辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)講稿

1、辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)講義辦公室是單位的綜合管理機(jī)構(gòu)，具有多功能的性質(zhì)，主 要職責(zé)是“參與政務(wù)，管理事務(wù)，協(xié)調(diào)關(guān)系，搞好服務(wù)”。明 顯地有別于其他各類股室，具有其自身的特殊性。一、辦公室的涵義辦公室這個詞的概念，有兩種涵義：一為辦公的屋子、 場所;二為工作機(jī)構(gòu)，是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位 內(nèi)設(shè)的綜合部門，是溝通上下、聯(lián)系左右的橋梁和樞紐，是 領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助性機(jī)構(gòu)，大的一般稱辦公廳，小的一般叫辦 公室。作為工作機(jī)構(gòu)的辦公室就是今天我們學(xué)習(xí)的重點(diǎn)。二、辦公室的地位和作用在各級組織中，辦公室處于中樞和要害部位，其地位和 作用具體來說，主要有以下三點(diǎn)。（一）中心的地位和作用盡管辦公室與其他職能部門在行政

2、職級上是平等關(guān)系， 與其他職能部門間由于工作需要而產(chǎn)生的協(xié)調(diào)，是一種平級 間的協(xié)調(diào)，不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰的問題。 但是，當(dāng)辦公室參與（或 牽頭）協(xié)調(diào)時，就或多或少地代表著領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求，或 者是對領(lǐng)導(dǎo)班子總的指導(dǎo)思想的貫徹，具有一定的權(quán)威性。辦公室又是一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，是各種信息的交 匯點(diǎn)和集散地。黨和國家的方針、政策、上級機(jī)關(guān)的指示、 指令、本單位的總體安排、目標(biāo)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策以及各種重 大事件、重大活動過程中所形成的文件資料，下屬各個單位 貫徹實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)決策的情況和反映，各方面的動態(tài)、情報資料 等等，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合。辦公室的中心地位還體現(xiàn)在辦公室工作的多向性

3、上。辦 公室的工作一般都是通過縱橫交叉的網(wǎng)絡(luò)，與上下、左右、 內(nèi)外各種渠道發(fā)生相應(yīng)的聯(lián)系。整個辦公室在多向性、多渠 道的立體交叉的管理網(wǎng)絡(luò)中居于中心的位置。因此，辦公室 不同于具體的業(yè)務(wù)股室。業(yè)務(wù)股室是部門的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。而辦 公室則一般不直接參與各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)工作，它是綜合管理機(jī) 構(gòu)，看上去游離于管理之外， 實(shí)際上又存在于各種管理之中。（2）樞紐的地位和作用辦公室在一個機(jī)關(guān)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各 方，保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。如果把一單位比作一個 人的話，那么，領(lǐng)導(dǎo)層、決策機(jī)構(gòu)是大腦；業(yè)務(wù)股室、執(zhí)行機(jī)構(gòu)是四肢；辦公室則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。是辦公室把大腦的 指令傳遞給四肢，又把四肢的信息反映

4、給大腦，以便讓大腦 及時調(diào)整決策，推動整個肌體的正常運(yùn)行。辦公室實(shí)際上就 象鐵道系統(tǒng)中的樞紐站，水陸聯(lián)運(yùn)的交會點(diǎn)。（3）窗口的地位和作用辦公室是一個單位的總進(jìn)出口，處于聯(lián)絡(luò)站的地位，是 聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的“窗口”。辦公室負(fù)責(zé)接收 處理上級和兄弟單位的來文來函，接待上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、檢 查和兄弟單位的參觀學(xué)習(xí)，處理各種公務(wù)往來，接待人民群 眾來訪等等。一般與外界的聯(lián)系，都首先要經(jīng)過辦公室，外界對一個單位的第一印象也常常是看辦公室的精神面貌、思 想作風(fēng)、管理水平與工作效率等。本單位領(lǐng)導(dǎo)得到外界的各 種信息，一般也是靠辦公室這個“窗口”?？傊k公室是溝通上下的咽喉，是聯(lián)系左右的紐帶，是傳遞

5、信息的中樞，又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的“外腦”和處理日 常事務(wù)的手足。因此，辦公室工作做得好壞直接關(guān)系到黨和 國家的路線、方針政策能否在本單位的貫徹落實(shí)，直接關(guān)系 到本單位的形象和聲譽(yù)。、辦公室工作的性質(zhì)和特點(diǎn)(一)性質(zhì)辦公室是一個單位的綜合管理機(jī)構(gòu)，具有明顯的綜合性 和服務(wù)性：(1) 綜合性。辦公室的綜合性主要是由以下四個方面組合形成：首先是多方面基礎(chǔ)工作的組合。辦公室的業(yè)務(wù)范圍很廣，諸如調(diào)查研究、公文撰寫、文印收發(fā)、會務(wù)接待、信訪 工作、上下聯(lián)絡(luò)、檔案管理、機(jī)要保密等大量的政務(wù)性和事 務(wù)性的基礎(chǔ)工作，都在辦公室綜合承辦。其次是多方面信息的組合。辦公室作為一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，四面八方，上下左右的

