文書撰寫工作規(guī)范

1、7文書撰寫工作規(guī)范為進(jìn)一步規(guī)范中心文書撰寫工作質(zhì)量，有效提高工作效率，現(xiàn)擬定中心工 作人員常用的工作計(jì)劃、 工作總結(jié)、 調(diào)查報(bào)告、業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書及檢驗(yàn)報(bào)告等文 書撰寫規(guī)范， 請(qǐng)全體人員遵照使用， 并納入年度科室工作質(zhì)量考核和個(gè)人技術(shù)晉 升聘用考核內(nèi)容。一、各類常用文書內(nèi)容規(guī)范要求（一）工作計(jì)劃 計(jì)劃是行動(dòng)的先導(dǎo)。工作計(jì)劃則是工作之前用文字形式擬定的工作內(nèi)容和 步驟。工作計(jì)劃一經(jīng)討論通過， 一般作為通知的附件下發(fā) （或科室作為材料上報(bào) 中心），對(duì)本部門或本科室的工作具有權(quán)威性和約束力。1. 計(jì)劃種類 常見有規(guī)劃、設(shè)想、計(jì)劃和安排打算等等。 規(guī)劃屬于輪廓式的，時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，一般設(shè)定在三五年以上；

2、設(shè)想屬于 粗線條的，非正式的計(jì)劃；計(jì)劃則比較深入和細(xì)致；同計(jì)劃相比，安排、打算的 時(shí)限更短，內(nèi)容更為集中和具體。2. 撰寫規(guī)范 計(jì)劃內(nèi)容的表述形式主要有條文式和表格式兩種。 常見條文式計(jì)劃的寫法規(guī)范為：（1）標(biāo)題：通常包含單位（科室）名稱、時(shí)限、內(nèi)容、文種名稱等四項(xiàng)。這 四項(xiàng)的順序不能顛倒，時(shí)限應(yīng)寫全稱，內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明，使之一目了然。如“合肥市 疾病預(yù)防控制中心二00六年工作計(jì)劃”、“免疫規(guī)劃科二00六年工作計(jì)劃”。標(biāo)題 字?jǐn)?shù)過多的，標(biāo)題中可考慮不寫單位（科室）名稱，但就必須在落款時(shí)書寫單位 （科室）名稱。（2）正文：內(nèi)容繁簡(jiǎn)不同，但必須包括“做什么、怎樣做、什么時(shí)候做完”等 三個(gè)要素。正文開頭一

3、般應(yīng)提出總的任務(wù)和要求，說明“做什么”（有的還要說明為什么 要這樣做和能不能這樣做，以加強(qiáng)執(zhí)行計(jì)劃的信心和決心） ，任務(wù)和要求必須具 體，能量化的必須量化。 。方法、提出總體任務(wù)和要求之后，就要分塊或分條列項(xiàng)，把總體任務(wù)分解到有關(guān) 部門（小組）或人員，并且根據(jù)實(shí)際需要或詳或略地交代完成任務(wù)的步驟、 政策精神，提出時(shí)間要求。 這就是誰去做、 怎樣做、什么時(shí)候做完。（3）結(jié)尾：結(jié)尾有時(shí)要有幾句概括認(rèn)識(shí)、表示決心的話，有時(shí)意盡則止。計(jì)劃末尾要有落款，寫明制訂計(jì)劃的單位和時(shí)間（標(biāo)題列入單位名稱的可 直接落款時(shí)間）。3.撰寫中應(yīng)注意的問題常見有些計(jì)劃雖然提出了任務(wù)，但沒有將任務(wù)分解到具體的部門（小組）

