辦事處部門職能說明書

1、XX物流部門職能說明書匯編內(nèi)部資料注意保管辦事處部門職能說明書部門職能說明書編號(hào)ATWLB19編制日期2018年10月版本版次A/0頁(yè)數(shù)5所在部門辦事處崗位類別作業(yè)類核準(zhǔn)審核編制部門負(fù)責(zé)人職務(wù)名稱辦事處主任直接上級(jí)部門/領(lǐng)導(dǎo)常務(wù)副總經(jīng)理/副總經(jīng)理一、部門設(shè)置目的根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略及公司年度經(jīng)營(yíng)規(guī)劃，執(zhí)行公司各部門的有關(guān)規(guī)定，開拓市場(chǎng)業(yè)務(wù)，維護(hù) 客戶關(guān)系，進(jìn)行以航線運(yùn)營(yíng)為中心的市場(chǎng)營(yíng)銷、商務(wù)、船務(wù)、箱管、進(jìn)出口業(yè)務(wù)操作，實(shí)現(xiàn)公司 航線的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)持續(xù)增長(zhǎng)的目標(biāo) 。二、部門崗位關(guān)系圖三、部門工作關(guān)系公司內(nèi)部關(guān)系部門主要聯(lián)系事項(xiàng)市場(chǎng)部市場(chǎng)貨源分析，信息收集，航線規(guī)劃、航線指標(biāo)，市場(chǎng)開發(fā)，價(jià)格協(xié)調(diào)操作部報(bào)

2、價(jià)、接艙、進(jìn)出口派車情況，跟蹤車隊(duì)服務(wù)情況，清單整合，為客戶解決送貨 問題船務(wù)部跟蹤船舶動(dòng)態(tài)、確疋航線指標(biāo)及船舶有關(guān)規(guī)疋商務(wù)部跟蹤商務(wù)的應(yīng)收應(yīng)付費(fèi)用，協(xié)調(diào)相關(guān)費(fèi)用時(shí)效性箱管部滯箱費(fèi)收取，用箱及箱子動(dòng)態(tài)跟蹤，修箱費(fèi)及堆存費(fèi)跟蹤客服部維護(hù)辦事處的客戶關(guān)系，協(xié)調(diào).安排及跟蹤車隊(duì)的服務(wù)時(shí)效性人力資源部人員培訓(xùn)、晉升、調(diào)配、工資統(tǒng)計(jì)等行政管理部企業(yè)文化活動(dòng)、行政物資購(gòu)買、日常辦公用品發(fā)放、其他行政事項(xiàng)等信息部0A辦公、軟件操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)故障處理、電腦安裝等風(fēng)控法務(wù)部合冋擬定、修訂、審核，提供專業(yè)的法律咨詢總經(jīng)辦工作事項(xiàng)安排，會(huì)議跟蹤事項(xiàng)公司外部關(guān)系單位主要聯(lián)系事項(xiàng)客戶維護(hù)客戶，進(jìn)行宣傳航線船期.接艙等業(yè)

3、務(wù)碼頭船舶靠離泊作業(yè)，進(jìn)出口重箱計(jì)劃及現(xiàn)場(chǎng)其他相關(guān)業(yè)務(wù)海事報(bào)關(guān)，簽證，安全注意事項(xiàng)車隊(duì)了解車隊(duì)的配合情況，考核問題船東方面駁船，拖輪，船東政府相關(guān)部門邊防，鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位四、部門職能描述序 號(hào)一級(jí)職能二級(jí)職能負(fù)責(zé)程度全責(zé)主責(zé)協(xié)助1計(jì)劃管理1.1根據(jù)公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)制定辦事處的年度目標(biāo)；1.2分解目標(biāo)，制定季度及月度的工作計(jì)劃；1.3組織，實(shí)施辦事處的工作計(jì)劃，達(dá)成目標(biāo)。2信息收集與反饋2.1定期收集各船公司航線運(yùn)力，價(jià)格進(jìn)行反饋；2.2反饋碼頭、車隊(duì)等供應(yīng)商信息、貨源走勢(shì)；2.3內(nèi)部工作及合作伙伴存在問題進(jìn)行反饋。3市場(chǎng)業(yè)務(wù)拓展3.1 了解各船公司運(yùn)力及價(jià)格情況，航線布局，貨源流向；3.2通過網(wǎng)絡(luò)、宣

4、傳單、客戶座談會(huì)等渠道發(fā)布航線信息；3.3合理開發(fā)新客戶，提供辦事處市場(chǎng)貨源信息；3.4收集客戶信息，建立客戶檔案資料；3.5進(jìn)行港口占有率統(tǒng)計(jì)及分析貨源比重。4出口操作4.1憑公司發(fā)布的拖車價(jià)格表、海運(yùn)費(fèi)運(yùn)價(jià)表、船舶動(dòng)態(tài) 表，向貨代報(bào)價(jià)、報(bào)船期；4.2接受客戶書面、網(wǎng)上訂艙并分配艙位、給客戶確認(rèn)；4.3負(fù)責(zé)每天跟蹤車隊(duì)裝貨，協(xié)調(diào)各貨代、貨主及各部門、 各辦事處人員、車隊(duì)及碼頭，處理裝貨過程中的各類問題 及突發(fā)事件；4.4在船開后船到前向客戶催款，跟蹤目的港送貨的情 況，協(xié)助目的港操作及客服部處理送貨問題。5進(jìn)口操作5.1在船到前及時(shí)接受艙單，并根據(jù)艙單資料及時(shí)向碼頭 報(bào)計(jì)劃；5.2通知客戶到