6、信息，都在辦公室匯集與 綜合，并且發(fā)揮出信息的綜合效應(yīng)。第三是多知識、多技能結(jié)構(gòu)人員的組合。由于辦公室的工作的多向性、多功能，要求辦公室人員的知識和技能結(jié)構(gòu) 也必須多種多樣，形成一個“通才”與“專才”相結(jié)合的有機(jī)整體。例如：辦公室負(fù)責(zé)人要當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須 具備較好的政治素質(zhì)、知識文化修養(yǎng)和組織協(xié)調(diào)能力，能比 較敏捷地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，善于統(tǒng)攬全局，善于集中領(lǐng)導(dǎo)的 意見和群眾的智慧；從事文秘工作的人員，必須具備較強(qiáng)寫 作能力和較高的政策水平，吃透上情下情，熟悉業(yè)務(wù)，視野開闊，視覺敏銳，善于思考；從事接待工作的人員，必須朝 氣蓬勃，熱情、耐心，任勞任怨，不怕麻煩，靈活周到；其他方面的工作人員

7、，也要有相應(yīng)的專業(yè)知識與技能。第四是多學(xué)科組成的綜合體。辦公室管理的基礎(chǔ)理論就 是在管理學(xué)、秘書學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)等多學(xué)科的基礎(chǔ)上形 成的，辦公室本身也是由多種專業(yè)組成，并相互滲透、綜合 交叉形成的一個整體。(2) 服務(wù)性。辦公室除了具有綜合性外，還具有服務(wù)性。 不論是參與政務(wù)，還是管理事務(wù)，都是為了搞好服務(wù)；為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為同級、上下級單位服務(wù)。服務(wù)是做好辦公室 一切工作的指導(dǎo)思想。(二)特點(diǎn)任何事物都有它的特點(diǎn)和規(guī)律。從上述辦公室的性質(zhì)中，可以初步看出辦公室具有以下七個明顯特點(diǎn)：(1)工作政策性強(qiáng)。 辦公室的重要任務(wù)是處理公文，傳 遞信息，辦理公務(wù)，答復(fù)問題。這些都是政策性很強(qiáng)的工作。

8、特別是對于重要公文，重要電話，重要信件，一字之差，就 會造成重大差錯；說話辦事，稍有不慎，就有可能造成一個 部門乃至全局的被動。(2) 頭緒多，綜合性強(qiáng)。 所謂頭緒多，一是接觸面廣， 既要承上啟下，又要橫向聯(lián)系 ；二是工作范圍廣，既要參與 政務(wù)，又要管理事務(wù)。所謂綜合性強(qiáng)，首先辦公室作為綜合 管理機(jī)構(gòu)，上下左右的各種信息都要在這里匯集綜合。其次，辦公室本身就是多功能、多向性的綜合體。另外，目標(biāo)管理、工作總結(jié)等也往往先由各股室提出，再由辦公室綜合。(3) 要求高，時間性強(qiáng)。辦公室要充分發(fā)揮助手作用， 必須從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧纫k文辦事，又出謀劃策，從 收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息，從單憑經(jīng)驗(yàn)

9、辦事轉(zhuǎn)變?yōu)?實(shí)行科學(xué)化管理，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。辦公室各項(xiàng) 工作如果沒有高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，就不能保證工作質(zhì)量，沒有 質(zhì)量的服務(wù)是不會受到歡迎的。同時辦公室人員應(yīng)有很強(qiáng)的 時間觀念。沒有時間觀念，就談不上工作效率，更當(dāng)不好領(lǐng) 導(dǎo)的助手，(4) 內(nèi)容雜，服務(wù)面寬。 辦公室是具體辦事機(jī)構(gòu)，上下 左右、大大小小的事都會匯集到辦公室來，工作內(nèi)容極其繁 雜。但這些工作都是為單位發(fā)揮人、財(cái)、物的最佳效益而服務(wù)，為實(shí)現(xiàn)單位總體計(jì)劃，管理目標(biāo)而服務(wù)，必須認(rèn)真落實(shí)。(5) 聯(lián)系廣，協(xié)調(diào)任務(wù)重。辦公室處于樞紐中心地位，工作頭緒多，涉及面廣，來往人員復(fù)雜，很多問題都需要辦 公室來協(xié)調(diào)或牽頭解決。辦公室保密范圍很廣

10、，諸如：文件保(6) 機(jī)要保密性強(qiáng)。密、會議保密、傳真保密等等，這是辦公室保密工作的一個 主要特點(diǎn)。另外，辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作；接觸機(jī)密的機(jī)會多，知道機(jī)密的時間早，所以辦公室的保密工作與辦公 室每一位成員有直接的關(guān)系，辦公室人員要有很強(qiáng)的保密觀 念，自覺遵守保密制度。（7）工作被動性強(qiáng)。 辦公室的輔助地位決定了它的工作 的被動性。辦公室工作的被動性主要表現(xiàn)在兩個方面：第一，作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助層，處于從屬地位，辦公室必須隨時按照領(lǐng) 導(dǎo)的指示和意圖辦事，不能自行其是。第二，辦公室又是單 位的樞紐，每天要面對與處理一些事先不可能都估計(jì)到的事 件，這是被動性的另一方面。四、辦公室的職責(zé)和任務(wù)辦公室的工

