建筑工程有限公司材料采購管理制度

1、【最新資料，Word版）可自由編輯！】XX建筑工程有限公司材料采購管理制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)企業(yè)規(guī)范化管理規(guī)范采購工作保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常持續(xù)進(jìn)行選擇合格的供應(yīng)商廠家并對(duì)采購過程進(jìn)行嚴(yán)格的控制確保供貨商提供的物料滿足施工的規(guī)定要求最大限度的降低成本特制定本制度。第二條適用范圍本辦法適用于公司各項(xiàng)目工程施工材料物料采購時(shí)計(jì)劃審批的價(jià)格之審核、訂購、驗(yàn)收、付款結(jié)算等除另有規(guī)定外悉以制度處理。第三條職責(zé)劃分1、由材料公司全面負(fù)責(zé)對(duì)各工程材料物料的采購工作2、由分公司對(duì)項(xiàng)目部計(jì)劃單的數(shù)量、要求進(jìn)行詳細(xì)審核把關(guān)3、由工程部對(duì)各項(xiàng)目材料的質(zhì)量技術(shù)要求把關(guān)4、由核算中心對(duì)該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價(jià)

2、格控制把關(guān)。第二章采購計(jì)劃審批第一條采購計(jì)劃的制定1、各項(xiàng)目部根據(jù)材料采購計(jì)劃申報(bào)工作流程進(jìn)行申報(bào)2、由分公司根據(jù)材料采購計(jì)劃申報(bào)工作流程完成審批工作。第二條選擇供應(yīng)商材料公司根據(jù)審批后的采購計(jì)劃選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)與相關(guān)部門評(píng)選確定后由部門領(lǐng)導(dǎo)審核。1、供應(yīng)商的選擇需從批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商名單中選取若選擇材料物資供應(yīng)按“材料招標(biāo)評(píng)定程序”進(jìn)行2、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購 司應(yīng)事先選定廠商 第三條價(jià)格調(diào)查 1、已核定的物料 本之依據(jù)2、總公司各部門 參考材料公司必須經(jīng)常分析或收集資料作為降低成均有義務(wù)協(xié)助提供價(jià)格信息以利材料公司比價(jià)凡經(jīng)常性使用且使用量較大宗的材料材料公議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格。3、已核定之

3、物料采購單價(jià)如需上漲或降低應(yīng)附上書面之原因說明4、采購的數(shù)量或頻率有明顯增加時(shí)應(yīng)要求供應(yīng)商廠家適當(dāng)降低單價(jià)5、材料公司隨時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)的浮動(dòng)數(shù)據(jù)以利于更好的把握市場(chǎng)。第四條詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)1、根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同采購人員應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價(jià)對(duì)象2、采購人員根據(jù)過去采購的情況、市場(chǎng)變化情況、以及公司成本預(yù)算等情況確定采購目標(biāo)價(jià)格3、在得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后采購人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面進(jìn)行核對(duì)以保證供應(yīng)商可以提供的物料符合公司實(shí)際的采購要求并對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較以便選擇條件最優(yōu)的供

4、應(yīng)商4、供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與請(qǐng)購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí)采購人員應(yīng)送請(qǐng)購部門確認(rèn)5、專用材料或用品材料公司應(yīng)會(huì)同使用部門共同詢價(jià)與議價(jià)6、對(duì)廠商的報(bào)價(jià)資料整理后經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià)。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致7、對(duì)重大的物資采購無論是技術(shù)、商務(wù)談判要保證參加人數(shù)不少于兩人。有關(guān)價(jià)格、選型及其他重要的技術(shù)、商務(wù)談判要求有兩個(gè)以上的部門派人參加。第五條購前核決及權(quán)限采購經(jīng)辦人員與廠商初步溝通并完成詢價(jià)后在“訂購匯簽單”上詳細(xì)填列以下事項(xiàng)呈報(bào)負(fù)責(zé)材料采購的各部門及公司經(jīng)理核決1、詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬定“訂購廠商”“交貨期限

5、”與“報(bào)價(jià)有效期限”2、注明與廠商擬定的付款條件3、需與供應(yīng)廠家簽訂長(zhǎng)期合同者采購經(jīng)辦人應(yīng)以簽呈及擬妥的長(zhǎng)期合同書核決權(quán)限按照請(qǐng)購類別和對(duì)應(yīng)的級(jí)別逐級(jí)呈各部門主管及公司經(jīng)理核決第六條價(jià)格復(fù)核與市場(chǎng)行情資料提供1、材料公司應(yīng)調(diào)查主要材料的市場(chǎng)與行情并建立廠商資料作為采購及價(jià)格審核的參考2、材料公司應(yīng)就企業(yè)內(nèi)各公司項(xiàng)目部所提重要材料的項(xiàng)目提供市場(chǎng)行情資料作為材料存量管理及核決價(jià)格的參考。第七條訂購作業(yè)采購人員接到經(jīng)核決的“定購單”后應(yīng)與供應(yīng)廠商進(jìn)一步接觸進(jìn)行正式的質(zhì)量、價(jià)格和后續(xù)服務(wù)談判。金額較大或批量采購的應(yīng)到對(duì)方生產(chǎn)工廠進(jìn)行實(shí)際考察在充分了解對(duì)方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意

