《行政部規(guī)范化管理工具箱》

1、行政部規(guī)范化最新管理工具箱目 錄第一章 行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán) . . 4第一節(jié) 行政部職能與組織結(jié)構(gòu) . . 4一、行政部職能 . . 4二、行政部組織結(jié)構(gòu) . . 4第二節(jié) 行政部責(zé)權(quán) . . 5一、行政部職責(zé) . . 5二、行政部權(quán)力 . . 7第三節(jié) 行政部管理崗位職責(zé) . . 7一、行政總監(jiān)崗位職責(zé) . . 7二、行政部經(jīng)理崗位職責(zé) . . 9第二章 前臺(tái)接待管理 . . 10第一節(jié) 前臺(tái)接待崗位職責(zé) . . 10一、接待主管崗位職責(zé) . . 10二、接待專員崗位職責(zé) . . 10第二節(jié) 前臺(tái)接待管理制度 . . 11一、前臺(tái)接待禮儀規(guī)范 . . 11二、來(lái)訪人員接待管理制度 . .

2、14三、前臺(tái)電話接聽(tīng)管理制度 . . 16第三節(jié) 前臺(tái)接待管理表格 . . 18一、客人來(lái)訪登記表 . . 18二、函件收發(fā)登記表 . . 19三、前臺(tái)接待日志表 . . 19第三章 辦公事務(wù)管理 . . 21第一節(jié) 辦公事務(wù)崗位職責(zé) . . 21一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) . . 21二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé) . . 21三、行政辦公秘書(shū)崗位職責(zé) . . 22第二節(jié) 辦公事務(wù)管理制度 . . 23一、辦公設(shè)備管理制度 . . 23二、辦公用品管理制度 . . 26三、辦公文書(shū)管理制度 . . 30七、圖書(shū)資料管理制度 . . 33第三節(jié) 辦公事務(wù)管理表格 . . 35一、辦公設(shè)備登記表 . .

3、 35二、辦公用品領(lǐng)用表 . . 35三、辦公文書(shū)會(huì)簽單 . . 35四、檔案借閱審批表 . . 37五、信件領(lǐng)取登記表 . . 37六、印章使用登記表 . . 38七、圖書(shū)資料借閱表 . . 38第四章 行政人事管理 . . 40第一節(jié) 行政人事崗位職責(zé) . . 40一、行政人事主管崗位職責(zé) . . 40二、行政人事專員崗位職責(zé) . . 41第二節(jié) 行政人事管理制度 . . 42一、員工考勤管理制度 . . 42二、員工出差管理制度 . . 47三、公司會(huì)議管理制度 . . 50四、公司提案管理制度 . . 54五、日常紀(jì)律管理制度 . . 57第三節(jié) 行政人事管理表格 . . 61一、員工

4、考勤登記表 . . 61二、年度考勤匯總表 . . 61三、員工請(qǐng)假申請(qǐng)單 . . 61四、員工加班申請(qǐng)表 . . 62五、員工出差申請(qǐng)表 . . 62六、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)清單 . . 63七、公司會(huì)議記錄表 . . 63八、提案管理記錄表 . . 65九、員工提案評(píng)定表 . . 65十、員工獎(jiǎng)懲記錄表 . . 65十一、員工違紀(jì)處理表 . . 66第五章 安全管理 . . 67第一節(jié) 安全管理崗位職責(zé) . . 67一、安全主管崗位職責(zé) . . 67二、安全專員崗位職責(zé) . . 68第二節(jié) 安全管理制度 . . 69一、公司值班管理制度 . . 69二、員工出入管理制度 . . 71三、車(chē)物出入管理

5、制度 . . 74四、安全保衛(wèi)管理制度 . . 78五、消防安全管理制度 . . 82六、公司保密管理制度 . . 85第三節(jié) 安全管理表格 . . 91一、值班登記日志表 . . 91二、保安執(zhí)勤日志表 . . 91三、外出員工登記表 . . 92四、來(lái)賓出入登記表 . . 92五、安全狀況檢查表 . . 92六、防火設(shè)施檢查表 . . 93七、突發(fā)事故報(bào)告表 . . 94八、事故統(tǒng)計(jì)匯總表 . . 94第六章 車(chē)輛管理 . . 96第一節(jié) 車(chē)輛管理崗位職責(zé) . . 96一、車(chē)輛主管崗位職責(zé) . . 96二、司機(jī)崗位職責(zé) . . 97第二節(jié) 車(chē)輛管理制度 . . 98一、公司車(chē)輛管理制度 .

