國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件 歸檔要求與檔案整理規(guī)范

1、 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件 歸檔要求與檔案整理規(guī)范n n 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔 要求與檔案整理規(guī)范n一、適用范圍n n二、術(shù)語和定義n 1.項(xiàng)目文件n 2.項(xiàng)目檔案n 3.項(xiàng)目文件歸檔n 4.項(xiàng)目檔案移交n 三、建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的要求n 1.建設(shè)單位全面負(fù)責(zé)；n 2.把檔案管理納入合同管理；n 3.項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行；n 4.各參建單位要各司其職，堅(jiān)持“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的原則；n 5.保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。n 四、項(xiàng)目文件的收集n 1.確定項(xiàng)目文件歸檔范圍；n 2.明確項(xiàng)目建設(shè)各方收集的責(zé)任；n 3.注意收集的時(shí)間；n 4.項(xiàng)目文件質(zhì)量要求。n 五、項(xiàng)目竣工文件的編制

2、n （一）竣工文件編制的要求n * 明確竣工文件編制的責(zé)任者n * 明確監(jiān)理單位對竣工文件的審核責(zé)任n *對照歸檔范圍進(jìn)一步收集文件 五、項(xiàng)目竣工文件的編制n * 對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行核實(shí)n * 設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場洽商及材料變更文件的組卷方式n * 易褪色材料（復(fù)寫紙、熱敏紙）形成的文件如需永久和長期保存，應(yīng)付一份復(fù)印件。五、項(xiàng)目竣工文件的編制n（二）竣工圖編制要求n 1.竣工圖編制的責(zé)任者：n 一般由施工單位負(fù)責(zé)編制n 2.竣工圖編制的依據(jù)：n 以施工圖為基礎(chǔ)，以設(shè)計(jì)變更通知單、工程聯(lián)系單（涉及現(xiàn)場洽商、材料變更）及施工驗(yàn)收記錄、質(zhì)檢記錄為依據(jù)。五、項(xiàng)目竣工文件的編制n 3.竣工圖編

3、制的要求：n 完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位n 4.竣工圖編制的形式：共三種形式n 5.竣工圖折疊要求：n 按照國標(biāo)技術(shù)用圖復(fù)制圖的折疊方法的要求折疊五、項(xiàng)目竣工文件的編制n6.要有竣工圖編制說明n7.若套用通用圖，需注明通用圖的圖號(hào)。n8.竣工圖章的使用n *竣工圖由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章，竣工圖章的簽字不能代簽。n *竣工圖章蓋在標(biāo)題欄附近空白處五、項(xiàng)目竣工文件的編制n 8. 竣工圖的審核n 由監(jiān)理負(fù)責(zé)審核，主要審核竣工圖的準(zhǔn)確性和簽字是否完備。n 引進(jìn)項(xiàng)目由外方提供的竣工圖需由外方簽字確認(rèn)。n 9.竣工圖的套數(shù)n 一般為兩套 六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n 項(xiàng)目文件整理的依據(jù)：科學(xué)

4、技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求及行業(yè)檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。n 項(xiàng)目文件整理的要求： 根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，按照檔案管理要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。整理要以方便利用為出發(fā)點(diǎn)。六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n（一）項(xiàng)目文件的分類n 整理的第一步是對文件進(jìn)行分類。n不同行業(yè)檔案有不同的分類方法，行業(yè)有規(guī)定的，按規(guī)定分類；行業(yè)沒有規(guī)定的，一般可將文件分為四大類：n 1.前期文件 2.施工文件n 3.監(jiān)理文件 4.竣工驗(yàn)收文件n 六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n（二）項(xiàng)目文件的組卷n 組卷即組織案卷，就是將若干份互有聯(lián)系的文件組合在一起，形成檔案的保管單位。項(xiàng)目檔案以“卷”為單位保存。n 1.組卷要求n * 組卷要保證項(xiàng)目