4、有時(shí)只講“群策群力、”“廣泛發(fā)動(dòng)干部群眾”之類的套話；或者提出了任務(wù)，而沒有 交代方法、步驟與時(shí)間要求，這樣的計(jì)劃往往容易落空。不解決“誰去做” 、“怎樣 做”、“什么時(shí)候做完，”計(jì)劃就會(huì)流于形式。(二) 工作總結(jié) 把工作總結(jié)僅僅理解為“回答”前期擬定的計(jì)劃是否完成或完成得怎么樣， 這 是不全面的。因?yàn)楣ぷ骺偨Y(jié)以及其他內(nèi)容的總結(jié)是不同于“情況反映” 、“情況匯報(bào)” 的，它固然要回答計(jì)劃是否完成或完成得怎么樣， 但更重要的是要通過對(duì)工作過 程的矛盾分析，說明是怎么樣完成的或?yàn)槭裁赐瓿刹涣耍?其間有什么經(jīng)驗(yàn)、 體會(huì)、 問題、缺點(diǎn)，今后打算怎么辦等等。簡(jiǎn)言之，只有把感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)， 才能使“

5、正確的獲得推廣，錯(cuò)誤的不致重犯”。因而說，所謂工作總結(jié)，實(shí)質(zhì)上是對(duì)以往工作實(shí)踐的理性概括。總結(jié)通常 反映人們對(duì)工作的理性認(rèn)識(shí)， 對(duì)決策具有一定的參考價(jià)值， 較計(jì)劃相比， 文字上 可以寫得比較生動(dòng)活潑一些。1. 總結(jié)種類常見有綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)和個(gè)人總結(jié)三類。2. 結(jié)構(gòu)形式與撰寫要點(diǎn) 總結(jié)的種類不同，其撰寫的結(jié)構(gòu)形式不盡相同。(1) 綜合性總結(jié)：?jiǎn)挝缓涂剖业哪甓裙ぷ骺偨Y(jié)屬于這一類。 撰寫的結(jié)構(gòu)形式一般有分條式、分塊式和三段式三類。 分條式撰寫方式為每條有情況、有分析、有結(jié)論。分塊式撰寫方式為分門別類，自成章節(jié)。如“經(jīng)濟(jì)工作” 、“思想工作、”“班子建 設(shè)”、“今后設(shè)想”等等。三段式的結(jié)構(gòu)形式

6、使用頻率較高。三段分為：工作情況(歸納工作進(jìn)展、 成績(jī)和失誤，不拘泥于時(shí)間順序，而著眼于主次、輕重，表現(xiàn)為橫式結(jié)構(gòu)) ，經(jīng) 驗(yàn)體會(huì)(提煉出的理性認(rèn)識(shí)， 不是對(duì)工作情況中每一項(xiàng)內(nèi)容的簡(jiǎn)單評(píng)說， 而是對(duì) 全面工作進(jìn)行綜合分析后概括出來的。其中講到的發(fā)生發(fā)展過程，按時(shí)間順序。 屬于“橫里藏縱，”但從總體上看，各條經(jīng)驗(yàn)之間還是“橫向聯(lián)系”。)，今后打算。(2) 專題性總結(jié)： 特點(diǎn)就是“專，”內(nèi)容專項(xiàng)，經(jīng)驗(yàn)專門。 向上級(jí)匯報(bào)如何開展某項(xiàng)工作的總結(jié)，其結(jié)構(gòu)形式一般為“概括收獲 體會(huì)”。匯報(bào)工作進(jìn)展的總結(jié)撰寫時(shí)通常按時(shí)間順序， 以縱式結(jié)構(gòu)為主。用于先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)或失誤教訓(xùn)的工作總結(jié)，其撰寫的結(jié)構(gòu)形式多為“成績(jī)或問