11、作性質(zhì)和地位作用，決定了其職責(zé)涉及的范 圍很廣，頭緒繁多。其主要職貢和任務(wù)是辦文、辦事、辦會:（一） 辦文文件收發(fā)處理流程及注意的事項(xiàng)：公文處理是輔助決策的重要工作，是改進(jìn)工作手段、提高工作效率、實(shí)現(xiàn)規(guī)范辦公的根本要求，不僅體現(xiàn)出一個單位的工作水平，更重要的是直接影響到工作開展是否暢通、工作能否及時有效開展。各學(xué)校一定要高度重視， 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步明確做好綜合信息平臺管理工作。（一）嚴(yán)格制度，規(guī)范辦理所有收、發(fā)文管理工作均由學(xué)校安排專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)，所有學(xué)校應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公文的收文和發(fā)文工作，以便在開展 工作時的資料查找。收發(fā)人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實(shí)填寫好收文登記冊和發(fā)文登記冊，以便查找文件

12、的去向，更 好地做好各級各類管理工作。（二）高度重視，嚴(yán)格管理 （收文途徑：上級來文、平級學(xué)校來函）1. 及時簽收。收到上級部門下發(fā)的文件時要及時簽收，（主要是教育和科技局來文，結(jié)合qq群進(jìn)行講解）公文管 理員簽收文件后，需要發(fā)送的文件，承辦學(xué)校要安排專人及 時送達(dá)，需要簽收的按要求及時簽收打印、登記，再次校核 無誤后，統(tǒng)一存放文件夾送學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)閱批，按領(lǐng)導(dǎo)批示 意見送相關(guān)責(zé)任人閱辦， 辦理人員要急時，不得延誤和積壓，此時收文員要作好文件去向登記。（結(jié)合教育和科技局的收 文處理簽進(jìn)行講解） 各學(xué)校要指定一名校級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，并確定一名公文接收員具體落實(shí)。在每個工作日至少保證上午、下午各登

13、陸一次“平壩區(qū)教育系統(tǒng)辦公群”，切實(shí)做好信息關(guān)注工作，以免延誤工作的上報。一般情況下，三 天內(nèi)傳件完畢，承辦學(xué)校和承辦人員必須嚴(yán)肅認(rèn)真，講求實(shí)效，辦公室傳送文件的管理員必須高度重視，認(rèn)真履行職責(zé)， 傳送無誤，適時催辦督辦， 需要馬上報送材料的文件如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，可以通過電話進(jìn)行溝通，講出來意見匯報后發(fā)到相關(guān)股室，并在處理簽上注明為電話請示：同擬。因傳送文件失誤，導(dǎo)致文件辦理不當(dāng)影響工作的，要追究相關(guān)責(zé)任人 的責(zé)任。2. 按時辦結(jié)。學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真閱批后， 根據(jù)文件內(nèi)容，在傳閱文件處理簽上簽署辦理意見；但未經(jīng)許可，不得 隨便代理收發(fā)工作，以免造成混亂；各承辦人員按照規(guī)定程 序和文件要求及時辦理，

14、并由負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的同志及時督促 辦理，確保落實(shí)，不得耽誤，責(zé)任人辦理完畢后，及時將文 件底稿、領(lǐng)導(dǎo)批示和正式文件三份合一交文件管理員進(jìn)行整 理歸檔，確保文檔完整。凡收存文件的文件柜要認(rèn)真保管， 借閱的要及時督促歸還，保證文件資料完整、齊全。3.立卷歸檔。各學(xué)校要進(jìn)一步加強(qiáng)公文的管理及歸檔工作。各學(xué)校文件按要求辦結(jié)后，由公文管理人員及時將文件 進(jìn)行分類、整理歸檔，裝檔文件要以件為單位進(jìn)行歸檔，凡 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)鑒別后可以進(jìn)行銷毀，銷毀前務(wù)必做好銷毀文件登記。（檔案管理在國慶節(jié)后在抽時間 進(jìn)行培訓(xùn)講解）辦公室辦文概念除了除了公文外還包括擬寫公文。13根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法公文的

15、種類共 種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議 案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要，學(xué)校用得最 多的就是報告、計(jì)劃、總結(jié)等。重點(diǎn)講解函、通知（結(jié)合教育和科技局的函及通知進(jìn)行講解）學(xué)校用得最多的是請示與報告，請示與報告的相同點(diǎn)都 是想上級匯報工作情況，都是上行文，區(qū)別主要體現(xiàn)在以下 幾個方面：（結(jié)合教育和科技局的請示、報告講解）1. 內(nèi)容要求不同。請示的內(nèi)容要求一文一事；報告的 內(nèi)容可一文一事也可一文數(shù)事。2. 側(cè)重點(diǎn)不同。請示屬于請示性公文，側(cè)重于提出司 題和請求指示、批準(zhǔn)；報告屬于陳述性公文，側(cè)重于匯報工 作，陳述意見或者建議。3. 行文目的不同。請示的目的是請求上級機(jī)關(guān)

