煤礦檔案管理規(guī)定.doc

1、煤礦檔案管理規(guī)定煤礦檔案管理規(guī)定第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)分公司檔案資料的管理工作，保證檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。第二條 分公司設(shè)檔案室和專職檔案員（簡(jiǎn)稱檔案員），負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對(duì)檔案資料必須按年度立卷，各部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。第三條 堅(jiān)持部門收集保管，定期歸檔制度。各部門均應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集保管本部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。兼職檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，名單報(bào)檔案室備案；如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室，因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走

2、或銷毀。第四條 各部門兼職檔案員的職責(zé)：（一）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握文件資料的歸檔范圍，收集保管文件資料。（二）認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對(duì)本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。（三）承辦人員借用文件資料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。（四）各部門都要建立健全日常歸卷制度，對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管，并根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第二章 歸 檔第五條 分公司檔案主要包括四個(gè)部分：文書檔案

3、、技術(shù)檔案、人事檔案及音像資料檔案。日常重要資料在歸檔前由各部門兼職管理員負(fù)責(zé)管理和保存，歸檔后由檔案室專職檔案員負(fù)責(zé)管理和保存。第六條 檔案歸檔前的日常管理（一）文書檔案的日常保存和管理由發(fā)起部門負(fù)責(zé)：分公司印發(fā)的公文一律由行政辦公室統(tǒng)一收集保管；一項(xiàng)工作如果由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門收集保管；會(huì)議文件由會(huì)議組織部門收集保管；分公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究及參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)后，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料交本部門兼職檔案員保管。（二）技術(shù)檔案的原始檔案部分由檔案室專職檔案管理員負(fù)責(zé)；服役檔案部分由各職能科室專職技術(shù)人員負(fù)責(zé)管理：總工辦負(fù)

4、責(zé)技術(shù)研制、開發(fā)、工程等服役期間檔案管理；項(xiàng)目部負(fù)責(zé)礦井改擴(kuò)建期間服役檔案管理；機(jī)電科負(fù)責(zé)設(shè)備服役檔案管理。（三）人事檔案中職工檔案由人事勞資科負(fù)責(zé)日常管理；干部檔案由黨委辦公室負(fù)責(zé)日常管理。第七條 歸檔范圍（一）文書檔案1.重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與分公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。3.分公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。4.分公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，分公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。5.分公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作

5、記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)。6.信訪工作資料。7.分公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。8.分公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。9.分公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件等。10.分公司的歷史沿革、大事記及重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。11.分公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。12.分公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案及基建檔案材料。（二）技術(shù)檔案包括記述和反映礦井建設(shè)、改擴(kuò)建、設(shè)備更新改造、推廣使用新技術(shù)、新工藝、新材料等各個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)中積累的技術(shù)資料和經(jīng)濟(jì)文件材料，主要分為原始檔案和服役檔案兩部分：1.原始檔案，包括訂貨合同、來(lái)往文件、驗(yàn)收索賠文件、裝箱單、使用

6、說明書、備件清冊(cè)、操作規(guī)程、各種圖紙等，應(yīng)分類整理、編號(hào)，由檔案室集中存檔。2.服役檔案，包括工程設(shè)計(jì)交接驗(yàn)收投入使用到報(bào)廢的整個(gè)過程中形成的技術(shù)文件材料，以及設(shè)備從購(gòu)置、使用到報(bào)廢過程中形成的文件資料。主要有技術(shù)特征卡片、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)、檢修、測(cè)定檔案、設(shè)備事故檔案、設(shè)備及固定資產(chǎn)報(bào)廢檔案、各種圖紙、冊(cè)檔案等，由各職能科室存檔。（三）人事檔案包括企業(yè)所有員工參加工作前后的年齡、性別、工齡、社會(huì)經(jīng)歷、學(xué)歷、各種考核獎(jiǎng)懲、工作變更、定級(jí)、晉級(jí)等資料，及企業(yè)培訓(xùn)職工，合理使用勞動(dòng)力以及晉級(jí)的參考資料。（四）音像資料檔案指分公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和分公司有保存價(jià)值的錄音、錄