7、題 經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)不足之處或整改措施” 。開頭可以采用“倒懸法”，用極簡(jiǎn)要文 字說明成績(jī)問題， 隨即引出幾條經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)， 以橫式結(jié)構(gòu)為主。(3) 個(gè)人工作總結(jié)：應(yīng)要求選擇感受最深的一兩點(diǎn)來寫，交流工作過程、做法和措施等，只取 與感受有關(guān)的部分，其余略去，做到不記“流水帳”。3. 撰寫中注意的問題 無論是哪一種結(jié)構(gòu)形式，都少不了介紹情況，歸納經(jīng)驗(yàn)。工作總結(jié)撰寫中 表述情況和經(jīng)驗(yàn)應(yīng)注意一下幾個(gè)問題：(1) 表述情況要清，切忌“記流水帳”。 由于往往專題總結(jié)時(shí)間跨度較短，如“艾滋病宣傳周總結(jié)”等極易寫成流水 帳，對(duì)此類專題總結(jié)可以寫成歸納式， 要高度概括， 不要總覺得歸納會(huì)抹煞工作 成績(jī)。將宣傳周內(nèi)的所

8、有宣傳形式、印制的宣傳品種類、數(shù)量、受教育的人數(shù)作 分別統(tǒng)計(jì)， 對(duì)宣傳周期間創(chuàng)新的形式， 效果好的做法作詳細(xì)闡述， 而不能把每一 項(xiàng)內(nèi)容都大篇幅贅述。描述情況至少要注意三點(diǎn)： 點(diǎn)面結(jié)合， 突出重點(diǎn)；(既然要避免以點(diǎn)代面， 又要防止面面俱到) 交代一下環(huán)境和背景， 使人明白你的工作是在什么情況下 開展的；詳略得體，容易明白的少寫，有助于說明經(jīng)驗(yàn)的多寫。(2) 闡明經(jīng)驗(yàn)要新，切忌“官話和套話”。 總結(jié)檢驗(yàn)不是指蓄意“標(biāo)新立異”，故弄花樣，而是要求總結(jié)出一些新鮮、管止 步。用的經(jīng)驗(yàn)，使本部門、本單位能夠超越自我，前進(jìn)(3) 常規(guī)工作有數(shù)字且對(duì)比，切忌“空洞無數(shù)據(jù)”。總結(jié)切記就事論事，總結(jié)的目的是發(fā)現(xiàn)

9、問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，所以總結(jié)的數(shù)據(jù)要有縱向比較， 使閱讀者了解當(dāng)前此項(xiàng)工作所處的水平， 工作是呈上升勢(shì) 頭還是下降趨勢(shì)。(4) 語言內(nèi)容宜樸實(shí)無浮華，切忌“溢美和護(hù)短”?？偨Y(jié)內(nèi)容的語言力求準(zhǔn)確、 樸實(shí)，避免浮華。 在指導(dǎo)思想上要注意“不溢美、 不護(hù)短”，特別是總結(jié)中查擺問題應(yīng)客觀公正，避免“成績(jī)都是自己努力獲得的， 存在問題都是其他協(xié)作部門， 甚至外單位、 外環(huán)境造成的”。這樣不利于對(duì)問題的 下一步糾正，甚至陷入整改問題的“死胡同”，同樣失去總結(jié)應(yīng)具有的“正確的獲得 推廣，錯(cuò)誤的不致重犯”的重要意義。(三) 調(diào)查報(bào)告 調(diào)查報(bào)告是介乎工作總結(jié)和新聞通訊之間的一種邊緣性文體。也是中心專 業(yè)技術(shù)人

10、員必備的技能。 它以記敘為主， 兼用說明、議論、描寫等多種表達(dá)方式。 因此，它的表達(dá)方式靈活多樣，可以寫得比較生動(dòng)活潑一些，甚至五光十色。1. 調(diào)查報(bào)告種類 調(diào)查報(bào)告一般分為綜合性和專題性兩種。 綜合性調(diào)查報(bào)告的容量大，涉及面廣，通常是分工合作去完成；專題性報(bào) 告一般是對(duì)某項(xiàng)工作(事件) ，某個(gè)問題或某人某事的調(diào)查，內(nèi)容比較單純，可 以單獨(dú)執(zhí)筆或一兩個(gè)人合作寫成。2. 調(diào)查報(bào)告的選題 無論哪種類型，調(diào)查報(bào)告的選題非常重要，題目選得比較恰當(dāng)，調(diào)查與寫 作就較為順利。選題應(yīng)考慮：(1) 考慮本系統(tǒng)、本單位、本部門比較突出的難題，目的是通過調(diào)查研究，尋找解決的辦法與出路。(2) 選擇本系統(tǒng)、本單位解

