展會業(yè)務(wù)流程

1、一.接洽階段獲取參展客戶信息上門拜訪客戶取得客戶參展相關(guān)資料明確設(shè)計圖交付日期二. 設(shè)計階段與設(shè)計師溝通并即時同客戶進行展位設(shè)計的交流向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程報價研究客戶反饋意見并再次修改交付最后定稿之設(shè)計圖及工程報價三. 簽約階段同客戶確定工程價格明確同客戶的相互配合要求簽定合同四. 制作階段根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作安排客戶到工廠實地察看制作及準(zhǔn)備情況完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)五. 現(xiàn)場施工階段現(xiàn)場展位搭建處理現(xiàn)場追加、變更項目配合客戶展品進場客戶驗收六展會期間及撤場階段安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)配合客戶展品離場現(xiàn)場拆除七.后續(xù)跟蹤服務(wù)展會的后續(xù)總結(jié)報告為客戶提

2、供行業(yè)會展信息和分析邀請客戶參觀公司其他服務(wù)案例項目接洽階段1. 獲取參展客戶信息：以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步的客戶信息的。市場部將在前期對國內(nèi)的主要會展信息列岀一 個比較詳細的表格（按照行業(yè)和區(qū)域進行分類，并根據(jù)特裝比例對其展覽裝飾服務(wù)需要進行初步的劃定），業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)各 自的優(yōu)勢和以往資源，有側(cè)重地選擇哪個展會開展業(yè)務(wù)。上屆展覽會的會刊一一一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會，行業(yè)中的主要廠商基本上會繼續(xù)參展，所以上屆會刊是很好的36平米以上是需要特別布置的）、展商的聯(lián)系渠道。會刊資料往往登載有平面圖（可以看岀是否展位屬于特裝，一般面積在 方式和簡介（有些展會也會把公司的展會負責(zé)人姓名

3、登在上面）。會刊資料可以配合現(xiàn)場實景照片進行比較，今后市場部將 對重要展會的所有特裝展位進行拍攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號存檔以方便查閱）。展會專設(shè)網(wǎng)站一一比較有規(guī)模的展會基本上建有專門的網(wǎng)頁，一般有對下屆展會的宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會 列岀上屆的展商，為顯示其展會效益，網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。行業(yè)資訊媒體一一行業(yè)資訊媒體比較熟悉其行業(yè)的展會和廠商，有些專門的采訪類欄目，類似展會快報的性質(zhì)，里面有 參展商市場宣傳方面的負責(zé)人信息。正在服務(wù)客戶的參展商手冊和平面圖一一如果在每次展會上有我們的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖（在 為新客戶服務(wù)時

4、也要盡可能獲得所有展商的平面圖），上面是最新的參展商，該屆展會的特裝客戶可以一目了然。2. 上門拜訪客戶：會展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在于它的客戶是確定的，只是客戶選擇不同的供應(yīng)商而已。很多的客戶會進行邀稿 競標(biāo)，這些是我們可以進入的，有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶我們可以以后通過機會再進入。目前聯(lián)智公司在會議整合上 優(yōu)勢明顯，有品牌知名度，但在展覽上所做的市場宣傳不多，沒有很明顯的優(yōu)勢，要向直接客戶展開展覽投標(biāo)，就很需要前 期主動聯(lián)系。很多時候，確實要參展的特裝客戶是需要展覽服務(wù)的，可以進行登門拜訪的。通過對客戶的交談，詳細了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色調(diào)，是否開辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備

5、等。有些客戶會提供他們的公司介紹給我司，但即便有對方的公司介紹。通過交流，我們可以得知其以往的展臺情況，特別是為 什么會放棄原有的合作關(guān)系，有哪些地方是不滿意的。有些客戶通常邀請很多家比稿，但最后選中的方案是幾個方案的集合，對于這種客戶事先很難分辨。也有個別客戶已經(jīng) 有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過比稿得到一份現(xiàn)成的設(shè)計圖，最后自己另外找人做。目前會展行業(yè)比較混亂，該 種情況希望可以通過與客戶交流能夠提前得以發(fā)覺。3 取得客戶參展相關(guān)資料： 如果得到客戶的認可，同意我們?yōu)槠湔褂[提供策劃設(shè)計，通常我們需要得到客戶的以下資料一 展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、