16、批準(zhǔn)某 項(xiàng)工作或者解決某個問題；報告的目的是讓上級機(jī)關(guān)了解下 情，掌握情況，便于及時指導(dǎo)。4. 行文時間不同。請示必須事前行文；報告可以在事 后或者事情發(fā)展過程中行文。5. 報送要求不同。請示一般只寫一個主送機(jī)關(guān)；受雙 重領(lǐng)導(dǎo)的單位報其上級機(jī)關(guān)的請示，應(yīng)根據(jù)請示的內(nèi)容注明 主報機(jī)關(guān)和抄報機(jī)關(guān)，主報機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請示事項(xiàng)；報告可 以報送一個或多個上級機(jī)關(guān)。6. 篇幅不同。請示一般都比較簡短；報告的內(nèi)容涉及 面較為廣泛，篇幅一般較長。7. 標(biāo)題寫作不同。一般來講請示的標(biāo)題中不寫報告二字，就是x x x關(guān)于x x x x x x的請示；報告的標(biāo)題中不寫請示二字，就是 x x ” x關(guān)于 x x x x

17、x x的報告。&結(jié)束用語不同。請示的結(jié)尾一般用 “妥否，請批示” 或“特此請示，請予批準(zhǔn)”等形式，請示的結(jié)束用語必須明 確表明需要上級機(jī)關(guān)回復(fù)的迫切要求；報告的結(jié)尾多用“特9.處理結(jié)果不同。請示屬于般不寫需要上級必須予以答復(fù)的詞語?！稗k件”，指上級機(jī)關(guān)應(yīng)此報告”等形式，對請示類公文及時予以批復(fù)；報告屬于“閱件”，對報告類公文上級機(jī)關(guān)一般以批轉(zhuǎn)形式予以答復(fù)，但也沒必要件件予 以答復(fù)。本次培訓(xùn)我們重點(diǎn)講解學(xué)校在日常工作中用得最多， 不注意的文件格式，結(jié)合教育局2016年計(jì)劃進(jìn)行講解（二）辦事（1）承辦職責(zé)從承辦的工作內(nèi)容來看，大體有三個方面：1. 承辦同級領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)同志個人交辦

18、的 事項(xiàng)。作為辦公室，對本級領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)同志個 人交辦事項(xiàng)負(fù)有直接的承辦責(zé)任。有些牽涉面較廣、歸屬不 太明確且其他有關(guān)職能部門不便于也不宜承擔(dān)的事項(xiàng)，也須 由辦必公室去具體承擔(dān)、落實(shí)。2. 承辦上一級辦公部門交辦事項(xiàng)。上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的辦公 室向下級機(jī)構(gòu)辦公室交辦的調(diào)研信息、來信來訪、自身建設(shè) 等任務(wù)和事項(xiàng)，辦公室應(yīng)主動牽頭承辦。3. 承辦同級各職能部門和下級單位轉(zhuǎn)辦的有關(guān)事項(xiàng)。為 了保持領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)工作的正常秩序，各職能部門和下級單位向 領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)同志匯報請示問題，往往不應(yīng)直接去找領(lǐng)導(dǎo)同志本人，而是先找辦公室；辦公室作為所本單位與外界聯(lián) 系的窗口和紐帶，經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下

19、級機(jī) 關(guān)轉(zhuǎn)辦的事項(xiàng)。從辦公室“承辦”的具體形式看，主要有“主辦”、“會辦”、“轉(zhuǎn)辦”、“催辦”等。(2) 參謀職責(zé)這是辦公室在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的重要職 責(zé)具體原因有三點(diǎn)：1. 辦公室的工作同領(lǐng)導(dǎo)層的工作同步運(yùn)行與操作。由于 辦公室工作的從屬性的特點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)層要抓的工作，也多是辦 公室著力辦的事情，使得辦公室的工作與領(lǐng)導(dǎo)同志的工作合 拍，從而為辦公室輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策提供了便利。2. 辦公室與領(lǐng)導(dǎo)層之間具有經(jīng)常接觸的便利條件，可以 隨時向領(lǐng)導(dǎo)同志陳述自己的見解和主張。3. 辦公室接觸面大，信息較為靈通，對外聯(lián)系廣泛，客 觀上為領(lǐng)導(dǎo)捉供咨詢服務(wù)，為當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”提供了便 利。要正確發(fā)揮

