資產(chǎn)評估機構(gòu)業(yè)務檔案管理制度7.doc

1、資產(chǎn)評估機構(gòu)業(yè)務檔案管理制度7資產(chǎn)評估公司（事務所）業(yè)務檔案管理制度（參考文本）第一章總則第一條 為了規(guī)范本單位的業(yè)務檔案管理，有效地保護和利 用檔案，明確業(yè)務檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔形式（或方法）、保管期限、管理責任以及其他檔案管理工作中的重要事項，根據(jù)中 華人民共和國檔案法、中國資產(chǎn)評估準則和安徽省檔案管 理條例，結(jié)合本單位實際制定本制度。第二條本制度適用于本單位辦理評估業(yè)務與辦理與價值估 算相關(guān)的其他業(yè)務形成的業(yè)務檔案。 本單位辦理其他業(yè)務形成的 業(yè)務檔案，可參照本制度管理。第三條業(yè)務檔案是指資產(chǎn)評估師及其執(zhí)業(yè)人員在執(zhí)行業(yè)務 過程中形成的，反映評估程序?qū)嵤┣闆r、 支持評估結(jié)論的工作記 錄和相

2、關(guān)資料。本單位的業(yè)務檔案，是評估證據(jù)的載體，是出具 評估報告的主要依據(jù)。本單位的業(yè)務檔案是考查業(yè)務工作的依 據(jù)，是本單位全面質(zhì)量管理工作的重要組成部分。第四條 業(yè)務檔案包括紙質(zhì)文檔、電子文檔或者其它介質(zhì)形 式的文檔。第五條 業(yè)務檔案的所有權(quán)屬于本單位。第二章組織管理第六條 本單位由副總經(jīng)理（副所長）負責業(yè)務檔案的組織管理工作，由部門負責評估業(yè)務檔案的登記及日常管理工作，設(shè)一至兩名檔案管理人員。 檔案管理部門和檔案工作 人員的職責是全面負責本單位業(yè)務檔案的收集、整理、立卷、調(diào) 閱、銷毀等檔案管理工作；各業(yè)務部門應當指定專人專職（或兼 職）負責本部門的業(yè)務檔案管理工作， 配合檔案管理部門檔案管 理

3、人員完成業(yè)務檔案的移交、 歸檔等工作；項目負責人應當負責 對所承辦業(yè)務項目的業(yè)務檔案歸檔過程和歸檔質(zhì)量全面負責，是本項目檔案質(zhì)量的直接責任人。第七條 檔案管理人員應嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的相關(guān) 規(guī)定及本單位的規(guī)定，恪盡職守、認真負責 ,嚴格保密，不得外 傳，不得丟失。第八條 檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動時，應辦理檔案 交接手續(xù)，負責業(yè)務檔案管理的本單位領(lǐng)導監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接收人、監(jiān)交人要在移交表上簽章。移交人必須 辦完移交手續(xù)后方可調(diào)離該崗位。第三章業(yè)務檔案的整理第八條 業(yè)務檔案首先由業(yè)務部門負責整理1 .項目負責人在評估報告日后 90日內(nèi)，及時將工作底稿與 評估報告等資

4、料整理歸檔，任何人不得將應歸檔資料拒絕歸檔或 據(jù)為己有。2 .工作底稿通常不包括已被取代的工作底稿的草稿或財務 報表的草稿、對不全面或初步思考的記錄、 存在印刷錯誤或其他 錯誤而作廢的文本，以及重復的文件記錄等。 因各種原因造成的 評估業(yè)務未完成就終止而形成的底稿，自行決定保存或銷毀。3 .針對同一基準日，不同評估目的，委托資產(chǎn)范圍重疊的 評估業(yè)務，出具兩個或多個評估報告， 應將其視為不同的業(yè)務分 別整理底稿，形成相應類型的業(yè)務檔案。4 .整理的資料要做到完整有序，索引號要與目錄保持一致， 反映工作底稿間的勾稽關(guān)系。5 .資產(chǎn)評估檔案的歸檔內(nèi)容參考格式見附件一。第九條 整理后的評估工作底稿，要