6、向并送樣報(bào)驗(yàn)未通過報(bào)驗(yàn)的材料不準(zhǔn)米購。第八條簽訂采購合同1、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后采購人員需填寫正式的采購合同合同需要列明至少下列條款1 供應(yīng)商資料包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式2 采購物料的詳細(xì)描述包括品名、型號(hào)、規(guī)格等如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明3 訂單所采購的數(shù)量/重量單位包裝數(shù)量/重量包裝件數(shù)4 價(jià)格單價(jià)合計(jì)價(jià)合同總額定金或預(yù)付款5 交付期分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量6 付款方式7 所需的質(zhì)量證明檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報(bào)告單等8 質(zhì)量保證條款發(fā)生質(zhì)量問題是進(jìn)行退換或其他處理方法9 運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。2、采購單經(jīng)部門經(jīng)理審核后加蓋公

7、司合同公章經(jīng)對(duì)方簽章后生效。到供應(yīng)廠商處現(xiàn)場(chǎng)采購的由授權(quán)代理人簽字對(duì)方簽章后生效采購單一式兩份雙方各保存一份。材料公司負(fù)責(zé)采購合同的傳閱會(huì)簽和各部門的存檔。3、采購人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。4、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購單編號(hào)”及“包裝方式”以便驗(yàn)收確認(rèn)。5、若屬分批交貨者采購人員應(yīng)在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識(shí)別。6、長(zhǎng)期訂貨和大額進(jìn)貨原則上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的辦法進(jìn)行應(yīng)與供應(yīng)商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦第二份存供應(yīng)商另需合同復(fù)印件四份分別交材料公司、核算中心、財(cái)務(wù)中心及工程部存檔。第九條緊急訂貨采購人員接到主管經(jīng)理以電話聯(lián)絡(luò)的緊急

8、采購案件應(yīng)立即進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)迅速辦理。第十條進(jìn)度控制及事物聯(lián)系除一般采購作業(yè)方式外材料公司可依材料使用及采購特性選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購1、集中計(jì)劃采購凡具有共同性的材料須以集中計(jì)劃辦理采購較為有利者可核定材料項(xiàng)目通知各請(qǐng)購部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購材料公司定期集中辦理采購2、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購凡經(jīng)常性使用且使用量較大宗的材料材料公司應(yīng)事先選定廠商擬定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格呈準(zhǔn)后通知各請(qǐng)購部門依需要提出請(qǐng)購。第十一條退貨作業(yè)對(duì)于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時(shí)應(yīng)開立“材料退貨單”并見附有關(guān)的“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”呈主管簽認(rèn)后憑此異常材料出廠。第三章驗(yàn)收與付款第一條貨物進(jìn)廠驗(yàn)收1、貨物進(jìn)場(chǎng)供應(yīng)商交貨時(shí)采購人員通知庫管員實(shí)際清

9、點(diǎn)件數(shù)或稱重對(duì)貨物攜帶的有關(guān)證件進(jìn)行驗(yàn)證經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對(duì)相符后簽收倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時(shí)即通知材料公司會(huì)同處理2、對(duì)有專項(xiàng)質(zhì)量要求的材料物資通知工程部派質(zhì)檢員驗(yàn)收驗(yàn)收合格后由庫管出具入庫單并由庫管員簽字。第二條付款結(jié)算1、嚴(yán)格按照公司報(bào)賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行2、采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時(shí)間由材料公司統(tǒng)一支付3、付款申請(qǐng)由采購人員或被委托采購人員提出申請(qǐng)付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同要求和項(xiàng)目進(jìn)度情況進(jìn)行分清輕重緩急必要時(shí)須提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、物品入庫單據(jù)和對(duì)方發(fā)票申請(qǐng)付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已付款、余款按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后方可辦理付款手續(xù)4、只有在出現(xiàn)以下情況時(shí)才可由采購人員借款或墊款進(jìn)行直接支付1緊急采購且不能及時(shí)辦理財(cái)務(wù)支付手續(xù)2 在外埠采購且供應(yīng)商要求立即付款時(shí)3 在現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試期間急需材料的采購4 1000元以下的零星采購。第三條進(jìn)度控制及異常處理1、材料公司應(yīng)特別注意“采購單”注明的到貨時(shí)間要求掌握到貨進(jìn)度2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時(shí)應(yīng)主動(dòng)與供貨廠商聯(lián)系催交對(duì)異常原因及時(shí)處理對(duì)策匯通相關(guān)職能部門、分公司處理。第四條質(zhì)量評(píng)價(jià)使用單位應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注根據(jù)使用效果對(duì)材料質(zhì)量提出評(píng)價(jià)以利于進(jìn)一步工作。第四章附則第一