企業(yè)電子文檔管理辦法

1、電子文檔管理辦法1 總則1.1 為了規(guī)范公司電子文件的歸檔與管理，建立真實、準(zhǔn)確、完整、有效的公司電子檔案管理體系，保障公司電子文件和電子檔案的安全保管與有效利用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、國家檔案局令第6號電子公文歸檔管理暫行辦法、國標(biāo)GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范及行標(biāo)CJJ/T117-2007建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范等有關(guān)法規(guī)，特制定本辦法。1.2 本辦法適用于全公司范圍內(nèi)的電子文檔管理。1.3 公司電子文檔管理除執(zhí)行本辦法外，尚應(yīng)執(zhí)行國家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2 術(shù)語2.1 電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶

2、、磁盤、光盤等載體，依賴計算機數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。2.2 施工工程電子文件：在工程施工過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。施工工程電子文件主要包括工程準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。2.3 歸檔電子文件：是指在各項活動中產(chǎn)生并具有保存價值的電子文件（含電子公文）的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計的過程。2.4 電子文件的邏輯歸檔：指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過

3、程。2.5 電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。2.6 電子文件的真實性：指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進行鑒定后，確認(rèn)其與形成的原始狀況一致。2.7 電子文件的完整性：指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。2.8 電子文件的有效性：指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。2.9 背景信息：指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。2.10 元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和

4、軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。2.11 定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最后一稿電子文件，記錄了文件的最后修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)價值，收集時需落實必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應(yīng)以不同標(biāo)識加以區(qū)別。2.12 正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其標(biāo)識應(yīng)以正式文件文號注明。2.13 文本文件：用計算機文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等，收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT

5、、NSF為通用格式。2.14 圖像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。2.15 圖形文件：采用計算機輔助設(shè)計或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。2.16 影像文件：用數(shù)碼攝像機、視頻采集卡等視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件。對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技

6、術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。要歸檔的視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。2.17 聲音文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機處理的文件，歸檔時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。2.18 超媒體鏈接文件：用計算機超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。2.19 數(shù)據(jù)庫文件：用計算機軟硬件系統(tǒng)進行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。數(shù)據(jù)庫文件以DBF、XLS文件為通用格式。2.20 計算機程序：計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等。3 電子文件管理體制和職責(zé)3.1 電子文件歸檔管理歸公司檔案室負(fù)責(zé)，解決實際問題,為電子

7、檔案的保管、查驗、復(fù)制等提供支持。3.2 電子文件的形成、承辦、運轉(zhuǎn)、整理與歸檔等工作，由承辦部門負(fù)責(zé)，將電子文件的整理歸檔工作納入電子文件承辦人的崗位職責(zé)，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。3.3 建立由網(wǎng)絡(luò)管理和技術(shù)人員負(fù)責(zé)審核的電子文件的有效性管理制度。3.4 根據(jù)電子文件的類型和特點注明文件格式、時間、軟硬件環(huán)境、格式等相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)。保證歸檔電子文件的質(zhì)量。歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。3.5 對于加密電子文件，應(yīng)當(dāng)解密后再收集歸檔，確實需要以加密方式保存的，應(yīng)當(dāng)將其解密程序同時歸檔。3.6 網(wǎng)管部門每年四月對檔案室

8、備份的電子文件進行抽樣讀取檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，并根據(jù)軟硬件升級換代情況，適時對電子文件進行遷移作業(yè)。3.7 歸檔電子文件與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。檔案管理人員要學(xué)習(xí)掌握計算機和電子文檔管理的操作技能，利用歸檔的電子文檔，積極開展檔案編研和服務(wù)利用等工作。4 電子文件收集、積累1 .1收集積累的范圍1.1.1 凡是在公司管理中反映主要職能活動，包括文書和業(yè)務(wù)工作在內(nèi)的電子文件，以及相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等都屬于電子文件的收集范圍。1.1.2 凡是記錄與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和參考價值的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于公司建設(shè)工程電子

9、文件的收集范圍。各類建設(shè)工程電子文件的具體收集范圍應(yīng)符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328的有關(guān)規(guī)定。1.1.3 公司電子文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。施工工程電子文件內(nèi)容必須與工程實際相復(fù)核，且內(nèi)容及其深度必須復(fù)核國家有關(guān)工程施工、監(jiān)理、測量等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。1.1.4 記錄重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)當(dāng)保留。正式文件是紙質(zhì)的，應(yīng)將紙質(zhì)文件與數(shù)字化后的電子文件一同保存。1.1.5 凡是屬于收集積累范圍的電子文件，收集積累時均應(yīng)進行登記，填寫電子文件登記表。1.1.6 在電子文件的形成和處理過程中，如需改動，應(yīng)填寫電子

