國內(nèi)出差管理辦法

1、修訂狀態(tài)日期章節(jié)修訂內(nèi)容修訂后版本制/修訂人審核2015.4.10全部新修訂本 1.0潘文獻批準(zhǔn)審核編制1.目的： 規(guī)范員工在大陸地區(qū)出差的申請和審批程序；本著“必要、合理、經(jīng)濟”的原則，確定出差費用的標(biāo)準(zhǔn)；保證大陸地區(qū)出差工作的正常進行。2.范圍： 江蘇浩洋所有因公在大陸地區(qū)出差的員工均屬之。3.術(shù)語： 3.1特殊地區(qū)北京、上海、天津、廣州、深圳、廈門、珠海、汕頭、杭州。 3.2一般地區(qū)指除上述特殊地區(qū)以外的其他地區(qū)。 3.3公出因工作需要，在一定時間期間內(nèi)，該員工離開其被指定的日常工作區(qū)域履行職責(zé)的行為。 3.4公司內(nèi)公出公出至本公司異地的兄弟單位，基本不需要與公司外部環(huán)境進行事務(wù)交涉的公

2、出。 3.5公司外公出公出至非本公司的異地區(qū)域，需要與公司外部環(huán)境進行事務(wù)交涉。 3.6短程公出正常情況下，單趟車程在三小時以內(nèi)，能在當(dāng)天往返的公出；一般在單位所在地大市范圍內(nèi)的公出被認(rèn)為是短程公出。3.7出差費用員工出差，按公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)予以報銷的直接因出差而產(chǎn)生的交通、住宿、用餐等費用。 3.8出差補貼指員工出差時，每天的用餐補貼。 4.職責(zé)： 4.1人力資源部負責(zé)本辦法的制定、修改、監(jiān)督和解釋。4.2財務(wù)部和人力資源職能部門負責(zé)代表公司監(jiān)督和執(zhí)行本辦法。4.3各部門的主管代表本單位和本部門執(zhí)行本辦法。4.4公司內(nèi)所有員工負責(zé)本辦法的實施。5.流程圖步驟擔(dān)當(dāng)部門/人員出差申請、報銷流程

3、形成文件/質(zhì)量記錄支持文件/質(zhì)量記錄12345678出差員工出差員工出差員工部門經(jīng)理總經(jīng)理助理以上人員財務(wù)部出差員工出差員工出差員工NGNG出差需求出差申請和預(yù)算出差A(yù)費用報銷申請出差費用預(yù)算超過部門借款限額出差費用預(yù)算部門借款限額以內(nèi)差旅費預(yù)支批準(zhǔn)審核批準(zhǔn)OKOKOKNG出差申請單暫借款管理辦法出差申請單 審核或批準(zhǔn)好的“出差申請單“審核好的“出差申請單 ”批準(zhǔn)好的“出差申請單”暫借款管理辦法出差費用報銷單步驟擔(dān)當(dāng)部門/人員出差申請、報銷流程形成文件/質(zhì)量記錄支持文件/質(zhì)量記錄9101112預(yù)算批準(zhǔn)主管 部門經(jīng)理、主管、總經(jīng)理助理及副總經(jīng)理總經(jīng)理財務(wù)部經(jīng)理 出納 出差員工歸還借款出差費用結(jié)算

4、復(fù)核批準(zhǔn)審核預(yù)算批準(zhǔn)主管復(fù)核超出預(yù)算20%正常預(yù)算內(nèi)A“出差申請單”和“出差費用報銷單” 復(fù)核過的“出差申請單”出差申請單”和“出差費用報銷單” 審核好的“出差費用報銷單”審核好的“出差申請單”和“出差費用報銷單” 批準(zhǔn)好“出差費用報銷單” 批準(zhǔn)好的“出差申請單”和“出差費用報銷單”復(fù)核好“出差費用報銷單”復(fù)核好的“出差申請單”和“出差費用報銷單” 暫借款管理辦法6.內(nèi)容: 6.1員工大陸地區(qū)出差的申請和審批。 員工因工作原因需要出差的，應(yīng)該事先填寫“出差申請單”，出差預(yù)算額度在部門借款限額以內(nèi)，由常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)；出差預(yù)算超過額度部門借款限額的，由總經(jīng)理及以上主管批準(zhǔn)。對于因故未能事先申請者