20、辦公室的參謀職責(zé)，還應(yīng)當(dāng)注意如下兩點(diǎn)1. 辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)辦事機(jī)構(gòu)的“管家”，又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo) 決策的“參謀”。作為“管家”，辦公室是以貫徹和領(lǐng)會領(lǐng) 導(dǎo)意圖為使命，并以領(lǐng)會、貫徹的準(zhǔn)確性和徹底性作為評價 工作優(yōu)劣的基本指標(biāo)；作為“參謀”，則要獨(dú)立地為領(lǐng)導(dǎo)服 務(wù)，以能提出多少真知灼見作為評價工作成敗的根本標(biāo)志。2. 作為辦公室，應(yīng)當(dāng)做到領(lǐng)導(dǎo)決策前多參謀，領(lǐng)導(dǎo)決策 后多反饋。在領(lǐng)導(dǎo)決策前，辦公室要通過調(diào)查研究，協(xié)助領(lǐng) 導(dǎo)廣泛收集同決策密切相關(guān)的各種情況，然后進(jìn)行縱向、橫 向的可行性研究，經(jīng)過加工篩選，為領(lǐng)導(dǎo)提供可供選擇的多 種方案；在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，辦公室要通過調(diào)查研究，收集 和整理各個方面的意見，為領(lǐng)

21、導(dǎo)進(jìn)行冷靜周密的思考提供準(zhǔn) 確的依據(jù)。在領(lǐng)導(dǎo)決策后，辦公室還要通過調(diào)查研究，了解 和掌握決策意見的執(zhí)行情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓好跟蹤反饋，保證 決策意見順利地貫徹落實(shí)，或根據(jù)客觀變化了的形勢及時進(jìn) 行調(diào)整。從對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮作用的方向上看，辦公室的參謀職能 可以分為三種類型：一是“順向參謀”即緊隨領(lǐng)導(dǎo)決策的方 向所進(jìn)行的“輔助性參謀”。二是“逆向參謀”，即領(lǐng)導(dǎo)的 決策意圖不符合實(shí)際情況時，辦公室所進(jìn)行的“勸阻性參 謀”。三是“側(cè)向參謀”，即領(lǐng)導(dǎo)集中主要精力考慮某一方 面工作時，辦公室為避免領(lǐng)導(dǎo)顧此失彼而進(jìn)行的“提示性參 謀”。(3) 管理職責(zé)對機(jī)關(guān)行政事務(wù)實(shí)行管理，是辦公室應(yīng)盡的職責(zé)。主要包括以下四個方

22、面。1. 文書管理。文書工作是機(jī)關(guān)日常工作的組成部分，是 實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能的重要手段之一。公文工作，即指圍繞公文的 擬制、處理與保管而進(jìn)行的撰稿、審稿、簽發(fā)、印刷、收發(fā)、 登記。批辦、催辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)所構(gòu)成的整個流程。2. 信息管理。信息工作是領(lǐng)導(dǎo)決策的情報部、掌握工作進(jìn)度的顯示屏、把握工作情況的晴雨表、 處理問題的預(yù)警器。 辦公室輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策，發(fā)揮參謀職能，主要通過向領(lǐng)導(dǎo)提供 適用信息出謀獻(xiàn)策來實(shí)現(xiàn)。辦公室要始終把信息工作作為一 項(xiàng)重要工作來抓。3. 事務(wù)管理。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的協(xié)助者，辦公室既要參與政務(wù)，又要承辦大量的具體事務(wù)。既包括為領(lǐng)導(dǎo)開展正常工 作所需要辦理的各種事項(xiàng)，如召開會議、接待

23、、安排車輛等，也包括為機(jī)關(guān)工作人員生活事務(wù)的有關(guān)事項(xiàng)，如組織好機(jī)關(guān) 的文娛體育活動，解決好干部職工的福利等等，辦公室都應(yīng) 主動參與或關(guān)注。4. 信訪工作管理。辦公室在信訪工作中，一是要從實(shí)踐 三個代表重要思想的高度，深化認(rèn)識，增強(qiáng)責(zé)任感。二是要 建立和完善有關(guān)的規(guī)章制度，進(jìn)一步規(guī)范信訪工作的程序。 三是對來信來訪，要堅(jiān)持做到熱情接待，及時處理，最大震 限度地減少其重復(fù)來信來訪和越級上訪。四是要加大督辦力 度，挺高辦案質(zhì)量和結(jié)案率。對領(lǐng)導(dǎo)批示和上級有關(guān)部門要 求上報調(diào)查處理結(jié)果的信訪案件，要建立督辦責(zé)任制，嚴(yán)格 按照信訪條例的有關(guān)規(guī)定，規(guī)范信訪案件查處情況的上報程 序。（4）協(xié)調(diào)職責(zé)從工作形式上

24、來分，可以概括為縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和 內(nèi)部協(xié)調(diào)三個方面。即：1. 縱向協(xié)調(diào)。辦公室首先搞好縱向協(xié)調(diào)，即致力于上下 級之間關(guān)系融洽，使上令下行，下情上達(dá)。辦公室在這方面 的職責(zé)主要體現(xiàn)在：當(dāng)上級的決定、決議、指示、命令形成 后要盡快向下傳達(dá)，使之得以認(rèn)真貫徹執(zhí)行，以保證政令暢 通，上令下行；當(dāng)下級對上級的某一決定、指示不理解或不 完全理解，要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神去做解釋、說服工作；當(dāng)下 級對上級的指示、決定、命令有不同意見，要及時、準(zhǔn)確地 予以反映，使下情得以“上達(dá)”，以利于上下溝通，步調(diào)一 致。2. 橫向協(xié)調(diào)。即致力于同級各業(yè)務(wù)部門之間關(guān)系的協(xié) 調(diào)。業(yè)務(wù)部門的一些部門性文件、規(guī)定，一般均須辦公室先