5、貨及催款、落實(shí)收貨計(jì)劃、合理分配并安 排送貨車隊(duì)，合理交付各類單證；5.3跟蹤車隊(duì)及代理貨柜拆箱情況，協(xié)調(diào)各貨代、貨主及 各部門、各辦事處人員、車隊(duì)及碼頭，處理送貨過程中的 各類問題及突發(fā)事件。6集裝箱 現(xiàn)場(chǎng)管理6.1跟蹤在場(chǎng)、出場(chǎng)時(shí)間超過合理天數(shù)的集裝箱；6.2合理調(diào)配集裝箱的周轉(zhuǎn)；6.3跟蹤、關(guān)注具體航次的裝貨情況，避免進(jìn)出不平衡。如有出現(xiàn)虧艙，提前一天反饋總部箱管部， 協(xié)調(diào)調(diào)配空箱， 保證進(jìn)出平衡；6.4跟蹤C(jī)Y條款下收取相關(guān)單證保函以及集裝箱押金， 存檔備查；6.5跟蹤處理出場(chǎng)超過合理天數(shù)的集裝箱滯箱費(fèi)費(fèi)用以 及碼頭堆存費(fèi)用的收取；6.6根據(jù)集裝箱殘損情況，及時(shí)安排維修；6.7根據(jù)進(jìn)口

6、臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)因個(gè)別因素造成的滯箱費(fèi)，修箱費(fèi)，以及場(chǎng)外箱費(fèi)無法收取，經(jīng)核查事實(shí)，由0A申請(qǐng)核銷；6.8與始發(fā)港，目的港，總部箱管協(xié)同跟蹤，檢查回場(chǎng)箱 況，完成整個(gè)流程。7船舶進(jìn)出作業(yè)管理7.1實(shí)時(shí)跟蹤船舶動(dòng)態(tài)，做船舶動(dòng)態(tài)以及船舶進(jìn)箱計(jì)劃；7.2船舶到港前，與船員溝通根據(jù)接貨量，協(xié)調(diào)計(jì)劃最優(yōu) 裝貨量；7.3落實(shí)船舶時(shí)間到港時(shí)間，做好船舶報(bào)給碼頭，安排船 舶靠泊計(jì)劃；7.4解決船上海事簽證的所有相關(guān)事宜和注意事項(xiàng)；7.5回訪碼頭、海事了解港口的每天動(dòng)態(tài)。8商務(wù)管理8.1配合商務(wù)與客戶對(duì)賬單進(jìn)行系統(tǒng)賬目核銷工作；8.2協(xié)助確認(rèn)客戶匯款信息， 進(jìn)行系統(tǒng)賬目的核銷、 放貨。8.3各項(xiàng)賬單的確認(rèn)，及時(shí)做好費(fèi)用0

7、A請(qǐng)款工作；8.4 了解當(dāng)?shù)氐氖袌?chǎng)價(jià)格，及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，方便總部界 定辦事處提供信息的真實(shí)性；8.5根據(jù)公司規(guī)定，每月底配合對(duì)應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款， 進(jìn)行財(cái)務(wù)、商務(wù)對(duì)賬確認(rèn)工作，確保核算工作準(zhǔn)確和公司 收益；8.6根據(jù)客戶付款方式和扣、放貨規(guī)定，進(jìn)行扣、放貨工 作，控制公司收款風(fēng)險(xiǎn)；8.7根據(jù)與供應(yīng)商雙方確認(rèn)的費(fèi)用，對(duì)應(yīng)付賬款費(fèi)用進(jìn)行申請(qǐng)并審核，確保申請(qǐng)費(fèi)用準(zhǔn)確性；8.8根據(jù)與供應(yīng)商雙方確認(rèn)的費(fèi)用，跟蹤供應(yīng)商發(fā)票開 具，并對(duì)發(fā)票管理提出優(yōu)化建議。9客戶維護(hù)9.1維護(hù)客戶，協(xié)調(diào)客戶應(yīng)急有關(guān)事項(xiàng)；9.2維護(hù)處理好與碼頭、 海事、堆場(chǎng)、車隊(duì)、代理的關(guān)系；9.3同行業(yè)公司的往來關(guān)系，建立良好的溝通渠道。10異常管控 及應(yīng)急事 件處理10.1針對(duì)異常狀況找到根本原因，并采取有效對(duì)策，才 有可能發(fā)生同樣原因的異常；10.2協(xié)調(diào)處理碼頭、船舶有關(guān)應(yīng)急事項(xiàng)。11辦事處日11.1部門員工的選、育、用、留管理；常管理及指導(dǎo)11.2日常工作計(jì)劃的管理；11.3辦事處日常費(fèi)用管理；11.4收集市場(chǎng)信息，整理分析辦事處各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，整 合辦事處資源，提出合理方案，促使?fàn)I運(yùn)航線的有效運(yùn)作。12完成上級(jí)交辦的其他工作五、部門運(yùn)作相關(guān)制度與流程制度名稱主要流程特種箱制度、船舶規(guī)范制度、扣貨管理制度、觸犯高壓線制度、箱管費(fèi)用收取制度、辦事處車輛管理制定、備用金管理制度業(yè)務(wù)招待及禮品費(fèi)用申報(bào)流程、進(jìn)口拖