣的地方； 與同系統(tǒng)其它單位的規(guī)定有無矛盾 的地方；文書本身前后提法有無矛盾的地方。二是查政策界限。 即檢查文稿的內(nèi)容有無該劃界限而沒有劃或界限不清、 交待不明 的情況；有無行政部門向黨的機關(guān)作指示、交任務(wù)的現(xiàn)象；有無 應(yīng)該內(nèi)外有別而內(nèi)外不分的現(xiàn)象。 三是查措施落實。 即文中提出 的要求和措施是否明確具體、 切實可行； 涉及其它部門或單位的 問題，是否已協(xié)商一致。文字表達方面的審核主要包括四個方面的內(nèi)容： 一是文字表 達是否反映

3、了發(fā)文意圖，是否簡明扼要，通俗易懂；二是是否符 合語法，選詞造句是否符合邏輯，標(biāo)點符號的使用是否正確；三 是有無錯字、漏字、別字；四是字跡是否工整清晰規(guī)范。文稿體式方面的審核主要包括以下內(nèi)容： 文書名稱是否使用 得當(dāng)；標(biāo)題是否符合要求；主送和抄送單位的確定是否準(zhǔn)確；密 級、緩急時限、主題詞等是否標(biāo)注并恰當(dāng)。核稿之后，如果文稿 的改動不大，可直接送 * 簽發(fā)。如果文稿改動較大或需要重寫， 就應(yīng)退回原擬稿單位重新謄抄或擬寫， 經(jīng)再次審核通過后， 交 * 簽發(fā)。文書查辦(1) 文書查辦的含義文書查辦是指核查重要文書的執(zhí)行情況， 并督促與協(xié)助承辦 單位全面、具體地落實文書精神，解決有關(guān)問題的活動。文書

4、查辦是監(jiān)督控制文書處理的一種管理活動， 其功能在于 推動和保障文書效用的盡快實現(xiàn)，使文書的內(nèi)容按時、按質(zhì)、按 量地辦畢。文書查辦的一般過程是：確定查辦范圍和重點： 查辦范圍包括對內(nèi)查辦和對外查辦兩 個方面。對內(nèi)查辦是指對本單位文書辦理、 執(zhí)行情況的督促檢查； 對外查辦是指對本單位發(fā)出的文書的辦復(fù)情況的催詢。 查辦的重 點是急件、重要件和擬文、簽發(fā)環(huán)節(jié)。交辦：即向有關(guān)部門布置查辦任務(wù)、落實查辦人和查辦要求，并 履行注冊登記手續(xù)。催辦：即向有關(guān)部門催詢辦理情況，核查辦理結(jié)果。可采用電話 催辦、派人催辦，也可發(fā)信 (適合對外查辦 ) 催辦。 結(jié)辦：將查辦結(jié)果向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。 銷辦：即注銷已獲結(jié)果的查

5、辦文書。(2) 如何搞好文書的查辦工作第一，要建立切實可行的查辦工作制度，并指定專人負責(zé)。 必要時，可設(shè)置專門機構(gòu)負責(zé)文書的查辦落實工作。第二，正確選擇查辦對象。需要查辦的文書應(yīng)該是重要的、 緊急的文書，或是久拖不決、無人過問的文書。為了保證查辦工 作有目標(biāo)地進行，應(yīng)確定文書辦理的原則和期限，其原則是，除 關(guān)系政策原則問題或牽涉面廣，內(nèi)容復(fù)雜，需要調(diào)查研究，或指 定了承辦期限的文書外，一般規(guī)定急件的承辦期應(yīng)短于普通文 書。凡是不能及時答復(fù)的文書，應(yīng)先通知來文單位。承辦期限規(guī) 定為：緊急件一日內(nèi)辦畢，急件不超過三天，一般文書不超過一 周。第三，加強檢查和匯報。收發(fā)單位在一定時期內(nèi)，根據(jù)收發(fā) 登記

6、和統(tǒng)計材料， 對尚未辦理結(jié)束的文書進行檢查登記， 并將檢 查結(jié)果分類列表向領(lǐng)導(dǎo)匯報， 并作為對未辦結(jié)的文書進行查辦的 依據(jù)。對于一些內(nèi)容重要，拖延很久和屢查不辦的文書，除將積 壓、拖延情況及時匯報外，可請領(lǐng)導(dǎo)親自查辦。文書會商處理涉及兩個以上單位或部門的問題時， 主辦單位或部門應(yīng) 準(zhǔn)備好處理意見， 會同有關(guān)單位或部門研究解決， 并負責(zé)歸納整 理，文稿擬好后，負責(zé)送會辦單位或部門簽注會商意見，這項工 作就叫會商。 會商的作用是維護文書的合法性、 有效性、統(tǒng)一性。 對于為依法依制必須在有關(guān)單位或部門取得一致意見的文書而 言，這是文書形成過程中的重要步驟。會商時應(yīng)注意以下問題： 第一，協(xié)商的對象應(yīng)齊