7、影、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄，一般由錄音帶、攝像帶、照片(含底片)及文字說明等組成，主要包括：1.反映分公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問題的聲像資料；2.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與分公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；3.分公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議的聲像資料；4.涉及分公司權(quán)益的聲像資料；5.其它單位形成的與分公司有關(guān)的重要聲像資料；6.其它具有保存價(jià)值的聲像資料。第八條 歸檔要求：（一）檔案接收原則上接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件，原件與復(fù)制品要相符。（二）收集檔案資料的內(nèi)容必須真實(shí)，各類文件、底片必須為形成時(shí)第一手資料，不得涂改、刪減。（三）錄音帶、攝像帶、照片(含底

8、片)和文字材料在收集時(shí)力求齊全，防止遺漏。（四）各類文字檔案資料在使用過程中由各部門兼職檔案管理員負(fù)責(zé)，使用完畢后定期移交檔案室。第九條 每年三月份由檔案室管理員起草歸檔通知，各部門兼職檔案管理員按照歸檔范圍整理資料，填寫檔案移交表一式兩份，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人及分公司經(jīng)理進(jìn)行審核（主要審核被移交的文件材料是否屬于歸檔范圍，應(yīng)歸檔的文件材料是否完整、準(zhǔn)確，歸檔文件材料中有沒有近期工作中需要用的文件材料等），審核無(wú)誤后，雙方簽字確認(rèn)并蓋章移交。第十條 聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀

9、聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，登記造冊(cè)。第十一條 檔案管理人員要做好歸檔整理工作，科學(xué)分類，歸檔材料完整、齊全，內(nèi)容準(zhǔn)確，排列有序，存放標(biāo)志明顯，保存期限劃分準(zhǔn)確，便于保存和利用。定期檢查檔案，對(duì)資料中紙張破損、變質(zhì)，字跡褪色、擴(kuò)散等文件材料應(yīng)及時(shí)修復(fù)、復(fù)制，并及時(shí)、準(zhǔn)確做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，熟悉檔案內(nèi)容，做到查找迅速無(wú)誤。第三章 立 卷第十二條 立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第十三條 立卷要求：（一）文件資料立卷時(shí)，要遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊

10、全完整。在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。（二）音像檔案立卷時(shí)，要先進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來(lái)。照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像資料的整理、變動(dòng)情況。音像檔案在立卷時(shí)要附帶文字說明，主要包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等，準(zhǔn)確揭示檔案資料的內(nèi)容，概括其反映的全部資訊。（三）擬定檔案立卷題目和音像檔案文字說明

11、時(shí)，要做到正確齊全、文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順，時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第十四條 檔案按年代、內(nèi)容分類，不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年；其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。音像檔案中，同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，并填寫其底片號(hào)，底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)（格式為：卷宗號(hào)-流水號(hào)）；同一內(nèi)容分錄幾盤錄制的音像為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。第十五條 卷內(nèi)檔案資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即請(qǐng)示

12、在前，批復(fù)在后；正件在前，附件在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。音像檔案按時(shí)間順序統(tǒng)一排序。第十六條 卷內(nèi)各種檔案資料均按排列順序，依次編寫序號(hào)。裝訂的文字檔案應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)資料正面的右上角、背面的左上角列印頁(yè)號(hào)，音像檔案在音像制品的合適位置標(biāo)注檔案序號(hào)。第十七條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整，卷內(nèi)目錄放在卷首。第十八條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清

13、晰。第十九條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：（一）案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。（二）案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。（三）音像檔案按序號(hào)存放在防磁柜中。第二十條 音像檔案資料保存：（一）底片、膠片保存溫度應(yīng)保持在13-15之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35-45。（二）照片保存溫度應(yīng)保持在14-24之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5-67.5；錄音、攝像帶保存溫度應(yīng)保持在18-24之間，相對(duì)濕度

14、應(yīng)保持40-60。（三）底片、錄音帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開磁場(chǎng)，磁場(chǎng)與盒的間距不小于3mm。（四）對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要兩年檢查一次。第二十一條 保管期限：應(yīng)視檔案的內(nèi)容重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，確定保管期限。第四章 檔案查、借閱第二十二條 查閱檔案時(shí)，查閱人須填寫檔案借閱卡，借閱部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核（主要審核所填內(nèi)容與實(shí)際工作需要是否相符），審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)；如果在檔案室內(nèi)查閱檔案，經(jīng)行政辦公室主任審核同意即可辦理；如需外借，必須由借閱單位分管領(lǐng)導(dǎo)、分公司經(jīng)理審批，審核所借資料能否外借，分公司經(jīng)理批準(zhǔn)借閱后方可辦理；職工檔案經(jīng)人事勞資科長(zhǎng)、分公司經(jīng)理、行政辦公室主任

