酒店采購(gòu)部工作流程

1、酒店采購(gòu)部工作流程 一、各類物品采購(gòu)工作流程1、 倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)物品的采購(gòu)工作流程： 倉(cāng)庫(kù)的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購(gòu)線，在存量接近或低于采購(gòu)線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉(cāng)里的存貨，倉(cāng)庫(kù)主任要填寫一份倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)“采購(gòu)申請(qǐng)單，且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）平均每月消耗量； （3)庫(kù)存數(shù)量； （4）最近一次訂貨單價(jià)； （5）最近一次訂貨數(shù)量； (6)提供本次訂貨數(shù)量建議.經(jīng)董事簽批同意后送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字確認(rèn),并注明到貨時(shí)間。采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?，按倉(cāng)庫(kù)“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)

2、批,經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后,采購(gòu)部立即組織實(shí)施,一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況,要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2、 部門新增物品的采購(gòu)工作流程： 若部門欲添置新物品,部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)董事會(huì)審批后，連同“采購(gòu)申請(qǐng)單”一并送交采購(gòu)部，采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?，?“采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施。3、 部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購(gòu)工作流程： 如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事會(huì)審批.經(jīng)審批后,將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購(gòu)申請(qǐng)單一并送交采

3、購(gòu)部，采購(gòu)部須在采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料：(1）貨品名稱，規(guī)格； （2）最近一次訂貨單價(jià)； （3)最近一次訂貨數(shù)量； （4）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購(gòu)部在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì)，并按酒店采購(gòu)審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后,組織采購(gòu).4、 鮮活食品凍品的采購(gòu)工作流程：蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購(gòu)申請(qǐng),由各酒吧、各部門總廚或主管,根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營(yíng)情況，預(yù)測(cè)明天用量，填寫每日申購(gòu)單交采購(gòu)部,采購(gòu)部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場(chǎng)選購(gòu)。5、 燃料的采購(gòu)工作流程：采購(gòu)部根據(jù)營(yíng)業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購(gòu)申購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，按酒店采購(gòu)審批程序辦理

4、，并組織實(shí)施。6、 維修零配件和工程物料的采購(gòu)工作流程：工程倉(cāng)日常補(bǔ)倉(cāng)由工程部填寫“采購(gòu)申請(qǐng)單，且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； (2）平均每月消耗量； （3）庫(kù)存數(shù)量; （4)最近一次訂貨單價(jià)； （5）最近一次訂貨數(shù)量； （6)提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動(dòng)，工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購(gòu)申請(qǐng)單(工程預(yù)算表附在采購(gòu)申請(qǐng)單下面）， 且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料：（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）庫(kù)存數(shù)量； （3）最近一次訂貨單價(jià); （4）最近一次訂貨數(shù)量； (5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)董事簽批同意后送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理

5、初審?fù)夂?按 “采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見,按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施。二、采購(gòu)工作流程中須規(guī)范事項(xiàng)：1、所有的采購(gòu)申請(qǐng)必須填寫一式叁聯(lián)，采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共叁聯(lián)交給資產(chǎn)會(huì)計(jì)，資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)核后送董事。2、采購(gòu)申請(qǐng)單一共叁聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉(cāng)庫(kù)收貨用.第二聯(lián)采購(gòu)部存檔并組織采購(gòu)。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)存檔核實(shí).3、審核采購(gòu)申清單:收到采購(gòu)申請(qǐng)單后、采購(gòu)部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏.(1）簽置核對(duì)：檢查采購(gòu)申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽置，核對(duì)其是否正確。(2）數(shù)量核對(duì),復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購(gòu)申請(qǐng)單上

6、的數(shù)量是否正確.4、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià).三、貨比三家工作流程: 每類物品報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購(gòu)物品價(jià)格的合理性。酒店采取三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行采購(gòu)工作，即在訂貨前，必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià),然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是： 1、采購(gòu)部按照采購(gòu)申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單，包括：填寫空白報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間，送交供應(yīng)商(至少選擇3個(gè)供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。對(duì)于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價(jià).用電話詢價(jià)時(shí),應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名，職務(wù)

7、等。提出采購(gòu)部的選擇意見和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交評(píng)定小組審批。2、 評(píng)定小組根據(jù)采購(gòu)部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購(gòu)部的意見，對(duì)幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來(lái)的貨品價(jià)格以及質(zhì)量,信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商,報(bào)董事會(huì)審核。3、 采購(gòu)活動(dòng)的后續(xù)須跟進(jìn)工作 1、采購(gòu)訂單的跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購(gòu)部需要跟催整個(gè)過(guò)程直至收貨入庫(kù)。2、采購(gòu)訂單取消（1）酒店取消訂單: 如因某種原因,酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購(gòu)部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問(wèn)題及可行解決方法，以便報(bào)董事會(huì)作出決定.（2）供應(yīng)商取消訂單： 如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購(gòu)部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失.3。違反合同： 合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。 4。檔案儲(chǔ)存: 所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息每天須錄入至采購(gòu)部?jī)r(jià)格信息庫(kù).5.采購(gòu)交貨延遲檢討凡未能按時(shí)、按量采購(gòu)所需物品,并影響申購(gòu)部門正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的，需填寫采購(gòu)交貨延遲檢討表，說(shuō)明原因及跟進(jìn)情況并呈財(cái)務(wù)部及董事會(huì)批示。6。采購(gòu)物品的維護(hù)保養(yǎng)