7、全沒有遺漏。為保證文書合法并有效，被 其內(nèi)容所涉及的所有單位和部門都在協(xié)商范圍之列， 應(yīng)逐一征求 他們的意見。第二，協(xié)商過程中，如果有些問題沒有取得一致意見，不得寫入 文書中。第三，協(xié)商的方式很多，可根據(jù)不同情況采用 "面會"或"函會 "。 匯編文書 匯編文書是指秘書部門將保管的文書按著一定的題目進行收集、 挑選，匯編成冊，以利提供利用的一項工作。這種文書管理形式 已被很多秘書部門采用。(1)匯編文書的要求匯編文書要有審批手續(xù)。 匯編本單位制發(fā)的文書要經(jīng)主管領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)； 匯編上級文件應(yīng)報原發(fā)文單位批準(zhǔn)。 匯編本的使用應(yīng)嚴(yán) 格管理制度， 發(fā)放數(shù)量應(yīng)嚴(yán)格控制

8、， 發(fā)放及閱讀范圍應(yīng)按匯編中 密級最高的文書辦理。 注明不準(zhǔn)翻印或密級較高的文書， 應(yīng)遵照 保密要求，不應(yīng)選入?yún)R編。(2)匯編文書的類型 秘書部門編制的文書匯編類型主要有以下幾種：現(xiàn)行文書匯編。 即將本單位當(dāng)年的收發(fā)文書按一定的題目成 冊。這是匯編文書常用的形式。 這種文書匯編主要是供單位領(lǐng)導(dǎo) 決策和業(yè)務(wù)部門日常工作使用，具有較強的現(xiàn)實效用。會議文書匯編。 就是把反映某一次會議的文書集中起來匯編 成冊。其目的是，便于傳達、學(xué)習(xí)會議精神，了解會議全貌，并 方便查找。政策法令匯編。 就是將一定時期內(nèi)黨和國家或本系統(tǒng)、 本單 位頒發(fā)的有關(guān)方針政策性的決定、決議、命令、指示、條例、辦 法、規(guī)定等匯集起

9、來，裝釘成冊。這類匯編對領(lǐng)導(dǎo)了解掌握有關(guān) 政策法令及業(yè)務(wù)部門執(zhí)行政策都有很大的作用。專題文書匯編。 就是把反映某一專門問題的文書收集起來匯 編成冊。 這類匯編不僅對單位領(lǐng)導(dǎo)掌握基本情況， 總結(jié)經(jīng)驗和指 導(dǎo)工作，具有現(xiàn)實意義，而且對于積累某一方面的統(tǒng)計資料，進 行各種專題研究具有長遠的參考價值。(3) 匯編文書的步驟與方法匯編文書是一項政治性、 科學(xué)性、 技術(shù)性很強的文書管理工 作。必須要有嚴(yán)肅認真的態(tài)度和科學(xué)的工作方法。選題。這是匯編文書的第一個步驟。單位的收發(fā)文書很多， 但并不是每種或每份文書都要匯編成冊， 究竟匯編哪些文書， 自 然要有所選擇，這項工作就叫選題。選題是否恰當(dāng)，直接影響著 匯

10、編文書作用的發(fā)揮程度。 選題的依據(jù)有兩個： 一是要根據(jù)本單 位工作的需要，特別是要注重對現(xiàn)實工作、現(xiàn)實生產(chǎn)有用；二是 要考慮材料基礎(chǔ)， 即本單位有無這方面的文書， 如果僅僅考慮實 際工作的需要， 而沒有相應(yīng)的文書作基礎(chǔ)， 再有用的題目也不可 能成功。選材。確定了匯編文書的題目之后， 就應(yīng)圍繞題目挑選有關(guān) 的文書。 首先要擬制選材大綱， 然后根據(jù)選材大綱的要求和范圍 來查找和挑選有關(guān)文書。選材要經(jīng)過初選、復(fù)選、定選三個步驟。初選的原則是" 從寬防漏 " ，就是要查找本單位所有可能保存有關(guān)文書的地方，如 辦公室、機要室、檔案室等，并根據(jù)匯編題目要求的范圍，收集 的有關(guān)文書寧可多一些， 對那些可選可不選的文書在初選階段都 應(yīng)選上，以防漏掉有用的文書。復(fù)選，是選材的第二個步驟。這 一步