5、文件的成套性，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。注意項(xiàng)目前期立項(xiàng)核準(zhǔn)的文件不要?dú)w入文書檔案中。六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n * 案卷不能重復(fù)，卷內(nèi)文件不能重份。n 2.組卷的方法n * 項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件和竣工驗(yàn)收文件按“問題時(shí)間”組卷。如準(zhǔn)備階段文件，根據(jù)內(nèi)容分為項(xiàng)目立項(xiàng)核準(zhǔn)、環(huán)境評估、建設(shè)用地、招投標(biāo)、合同協(xié)議等不同問題來分別組卷。 六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n * 設(shè)計(jì)文件按“設(shè)計(jì)種類專業(yè)”組卷。按設(shè)計(jì)種類分為初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等，每一種設(shè)計(jì)再按不同專業(yè)或單位工程分別組卷。n * 施工文件按單位工程組卷。一個(gè)單位工程的文件根據(jù)數(shù)量多少，確定組成若干卷。施工原始記錄可按分部、分項(xiàng)工程分別組卷。

6、六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n例如：某電廠主廠房地下結(jié)構(gòu)工程文件n “開工報(bào)告、圖紙會(huì)審記錄、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)交底、單位工程竣驗(yàn)簽證書、工序交接單”組成一卷；n “施工記錄”組成若干卷；n “工程質(zhì)量驗(yàn)評、驗(yàn)收記錄”組成若干卷；六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n “原材料質(zhì)檢報(bào)告、產(chǎn)品合格證”分別組成若干卷；n “設(shè)計(jì)變更通知單、工程聯(lián)系單、核定單”等分別組成若干卷。n 再如某公路建設(shè)項(xiàng)目路面工程形成的施工文件，按樁號(hào)、路面結(jié)構(gòu)層次組卷。n 可按“墊層”、“底基層”、“基層”、“面層”、“路緣石”和“路肩”、“路面邊緣排水”等分項(xiàng)工程分別組成若干卷。n 六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n

7、* 監(jiān)理文件：n 一部分文件按“問題時(shí)間”組卷。如“監(jiān)理通知”、“監(jiān)理指令”，可按“質(zhì)量控制”、“進(jìn)度控制”、“費(fèi)用控制”、“安全管理”等問題分別組卷。n 另一部分文件按單位工程組卷。如“工程質(zhì)量驗(yàn)評表”、“開工/復(fù)工審批”、“監(jiān)理獨(dú)立抽檢試驗(yàn)報(bào)告、記錄”六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n * 設(shè)備文件按“專業(yè)種類型號(hào)”組卷。n *竣工圖分為綜合圖、專業(yè)圖，專業(yè)圖按不同專業(yè)分別組卷，或按單位工程組卷。n （三）案卷與卷內(nèi)文件的排列n 1. 卷內(nèi)文件排列：六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n * 卷內(nèi)管理性文件按問題、時(shí)間排列；n * 卷內(nèi)技術(shù)性文件按工程管理要求排列；n * 竣工圖按圖號(hào)順序排列；n * 卷內(nèi)文

8、件一般結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后；文字在前，圖樣在后；印件在前，草稿在后；譯文在前，原文在后。 六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n 2.案卷的排列n 一個(gè)項(xiàng)目形成的全部案卷可按工程進(jìn)展順序排列。n （四）案卷編目n 包括卷內(nèi)文件頁號(hào)、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面和脊背的編制。六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n 1.卷內(nèi)文件頁號(hào)的編寫n 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號(hào)。編頁位置：單面書寫的，編在右下角；雙面書寫的，正面編在右下角，背面編在左下角。成套圖紙或印刷成冊文件可不再重新編頁號(hào)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不需編頁號(hào)。各卷之間不連續(xù)編頁號(hào)。六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n 2.卷內(nèi)目錄的編制 n 卷 內(nèi) 目

9、 錄n 序號(hào) 文件編號(hào)責(zé)任者 文件題名 日期頁 號(hào) 備注1 12 63 15六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n 3.卷內(nèi)備考表的填寫n 卷內(nèi)備考表n互見號(hào)：GBH.5.4-xxx(照片)n說明：卷內(nèi)文件總件數(shù)、總頁數(shù)及其它需要說明的情況 六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔 說明： 立卷人 ： 年 月 日 檢查人： 年 月 日 六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n4.案卷封面和脊背的編制n * 案卷封面需填寫：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號(hào)。n 案卷封面式樣如下六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔 檔 號(hào)_ 案卷題名 立卷單位 起止日期 保管期限 密 級 六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n 案卷題名：n 例1：xxx電廠一