25、修改、審閱，進(jìn)行協(xié)調(diào)，統(tǒng)一口徑，以免下級難以適從；業(yè)務(wù)部門的一些主要工作部署、安排，如召開請領(lǐng)導(dǎo)同志參加 的會議，開展由領(lǐng)導(dǎo)同志“掛帥”的突擊性、臨時性工作任 務(wù)等，一般也須經(jīng)辦公室統(tǒng)籌平衡、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，以避免部門 之間“撞車”和領(lǐng)導(dǎo)同志“超負(fù)荷”現(xiàn)象的發(fā)生。3. 內(nèi)部協(xié)調(diào)。內(nèi)部協(xié)調(diào)很重要，只有辦公室內(nèi)部的的全 體干部職工能夠和諧相處，配合工作，辦公室的工作才能真 正得心應(yīng)手。辦公室還要強(qiáng)調(diào)合理的分工，根據(jù)干部職工的 特點(diǎn)和長處，充分發(fā)揮其每一個人的作用，辦公室的工作才 有生機(jī)和活力。（三）辦會（1）確定會議名稱接到會議通知后確定會議名稱（2）成立會議籌備領(lǐng)導(dǎo)小組重要的大型會議需成立會議籌備領(lǐng)導(dǎo)

26、小組，由會議籌備 領(lǐng)導(dǎo)小組明確會議工作人員、分工及各項(xiàng)具體工作的截止時 間。（3 ）確定會議議程1. 會議議程主要包括會議時間、地點(diǎn)、主持人及會內(nèi)容。2. 會議主持人及講話或匯報人依據(jù)會議內(nèi)容確定;單項(xiàng)工委工作方面的會議由校長主持，支部書記講話或匯報 工作方面的會議由支部書記主持，校長講話或匯報 作會議依據(jù)實(shí)際情況確定。具體議程包括：1. 會議主持人對上級領(lǐng)導(dǎo)一行表示歡迎2. 請對方介紹對方參會人員3. 由會議主持人介紹學(xué)校參會人員4.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報；5.上級領(lǐng)導(dǎo)作指示；6.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)表示感謝并表態(tài)。般會議 包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、列席人員及會議內(nèi)容。（加教育局具體的議程）（4）確定會議方案

27、1. 明確人員、分工及各項(xiàng)具體工作的截止時間。2、確定參會人員及列席人員。3、確定迎接人員名單。（請上級領(lǐng)導(dǎo)參加的重要會議， 校領(lǐng)導(dǎo)需在學(xué)校大門口迎接）（擺放順序）4、確定主席臺就坐人員名單及擺放順序。（5）確定相關(guān)工作及負(fù)責(zé)人1、會議通知依據(jù)會議情況，確定采取電話通知、書面 通知兩種方式 之一或兩種方式先后進(jìn)行。會議通知內(nèi)容包 括會議時間、地 點(diǎn)、參會人員、會議主要內(nèi)容、會議考勤及會場紀(jì)律維護(hù)負(fù)責(zé)單位。2、會議宣傳。依據(jù)會議內(nèi)容，在屏幕上顯示會議名稱、 主辦單位和時間。提前安排好會議攝影攝像工作人員，在 會議或活動開始前一小時再次提醒確定。茶杯、茶葉、礦泉水、水果的準(zhǔn)備及會中3、會議服務(wù)。確

28、定會議服務(wù)人員，確定服務(wù)內(nèi)容，包 括在會前開水、 續(xù)添茶水或礦泉水 服務(wù)。會中由專門的會務(wù)服務(wù)人員進(jìn)行 服務(wù)。(會議桌上的順序，重點(diǎn)講)4、會場準(zhǔn)備確定會場準(zhǔn)備人員，確定會場準(zhǔn)備內(nèi)容，包括臺鑒打印 及擺放、主席臺布置、觀眾席布置及會場衛(wèi)生。必要時還包括簽子席、發(fā)言席、演講席布置、題詞本、 詞筆準(zhǔn)備。5、會議材料準(zhǔn)備 包括會議通知、議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、上會材料的起草、印制、裝訂、裝袋、發(fā)放。6、會議記錄7、會議錄音依據(jù)會議內(nèi)容，安排專人做會議記錄。依據(jù)會議內(nèi)容，安排專人做會議錄音并對 錄音進(jìn)行整&會議信息或紀(jì)要的起草由會議記錄人員在會議當(dāng)日或次日起草好會議信息或 紀(jì)要，經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審閱及院領(lǐng)

