檔案資料管理

1、檔案資料管理節(jié) 檔 案 管 理運(yùn)作、 資料的收集我們將設(shè)立檔案室由專門人員負(fù)責(zé)管理。資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)可靠的原則，并根據(jù)管理的實(shí)際需求，擴(kuò)大資料信息的來源渠道。一）與項(xiàng)目發(fā)展商及設(shè)計(jì)單位、施工單位積極合作，力爭全面準(zhǔn)確地收集有關(guān)君臨國際城建筑結(jié)構(gòu)、機(jī)電設(shè)備和輔助設(shè)施等原始資料。日常管理中收集和建立業(yè)戶檔案、本體維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄以及 ISO 9000 質(zhì)量管理運(yùn)行記錄、 創(chuàng)優(yōu)達(dá)標(biāo)記錄。并將檔案的收集、歸檔、編目制度化。三）通過南京市政府主管部門或國際互聯(lián)網(wǎng)等渠道獲取相關(guān)信息。、 資料的整理和分類 收集到的所有資料、質(zhì)量記錄統(tǒng)一由資料員統(tǒng)一整理，剔除無效部分，然后 根

2、據(jù)來源、內(nèi)容、表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰，分類合理，易于檢 索。、 資料的歸檔管理一）歸檔就是將分類整理好的信息資料進(jìn)行分類保存，檔案分三級：永久保存的檔案為一級檔案，長期保存的為二級檔案，保存期三年以下的為三級檔案。在君臨國際城檔案管理中我們將原始資料歸檔，并要求做到電子文檔備份。級檔案、加密檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱，一級 / 加密檔案的電子文檔應(yīng)設(shè) 置使用權(quán)限，確保一級 / 加密檔案的安全。三）檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案目錄，并按內(nèi)容、部門、 年存。度、保存期限及級別分類進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保四）為保證檔案的完整和安全，檔案室應(yīng)隨時保持燥、通風(fēng)、

3、清潔，并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。同時配備合適的文件柜、文件盒以及除濕機(jī)、消防器材等，確保儲存地點(diǎn)符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。五）檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室禁止無關(guān)人員任意進(jìn)出。四、 文檔建立、使用、借閱流程圖一）文檔使用、借閱權(quán)限1、管理中心文檔僅限內(nèi)部員工、認(rèn)證機(jī)構(gòu)和相關(guān)方使用、借閱。2、級文檔限領(lǐng)班以上員工借閱、認(rèn)證機(jī)構(gòu)和相關(guān)方借閱文檔必須經(jīng)理批準(zhǔn)。3、財(cái)務(wù)檔案除定期向業(yè)主公布外，僅限財(cái)務(wù)工作人員、外部審核人員、領(lǐng)導(dǎo)層使用、借閱。（二）建立文檔流程圖文件（傳貞、電十竽形式）丈員收文件嶄整理匯總.編勺加理!發(fā)文閱批1丫L發(fā)和關(guān)執(zhí)行人并簽字發(fā)郴關(guān)執(zhí)行人編1 I縊n原件

4、歸檔內(nèi)沛文件資料外來文件資林-五、檔案的銷毀根據(jù)文件的保存期限和性質(zhì)，定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀，防止檔案立已銷毀文檔堆積和混淆。對于已過存檔期的檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可銷毀，同時建 清單備查。紙質(zhì)檔案第節(jié)檔案資料的分類一、產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料名稱資料內(nèi)容保管期限備注筑 產(chǎn) 權(quán) 資 料工 程 技 術(shù) 資 料規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文建筑許可證、投資許可證、開工許可證、 銷售許可證拆遷安置資料紅線圖、總平面圖地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會審 報(bào)告工程合同、工程預(yù)決算工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算單 竣工圖：單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣 圖消防、燃?xì)狻⒅悄芑裙こ碳暗?網(wǎng)竣工圖本體、消防、燃?xì)?/p>

5、竣工驗(yàn)收證明書 鋼材水泥等主要材料的質(zhì)量保證書 新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書 供水、供電、電梯消防、智能化等工程 地下網(wǎng)管竣工圖及其技術(shù)資料 沙漿、混凝土試塊、試壓報(bào)告 綠化工程竣工圖永久永久永久永久永久永久永久永久永久 永久 永久 永久永久永久業(yè)戶檔案名稱資料內(nèi)容保管期限備注業(yè)戶資料業(yè)戶自然狀況表永久身份證、法人證永久合同書永久裝修申請表（附冬紙）永久入伙裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書永久資料臨時施工人貝登記表永久資產(chǎn)登記表永久安全責(zé)任書永久*-、管理檔案資料名稱資料內(nèi)容保管期限備注維修申請記錄、回訪記錄二年維修維修派工單二年資料公共設(shè)施巡檢記錄八年日常巡查記錄、交接班記錄、值班二年治安記錄、巡邏路線

6、父通二常扌日檢記錄、查岡記錄、閉路電二年管理視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶資料突發(fā)事件處理記錄二年車輛管理記錄五年設(shè)備公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃五年設(shè)施公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄五年管理機(jī)E電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄五年資料設(shè)備分承包方檔案五年（包公用設(shè)備設(shè)施臺帳及更新記錄八年括消防）綠化清潔班檢記錄、清潔周檢記錄二年清潔綠化工作記錄、綠化周檢記錄二年資料消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄二年員工個人資料、聘用記錄長期員工員工業(yè)績考核及獎罰記錄長期員工離職后管理員工培訓(xùn)計(jì)劃培訓(xùn)檔案、考核記錄長期保管二年資料員工晉升、薪金變動及內(nèi)務(wù)管理記長期錄值班及檢查記錄三年有關(guān)財(cái)務(wù)記錄（由財(cái)務(wù)人員專職保十年管）行政政府主管部門文件文件有效期文件物業(yè)公司文件文件有效期資料與項(xiàng)目發(fā)展商往來文件三年內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件有效期文件四、IS09000質(zhì)量管理檔案及創(chuàng)優(yōu)檔案名稱