5、按工作底稿目錄順序排 序，底稿需由項目負責人、部門負責人簽字后交給檔案管理部門。第十條檔案管理部門人員整理。檔案管理人員的整理是業(yè) 務檔案的最終把關(guān)，要嚴格按照業(yè)務檔案的內(nèi)容和底稿中的目錄 順序做進一步整理。在整理過程中要注意以下事項：1 .要拆除底稿中所有的金屬物，以防裝訂時發(fā)生意外。2 .紙張超出規(guī)格的，在不影響資料完整的前提下可剪裁，不 能剪裁的可加以折疊，折疊的紙張要確保裝訂后不影響閱覽全部 內(nèi)容；破損、卷角、折皺、裝訂線過窄和紙張小于規(guī)格的，要用 白紙予以裱襯；傳真資料要復印后才能裝訂。3 .如發(fā)現(xiàn)底稿中有問題，如：評估人員、項目負責人等相關(guān) 人員沒有簽字，主要歸檔資料不全、頁碼混亂

6、等，要及時將檔案退回給相關(guān)人員，補齊后重新整理、驗收。第H一條 業(yè)務檔案登記。檔案管理人員在整理業(yè)務檔案的 同時應填好業(yè)務檔案登記表。業(yè)務檔案登記表上的主要信 息應與本單位的發(fā)文記錄保持一致。1 .資產(chǎn)評估報告業(yè)務檔案登記表應包括：序號、報告 文號、簽發(fā)人、項目負責人、參加評估人員和簽發(fā)日期，被評估 單位名稱、地址、聯(lián)系方式、資產(chǎn)總額，評估類型和報告類型，收費情況 等信息。2 .利用計算機登記的，為防止停電或計算機故障等因素影 響檔案的使用，每次登記后應及時形成紙質(zhì)文件。第十二條業(yè)務檔案裝訂和護封。將整理弁登記好的底稿進 行裝訂、打頁碼，弁附封皮、封底。1 .裝訂。裝訂要做到牢固、整齊、美觀，

7、不壓字，不漏頁， 不影響閱讀。2 .打頁碼。3 .護封。業(yè)務檔案的封面應有事務所的全稱、業(yè)務單位全 稱、報告文號、卷數(shù)、頁數(shù)、入檔盒號、審核人和立卷人蓋章、 存檔日期等。應用黑色水筆、正楷字體填寫以上內(nèi)容，字體要清 楚工整。4 .檔案管理人員應及時將已移交的業(yè)務檔案進行整理、登記和裝訂。第十三條業(yè)務檔案裝盒。檔案裝訂、護封后應及時裝盒。 本著便于查找、利用的原則，檔案盒封面寫清本單位名稱、檔案 類型和年號；檔案盒脊部寫清檔案類型、年號、檔號、卷數(shù)和盒 流水號等內(nèi)容。第十四條業(yè)務檔案的碼放。檔案盒應以檔號從小到大、從 上往下、從左往右的順序碼放，檔案碼放不得過擠，方便于檔案 的查閱和整理。為了節(jié)

8、省空間和開支，對于比較厚的、卷數(shù)多的 業(yè)務檔案，可以在檔案的脊部貼上醒目的標有年號和檔號的標 簽，直接按順序豎排在檔案柜里也可。第四章業(yè)務檔案的保管第十五條 設(shè)專柜保管業(yè)務檔案，要做好防盜竊、防火、防 塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防污染，確保業(yè)務檔案的安全。 檔案柜上應插有注明柜號、檔案種類、年號、檔號的卡片；對于 檔案較多的評估機構(gòu)應做檔案查找索引，該索引只要包含檔案的名稱、年號、柜號、層號就可以了，有些比較特殊的檔案需要單 獨存放的，可在備注欄中注明。第十六條 電子檔案等的管理。在評估活動中形成的電子文 檔或者其它介質(zhì)形式的文檔均應收集齊全，立卷歸檔。電子或者其它介質(zhì)形式的重要工作底稿，