5、，應(yīng)在事后補辦，補辦手續(xù)由總經(jīng)理最后予以批準(zhǔn)。6.2員工出差費用的預(yù)支和報銷。如果出差員工有預(yù)支差旅費的需要，員工可以憑批準(zhǔn)過的“出差申請單”向財務(wù)部申請借款。對于實際出差費用超出預(yù)算出差費用20%以上的，在報銷出差費用前，其預(yù)算批準(zhǔn)主管必須在“出差申請單”上予以書面復(fù)核。出差員工返回后，必須在15天內(nèi)報銷出差費用；否則員工需要書面說明延遲報銷的原因，并由總經(jīng)理審批過后，財務(wù)部再予以報銷。 出差員工的預(yù)借款，必須于出差結(jié)束后20個工作日內(nèi)還款結(jié)算，否則財務(wù)部可以在告知該員工并通報其上級主管后，直接從該員工薪資中以最少次數(shù)扣回。 6.3員工出差產(chǎn)生的交通、住宿、出差補貼的費用標(biāo)準(zhǔn)。職別項目一般員

6、工主管或工程師以上職級員工副經(jīng)理或項目經(jīng)理以上職級員工總助以上級主管交通飛機事前申請事前申請經(jīng)濟艙經(jīng)濟艙火車硬座 / 硬臥硬座 / 硬臥硬座 / 硬臥軟臥高鐵事前申請事前申請三等艙 / 經(jīng)濟艙二等/三等/經(jīng)濟艙汽車一般情況下按實報銷按實報銷市內(nèi)交通20元/天30元/天50元/天一般地區(qū)130元/天130元/天200元/天特殊地區(qū)200元/天200元/天300元/天市內(nèi)出差誤餐補貼10元/餐10元/餐10元/餐公司外出差補貼40元/天40元/天60元/天無公司內(nèi)出差補貼20元/天20元/天30元/天無因工作原因確需乘坐飛機的，出差員工可以在“差申請單”上注明，提出申請；并需要得到總經(jīng)理以上主管批

7、準(zhǔn)；否則按火車標(biāo)準(zhǔn)報銷，超出部分自理。 乘坐飛機一般購買經(jīng)濟艙票，商務(wù)艙票及以上報總裁審批。高于標(biāo)準(zhǔn)的，按標(biāo)準(zhǔn)額度予以報銷。出差員工對于市內(nèi)交通費的支出，主要用于乘坐公共汽車，非必要情況不允許乘坐出租車；如果在出差過程中確實需要，可按照各職級市內(nèi)交通費標(biāo)準(zhǔn)的兩倍以內(nèi)報銷，但必須在報銷費用時附原因說明，且只能用實際當(dāng)日出租車發(fā)票。對于出差中發(fā)生的交通保險費可以列支在交通費用中予以報銷；對于公司已經(jīng)統(tǒng)一辦理交通意外保險的員工，不再另行報銷其他的交通保險費用。 出差中因工作發(fā)生的通訊費用可在出差歸來后一個月內(nèi)，查詢話費清單并依據(jù)公務(wù)話費部分據(jù)實由部門主管審核后報銷。公司公出出差補助標(biāo)準(zhǔn)按各職級集團外

