高等院校系級(jí)教學(xué)秘書工作的探討

1、高等院校系級(jí)教學(xué)秘書工作的探討 高等院校系級(jí)教學(xué)秘書工作的探討 摘要：教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成局部，是保證各教學(xué)單位教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)和教務(wù)管理得以完善的一支重要力量。系級(jí)教學(xué)秘書是聯(lián)系校級(jí)教學(xué)管理部門與系級(jí)教學(xué)工作的橋梁和紐帶，是基層教學(xué)管理活動(dòng)的直接執(zhí)行人。因此，對高校系級(jí)教學(xué)秘書工作的探討將會(huì)有力促進(jìn)高校教學(xué)管理工作的高效運(yùn)行。 關(guān)鍵詞：高等院校教學(xué)秘書教學(xué)管理 中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A文章編號(hào)：1672-15782021)03-0071-02 高等學(xué)校培養(yǎng)人才的工作能夠正常、高效率地運(yùn)行，必須要求對教務(wù)工作進(jìn)行科學(xué)管理，明確管理目標(biāo)、內(nèi)容、原那么和方法，建立一

2、支符合要求的管理隊(duì)伍，健全管理制度，提高管理的效能。教學(xué)秘書作為這支管理隊(duì)伍的重要組成局部，是保證各教學(xué)單位教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)和教務(wù)管理得以完善的一支重要力量。教學(xué)管理系統(tǒng)一般分為校、系、教研室三個(gè)層次，系級(jí)的教學(xué)秘書一方面須完成系的相關(guān)教學(xué)管理工作，一方面是聯(lián)系校級(jí)教學(xué)管理部門與系級(jí)教學(xué)工作的橋梁和紐帶，是教學(xué)管理活動(dòng)的直接執(zhí)行人。因此，對高校系級(jí)教學(xué)秘書工作的探討將會(huì)有力促進(jìn)高校教學(xué)管理工作的高效運(yùn)行。 1 系級(jí)教學(xué)秘書的工作內(nèi)容 1.1日常教學(xué)管理及運(yùn)行 教學(xué)秘書主要的工作之一就是日常的教學(xué)管理，系級(jí)教學(xué)秘書以系為單位保持系里教學(xué)工作的正常運(yùn)行。其內(nèi)容大致可分如下幾方面： 1.1.1教學(xué)方

3、案的管理及執(zhí)行 教學(xué)方案是保證教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)規(guī)格的根本文件，是安排教學(xué)任務(wù)、組織教學(xué)過程的根本依據(jù)。系級(jí)教學(xué)秘書，一方面要熟悉系里各專業(yè)情況，協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)編制、修訂或調(diào)整教學(xué)方案，確保方案本身的合理性；另一方面，教學(xué)方案的嚴(yán)格執(zhí)行是保障教學(xué)質(zhì)量的根本途徑。系級(jí)教學(xué)秘書應(yīng)根據(jù)教學(xué)方案的要求來安排各學(xué)期的課程，期中教學(xué)檢查，畢業(yè)生專業(yè)實(shí)習(xí)，課程論文及畢業(yè)論文，畢業(yè)生畢業(yè)審定與學(xué)位審定材料等一系列教學(xué)方案內(nèi)容。 1.1.2日常教學(xué)活動(dòng)管理 系級(jí)日常教學(xué)活動(dòng)可以分為三個(gè)方面，即教師方面、學(xué)生方面及科研方面。教師方面，包括對教師教學(xué)任務(wù)的安排，教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)度表和考試試卷的收集，工作量的統(tǒng)計(jì)，課堂教

4、學(xué)質(zhì)量評(píng)估，調(diào)、停課安排等；學(xué)生方面，包括各學(xué)期課程教材的征訂，學(xué)生各學(xué)期期末考試試卷的整理歸檔及成績的記錄，實(shí)習(xí)教育，補(bǔ)考、重修安排，學(xué)籍管理，畢業(yè)學(xué)分統(tǒng)計(jì)等；科研方面，包括校、系級(jí)品牌或特色專業(yè)建設(shè)，校、系級(jí)精品課程及重點(diǎn)課程建設(shè)，新專業(yè)的申報(bào)，教學(xué)教改工程的立項(xiàng)結(jié)題管理等。 1.2教學(xué)相關(guān)協(xié)調(diào)、溝通及效勞工作 系級(jí)教學(xué)秘書是校級(jí)教學(xué)管理部門與系級(jí)教學(xué)工作、系級(jí)內(nèi)部的教學(xué)工作的協(xié)調(diào)、溝通和效勞者，三種角色有機(jī)統(tǒng)一。 1.2.1協(xié)調(diào)工作 協(xié)調(diào)工作是教學(xué)秘書的工作核心。系級(jí)教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)工作表現(xiàn)在兩個(gè)方面，其一，協(xié)調(diào)校級(jí)教學(xué)管理部門與系級(jí)的教學(xué)工作，主要指通知、監(jiān)督、協(xié)調(diào)系里完成教務(wù)部門的相關(guān)