10、文件更換記錄表。1.1.7 應(yīng)定期（每季度）備份施工工程電子文件，并應(yīng)存儲與能夠脫機保存的載體上。對于多年才能完成的項目，應(yīng)實行分段積累，一年拷貝一次。1.1.8 收集電子文件時，應(yīng)該注明電子文件的存儲格式及其軟、硬件環(huán)境。公司檔案室應(yīng)當(dāng)保留各種通用格式電子文件的處理軟件、資料及其軟、硬件環(huán)境。電子文件原則上要轉(zhuǎn)換成通用格式的電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時應(yīng)當(dāng)連同專用軟件一并收集。1.1.9 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的，與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等，應(yīng)當(dāng)與電子文件一同收集。1.1.10 套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進行存儲，被套

11、用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。1.1.11 電子文件在形成、接收時就要制作備份（一式三份）。4 .2收集積累的電子文件類型4.1.1 電子文件稿本電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。4.1.2 電子文件信息類型要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫文件。對用專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，若不能轉(zhuǎn)換，收集時則用連同專用軟件一并收集歸檔。4.1.3 電子文件載體類型目前主要有移動硬盤、U盤、光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的載體類型。4.1.4 電子文件的登記1）每份電子文件均應(yīng)當(dāng)在電子文件登記表2

12、）電子文件登記表應(yīng)當(dāng)與電子文件同時保存。3）電子文件稿本代碼：M草稿性電子文件；U定稿電子文件；F正式電子文件。4）電子文件類別代碼：T文本文件；I圖像文件；G圖形文件；V影像文件；A聲音文件；O超媒體鏈結(jié)文件；P程序文件；D數(shù)據(jù)文件。5電子文件的歸檔5.1 電子文件鑒定5.1.1 電子文件在歸檔前應(yīng)當(dāng)進行鑒定。鑒定內(nèi)容：確定歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定電子文件的密級、歸檔范圍和保管期限。5.1.2 集中歸檔的電子文件，歸檔前應(yīng)當(dāng)由文件形成部門按照規(guī)定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗和審核結(jié)果填入歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表

13、；5.1.3 電子文件保管期限和密級的劃分，參照公司關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件信息的保管期限一致。5.2 歸檔時間、方法及歸檔步驟5.2.1 電子文件按照紙質(zhì)文件歸檔的相關(guān)規(guī)定進行歸檔。5.2.2 電子文件歸檔時，應(yīng)當(dāng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。5.2.3 電子文件的歸檔，按照歸檔分類方案所設(shè)置的鑒定標(biāo)識（歸檔分類代碼）進行。5.2.4 存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)當(dāng)貼有標(biāo)簽，注明載體序號、檔號、密級、存入日期等內(nèi)容，歸檔后的電子文件

14、的載體應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。5.2.5 特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件。5.2.6 相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件以及其他說明等應(yīng)當(dāng)同時歸檔，并將電子文件的檔案號返登入電子文件登記表。5.2.7 對需要長期保存的電子文件，將機讀目錄與相應(yīng)的電子文件存儲同一載體中，同時載體中存儲的歸檔文件名應(yīng)當(dāng)與機讀目錄名稱一致。5.2.8 歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)將存有歸檔前電子文件的載體保存1年。5.2.9 電子文件的著錄應(yīng)當(dāng)參照檔案著錄規(guī)則（DA/T18）進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)

15、據(jù)等其他標(biāo)識，并按歸檔文件整理規(guī)則（DAT22）規(guī)定的格式打印紙質(zhì)目錄。5.2.10 歸檔步驟電子文件的歸檔可分為兩步進行，對實時歸檔的電子文件先做邏輯歸檔，然后每隔半年完成物理歸檔。1）邏輯歸檔：具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、有嚴(yán)密的安全管理措施以及對內(nèi)容重要的電子文件制作了紙質(zhì)版本的部門，可以直接向檔案室實施邏輯歸檔，基本要求是：a.電子文件歸檔操作由具體經(jīng)辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明標(biāo)識。b.檔案室要會同各部門設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限。c.網(wǎng)絡(luò)管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取雙機備份等可靠的備份措施。d.歸檔的電子文件要有該電子文件產(chǎn)生及運行