29、 導(dǎo)審批后，按批示意見發(fā)文，或刊登在學(xué)校信息或?qū)ｍ?xiàng)工作信息上，或由信息中心發(fā)布至 校園網(wǎng)(6) 會中的會務(wù)30分1. 在有會議的情況下，根據(jù)會議開始的時間提前 鐘領(lǐng)取會議室的鑰匙2. 到達(dá)會議室后，打開空調(diào)，開水器，普通照明燈、音 響。巡視會議室及公共區(qū)域內(nèi)的衛(wèi)生情況，根據(jù)當(dāng)天會議的 相關(guān)事項(xiàng)，檢查落實(shí)會議相關(guān)的準(zhǔn)備工作及物品配備的情 況，并到衛(wèi)生間配備好衛(wèi)生紙。3. 會議室財(cái)產(chǎn)點(diǎn)數(shù)，清點(diǎn)消耗品的數(shù)量。4. 根據(jù)會議開始的情況，與會議負(fù)責(zé)人確定會議開始的時間將茶水續(xù)好后，在會議開始前提前10分鐘到會議室門口迎客。5. 會議開始后，將會議室門關(guān)攏，站立于會議室左下角， 呈45°面向客人

30、，以便為臨時出入會議室客人開門。6. 每15-20分鐘續(xù)水一次，按先后順序或賓主順序倒茶， 或根據(jù)客人需要為其續(xù)水，同時注意觀察煙缸，煙頭超過 個要及時更換。7. 每30分鐘巡視過道區(qū)域衛(wèi)生，維持走道地毯,走道 植物的衛(wèi)生8. 利用客人中場休息的間隙為客人把煙缸、茶水換好， 以減少打擾客人的次數(shù)。9. 會議室上半場會議結(jié)束后，服務(wù)員應(yīng)詢問客人下半 場會使用時間與其它事項(xiàng)， 根據(jù)客人要求，及時布置會議室。10. 會議結(jié)束后，打掃會議室的衛(wèi)生，清點(diǎn)會議室桌椅的數(shù)量，將茶具清理干凈，關(guān)閉會議室所有電源， 空調(diào)開關(guān)、 開水器電源開關(guān)、關(guān)水，將門鎖關(guān)閉后，檢查落實(shí)后方可離 開會議室。（7）注意事項(xiàng)1.

31、參會人員要注重儀容儀表。2. 參會人員要適時熱烈鼓掌。3. 辦公室工作人員要隨時觀察領(lǐng)導(dǎo)需要，及時解決問 題，及時處理突發(fā)事件。五、接待工作（一）基本程序1. 收到上級領(lǐng)導(dǎo)、外地客人來訪傳真通知（函）；2. 接待程序；迎接住宿參觀（考察或視察）現(xiàn)場工作匯報 會（座談會）送行3. 送行。（二）具體細(xì)節(jié)1. 收到傳真通知（函）。準(zhǔn)確把握來房領(lǐng)導(dǎo)（客人）姓名、 職務(wù)、性別，一行總?cè)藬?shù)、所帶到輛、主要任務(wù)、停留時間。2.接待程序關(guān)于迎接a 輛乘座安排（領(lǐng)導(dǎo)、工作人員、 間、出發(fā)時間、到迎接點(diǎn)時間、迎接領(lǐng)導(dǎo)（對口迎接）;b、車 記者）；c、迎接時間（集中時 ）;d迎接地點(diǎn)。關(guān)于食宿a、座位卡（重點(diǎn)講順序

32、）擺設(shè)；菜選定接待賓館；b、根據(jù)來房領(lǐng)導(dǎo)（客人）結(jié)構(gòu)統(tǒng)籌安排住宿 房間；（注意把握房間內(nèi)擺設(shè)：鮮花、歡迎卡、水果、煙）c、 安排生活 包廂確定（或宴會廳、農(nóng)家樂）；包廂布置（或宴會 廳、農(nóng)家樂）；主賓席席卡、 譜確定；服務(wù)人員選配。關(guān)于參觀（考察或視察）現(xiàn)場活動a、現(xiàn)場點(diǎn)選擇；b、 參觀（考察或視察）具體線路；c、簡介（綜合和具體點(diǎn)）；d、 車輛調(diào)配（前站車、開道車、主車隊(duì) ）;e、領(lǐng)導(dǎo)（客人）、陪 同人員乘車安排；f、引導(dǎo)人、服務(wù)人（在車上）、現(xiàn)場介紹 人安排。 （結(jié)合教育和科技局的接待方案進(jìn)行講解）（三）工作流程1.成立接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)后勤接待、材料、現(xiàn)場、 個小組。2. 召開會議對