5、教學(xué)工作，如學(xué)生報(bào)考英語、計(jì)算機(jī)等考試，學(xué)生考試安排及成績報(bào)送，各項(xiàng)教學(xué)統(tǒng)計(jì)表的報(bào)送等。其二，協(xié)調(diào)系級(jí)內(nèi)部的教學(xué)工作，比方學(xué)生的選課，教師的調(diào)、停課，學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)和畢業(yè)論文工作等。 1.2.2溝通工作 溝通工作是教學(xué)秘書進(jìn)行有效協(xié)調(diào)工作的根底。教學(xué)管理部門、教師及學(xué)生之間信息的傳遞和溝通是溝通工作的主要內(nèi)容，其目的在于更好地促進(jìn)協(xié)調(diào)，確保教學(xué)方案正常地運(yùn)行。 1.2.3效勞工作 效勞工作主要指系級(jí)教學(xué)秘書要為教學(xué)效勞，為系領(lǐng)導(dǎo)決策效勞，為教師效勞，為學(xué)生效勞。其一，為教學(xué)效勞應(yīng)及時(shí)收集、反應(yīng)教學(xué)一線的信息，協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)決策，做好系級(jí)教務(wù)管理日常事務(wù)；其二，為教師效勞應(yīng)合理有序地安排好教師的教學(xué)任

6、務(wù)，提供教學(xué)所需的相關(guān)信息；其三，為學(xué)生效勞應(yīng)認(rèn)真傾聽學(xué)生的意見，為學(xué)生提供教務(wù)咨詢讓其更清楚了解學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)定和具體事物的操作程序。 2 系級(jí)教學(xué)秘書工作中存在的問題 2.1對教學(xué)秘書工作重要性認(rèn)識(shí)缺乏 由于受到傳統(tǒng)思想的影響，教學(xué)秘書所做的工作被看成只是安排教學(xué)課程、統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績等簡單的事務(wù)性工作，是為了給從事教學(xué)工作的教師搞好輔助效勞而已，沒有政治地位，工作的瑣碎性及難以量化的性質(zhì)，使工作的難度和業(yè)績不易表達(dá)出來，從而導(dǎo)致教學(xué)秘書主觀上背負(fù)自卑心理，只滿足于上級(jí)布置什么就完成什么，缺乏科學(xué)預(yù)見和主動(dòng)參與意識(shí)以及對工作的主動(dòng)性和積極性。長期得不到應(yīng)有的重視，這樣會(huì)使得教學(xué)秘書對職業(yè)前途失去

7、信心，導(dǎo)致教學(xué)秘書工作缺乏穩(wěn)定性。 2.2業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏專業(yè)培訓(xùn) 系級(jí)教學(xué)秘書本身工作量大，整天陷入事務(wù)管理和處理日常繁瑣事務(wù)中，平時(shí)只是忙于機(jī)械應(yīng)付，沒有精力也沒有時(shí)機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)。同時(shí)高校缺乏對教學(xué)秘書的定期培訓(xùn)，局部人員的管理水平一直在低水平徘徊，且缺少外出學(xué)習(xí)、深造的時(shí)機(jī)，無法吸收當(dāng)今高校先進(jìn)的教學(xué)管理方法和理念來充實(shí)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，至今教學(xué)秘書工作仍以經(jīng)驗(yàn)型管理為主，根本談不上教學(xué)管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化。 2.3工作強(qiáng)度高，精神壓力大 系級(jí)教學(xué)秘書處于教學(xué)管理隊(duì)伍的基層，每天處理維系復(fù)雜而具體事務(wù)性工作，除了教學(xué)相關(guān)事務(wù)外，大多數(shù)系級(jí)教學(xué)秘書還需兼任系里的行政工作，其工作強(qiáng)

8、度大，且在管理制度上只規(guī)定了教學(xué)秘書的責(zé)任，卻沒有關(guān)注教學(xué)秘書應(yīng)該具有的權(quán)利。外界對教學(xué)秘書工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，教學(xué)秘書在基層管理中所能發(fā)作用得不到足夠重視，導(dǎo)致教學(xué)秘書的精神壓力大，思想負(fù)擔(dān)重。 3 改良系級(jí)教學(xué)秘書工作的建議 3.1重視系級(jí)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè) 3.1.1校、系對系級(jí)教學(xué)秘書工作的重視 校、系領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到系級(jí)教學(xué)秘書對提升系的教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量的重要性，對其工作給予適當(dāng)?shù)年P(guān)注、客觀的評(píng)價(jià)和認(rèn)識(shí)，肯定他們在教學(xué)管理工作中的地位和作用，認(rèn)可他們?yōu)榻虒W(xué)管理活動(dòng)所作的奉獻(xiàn)。 3.1.2開展多種形式的繼續(xù)教育培訓(xùn)或交流 校級(jí)教學(xué)管理部門、系應(yīng)定期或不定期地為系級(jí)教學(xué)秘書開展教學(xué)

