項目管理在高校預算管理中的應用研究

1、項目管理在高校預算管理中的應用研究    【關(guān)鍵詞】 項目管理;高等學校;預算管理 項目管理是一種現(xiàn)代的計劃管理方法,在20世紀50年代后期逐步發(fā)展起來。隨著社會主義市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展,高校體制改革的不斷深入,高校的財務從原來的簡單工作變成了相對復雜和煩瑣和細致的工作,對其管理提出了新的要求,預算管理作為高校財務管理的重要內(nèi)容,在高校事業(yè)發(fā)展中起著舉足輕重的作用,預算管理引入先進的現(xiàn)代管理理論與方法項目管理是高校財務管理工作科學化的必然。 一、項目管理 項目管理源于工程建設(shè)項目的管理,現(xiàn)已發(fā)展成為面向各類大型工程、活動的系統(tǒng)的管理方法和管理體系,越來越多

2、的工作以項目和項目管理的方式進行。 美國項目管理知識體系指南(PMBOK)指出: “項目管理就是將知識、技能、工具與技術(shù)應用于項目活動,以滿足項目的要求?！币布匆侠淼匕迅鞣N資源、技能應用到項目中去,以實現(xiàn)項目的目標,滿足既定的要求。20世紀60年代,項目管理思想最早由著名數(shù)學家華羅庚教授引入我國?，F(xiàn)代項目管理是隨著改革開放過程進入我國的。1984年,利用世界銀行貸款項目“云南魯布革水電站”全面應用項目管理,取得了巨大的成功,這對當時我國的整個投資建設(shè)領(lǐng)域帶來了很大的沖擊,也推動了項目管理的普及應用。 二、高校預算管理的項目特點 (一)高校預算管理的目標管理屬性 高校的目標是在未來一定時期內(nèi)所

3、要達到的目的,一般分為學校目標、學院及處室目標、系及科室目標、個人目標四個級別,經(jīng)過目標的層層分解,將學校的各項工作都融入目標指標體系之中。學校通過科學的預算管理,把完成學?？傮w目標的財務活動、資金收支,落實到各級、各單位和各個方面,建立起責、權(quán)、利相結(jié)合的內(nèi)控機制,從而保證學?？偰繕说膶崿F(xiàn)。在預算管理的實施過程中,要重視計劃與控制,重視各級別的分目標的實現(xiàn),對其預算的執(zhí)行過程加強約束與考核。 (二)高校預算管理的時間性屬性 高校的預算管理,從表面上來看,是一項連續(xù)不斷、周而復始的活動,是學校日常的財務管理工作。從預算的時間周期看,有特定的時間要求,具有必須完成的、臨時的、一次性的特征。按照學

4、校的整體規(guī)劃,相對應的預算可以是長期預算,也可以是中期、短期預算,目前日常的財務預算一般只是一年周期的短期預算。 (三)高校預算管理的生命期屬性 項目是一次性的任務,因而它是有起點也有終點的。任何項目都會經(jīng)歷啟動、計劃、實施、結(jié)束這樣一個過程,人們常把這一過程稱為“生命周期”。 高校預算管理在其具體實施過程中,需要經(jīng)過預算的目標確立、預算的編制、預算的執(zhí)行、預算的控制管理、預算的分析評價等過程,體現(xiàn)了預測未來、規(guī)劃現(xiàn)在、約束過程、實現(xiàn)目標的項目管理過程。 (四)高校預算管理具有系統(tǒng)性 高校預算管理是為實現(xiàn)目標而開展的一系列活動的有機組合,它不是一個個孤立的活動,而是一個完整的過程,具有系統(tǒng)性。

5、從預算的范圍上看,高校的預算是一個全面的預算,涵蓋了學校所有的收入和支出。不僅包括教育事業(yè)費、基本建設(shè)經(jīng)費等各種財政預算內(nèi)資金收支,還包括各項預算外資金收支、經(jīng)營收支和其他收支,真正體現(xiàn)了“大收入、大支出”的原則,形成“一個學校一本預算”。從預算的管理體制看,涉及學校每個基層單位。 (五)高校預算管理具有基于團隊管理的個人負責制屬性 由于項目系統(tǒng)管理的要求,需要集中權(quán)力以保障工作正常進行,因此項目負責人(項目經(jīng)理)是一個關(guān)鍵的角色。項目經(jīng)理是團隊的核心和靈魂。在高校預算管理過程中,總會計師或財務處長可以是項目負責人,對學校整個預算進行總體的計劃、組織、控制、協(xié)調(diào),各職能部門的負責人對本部門的預