6、 . 98二、車(chē)輛安全管理制度 . . 102三、公司司機(jī)管理制度 . . 104第三節(jié) 車(chē)輛管理表格 . . 108一、車(chē)輛登記表 . . 108二、車(chē)輛檢查表 . . 109三、車(chē)輛請(qǐng)修表 . . 110四、保養(yǎng)記錄表 . . 110五、車(chē)輛加油表 . . 111六、用車(chē)申請(qǐng)表 . . 112七、派車(chē)記錄單 . . 113八、車(chē)輛事故單 . . 113九、用車(chē)記錄表 . . 115十、車(chē)輛費(fèi)用表 . . 117第七章 總務(wù)后勤管理 . . 119第一節(jié) 總務(wù)后勤崗位職責(zé) . . 119一、總務(wù)后勤主管崗位職責(zé) . . 119二、宿舍管理專員崗位職責(zé) . . 119三、食堂管理專員崗位職責(zé)

7、. . 120四、保潔專員崗位職責(zé) . . 121五、綠化專員崗位職責(zé) . . 122第二節(jié) 總務(wù)后勤管理制度 . . 123一、員工食堂管理制度 . . 123二、員工宿舍管理制度 . . 126三、清潔衛(wèi)生管理制度 . . 129四、環(huán)境綠化管理制度 . . 132第三節(jié) 總務(wù)后勤管理表格 . . 137一、食堂衛(wèi)生檢查表 . . 137二、住宿人員管理表 . . 138三、清潔衛(wèi)生管理表 . . 140第八章 公關(guān)事務(wù)管理 . . 142第一節(jié) 公關(guān)事務(wù)管理崗位職責(zé) . . 142一、公關(guān)事務(wù)主管崗位職責(zé) . . 142二、公關(guān)事務(wù)專員崗位職責(zé) . . 142第二節(jié) 公關(guān)事務(wù)管理制度 .

8、 . 143一、公關(guān)管理辦法 . . 143二、參觀管理規(guī)定 . . 145三、公務(wù)接待制度 . . 146四、對(duì)外宣傳制度 . . 149第三節(jié) 公關(guān)事務(wù)管理表格 . . 151一、商務(wù)接待安排表 . . 151二、公司參觀申請(qǐng)表 . . 152三、公關(guān)接待審批表 . . 152四、公關(guān)活動(dòng)策劃表 . . 153第一章 行政部的組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)第一節(jié) 行政部的職能與組織結(jié)構(gòu)一、行政部的職能行政部是公司的綜合辦事部門(mén)。其核心職能主要包括以下四個(gè)方面。1參謀職能。行政部不僅應(yīng)在日常事務(wù)方面做好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”和“助手”，更應(yīng)在經(jīng)營(yíng)理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化及用人政策等重大問(wèn)題上有自己的見(jiàn)

9、解，從而真正成為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的“高參”與“臂膀”。2溝通職能。行政部應(yīng)清晰傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指令，溝通、協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作，保證高效地完成任務(wù)。3管理職能。行政部擔(dān)負(fù)著文件歸檔、辦公自動(dòng)化、人員接待、車(chē)輛調(diào)度、總務(wù)后勤（衛(wèi)生、食堂、員工宿舍）、安全保衛(wèi)等工作。4服務(wù)職能。行政部應(yīng)積極為各職能部門(mén)提供后勤保障。二、行政部的組織結(jié)構(gòu)由于公司所屬行業(yè)和規(guī)模的不同，公司的組織結(jié)構(gòu)也不盡相同。圖1-1是依據(jù)行政部的職能分類(lèi)而設(shè)計(jì)的組織結(jié)構(gòu)。圖1-1 行政部組織結(jié)構(gòu)示例第二節(jié) 行政部責(zé)權(quán)一、行政部的職責(zé)行政部負(fù)責(zé)管理公司的日常行政事務(wù)，做好上傳下達(dá)、溝通聯(lián)系和綜合協(xié)調(diào)工作，確保公司各項(xiàng)工作正常運(yùn)行。其具體

10、職責(zé)如圖1-2所示。 行政部經(jīng)理辦公事務(wù) 主管 總 務(wù) 后 勤 主 管 前臺(tái)接待主管 公關(guān)事務(wù) 主 管 前臺(tái)接待專員 公關(guān)事務(wù)專員 辦公事務(wù)專員 秘書(shū) 宿管管理員 食堂管理專員 保潔 綠化人員 行政人事主管 行政專員 車(chē)輛 主 管 司機(jī) 安全保密 主 管安全 專員行政總監(jiān) 圖1-2 行政部職責(zé)二、行政部的權(quán)力為了保證公司各項(xiàng)規(guī)章制度的良好運(yùn)行及行政管理工作的高效展開(kāi)，行政部擁有6項(xiàng)工作權(quán)限力，如圖1-3所示。 圖1-3 行政部權(quán)力第三節(jié) 行政部管理崗位職責(zé)一、行政總監(jiān)的崗位職責(zé)行政總監(jiān)負(fù)責(zé)對(duì)公司行政人事日常工作進(jìn)行監(jiān)督、管理。其具體職責(zé)如圖1-4所示。 圖1-4 行政總監(jiān)崗位職責(zé)二、行政部經(jīng)理

