合同檔案管理辦法

1、合同檔案管理辦法為進一步規(guī)范合同文檔管理工作， 提高合同管理水平， 逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本辦法。本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、 合同文本（不包含勞動合同）。合同檔案管理原則1. 合同檔案實行 行政部復印件、財務部原件 的管理辦法，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2. 財務部應指定專人負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有協(xié)議、合同文檔，并負責監(jiān)督指導各部門的合同管理工作。合同文檔的管理辦法1.合同文檔以公司名稱結合簽署日期年月份進行財務部分類編號。2.銷售及工程合同編號規(guī)則 ：公司名稱首字母 +銷售合同首字首字母（X） +合同簽署

2、年月+ “- ” +銷售合同合同編號。示例：3.4.RX201703-001采購合同編號規(guī)則： 公司名稱首字母 +采購合同首字首字母（ C）+合同簽署年月+ “- ” +采購合同合同編號。 示例：RC201703-001財務部要以原始記錄為依據(jù)， 編制合同情況執(zhí)行表， 同時建立電子檔的合同情況執(zhí)行表，加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。5. 公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出邀約， 作出承諾，簽訂合同或具有履約性質的書面文件。6. 銷售部、工程技術部和行政部應分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報告責任制。7. 已簽署的合同應明確支付方式及付款時間，根據(jù)財務部的收款

3、情況， 銷售部、工程技術部與客戶聯(lián)系進行收款。8. 財務部、行政部對已保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、 損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；對超過兩年以上（包含本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由財務部甄別并予以歸案。9. 各部門員工可在行政部查閱合同文檔， 確因工作需要須借出查閱，須進行登記，方可在行政部辦理相關借閱手續(xù)，以復印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。10. 合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。11. 借閱人不得涂改、 偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。12. 合同文檔的密級為機密， 任何人不得擅自將合同對外公開， 違者視情節(jié)予以處罰。合同文檔的移交1.各部門在正式簽署合同后，須在一周內將合同正本原件移交財務部存檔。2.移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。倘若 合同發(fā)生變更，則合同編號不予改變。3.合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當面清點。 以雙方簽字認可后方可完成交接手續(xù)。4.合同檔案移交清單移交日期移交人合同編號合同資料附件資料頁數(shù)接收人備注5. 合同管理臺帳表（見附件）。6. 本制度自 2017年03月 08日起開始執(zhí)行。北京瑞諾威能源科技有限公司附件1XXX公司合同管理臺帳序號登記日期合同編號合同簽訂日期合同類型標的/項目對方單位對方簽約人對方簽約