11、決得較好的問題，旨在總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)面上的 工作。(3) 圍繞領(lǐng)導(dǎo)班子在某段時(shí)間內(nèi)試圖解決的問題，以便為決策提供充分、有 力的依據(jù)，使調(diào)查報(bào)告“言當(dāng)其時(shí)，切中時(shí)需”。(4) 針對(duì)干部、群眾在某個(gè)時(shí)期內(nèi)的情緒、愿望與心態(tài)選題，以幫助各級(jí)領(lǐng) 導(dǎo)機(jī)關(guān)及時(shí)調(diào)整政策， 做好工作，密切黨和人民群眾的聯(lián)系。我中心業(yè)務(wù)技術(shù)人員多用于調(diào)查“公共衛(wèi)生突發(fā)事件”采寫的調(diào)查報(bào)告， 就屬 于針對(duì)短期內(nèi)急待解決的問題。調(diào)查報(bào)告撰寫的質(zhì)量直接關(guān)系到“反映對(duì)該突發(fā) 事件的理性認(rèn)識(shí)，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的參考價(jià)值” ，重要意義無須贅述。3. 撰寫規(guī)范調(diào)查報(bào)告的文體可以比較活潑，但不代表沒有約束。撰寫應(yīng)注意以下幾個(gè) 問題：(1

12、) 情況要清楚，觀點(diǎn)要鮮明：調(diào)查情況與研究成果這兩個(gè)概念是密切聯(lián)系在一起的，就是說，既然作了 調(diào)查，就要把情況說清楚， 調(diào)查了什么？情況怎么樣？你的基本看法如何？有什 么理由和根據(jù)？觀點(diǎn)要鮮明，便于領(lǐng)導(dǎo)審閱和決策。切忌調(diào)查報(bào)告沒有自己的觀點(diǎn)，僅將調(diào)查事件情況簡(jiǎn)單羅列、數(shù)據(jù)胡亂堆 砌，無調(diào)查結(jié)論、 無基本看法， 或者結(jié)論無根據(jù)， 成為有調(diào)查無結(jié)果。(2) 開頭應(yīng)“藝術(shù)，”文體可活潑：主要表現(xiàn)手法有：設(shè)置懸念法：調(diào)查報(bào)告因其文體的特殊性，完全可以采用一上來就非常吸引人們“眼球” 的方式。但是至于用什么方式開頭比較好，很難“一言以蔽之” 。簡(jiǎn)單說調(diào)查報(bào)告 的開頭可以五光十色、 多種多樣。好的開頭應(yīng)做

13、到“因文制宜”，“各得其所?！崩萌藗兊暮闷嫘?、求知欲，用設(shè)問句開頭，以吸引讀者。揭示主體法：把基本觀點(diǎn)或調(diào)查的結(jié)論在開頭表述出來。 強(qiáng)調(diào)危機(jī)法 交代背景法突出成績(jī)法即開頭揭示事態(tài)嚴(yán)重性的方法。指交代調(diào)查的目的、對(duì)象、經(jīng)過等。開頭概述調(diào)查對(duì)象的顯著成績(jī)以引人入勝的方法。(3) 結(jié)構(gòu)可隨事，邏輯應(yīng)嚴(yán)密： 撰寫調(diào)查報(bào)告，其主體結(jié)構(gòu)重在隨事立體，合理安排，使之具有嚴(yán)密的邏 輯性。常見類型有： 按時(shí)間順序?qū)?。特別是對(duì)某件事態(tài)發(fā)展始末的調(diào)查，常以時(shí)間為線索。這樣寫易于揭示因果關(guān)系，給人留下完整的印象。 按經(jīng)驗(yàn)或問題寫。圍繞基本經(jīng)驗(yàn)，概括幾條具體經(jīng)驗(yàn)、具體做法，有的 冠以小標(biāo)題。這種寫法眉目清楚，脈絡(luò)發(fā)明