10、期工程建設(shè)用地的申請、批復(fù)n 例2：xxx電廠一期工程#1機(jī)組主廠房地下結(jié)構(gòu)工程質(zhì)量驗(yàn)評、隱蔽工程驗(yàn)收記錄六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n 例3：呼和浩特繞城高速公路kxx+xxxkxx+xxx路基土石方工程開工申請、中間交工證書、檢驗(yàn)申請批復(fù)、分項(xiàng)工程評定記錄n 例4：呼和浩特繞城高速公路kxx+xxxkxx+xxx鋼筋原材料監(jiān)理抽檢報(bào)告六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n 檔號(hào)：固定和反映案卷排列順序的一組代碼，由項(xiàng)目代號(hào)、分類號(hào)和案卷號(hào)構(gòu)成。n 例1：010008030-001n 例2：01001-8040-016n 例3：GBH . 5.2-12n 例4：F .11 -3六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔六、項(xiàng)

11、目文件的整理和歸檔n *盒脊背填寫保管期限、檔號(hào)、盒號(hào)n （五）案卷裝訂要求n *整卷裝訂或單份文件裝訂兩種形式；n *案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬釘；n *采用單份文件裝訂形式，卷內(nèi)每份文件首頁右上方需加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章內(nèi)容為：檔號(hào)、序號(hào)。六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔保管期限 檔 號(hào)案卷題名六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔 檔 號(hào) 序 號(hào) GBH.5.12-40 1六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n （六）特殊載體材料的整理n 1.照片的整理n 整理標(biāo)準(zhǔn)：照片檔案管理規(guī)范（GB/T118212002）n 整理要求：n * 按專題（內(nèi)容）、時(shí)間將照片分類、排列裝入照片冊內(nèi)；六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n * 每張照片編號(hào)并附文字

12、說明，說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及拍攝者；n * 編制照片檔案卷內(nèi)目錄 （冊內(nèi)照片目錄）；n * 數(shù)碼照相機(jī)拍攝的照片除打印一套保存外，還需刻錄光盤保存。n 六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔照片號(hào) 題 名時(shí)間頁號(hào)底片號(hào)備注六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n 2.錄音帶、錄像帶的整理n 整理標(biāo)準(zhǔn)：磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范（DA/T 1595）n 錄音帶、錄像帶按時(shí)間排列編號(hào)，每盒（盤）需作簡要說明。n 3. 光盤的整理n 每張光盤編號(hào)并標(biāo)注內(nèi)容。以“張”為單位編目。六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n（七）項(xiàng)目文件的歸檔n 1.項(xiàng)目文件歸檔即施工、監(jiān)理單位在建設(shè)項(xiàng)目完成后，將整理合格的項(xiàng)目文件，按合同協(xié)議的規(guī)

13、定和要求，向建設(shè)單位移交。n 2.歸檔要求：n *根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)，可按階段分期歸檔，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成后歸檔。六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n *歸檔文件應(yīng)齊全完整、成套、真實(shí)準(zhǔn)確、科學(xué)規(guī)范。n 3.歸檔審查n 由竣工文件編制方、監(jiān)理（質(zhì)檢）部門和建設(shè)單位三方分別審查，經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)質(zhì)量合格后，辦理移交歸檔手續(xù)。六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔n 4.移交手續(xù)n 要有檔案移交簽證單，并附移交目錄，一式兩份，交接雙方簽字，作為移交憑證交接方各留一份。n 5.歸檔份數(shù)：一般為兩套，一套原件，一套復(fù)制件。六、項(xiàng)目文件的整理和歸檔 XXX建設(shè)項(xiàng)目檔案移交簽證單 文字材料案卷數(shù)： 竣工圖案卷數(shù)： 照片案卷數(shù)： 光盤數(shù)： 移交單位（蓋章） 接收單位（蓋章） 移交人： 接收人： 年 月 日 年 月 日 七、項(xiàng)目檔案的整理和移交 n（一）項(xiàng)目檔案的整理n 全部項(xiàng)目檔案的匯總整理由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。內(nèi)容包括：n 1.制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系；n 2.依據(jù)分類編號(hào)體系對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類編號(hào)；七、項(xiàng)目檔案的整理和移交n3.對全部檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編制案卷目錄、上架排列；n4.編制檔案整理情況說明：內(nèi)容包括項(xiàng)目立項(xiàng)審