9、如評估業(yè)務執(zhí)行過程中的重大問 題處理記錄，對評估結(jié)論有重大影響的現(xiàn)場勘查記錄、詢價記錄和評定估算過程記錄等，應當同時形成紙質(zhì)文檔，分別保存。第五章業(yè)務檔案的調(diào)（借）閱第十七條業(yè)務檔案的調(diào)閱1 .本單位業(yè)務部門因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)本部門負責人同意；非業(yè)務部門因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)本單位負責人批準，然后在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，方可借閱。借閱后 應及時歸還，最長期限不得超過一周，自借閱當天起算。2 .公安機關(guān)、法院、檢察院依法履行職責需了解有關(guān)情況，應同時出示介紹信和能夠證明經(jīng)辦人身份的證件，經(jīng)本單位負責人同意后，才能辦理查閱手續(xù)。3 .資產(chǎn)評估協(xié)會和監(jiān)管機構(gòu)依法進行的質(zhì)量檢查，應同

10、時出示介紹信和能夠證明經(jīng)辦人身份的證件，經(jīng)本單位負責人同意后，才能辦理借閱手續(xù)。4 .其他依法可以查閱的情形。5 .借閱檔案時，借閱人應承擔保密責任，不得泄露原委托 方商業(yè)機密時，也不得外借他人。6 .檔案借閱人應當保持案卷整潔，不得勾畫、涂改、偽造、 拆頁，損毀和丟失，不得擅自抄錄、復制，確需抄錄、復制的， 應征得本單位負責人的同意，弁在抄錄件、復印件上注明來源。第十八條業(yè)務檔案的歸還1 .歸還檔案時，檔案管理人員要檢查檔案的完整性，檔案 收回后，借閱人要記得辦理退還手續(xù)。2 .歸還的檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁等現(xiàn)象，檔案管理人員應要求借閱人恢復原樣，必要時填寫業(yè)務檔案毀損、丟失 報告單說明

11、原因弁由責任人簽字蓋章、 檔案管理人員和本單位 負責人簽字后存檔，弁追究借閱人的責任。3 .借閱人員若將檔案丟失，應填寫業(yè)務檔案毀損、丟失 報告單，寫清丟失原因，由責任人簽字蓋章、檔案管理人員和 本單位負責人簽字后存檔，弁保留追究相關(guān)責任人責任的權(quán)利。第十九條 業(yè)務檔案的拆卸。業(yè)務檔案裝訂后不得隨意拆卸， 如因業(yè)務報告的補充、修訂等原因確需拆卸的，須附上“業(yè)務檔 案更改說明”，按規(guī)定批準后，由檔案管理人員拆卸弁及時裝訂。第二十條 涉及離職員工檔案清理。當業(yè)務人員辦理離職手 續(xù)時，應由檔案管理人員清理有關(guān)業(yè)務檔案， 弁在其流程表上簽 署意見；若存在有欠交工作底稿或未歸還業(yè)務檔案情況，檔案管理人員應催其及時上交；若已將責任轉(zhuǎn)移給其他員工的， 應辦理 轉(zhuǎn)借手續(xù)；如已丟失的，按檔案丟失制度處理。未查清前不得辦 理離職手續(xù)。第六章業(yè)務檔案的銷毀第二十一條 評估業(yè)務檔案自評估報告日起至少保存十年。 國家法律、法規(guī)另有規(guī)定的，依照其規(guī)定。評估機構(gòu)不得在規(guī)定 的保存期內(nèi)對已完成歸檔的評估業(yè)務檔案刪改或者銷毀。保存期屆滿后，對確無保存價值的檔案，由檔案管理人員會同有關(guān)部門 提出書面銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)本單位主要負責人書 面同意后銷毀弁進行監(jiān)銷。第二十二條