14、。 縱橫交織寫。例如先按事物發(fā)生、發(fā)展的順序?qū)?，然后從中歸納出幾條 經(jīng)驗(yàn)、做法或有待進(jìn)一步處理好的矛盾關(guān)系。 縱中有橫，具體充實(shí)。以突發(fā)公共衛(wèi)生事件調(diào)查報(bào)告為例，此類文種最常見。撰寫的要求為： 總體概括 發(fā)現(xiàn)事件的時(shí)間、誰報(bào)告的、調(diào)查的時(shí)間、病例統(tǒng)計(jì)截止時(shí) 間、有無死亡。 詳細(xì)敘述流行病學(xué)調(diào)查結(jié)果 病例出現(xiàn)的時(shí)間(傳染病首發(fā)病例) ，病例 的三間分布和主要臨床表現(xiàn)， 環(huán)境衛(wèi)生狀況， 事件發(fā)生地與事件分析有意義的其 他情況，如果系一起呼吸道爆發(fā)疫情，食品衛(wèi)生、飲水衛(wèi)生狀況不必羅列其中。 總之，所有調(diào)查緊緊圍繞著弄清事件性質(zhì)而展開， 報(bào)告也應(yīng)圍繞著事件性質(zhì)而分 析。檢驗(yàn)結(jié)果報(bào)告等。 事件性質(zhì)判斷

15、事件性質(zhì)很清楚時(shí)直接報(bào)告事件性質(zhì)，如檢驗(yàn)結(jié)果尚未 出來或一時(shí)難以明確，可以加上“疑似”二字。 已采取的措施和下一步工作打算將已采取的措施和下一步的處理打算交代清楚即可。(四) 業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書是中心業(yè)務(wù)技術(shù)人員深入現(xiàn)場(chǎng)檢查、 指導(dǎo)使用的專用文書， 該文書一式兩份， 撰寫后即現(xiàn)場(chǎng)交被指導(dǎo)單位一份， 具有直接的業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)意 義。1. 指導(dǎo)書制作原則(1) 代表中心實(shí)施疾病預(yù)防控制工作督導(dǎo)，不代表個(gè)人意見和行為。(2)針對(duì)特定的被指導(dǎo)單位和事，在實(shí)施具體疾控指導(dǎo)行為時(shí)制作。(3) 指導(dǎo)意見的提出有法律法規(guī)及疾控工作規(guī)范要求作為依據(jù)。(4) 指導(dǎo)書主題明確，指導(dǎo)意見具體并具有可操作性。2

16、. 撰寫規(guī)范要求(1) 填寫完整性： 按照業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書的規(guī)定格式逐項(xiàng)逐欄填寫，不空項(xiàng)不漏項(xiàng)，保持指導(dǎo)書的完整性。 同時(shí)， 完整性的要求還應(yīng)包含其項(xiàng)目和欄目填寫的準(zhǔn)確與正確 如被指導(dǎo)單位名稱應(yīng)該使用全稱) 。(2) 用語規(guī)范性： 業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書是一種實(shí)效性文書，從文體上講屬于一種應(yīng)用文。除了要采用正確的遣詞造句、正確的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、保持文字精煉、做到言簡(jiǎn)意駭、切忌羅 嗦重復(fù)外，特別要強(qiáng)調(diào)運(yùn)用法律法規(guī)政策，并使用疾病預(yù)防控制專業(yè)技術(shù)用語。不能使用方言、俗語、土語、縮寫詞和非規(guī)范化簡(jiǎn)化字，在文字描述上不 要使用模棱兩可性詞語，不使用不確切語言，在描述數(shù)量時(shí)不要含糊不清等。(3) 文字嚴(yán)謹(jǐn)性 : 嚴(yán)格由

