供方責(zé)任索賠管理辦法

1、捷克國際集團(tuán) 事業(yè)部企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)供方責(zé)任索賠管理辦法編制/修訂原因說明:由于事業(yè)部組織架構(gòu)調(diào)整，為規(guī)范各產(chǎn)品公司對供方責(zé)任索賠的流程，修訂體系文件章節(jié)號修訂（內(nèi)容）說明修訂人/時間組織架構(gòu)調(diào)整，修訂體系文件劉德華2011-11-18單位審核/日期:會審/日期:單位外會簽:批準(zhǔn):注：1流程清單內(nèi)所有文件審批發(fā)布必須按照清單規(guī)定的審批流程組織審批，并在此處寫明審批流程。產(chǎn)品公司分廠、財務(wù)部）T批準(zhǔn)（管理者代表）編制部門（事業(yè)部供應(yīng)鏈管理部）T部門審核T會審（事業(yè)部品質(zhì)管理部、各產(chǎn)品公司品質(zhì)部）T會簽（各1 目的和范圍本標(biāo)準(zhǔn)明確了各產(chǎn)品公司對供方責(zé)任索賠的流程，各部門的管理職責(zé)。 本規(guī)范適用于 事業(yè)部。

2、2 定義2.1 供方質(zhì)量索賠：由供方原因造成的進(jìn)貨檢驗、型式試驗、生產(chǎn)過程、市場任一過程的品質(zhì)異常 索賠。2.2 供方非質(zhì)量索賠： 指供方非質(zhì)量原因?qū)е碌乃髻r， 包括未滿足訂單 / 送貨通知要求而造成的停產(chǎn)， 未滿足財務(wù)對賬 / 發(fā)票要求，未滿足送樣要求、基礎(chǔ)管理要求及其他各種類型的未滿足要求的索賠。2.3 索賠金額限度：衡量供方違約責(zé)任嚴(yán)重性的指標(biāo)。在索賠金額限度以下的索賠由低職級人員審批，在索賠金額限度以上的索賠由高職級的人員審批。規(guī)定：產(chǎn)品公司索賠金額限度為20000 元，電子分廠索賠金額限度為 5000 元。3 管理職責(zé)3.1 供應(yīng)鏈：供應(yīng)鏈為供方索賠流程的主管部門。負(fù)責(zé)對供方未滿足財

3、務(wù)對賬/ 發(fā)票要求，未滿足送樣要求、基礎(chǔ)管理要求及其他各種類型的未滿足要求的違約行為與供方之間進(jìn)行責(zé)任確認(rèn)及違約索 賠，負(fù)責(zé)未滿足訂單 / 送貨通知要求而造成的生產(chǎn)異常、停產(chǎn)的責(zé)任索賠流程的審核、審批；負(fù)責(zé)對 金額超限度及爭議較大的供方質(zhì)量索賠進(jìn)行會簽，核實是否遵守本文件規(guī)定的各項要求，對質(zhì)量索 賠造成的影響進(jìn)行供應(yīng)布局調(diào)整；對各種索賠進(jìn)行匯總并提交審批流程。3.2 品質(zhì)：負(fù)責(zé)對供方因質(zhì)量原因造成的品質(zhì)損失進(jìn)行違約索賠。涉及品質(zhì)爭議事項時由事業(yè)部品 質(zhì)仲裁。3.3 采購：負(fù)責(zé)對供方未滿足訂單 / 送貨通知要求而造成的生產(chǎn)異常、停產(chǎn)進(jìn)行責(zé)任確認(rèn)，并提交供 方違約索賠審批流程。3.4 基礎(chǔ)管理：

4、負(fù)責(zé)填寫 供方異常問題處理通知單 ，向供應(yīng)鏈提出供方違反基礎(chǔ)管理要求的證據(jù)。4 管理內(nèi)容4.1 流程圖4.1.1 供方索賠流程總圖4.1.2 供方質(zhì)量單次索賠流程：a）索賠金額限度以下的索賠：品質(zhì)填寫供方違約索賠單啟動審批流程7模塊經(jīng)理審批7 發(fā)供應(yīng)鏈配套、體系及供應(yīng)商。供應(yīng)商對事實認(rèn)定及違約程度存在較大爭議時，增加供應(yīng)鏈經(jīng)理會 簽，必要時由事業(yè)部品質(zhì)仲裁。的索賠：品質(zhì)填寫供方違約索賠單啟動審批流程7供應(yīng)鏈配 （存在較大爭議時由事業(yè)部品質(zhì)仲裁）7發(fā)供應(yīng)鏈配套、體系及b）索賠金額限度以上（含） 套模塊經(jīng)理會簽7品質(zhì)部門長審批 供應(yīng)商。/ 送貨通知要求而造成的生產(chǎn)異常、停產(chǎn)）單次索賠流程：4.1.