16、過程的背景信息及元數(shù)據(jù)。e扃域網(wǎng)內(nèi)部要有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設(shè)備更新、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時，要確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運行。f.電子文件歸檔后，檔案人員要及時清理計算機或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。g.各部門設(shè)備更新時要及時做好數(shù)據(jù)向新設(shè)備的轉(zhuǎn)換工作，做好數(shù)據(jù)更新記錄，將轉(zhuǎn)換后的新數(shù)據(jù)向檔案室移交歸檔。2）物理歸檔：檔案部門應(yīng)在每年半年將已邏輯歸檔的電子文件分門別類地制作成光盤，并制作相應(yīng)的歸檔電子文件登記表一式兩份，待各歸檔部門確認(rèn)無誤后雙方簽署，以實現(xiàn)物理歸檔。物理歸檔的基本要求是：a.電子文件承辦人應(yīng)根據(jù)歸檔范圍，在電子文件產(chǎn)生時就對應(yīng)歸檔電子文件標(biāo)注一定的標(biāo)記（文件題名、形成日期、編號等）。

17、b.公司及分公司相關(guān)部門辦理完畢的電子文件，實時進行邏輯歸檔，凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，每隔半年完成物理歸檔。物理歸檔的電子文件仍要在部門保留一年后方可銷毀。c.特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時應(yīng)在存儲載體上同時備份相應(yīng)查看軟件。對用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)庫文件，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)字段名為非漢字的結(jié)構(gòu)歸檔時應(yīng)附數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)說明書，標(biāo)明每個字段的漢字名稱；如記錄內(nèi)容用代碼表示的應(yīng)全部轉(zhuǎn)換為漢字表示，以確保數(shù)據(jù)庫信息的可利用性。推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。6歸檔電子文件的移交、接收、保管、

18、利用與統(tǒng)計、分析6.1 歸檔電子文件的移交電子文件的形成部門在每年三月底前將上年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件向檔案室移交歸檔，數(shù)據(jù)庫文件按季度向檔案室移交歸檔。6.2 接收檢驗檔案室應(yīng)對已歸檔的電子文件的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，合格率必須達(dá)到100%。檢驗項目如下：1）載體有無劃痕，是否清潔；2）有無病毒；3）核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)；4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；5）對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。6.3 移交手續(xù)和保管要求6.3.1 檔案室驗收合格，完成歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表的填寫、簽字和蓋章

19、等環(huán)節(jié)。登記表一式2份，一份交電子文件形成部門，一份由檔案室自存。6.3.2 歸檔電子文件的保管除應(yīng)當(dāng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)當(dāng)符合下列條件：1）歸檔載體應(yīng)當(dāng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。2）單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。3）存放時應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。4）環(huán)境溫度選定范圍：17c20C；相對濕度選定范圍：35%45%。6.4 有效性保證6.4.1 設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)當(dāng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；對于不兼容的，應(yīng)當(dāng)及時進行載體轉(zhuǎn)換，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后，可擦寫載體擦除后可以重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體按保密要求處置。6.4.2 磁性載體每滿

20、2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不得低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時采取恢復(fù)措施。6.4.3 對磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)當(dāng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不得少于4年。6.4.4 檔案室應(yīng)當(dāng)在檢驗完成后將結(jié)果填入歸檔電子文件管理登記表。6.5 電子文件的遷移6.5.1 系統(tǒng)設(shè)備更新、系統(tǒng)擴充、應(yīng)用軟件升級或者改變時，應(yīng)當(dāng)及時對歸檔電子文件進行遷移操作，并填寫歸檔電子文件遷移登記表。6.5.2 遷移之前必須做數(shù)據(jù)備份。6.5.3 保持?jǐn)?shù)據(jù)在遷移前后的一致性。6.6 電子文件的利用6.6.1 歸檔電子文件的封存載體不外借。未經(jīng)審批同意，任何單位或者個人不允許擅自復(fù)制電子文件。6.6.2 利用電子文件應(yīng)當(dāng)使用拷貝件。6.6.3 具有保密要求的電子文件采用聯(lián)網(wǎng)方式利用時，應(yīng)當(dāng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定。6.6.4 利用電子文件不得超出紙質(zhì)文件相應(yīng)的權(quán)限規(guī)定范圍。6.7 歸檔電子文件的鑒定銷毀6.7.1 歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照紙質(zhì)檔案鑒