17、事及理、由理而斷的邏輯關(guān)系，充分運(yùn)用、引用法律法規(guī)政策依據(jù) 和衛(wèi)生技術(shù)規(guī)范要求， 對(duì)描述的屬于違反上述要求的事實(shí)要明確詳細(xì)， 不能使用 “不符合要求“”存在問題”等語句，詳細(xì)提出改進(jìn)意見。(4) 制作合法性 : 嚴(yán)格按照疾病預(yù)防控制工作的要求和管理范圍進(jìn)行業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書的制 作，按照職責(zé)范圍進(jìn)行業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)。 同時(shí)，注意不超越職權(quán)范圍提出其他意見。(5) 出具時(shí)效性 : 第一是制作和發(fā)出時(shí)間的時(shí)效，應(yīng)在發(fā)現(xiàn)問題的第一時(shí)間予以提出指導(dǎo)意 見和要求； 第二是復(fù)查時(shí)間的限定， 對(duì)查出的問題提出整改期限， 并明確復(fù)查的 時(shí)間，強(qiáng)調(diào)對(duì)問題的整改時(shí)間要求， 以增強(qiáng)被指導(dǎo)單位迅速整改的迫切性。 要充 分體現(xiàn)

18、業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書的高效性及一定時(shí)間內(nèi)的有效性， 并注意文書制作后被檢 查單位陪同人員的簽收。(五) 檢驗(yàn)報(bào)告1.撰寫規(guī)范要求 檢驗(yàn)報(bào)告按照合肥市疾控中心國(guó)家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可制定的程序文件中“檢測(cè) 報(bào)告管理程序”要求進(jìn)行編制，在此不再贅述。2.考核評(píng)定 中心質(zhì)量管理科按照 作業(yè)文件 中“檢測(cè)報(bào)告質(zhì)量檢查考核辦法”的內(nèi)容定 期進(jìn)行抽查考核，年度考核依據(jù)質(zhì)量管理科全年考核成績(jī)予以評(píng)估。二、文書格式及相關(guān)通用要求(一)文書打印件排版要求此處要求主要針對(duì)工作計(jì)劃、 工作總結(jié)和調(diào)查報(bào)告的打印件排版。業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書及檢驗(yàn)報(bào)告有另行統(tǒng)一文本， 按文本要求執(zhí)行。1.頁面設(shè)置 為方便操作，也考慮到頁面的美觀，可直接選擇“

19、 Microsoft Word ”默認(rèn)值， 即頁邊距上下采用“2.54 ”厘米，左右采用“3.17 ”厘米即可。注意超過 2 頁的內(nèi)容 應(yīng)設(shè)置頁腳標(biāo)注頁碼。除了標(biāo)題居中外，正文各行開頭均應(yīng)空兩個(gè)漢字距離，并采用“兩端對(duì)齊” 設(shè)置(包括小標(biāo)題)。2.字體選擇 為統(tǒng)一規(guī)范，字體選擇為： 標(biāo)題一律采用“宋體，”正文采用“仿宋體?！?. 字號(hào)及行距選擇為統(tǒng)一規(guī)范，同時(shí)考慮美觀，字號(hào)選擇為：標(biāo)題為“二號(hào)、”正文用“四號(hào)”或“小四（號(hào)根”據(jù)內(nèi)容多寡決定） 。行距固定值一般選用1923磅（四號(hào)字）或1822磅（小四號(hào)字）。行 距在此區(qū)間的多少磅的選擇應(yīng)根據(jù)正文頁面控制， 盡量不要將最后一頁僅留不到 半頁的字?jǐn)?shù)。（二）文書內(nèi)容中數(shù)字用法要求1. 成文日期要用漢字書寫，如“二00六年十二月二十日”而不能寫成2006 年 12 月 20 日，更不能縮略成 2006.12.20 。2. 以下涉及數(shù)字用漢字書寫： （1）由數(shù)字作為詞素構(gòu)成定型的詞、詞組、慣用語、縮略詞或具有修辭色彩的語