9、管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參加管理研討班交流等，使其不斷提高專業(yè)水平；同時(shí)，加強(qiáng)交流，進(jìn)行橫向和縱向校際之間的經(jīng)驗(yàn)交流，取長補(bǔ)短，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自身管理水平。 3.1.3積極組織教學(xué)管理研究 校級(jí)教學(xué)管理部門、系應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況組織系級(jí)教學(xué)秘書開展教學(xué)管理工作的相關(guān)研究，指導(dǎo)其從教學(xué)基層的管理者、效勞者成長為教學(xué)管理的研究者。校、系可有針對性地為教學(xué)秘書提供教學(xué)改革相關(guān)的研究工程和經(jīng)費(fèi)，鼓勵(lì)他們從事教育的理論和實(shí)踐研究，加強(qiáng)自身專業(yè)水平的提高。 3.2加強(qiáng)系級(jí)教學(xué)秘書素質(zhì)建設(shè) 3.2.1專業(yè)素質(zhì) 教學(xué)管理要緊跟教學(xué)改革步伐，教學(xué)秘書應(yīng)掌握一定的高等教育管理理論，以先進(jìn)的管理理念引導(dǎo)管理工作，以正確的管理理論

10、指導(dǎo)實(shí)踐，以自身的高效率管理去為教學(xué)效勞。同時(shí)，隨著信息化的普及，高校的教學(xué)管理逐漸從紙質(zhì)和手工作業(yè)過渡到教務(wù)管理軟件操作等信息化手段，因此教學(xué)秘書應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息化的相關(guān)素質(zhì)。 3.2.2職業(yè)道德素質(zhì) 教學(xué)秘書應(yīng)熱愛本職工作，有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和樂于奉獻(xiàn)的精神，兢兢業(yè)業(yè)、踏踏實(shí)實(shí)地工作。同時(shí)，應(yīng)牢固樹立為師生效勞的觀念，盡量滿足教師關(guān)于教學(xué)的合理要求，也要誠心誠意地關(guān)心、幫助和指導(dǎo)學(xué)生。 3.2.3心理素質(zhì) 教學(xué)秘書工作強(qiáng)度高、精神壓力大，沒有健康的心理素質(zhì)那么難以承受過強(qiáng)的工作壓力。因此，教學(xué)秘書要加強(qiáng)心理調(diào)適的能力和情緒修養(yǎng)，保持堅(jiān)強(qiáng)的意志和樂觀的狀態(tài)，克服不良情緒對工作的消極影響，

11、從而使自身的心理素質(zhì)得到很大的提高。 3.3明確教學(xué)秘書的工作職責(zé)，改善工作條件 3.3.1理順管理渠道，明確工作職責(zé) 系可設(shè)立獨(dú)立的教學(xué)管理辦公室，由各專業(yè)主任或?qū)W科帶頭人負(fù)責(zé)，理順系級(jí)教學(xué)秘書崗位的管理渠道；同時(shí)，明確系級(jí)教學(xué)秘書的工作職責(zé)，保持其工作的單一性，防止行政事務(wù)干擾教學(xué)管理工作，使其專心教學(xué)事務(wù)的管理。 3.3.2完善考核機(jī)制，改善工作條件 完善對科學(xué)考核與評(píng)價(jià)的機(jī)制，充分認(rèn)識(shí)和肯定教學(xué)秘書的工作，對其工作實(shí)施公正的績效考核，并將考核結(jié)果直接與收入掛鉤，真正表達(dá)勞動(dòng)價(jià)值。同時(shí)，可通過對教職工和學(xué)生較多的系配備教務(wù)員協(xié)助教學(xué)秘書工作，或定期召開教學(xué)秘書會(huì)議聽取其意見要求并切實(shí)為其解決實(shí)際問題等形式，改善教學(xué)秘書的工作條件，給予其實(shí)現(xiàn)自我追求的時(shí)機(jī)和途徑。 參考文獻(xiàn)： 【1】丁厚持試論加強(qiáng)高校教務(wù)管理的對策J產(chǎn)業(yè)與科技論壇，20219. 【2】趙瑩淺談高校教學(xué)秘書的工作職能、特點(diǎn)與改革創(chuàng)新J黑龍江