5、3 供方非質(zhì)量（未滿足訂單a）索賠金額限度以下的索賠：采購填寫供方違約索賠單啟動審批流程7采購模塊經(jīng)理審 核7供應(yīng)鏈配套經(jīng)理審批7發(fā)供應(yīng)鏈配套及供應(yīng)商。b）索賠金額限度以上（含）的索賠：采購填寫供方違約索賠單啟動審批流程7采購模塊 經(jīng)理、配套模塊經(jīng)理審核7供應(yīng)鏈部門長審批7發(fā)供應(yīng)鏈配套、體系及供應(yīng)商。4.1.4 供方非質(zhì)量（未滿足財務(wù)對賬 / 發(fā)票要求，未滿足送樣要求、基礎(chǔ)管理要求及其他各種類型的 未滿足要求的違約行為）單次索賠流程：a） 索賠金額限度以下的索賠：配套填寫供方違約索賠單啟動審批流程7配套經(jīng)理審批7發(fā)供應(yīng)鏈配套、體系及供應(yīng)商。b）索賠金額限度以上（含）的索賠：配套填寫供方違約索賠

6、單啟動審批流程7配套模塊 經(jīng)理審核7供應(yīng)鏈部門長審批7發(fā)供應(yīng)鏈配套、體系及供應(yīng)商。4.1.5月度索賠流程：供應(yīng)鏈體系提交7供應(yīng)鏈體系、配套經(jīng)理審核7產(chǎn)品公司品質(zhì)部門長會簽7 供應(yīng)鏈部門長審批7財務(wù)、品質(zhì)、配套、采購、研發(fā)、基礎(chǔ)管理相關(guān)人員備案7財務(wù)執(zhí)行索賠。 4.2供方責(zé)任索賠的基本原則a）促進(jìn)改進(jìn)原則：對供方違約行為進(jìn)行的索賠，其根本目的不是以此獲得經(jīng)濟(jì)收入，而是促 使供方認(rèn)識到問題的嚴(yán)重性并進(jìn)行系統(tǒng)改進(jìn)。b）邏輯嚴(yán)謹(jǐn)原則：嚴(yán)格遵循先進(jìn)行違約事實認(rèn)定，再進(jìn)行違約責(zé)任索賠的邏輯關(guān)系。嚴(yán)禁事實認(rèn)定不清的情況下隨意向供應(yīng)商開出供方違約索賠單。c）依法量刑原則：嚴(yán)格按照合作協(xié)議或相關(guān)供貨協(xié)議中規(guī)定的

7、標(biāo)準(zhǔn)對供方進(jìn)行索賠。做 到違約事實認(rèn)定清晰，違約責(zé)任量刑適當(dāng)。d） 兩單與公文關(guān)系原則：只有供方違約索賠單（將供方異常問題處理通知單作為事實 認(rèn)定及溝通到位的證據(jù)）作為法定的索賠扣款憑據(jù)。供應(yīng)商可以此作為財務(wù)入賬的憑據(jù)。如供應(yīng)商 有需要可以向財務(wù)申請蓋章確認(rèn)。公文不作為向供方索賠扣款的憑據(jù)，僅起到信息公示的作用。注： 兩單指供方違約索賠單及供方異常問題處理通知單e）信息歸口原則：索賠屬敏感業(yè)務(wù)，需對公司內(nèi)部對口供應(yīng)商索賠業(yè)務(wù)的部門予以明確。根 據(jù)這一原則，確定公司內(nèi)部可向供應(yīng)商發(fā)布供方異常問題處理通知單的部門為：供應(yīng)鏈、品質(zhì)、 采購三個部門，可向供應(yīng)商發(fā)布供方違約索賠單的部門為：供應(yīng)鏈、品質(zhì)兩