6、客戶標(biāo)準(zhǔn)司標(biāo)、客戶標(biāo)準(zhǔn)字體、客戶標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)、 參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點參展產(chǎn)品、展位制作預(yù)算。通常不管是何種情況，客戶都會提供設(shè)計本身需要的資料，但對于我們來說，獲得客戶的費用運算是最關(guān)鍵的，在投標(biāo) 比稿中尤為重要。有些客戶會給一個大概的范圍，但有些客戶不愿透露，甚至本身也沒有事先有預(yù)算。我們可以收集該客戶 的以往同行業(yè)展位照進行比較，或者把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費用，請其選擇參考。客戶一般會選擇其 風(fēng)格和價格都比較接近的展臺圖。（至于展位圖的來源，業(yè)務(wù)經(jīng)理可把原來的服務(wù)客戶圖文資料整理歸類，市場部將在今后 的資料收集工作中進一步完善。）參展商手冊和客戶要

7、求關(guān)系到設(shè)計師的方案是否能夠達到入圍中標(biāo)，我們應(yīng)該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊 涉及到了展館的技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等。客戶要求可從以下幾個方面明確：展位結(jié)構(gòu)、展位材質(zhì)要求、色彩要求、設(shè)計重點、 照明要求、展板數(shù)量、展位高度等。（目前公司展示設(shè)計人4.明確設(shè)計圖交付日期，制定工作計劃：同客戶明確首稿的交付時間和要求，會同設(shè)計師進行安排。員有限，我們應(yīng)該盡可能避免參與多家競爭的比稿中）。對于大的項目，應(yīng)該制定一份工作時間明細表，有需要可以提交給 客戶。二設(shè)計階段1 .向設(shè)計師轉(zhuǎn)交客戶設(shè)計要求并隨時與客戶進行展位設(shè)計的相關(guān)溝通交流為形成設(shè)計部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該把與客戶在項目接洽中獲得的客

8、戶設(shè)計要求和可能的需求風(fēng)格，填寫設(shè)計明細 表，轉(zhuǎn)交給設(shè)計部的負責(zé)人。（今后設(shè)計人員充足，每人的風(fēng)格和常用的手法不一，在不同行業(yè)的展示設(shè)計有不同的優(yōu)勢, 有必要由設(shè)計負責(zé)人制定比較適合客戶要求的設(shè)計師操作。）在設(shè)計師岀圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客戶的隨時聯(lián)系，把握其可能的變化。如果有必要，應(yīng)該把設(shè)計師介紹給客戶, 讓雙方可以有直接的聯(lián)系。對于需要親自去考察測量的場地，可以由業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計師安排去現(xiàn)場。設(shè)計師應(yīng)注意同工程施工人員保持聯(lián)系，了 解最新的展示材料，避免設(shè)計采用的材料陳舊或者有些設(shè)計無法實地施工。2.向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程報價展臺初稿定下以后，會同供應(yīng)商得到成本價，制作明晰的

9、報價單。一般展臺設(shè)計的報價有一個比較細分的順序，既是為 了方便具體列項也有助與讓客戶明了并樂于接受，往往按照設(shè)計圖從天到地或者從外到里按順序羅列，防止漏掉項目。在報 價中要對材料、顏色、形狀及尺寸進行盡可能完整的描述。一份完整的報價就是一份詳細的工單，便于把握施工成本核算及 施工的準(zhǔn)確性。展覽設(shè)計承建中，有一部分費用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實踐中都是展覽公司代交的，應(yīng)在報價中凡代 場館收費的項目一定要注明，比如電箱申請、場地管理費等。有些客戶要求在提交設(shè)計圖時同時附上設(shè)計說明，但有些要求比較簡單，只要看到實際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模 的企業(yè)比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求設(shè)計

10、圖附有說明，但從今后正規(guī)化考慮，應(yīng)該提倡設(shè)計師寫設(shè)計說明。一般可 以就展位風(fēng)格、材質(zhì)說明、展位功能、色彩說明、照明說明、設(shè)計重點等幾個方面進行闡述。交圖時，如果能夠安排設(shè)計師 一起同客戶見面的就好，可由設(shè)計師向客戶說圖，解釋該方案的賣點和最大的與眾不同。3. 研究客戶反饋意見并進行再次修改客戶如果是多家比稿的話，就會有一番篩選。如果要求我們繼續(xù)修改，那么應(yīng)仔細了解其真實意圖。有些客戶經(jīng)過第一 次接觸后，即便是原來對展覽陌生的要說岀個一二來。應(yīng)仔細同其溝通。如果客戶要求重新以不同風(fēng)格再次岀圖，應(yīng)該綜合 具體情況。4交付最后定稿之設(shè)計圖及工程報價三簽約階段 1同客戶確定工程價格在報價確定價格時，一