8、公出出差補助標(biāo)準(zhǔn)減半處理。員工公司內(nèi)公出，應(yīng)該服從兄弟單位的交通、住宿和用餐安排；且所有費用由出差員工所屬單位承擔(dān)，其兄弟單位不得以簽單、報銷等方式為其承擔(dān)費用。總經(jīng)理助理及以上級別員工出差用餐實報實銷，不再另行給予出差補貼。隨高階人員出差的，如果食、宿、行與高階人員共享的，不再另外報銷出差費用。短程公出無出差補貼，車費按實報銷，市內(nèi)交通費用比照出差標(biāo)準(zhǔn)按實報銷，用餐以誤餐補貼10元/餐的標(biāo)準(zhǔn)給予；短程公出申請誤餐補貼的，需要填寫“出差費用報銷單”。短程公出時間涵蓋11：0013：00的，給予午餐誤餐補貼；涵蓋16：0018：00的，給予晚餐誤餐補貼；在21：00次日7：00期間涵蓋1小時以上

9、的，給予夜宵誤餐補貼。 6.4 出差費用的計算方式。 兩人或兩人以上共同出差的（異性除外），其住宿費用按標(biāo)準(zhǔn)的80%執(zhí)行。 如果出差時間大于3天，出差補貼按24小時為一天計算，但若出發(fā)時間(以報銷的車票時間為準(zhǔn))為當(dāng)天16：00以前，返回時間為當(dāng)天16：00以后則按2天計算，其余情況出發(fā)和返回的兩天算頭不算尾，按1天計算。 夜間（指20：00點至次日晨7：00）在途時間6小時以上的每夜給予40元的夜間津貼，不足6小時但超過4小時的減半，不足4小時的不計。 員工趁出差之便，事先請假并經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)探親或回家，其因繞道而多支出的費用，不予報銷，探親或回家期間不享受補貼。特殊情況下的出差（如陪同客人

10、出差等），事先在“出差申請單”上進行說明和申請，由總經(jīng)理批準(zhǔn)，可按實報銷出差費用。 出差費用（住宿費用、交通費用、用餐費用）憑實際出差期間所發(fā)生的發(fā)票報賬。 住宿費用憑住宿發(fā)票報賬（無住宿發(fā)票或住宿發(fā)票上內(nèi)容不齊的不予報賬），住宿發(fā)票必須是合法發(fā)票且注明住宿天數(shù)、住宿日期，住宿費按實際住宿天數(shù)計算是否超支，不能按出差天數(shù)平均計算是否超支。 如果有遺失發(fā)票或不能取得發(fā)票，則必須在“出差申請單”上附書面說明，由總經(jīng)理批準(zhǔn)，才予以報銷。員工進修學(xué)習(xí)或參加培訓(xùn)，無出差補貼。6.5如主管有要求，員工出差后應(yīng)提交相應(yīng)的出差報告，否則不予報銷出差費用。6.6在出差過程中，如有特殊情況需要發(fā)生超出標(biāo)準(zhǔn)的費用，

11、出差員工需事前報請所屬部門經(jīng)理以上主管批準(zhǔn)，同時在出差后費用報銷時附上對超標(biāo)費用的書面說明（由部門經(jīng)理以上主管審核），對超標(biāo)部分的費用可以予以報銷。 6.7員工出差后通過填寫“出差費用報銷單”進行出差費用報銷，如果有非出差費用（即不是因出差而產(chǎn)生的交通、住宿、用餐費用）的，一般不予以在出差費用中報銷；特別情況下，可以列支在“其他費用”項目中，同時對其進行說明，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以報銷。 “出差費用報銷單”由部門經(jīng)理及以上主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，財務(wù)部經(jīng)理復(fù)核后予以報銷。 6.8關(guān)于面試人員和新進人員車旅費報銷的相關(guān)規(guī)定。對于來公司面試的技術(shù)、管理、專業(yè)類中高級人才，應(yīng)視具體情況，報銷其單程或雙程車旅費。被錄用后來公司報到的技術(shù)、管理、專業(yè)類中高級人才，視情況可報銷其來公司報到的車旅費，但需在上班后30天內(nèi)辦理報銷手續(xù)，逾期不再予以辦理。此類車旅費的報銷由本人或人力資源職能部門代為申請，人力資源職能部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。車旅費報銷的具體標(biāo)準(zhǔn)，若有特別需要超出標(biāo)準(zhǔn)，須經(jīng)總經(jīng)理特別批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。人員類別交通費汽車火車行李費