15、簽字后方可辦理；干部檔案經(jīng)黨辦主任、黨委書記、分公司經(jīng)理、行政辦公室主任簽字后方可辦理。第二十三條 檔案管理員根據(jù)批準(zhǔn)后的檔案借閱卡為借閱部門經(jīng)辦人辦理借閱手續(xù)，并填寫查閱檔案資料登記薄。第二十四條 借閱檔案期限：文書檔案一般為7天，技術(shù)檔案、人事檔案為15天，若因特殊情況需延長(zhǎng)期限，應(yīng)到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)；借用檔案的人員因公出差、休假、探親、調(diào)動(dòng)工作和離退休時(shí)，應(yīng)立即將所借檔案歸還。第二十五條 借用檔案人員，對(duì)所借檔案要負(fù)安全、保密責(zé)任，不得損毀、丟失、拆散、自行轉(zhuǎn)借、翻印，不得擅自帶出分公司，嚴(yán)禁在文件上涂改和作任何文字標(biāo)記。借用者歸還檔案，須經(jīng)檔案管理人員審查，證明歸還與借出的檔案完全相

16、符，并無(wú)損壞時(shí)，方可辦理歸還手續(xù)。第二十六條 如借閱檔案需要復(fù)印，必須經(jīng)行政辦公室主任批準(zhǔn)后，履行借閱手續(xù)，并注明復(fù)印方可進(jìn)行。第二十七條 如借出檔案損毀、丟失或泄密，對(duì)借閱人給予警告或處分，并按檔案保管期限和密級(jí)程度處予罰款。第二十八條 凡借閱檔案的干部職工，如調(diào)離本單位，須將借閱的檔案交回檔案部門，持檔案部門出具檔案歸還證明材料，方可到人事勞資科辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。第二十九條 音像檔案原版一般不得借出。如有特殊需要，經(jīng)分公司經(jīng)理、行政辦公室主任批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由分公司經(jīng)理、行政辦公室主任審核批準(zhǔn)，檔案員具體辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，

17、實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，借用單位負(fù)賠償責(zé)任。第三十條 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。第三十一條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按中華人民共和國(guó)專利法的有關(guān)規(guī)定辦理。第五章 檔案調(diào)出第三十二條 調(diào)出檔案時(shí)，由勞資科統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)，職工檔案經(jīng)人事勞資科長(zhǎng)、分公司經(jīng)理、行政辦公室主任簽字后方可辦理；干部檔案經(jīng)黨辦主任、黨委書記、分公司經(jīng)理、行政辦公室主任簽字后方可辦理。第三十三條 檔案管理員根據(jù)批準(zhǔn)后的檔案調(diào)出卡為經(jīng)辦人辦理檔案調(diào)出手續(xù)，并填寫調(diào)出檔案資料登記薄。第六章 檔案的鑒定與銷毀管理第三十四條 銷毀沒有價(jià)值和已過保管期限的檔案是鑒定工作的最后一步，是一項(xiàng)政治性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)而又非常嚴(yán)肅細(xì)致的工作。第三十五條 檔案必須根據(jù)其價(jià)值進(jìn)行鑒定，劃分保管期限，對(duì)于到期檔案經(jīng)再鑒定后確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值方可銷毀。第三十六條 檔案管理員根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)銷毀檔案進(jìn)行鑒定，確定無(wú)保存價(jià)值，可以銷毀的，登記檔案銷毀清冊(cè)，并交由檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)組審核。第三十七條 檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)組負(fù)責(zé)對(duì)檔案銷毀清冊(cè)及相關(guān)檔案資料進(jìn)行審核，主要審核被銷毀檔案符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的年限，無(wú)保存價(jià)值可以銷毀的，審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)，并提交礦務(wù)會(huì)審議。第三十八條 礦務(wù)會(huì)審議檔案銷毀清冊(cè)，主要審核被