11、定要保證所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶確認而現(xiàn)場無法達到要求的話, 將造成不好影響。2 明確同客戶的相互配合要求展館現(xiàn)場搭建的時間一般都比較緊張，只有2-3天的安排，這其中還有客戶的展覽產(chǎn)品需要布置，有時涉及到需要提前 申報的事宜，應(yīng)同客戶協(xié)調(diào)好雙方負責(zé)的范圍。3 簽定合同四制作階段1 根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作根據(jù)具體項目的需要，安排 AV設(shè)備、木工結(jié)構(gòu)制作、地毯供應(yīng)商、美工制作等部分按照設(shè)計圖的要求和客戶的制定進 行制作。注意在制作過程中如果有變動，應(yīng)及時同設(shè)計師聯(lián)系，有需要業(yè)務(wù)人員應(yīng)照會客戶。2 安排客戶到工廠實地察看制作及準(zhǔn)備情況般客戶確認最后的效果圖后就只是

12、等待到時進場，有些項目較大或者是客戶特別注重的項目會在制作中進行監(jiān)督，我們應(yīng)做好安排其到公司或工廠間參觀的準(zhǔn)備。3 完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)有些項目應(yīng)該是要于開展前向展館或者主辦方進行申報的，如果該部分工作是由我們來完成就要就定水、電、氣與客戶 確認，并向主辦方提供必要的材料，如電圖等進行審批。對于某些特殊用材如霓虹燈、高空氣球等等還要進行特別的審批。五.現(xiàn)場施工階段1 .現(xiàn)場展位搭建現(xiàn)場施工的好壞決定了項目設(shè)計是否得到了實現(xiàn)?，F(xiàn)在有很多的展覽公司只注重設(shè)計不注重搭建，造成了客戶的不滿, 這也是展覽服務(wù)中經(jīng)常有客戶更換供應(yīng)商的原因。一般在搭建中客戶也會在現(xiàn)場布置展品，此時最好具體負責(zé)該項

13、目的業(yè)務(wù) 服務(wù)人員能到現(xiàn)場陪同，有必要，設(shè)計師也可以到現(xiàn)場監(jiān)督施工，并同客戶即時交流。盡管實際的效果不能馬上體現(xiàn)，但是 很多客戶希望能得到這樣的服務(wù)。如果業(yè)務(wù)人員確實有原因不能在現(xiàn)場，應(yīng)該把負責(zé)搭建布置的聯(lián)系人介紹給客戶。2.處理現(xiàn)場追加、變更項目現(xiàn)場中經(jīng)常會有一些設(shè)計中本身沒有預(yù)料到的情況岀現(xiàn)，而且客戶也會臨時提岀一些要求。如果是由于公司本身的原因 造成的，應(yīng)即時進行更改，如果是客戶額外提岀的，應(yīng)保證首先滿足其合理的要求，同時對追加的部分要求客戶簽收補充到 總項目款項中。3.配合客戶展品進場實踐中往往是先把展臺結(jié)構(gòu)布置好以后再安排展品入場的，現(xiàn)場的工作人員一定要注意為客戶服務(wù)，配合其展品進場

14、。4. 客戶驗收所有的搭建工作完成后，要進行展位的衛(wèi)生清潔，該項工作主要能安排我們的工作完成好，直到客戶驗收完，確保次日 的開幕。（應(yīng)注意有些時候自己展臺搭建完成的較早，所有工作都結(jié)束后，大家都以為沒事了，但隔壁展位的施工會造成展 臺衛(wèi)生和展品擺放等受到影響）六展會期間及撤場階段 1 安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)在開展期間，主要是客戶的接待工作，但很多時候會需要對展臺進行維護和臨時配置東西。業(yè)務(wù)負責(zé)人員和一二個工人 應(yīng)在現(xiàn)場進行應(yīng)急服務(wù)。從客戶方來講，他很是希望能夠在展覽期間有展覽公司的人在場，并且最好是他熟悉的，能夠有需 要的時候隨時可以得到解決?？蛻粼诂F(xiàn)場的工作人員應(yīng)該有我們的現(xiàn)場服務(wù)人員的最直接的聯(lián)系方法。增值服務(wù)方面可以很廣泛，有些業(yè)務(wù)人員在現(xiàn)場幫助客戶做接待工作，外語水平好的可以充當(dāng)翻譯服務(wù)，甚至可以幫助 客戶發(fā)送資料、安排客戶間見面等。2配合客戶展品離場和現(xiàn)場拆除展覽結(jié)束后，應(yīng)首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場，再進行展位的拆除，如果客戶對有些材料需要再次使用的，應(yīng)幫助其大 包運輸；如果是需要我們保存的，應(yīng)主要拆裝。3.退回前期預(yù)付的相關(guān)費用完成工程后，應(yīng)即時進行成本總結(jié)，向展館或主辦方退回事先預(yù)付的電箱申請、通訊押金等費用。七.后續(xù)跟蹤服務(wù)作好后續(xù)服務(wù)是贏得回頭客的重要原因。許多公司認為展會有些要