11、的崗位職責(zé)行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)全面規(guī)劃、指導(dǎo)，協(xié)調(diào)公司內(nèi)相關(guān)行政支持服務(wù)。其主要職責(zé)如圖1-5所示。 圖1-5 行政部經(jīng)理崗位職責(zé)第二章 前臺(tái)的接待管理第一節(jié) 前臺(tái)接待崗位職責(zé)一、接待主管崗位職責(zé)接待主管在行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，全面監(jiān)督前臺(tái)接待、文件處理等各項(xiàng)工作，及時(shí)解決前臺(tái)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，保證公司上下信息暢通，提高公司的運(yùn)行效率，確保實(shí)現(xiàn)公司的整體目標(biāo)。其具體崗位職責(zé)如圖2-1所示。 圖2-1 接待主管崗位職責(zé)二、接待專員崗位職責(zé)接待專員在接待主管的領(lǐng)導(dǎo)下，全面做好前臺(tái)的日常接待、電話函件的接轉(zhuǎn)、員工考勤的監(jiān)督及匯總、報(bào)刊雜志的收發(fā)等具體工作。其具體崗位職責(zé)如圖2-2所示。11圖2-2 接待專員

12、崗位職責(zé)第二節(jié) 前臺(tái)接待管理制度一、 前臺(tái)接待禮儀規(guī)范以下是某公司的前臺(tái)接待禮儀規(guī)范，供讀者參考。 12 1314 二、來(lái)訪人員接待管理制度以下是某公司來(lái)訪人員接待管理制度，供讀者參考。 1516三、前臺(tái)電話接聽(tīng)管理制度以下是某公司前臺(tái)電話接聽(tīng)管理制度，供讀者參考。 1718 第三節(jié) 前臺(tái)接待管理表格一、客人來(lái)訪登記表1客人來(lái)訪登記表（范本一）月 編制： 審核：2客人來(lái)訪登記表（范本二）19 編制： 審核：二、函件收發(fā)登記表1信函與快件寄送登記表 編制： 審核：2信函與快件簽收登記表編制： 審核：三、前臺(tái)接待日志表1接待工作日記表20 編制： 審核：2來(lái)電備忘錄日期： 年 月 日 編制： 審核

13、：第三章 辦公事務(wù)管理第一節(jié) 辦公事務(wù)崗位職責(zé)一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)對(duì)日常行政事務(wù)進(jìn)行計(jì)劃安排、組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制及檢查總結(jié)等方面的工作。通過(guò)對(duì)辦公事務(wù)進(jìn)行有效管理，可以提高辦公人員的工作效率，進(jìn)而提升公司的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。其主要職責(zé)如圖3-1所示。 圖3-1 辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)辦公事務(wù)專員作為辦公事務(wù)主管的主要助手，是公司日常辦公事務(wù)的主要執(zhí)行者，負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備和檔案管理等工作。其主要職責(zé)如圖3-2所示。 圖3-2 辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)三、行政辦公秘書(shū)崗位職責(zé)行政辦公秘書(shū)的工作內(nèi)容包括收發(fā)公文、接待來(lái)訪、協(xié)調(diào)公司內(nèi)外關(guān)系等。其主要職責(zé)

14、如圖3-3所示。 圖3-3 行政辦公秘書(shū)崗位職責(zé)第二節(jié) 辦公事務(wù)管理制度一、辦公設(shè)備管理制度以下是某公司辦公設(shè)備管理制度，供讀者參考。 26二、辦公用品管理制度以下是某公司辦公用品管理制度，供讀者參考。 27 28 2930三、辦公文書(shū)管理制度以下是某公司辦公文書(shū)管理制度，供讀者參考。 31 3233 七、圖書(shū)資料管理制度以下是某公司圖書(shū)資料管理制度，供讀者參考。 3435第三節(jié) 辦公事務(wù)管理表格一、辦公設(shè)備登記表 年 月 日二、辦公用品領(lǐng)用表 年月 領(lǐng)用人： 主管： 保管員：三、辦公文書(shū)會(huì)簽單1文件會(huì)簽單 注：會(huì)簽文件附在“會(huì)簽單”后。2對(duì)外行文單 編號(hào)： 3發(fā)文目錄表 四、檔案借閱審批表 五、信件領(lǐng)取登記表 六、印章使用登記表1印章使用審批表 注：請(qǐng)?jiān)趥渥谥泻?jiǎn)要說(shuō)明蓋章用途。2印章使用登記表 七、圖書(shū)資料借閱表1圖書(shū)借閱登記表 2資料借閱登記表 第四章 行政人事管理第一節(jié) 行政人事崗位職責(zé)一、行政人事主管崗位職責(zé)行政人事主管負(fù)責(zé)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，組織制訂公司年度行政人事工作計(jì)劃，為公司正常有序的經(jīng)營(yíng)提供