6、算情況負責并進行管理。所以從項目的角度講,高校預算管理是基于團隊管理的個人負責制。 (六)高校預算實施項目管理的作用 項目管理是一種現(xiàn)代的計劃管理方法,高校預算管理是高校財務管理的一項重要工作,項目管理應用于高校預算管理,能體現(xiàn)以下幾方面的作用: 1.以貨幣形式明確高等學校預算年度內(nèi)的事業(yè)發(fā)展計劃和目標,體現(xiàn)高等學校發(fā)展重點和方向。 2.由學校不同單位逐級編制部門預算,使各部門、各經(jīng)濟責任人明確自身責任和應實現(xiàn)的目標,為協(xié)調(diào)學校整個經(jīng)濟活動提供依據(jù)。 3.按照學校預算對各項經(jīng)濟活動進行有效地控制,通過編制學校預算為各項經(jīng)濟活動確立財務標準,以數(shù)量形式的預算標準和預算實際執(zhí)行情況對比,便于學校進

7、行績效考核和糾正偏差。 4.以預算為基礎(chǔ)對學校各部門實際工作進行評價與考核,有利于貫徹落實以權(quán)責利為中心的學校各級經(jīng)濟責任制,提高資金使用效益,保持良好的財務狀況。        三、項目管理在高校預算管理中的應用 高校的預算管理,涉及學校的每個部門,并且貫穿于整個實施過程。高校的預算從某種程度上包含了高校一系列深層次的辦學宗旨、辦學目標、辦學方針政策、辦學規(guī)劃等內(nèi)容,這些構(gòu)成了高校預算的內(nèi)涵。因此,項目管理在高校預算管理中的應用,需要應用項目管理的理論與方法,構(gòu)建高校預算管理的新模式,并建立在科學、有效、規(guī)范的基

8、礎(chǔ)之上,這樣才能促使學校各項事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、協(xié)調(diào)的發(fā)展。 (一)預算目標的確定 高等學校財務制度第十條規(guī)定:“高等學校預算是指學校根據(jù)事業(yè)發(fā)展計劃和任務編制的年度財務收支計劃?！备叩葘W校預算是高等學校年度內(nèi)所要完成的事業(yè)計劃和工作任務的貨幣表現(xiàn),是高等學校日常組織收入和控制支出的依據(jù),同時,它也綜合反映一個學校規(guī)模和事業(yè)的發(fā)展方向。 高校應根據(jù)本單位的長期、中期、短期規(guī)劃,確定學校年度需實現(xiàn)的總體目標,然后為實現(xiàn)這個總體目標,通過層層分解,貫徹落實,明確各職能部門必須完成的分目標,即學院及處室目標、系及科室目標。在各自的目標確定以后,分別編制預算,將完成學?？傮w目標的財務活動、資金收支,落實到

9、各級、各單位和各個方面,將學校的各項工作都融入目標指標體系之中,確保項目的完成。 (二)預算管理制度的構(gòu)建 作為一個項目,在項目管理的過程中,一定要制定相應的項目章程、項目管理計劃。高校的預算管理,有其自身的特點,依據(jù)的是中華人民共和國預算法及其實施細則和高等學校財務制度,目的是為了規(guī)范學校的財務行為,促進學校不斷優(yōu)化內(nèi)部經(jīng)濟運行秩序,保證預算的權(quán)威性與嚴肅性,充分發(fā)揮預算管理在學校資源配置中的引導作用。學校預算管理的主要任務是:建立健全預算管理體制和運行機制;制訂和完善預算管理辦法及其實施細則;科學合理地編制預算,積極組織收入,統(tǒng)籌安排支出;組織預算實施,監(jiān)督預算執(zhí)行,分析報告預算執(zhí)行情況。