33、相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行安排部署。具體做好四個準(zhǔn)備：賓館食宿房間預(yù)留準(zhǔn)備，拿出具體方案；匯報（情況介紹）材料準(zhǔn)備；參觀（考察、視察）現(xiàn)場準(zhǔn)備；（包括道路暢通、 城區(qū)管理、亮化工程、參觀點(diǎn)環(huán)境衛(wèi)生、氛圍營造等）。參觀線路確定，拿出具體方案。3. 編制接待方案。接待方案基本格式：來調(diào)研（考察或視察）接待方案 一行于時間來房調(diào)研（考察或視察），為了 確保圓滿成功，特制定此方案?；顒影才牛▋?nèi)容包括迎接、到房后各項(xiàng)活動、送行等具體時間節(jié)點(diǎn)、陪同人員、乘座車輛，以時間先后順序安排 ）。具體接待 組織領(lǐng)導(dǎo)、分組安 排、具體職責(zé)、具體標(biāo)準(zhǔn)、完成時限。其它事宜。（菜譜及標(biāo)準(zhǔn)等。 接待方案編制依據(jù)。統(tǒng)籌通知到后勤、現(xiàn)場、會

34、務(wù)、材料各環(huán)節(jié)。六、辦公室的工作方法和要求在辦公室工作中，工作方法很重要，辦公室的同志應(yīng)有科學(xué)的思維方式并付諸落實(shí)。（一）科學(xué)的思維方式正確的思想來自于實(shí)踐。辦公室的同志要學(xué)會運(yùn)用調(diào)查研究的方法，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則才能掌握科學(xué)的思維方 式。這主要包括以下幾個方面的內(nèi)容。從本單位、本部門的實(shí)際出發(fā)，創(chuàng)造性地執(zhí)行中央 方針、政策和上級的有關(guān)指示精神，從而達(dá)到主觀 理論與實(shí)踐的辯證統(tǒng)一。系統(tǒng)思維的方法。 辦公室的同志要有系統(tǒng)觀念，研 處理工作時要把研究和工作的對象作為有機(jī)整體對究問題、(1) 從實(shí)際出發(fā)思考問題。這是馬克思主義最基本的觀 點(diǎn)，也是辦公室的同志科學(xué)思維的基礎(chǔ)。無論是參與政務(wù)， 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)

35、決策，還是辦理具體事務(wù)，辦公室的同志都應(yīng)當(dāng)立 足現(xiàn)實(shí)， 的路線、 與客觀、待，從整體出發(fā)，從全局入手，把一項(xiàng)工作的各個部分、各 個方面和各種因素有機(jī)地聯(lián)系起來，加以綜合，全面、系統(tǒng) 地考慮。否則我們的工作難免會顧此失彼、掛一漏萬。(3)用發(fā)展的觀點(diǎn)看待一切。任何事物都是處在一個發(fā) 生、發(fā)展和消亡的過程中，不變的事物是沒有的、辦公室的 同志研究問題，不能固定一點(diǎn)，用永恒不變的模式去面對變 化的現(xiàn)實(shí)。要用發(fā)展觀點(diǎn)看待一切，掌握相應(yīng)的發(fā)展變化趨 勢，因勢利導(dǎo)，才能使自己的工作處于主動，立于不敗。(二) 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)辦公室在工作中，應(yīng)注重實(shí)事求是、嚴(yán)于律己和民主的 工作作風(fēng)：(1) 實(shí)事求是的作風(fēng)。

36、 無論是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策，還是辦理 具體事務(wù)，都要面向客觀現(xiàn)實(shí)，一切從實(shí)際出發(fā)，按客觀規(guī) 律辦事。這就要求辦公室的同志要少說空話、多辦實(shí)事、不 圖虛名、不做表面文章，說老實(shí)話，辦老實(shí)事，做老實(shí)人， 不弄虛作假、不文過飾非，不欺上瞞下，不投機(jī)取巧，定計(jì) 劃、抓工作務(wù)求實(shí)在。同時應(yīng)當(dāng)不唯書，不唯上，只唯實(shí)， 正確對待上級指示，作為辦公室的同志對領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同 志的指示和決定，無疑應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行，這是組織紀(jì)律性的表現(xiàn)， 但是，在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示和決定時，一定要結(jié)合實(shí)際情況， 創(chuàng)造性地加以執(zhí)行。強(qiáng)調(diào)實(shí)真求是，不是聽天由命，在客觀 情況面前無所作為；而是要勇于開拓、善于進(jìn)取，把求實(shí)扌 神和革命膽略有機(jī)結(jié)合起來。 只有這樣，才能在自身工作中， 解放思想，真正堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。(2) 嚴(yán)于律己的作風(fēng)。 辦公室的同志在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，更應(yīng)當(dāng)身體力行，做嚴(yán)于律己的楷模，不得謀求任何私利和 耍特權(quán)；要自覺遵守和維護(hù)黨和國家的各項(xiàng)制度，識大體， 顧大局，克己奉公，不做有損于全局的事；要堅(jiān)持黨性，反對派性，自覺地抵制各種腐朽思想的侵襲；要加強(qiáng)對子女和親屬的思想政治教育，為群眾做出表率。在政務(wù)和事務(wù)處理 過程中，分清公私，先公后私，公事公辦，私事私辦，對所 謂“公私兼顧”要力求避免，否則難免被人視為“營私”。(3) 發(fā)揚(yáng)民主的作風(fēng)。 一是要廣泛聽取意見，遇事同大家商量。辦公室同志在工作中，特別是協(xié)助