8、個部門。4.3供方責(zé)任索賠管理要求4.3.1質(zhì)量索賠由品質(zhì)啟動審批流程，非質(zhì)量索賠由采購或供應(yīng)鏈配套啟動審批流程。4.3.2違約事實認(rèn)定部門以郵件的形式向供方發(fā)出供方異常問題處理通知單，供應(yīng)商在3個工作日內(nèi)進(jìn)行反饋。雙方的溝通過程都同時抄送給對應(yīng)的配套。如供應(yīng)商有異議需及時與相關(guān)人員溝通 確認(rèn)，索賠部門需及時給予回復(fù)。4.3.3供方在3個工作日內(nèi)未確認(rèn)供方異常問題處理通知單，索賠部門需與供應(yīng)商進(jìn)行電話溝通確認(rèn)，在供方確認(rèn)查收到郵件的前提下，索賠部門將以發(fā)出的郵件截圖及供方異常問題處理通知 單為依據(jù)開出供方違約索賠單，由索賠部門啟動索賠審批流程并將經(jīng)審批的索賠單發(fā)給供應(yīng)商。供方異常問題處理通知單

9、確認(rèn)蓋章掃描件或發(fā)出的郵件截圖需作為對象插入供方違約索賠單中作為供需雙方已充分溝通的證據(jù)。4.3.4供應(yīng)鏈每月8日前對上月各產(chǎn)品公司供方索賠數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。其中質(zhì)量索賠由各單位品質(zhì)匯 總發(fā)至供應(yīng)鏈體系，非質(zhì)量索賠由供應(yīng)鏈體系自行組織匯總。由供應(yīng)鏈體系啟動月度索賠流程，抄 送至各產(chǎn)品公司財務(wù)執(zhí)行。4.3.5為避免對供應(yīng)商重復(fù)扣款，即使有單項索賠流程抄送到財務(wù)，財務(wù)也不作為索賠依據(jù)。財務(wù) 對供應(yīng)商的索賠完全以供應(yīng)鏈匯總審批流程所提供的數(shù)據(jù)為唯一依據(jù)。六位數(shù)年月碼-三4.4供方異常問題處理通知單及供方違約索賠單編號規(guī)定 4.4.1供方異常問題處理通知單編號組成規(guī)定：供方異常問題處理通知單識別碼 位數(shù)流

10、水碼。442供方違約索賠單編號組成規(guī)定：供方索賠單識別碼六位數(shù)年月碼-三位數(shù)流水碼。443索賠部門應(yīng)安排專人進(jìn)行供方異常問題處理通知單及供方違約索賠單的編號，確保有序、可4.4.4追溯。供方異常問題通知單及供方索賠單識別碼規(guī)定如下表:索賠單位索賠部門供方異常問題處理通知單識別碼供方違約索賠單識別碼索賠單位索賠部門供方異常問題處理通知單識別碼供方違約索賠單識別碼供應(yīng)鏈配套MX*GTMX*G P一分廠品質(zhì)MXGYPTMXGYPP米購MXGYCTMXGYCP基礎(chǔ)管理MXGYJTMXGYJ P二分廠品質(zhì)MXGEPTMXGEPP采購MXGECTMXGECP基礎(chǔ)管理MXGEJTMXGEJ P無錫工廠品質(zhì)M

11、XBWPTMXBW PP采購MXBWCTMXBWC P基礎(chǔ)管理MXBWJTMXBWJ P合肥工廠品質(zhì)MXBHPTMXBHPP米購MXBHCTMXBHCP基礎(chǔ)管理MXBHJTMXBHJ P荊州分廠品質(zhì)MXBJ PTMXBJ PP采購MXBJCTMXBJC P基礎(chǔ)管理MXBJJTMXBJJ P無錫經(jīng)營體品質(zhì)MXDWPTMXDWP P米購MXDWCTMXDWC P基礎(chǔ)管理MXDWJTMXDWJ P合肥經(jīng)營體品質(zhì)MXDHPTMXDHPP采購MXDHCTMXDHCP基礎(chǔ)管理MXDHJTMXDHJ P說明：a）供應(yīng)鏈編號中的*代表數(shù)字（17）。其中：1代表滾一分廠，2代表滾二分廠，3代表無錫工 廠，4代表合肥工廠，5代表荊州分廠，6代表無錫經(jīng)營體，7代表合肥經(jīng)營體。b）示例：MX1GT201108-001表示供應(yīng)鏈2011年8月份針對滾一分廠供應(yīng)商開出的第一單供方異 常問題處理通知單， MX1GP201108-001表示供應(yīng)鏈2011年8月份針對滾一分廠供應(yīng)商開出的第一單 索賠單。C）索賠單編號必須與通知單編號保持一致，通知單編號必須連續(xù)，而索賠單編號允許不連續(xù)。例如通知單 MX1GT201108-001執(zhí)行了索賠，則索賠單為 MX1GP201108-001;如通知單 MX1GT201108-002 沒有執(zhí)行索賠，則不存在對應(yīng)的索賠單MX1GP201108-002該編號被跳過。4.5供方