10、 學校根據(jù)中華人民共和國預算法及其實施細則、高等學校財務制度以及各級財政部門關(guān)于預算管理的相關(guān)制度規(guī)定,按照預算編制的原則、要求,結(jié)合本單位的實際情況,制定本單位的預算管理辦法。在以本單位的預算管理辦法為統(tǒng)領(lǐng)的前提下,細化各個預算管理環(huán)節(jié),具體制定各環(huán)節(jié)的規(guī)章制度。 圖1提供的只是通常需要制定的一些制度,各單位可根據(jù)實際情況靈活加以增減。 (三)預算管理的組織形式 一個項目的實施,在組織機構(gòu)設(shè)置方面,需要成立項目管理辦公室(PMO),負責對項目進行領(lǐng)導與協(xié)調(diào)管理,其主要職能是通過各種方式支持項目經(jīng)理。項目經(jīng)理是執(zhí)行組織委派其實現(xiàn)項目目標的個人,擔負重要的職責,項目經(jīng)理必須能理解項目的細節(jié),同時

11、又能從項目全局的角度進行管理。 高等學校預算管理的組織機構(gòu)設(shè)置方面,需要設(shè)置學校最高的財務決策機構(gòu)。根據(jù)高等學校財務制度第十三條:“高等學校預算由學校財務處(室)根據(jù)各單位收支計劃,提出建議方案,經(jīng)學校最高財務決策機構(gòu)審議通過后,按照國家預算支出分類和管理權(quán)限分別上報各有關(guān)主管部門,審核匯總報財政部門核定預算控制數(shù)。高等學校根據(jù)預算控制數(shù)編制預算,由各有關(guān)主管部門匯總報財政部門審核批復后執(zhí)行。”學校最高的財務決策機構(gòu)是本校財務決策的最高權(quán)威部門,在預算的管理中,可以承擔起項目管理辦公室(PMO)的管理職能,高等學校的財務處長應該作為項目經(jīng)理,具體負責預算的實施管理。 根據(jù)高等學校的特點,預算管

12、理的組織形式適合于直線式項目組織形式(如圖2所示),這樣目標分解和責任落實比較容易,信息流通快,決策迅速,利于協(xié)調(diào)。 (四)預算編制的項目管理 預算按照預算編制的內(nèi)容可分為收入預算、支出預算兩大類。按照是否上報財政部門可分為上報預算和校內(nèi)預算,校內(nèi)預算比上報預算更加具體、更加細化,上報預算可以以校內(nèi)預算為基礎(chǔ)匯總形成。以下以編制校內(nèi)支出預算為例具體闡述。 校內(nèi)預算的重點在支出預算的編制,支出預算必須全面、真實地加以反映,不能有任何遺漏,為確保支出預算能夠順利地完成,需要把任務進行分解,創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。工作分解結(jié)構(gòu)包含了全部的項目工作,通過工作包逐層往上匯總,可以確保沒有遺漏工作,囊

13、括了預算管理的全部工作。校內(nèi)支出預算一般按照各部門的職責工作為主線進行,可以根據(jù)各學校的具體情況按照不同的項目分別編列,不必一定和部門預算的要求保持一致,因為部門預算具有普遍的指導意義,但并非每一所高校都適合。 支出預算可以按照以下思路編制,將全校的所有支出分為基本支出、項目支出、其他支出,建立詳細的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS),詳見圖3。 根據(jù)工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)顯示的項目交付成果的分解,按照上述的預算管理組織形式,建立組織分解結(jié)構(gòu)(OBS),按照組織現(xiàn)有的部門,在每個部門下列出項目活動的具體內(nèi)容、任務,分別編制預算。 (五)預算的執(zhí)行監(jiān)控 高等學校按照一定的程序和方法編制預算,只是預算管理工作

14、的開始,要圓滿完成預算管理工作,還需要正確組織好預算的執(zhí)行工作、監(jiān)督控制工作。經(jīng)法定程序批復下達的年度預算具有權(quán)威性和嚴肅性,學校必須嚴格遵照執(zhí)行,學校要積極穩(wěn)妥地采取有效措施,確保各項收入按計劃實現(xiàn),學校執(zhí)行支出預算要符合國庫集中支付和政府采購等有關(guān)規(guī)定。學校應在校內(nèi)各部門建立起經(jīng)費管理主要領(lǐng)導負責制度和重大事項集體決策審批制度,按照財權(quán)與事權(quán)相結(jié)合的原則,建立與目標、任務、績效掛鉤的資源分配機制,要結(jié)合辦學實際,建立健全預算執(zhí)行情況追蹤問效制度,不斷提高資金使用效益。學校財務部門對預算執(zhí)行全過程實施監(jiān)控,并充分發(fā)揮有關(guān)職能部門的監(jiān)督作用,開展多種形式的預算監(jiān)督。