知識經(jīng)濟(jì)時代的企業(yè)集團(tuán)檔案管理

1、企業(yè)檔案工作聚焦企業(yè)集團(tuán)是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展到高級階段的一種組織形式。企業(yè)集團(tuán)內(nèi)的核心企業(yè)(母公司如何有效管控集團(tuán)內(nèi)的各子公司,因企業(yè)集團(tuán)所在的行業(yè)特點、發(fā)展戰(zhàn)略、組織規(guī)模及企業(yè)文化的差異而選擇不同的治理結(jié)構(gòu)與管控模式。檔案工作如再沿用過去以企業(yè)行政隸屬關(guān)系而確定的檔案管理體制與模式,已無法滿足企業(yè)個性化與多元化的要求,也不利于集團(tuán)檔案管理工作的開展。因此,筆者認(rèn)為:集團(tuán)檔案工作體系建設(shè)應(yīng)與集團(tuán)治理結(jié)構(gòu)設(shè)置相適應(yīng),集團(tuán)檔案管理模式應(yīng)與集團(tuán)戰(zhàn)略管控模式相適應(yīng),集團(tuán)檔案信息化建設(shè)應(yīng)與集團(tuán)辦公自動化建設(shè)同步進(jìn)行。一、企業(yè)集團(tuán)的檔案工作體系建設(shè)企業(yè)集團(tuán)的檔案工作體系建設(shè)是指集團(tuán)的檔案體系管理和檔案資源管理,

2、這是兩個職能不同而又密切相關(guān)的工作,因此,企業(yè)集團(tuán)檔案工作體系建設(shè)要從兩個方面來運作。檔案體系管理包括檔案管理、研究、教育、宣傳、法制、外事等工作,以及對集團(tuán)檔案體系管理的各方面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、執(zhí)法監(jiān)督。這是宏觀管理方面的管控職能,由集團(tuán)檔案主管部門負(fù)責(zé)。檔案資源管理是對各種形態(tài)的檔案進(jìn)行具體的技術(shù)性管理,又可分為:檔案實體管理、檔案信息管理、知識管理工作。這是微觀管理方面的具體職能,由集團(tuán)各部門、各子公司檔案室及部門按照集團(tuán)相關(guān)規(guī)定分工負(fù)責(zé)。1.推行國家、地方檔案法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行,結(jié)合本集團(tuán)實際情況,擬定相關(guān)的檔案管理制度及具體實施標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.建立與集團(tuán)管控模

3、式相適應(yīng)的檔案管理模式。3.提供專業(yè)技術(shù)支持、業(yè)務(wù)咨詢、培訓(xùn)、指導(dǎo)等服務(wù)。4.與集團(tuán)辦公自動化建設(shè)同步進(jìn)行檔案信息化建設(shè),配合信息部門擬定集團(tuán)OA系統(tǒng)的相關(guān)信息化標(biāo)準(zhǔn)。5.搭建集團(tuán)內(nèi)部檔案托管業(yè)務(wù)平臺,為不具備條件及撤并的子公司提供檔案接收、托管、查詢、利用等集中統(tǒng)一管理與服務(wù)場所,以保證集團(tuán)知識資產(chǎn)的完整與安全。二、企業(yè)集團(tuán)的檔案管理模式(一投資管控型這是管控力度最松散的模式。它只關(guān)注企業(yè)的經(jīng)營結(jié)果,關(guān)心投資回報率。在滿足預(yù)期收益的前提下,不干預(yù)企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營運作,更不會插手具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)控制。主要管控手段為財務(wù)控制、法人治理和企業(yè)并購行為,是一種分權(quán)管控模式。對于采用這一類型管控模式的

4、集團(tuán),可在集團(tuán)內(nèi)實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、形式多樣”的檔案管理模式?！敖y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”是指集團(tuán)檔案主管部門負(fù)責(zé)履行集團(tuán)檔案工作的宏觀管控職能;“分級管理”是指以法人為單位實行檔案集中統(tǒng)一管理;“形式多樣”是指“集中統(tǒng)一管理”的形式多樣化。由于各法人單位所在地域、行業(yè)特點、發(fā)展戰(zhàn)略、組織規(guī)模及企業(yè)文化的差異而選擇不同的管理架構(gòu)和運營模式,可根據(jù)實際情況設(shè)置檔案管理部門和專(兼職檔案人員,自擬檔案管理制度和檔案分類方案,自選管理方式,集團(tuán)定期檢查與指導(dǎo)。這種檔案管理模式適合于無關(guān)多元化發(fā)展戰(zhàn)略的集團(tuán)。但隨著無關(guān)性產(chǎn)業(yè)迅速發(fā)展,對集團(tuán)整體收益產(chǎn)生較明顯的影響時,就會考慮將其納入到集團(tuán)統(tǒng)一戰(zhàn)略規(guī)劃中。因此,

5、無關(guān)多元化發(fā)展戰(zhàn)略的集團(tuán)管控模式就會基于投資管控模式向戰(zhàn)略管控模式發(fā)展。所以,在實施該檔案管理模式時,應(yīng)慎重考慮能否滿足集團(tuán)戰(zhàn)略管控模式提升時對檔案管理提出的新要求,及因檔案“分級管理”的形式多樣化,導(dǎo)致各公司管理不同步及差異性,從而在集團(tuán)未來整知識經(jīng)濟(jì)時代的企業(yè)集團(tuán)檔案管理深圳觀瀾湖地產(chǎn)集團(tuán)張澤芳企業(yè)檔案工作聚焦合檔案資源及進(jìn)行信息化建設(shè)時帶來不可避免的重建資源的投入。(二戰(zhàn)略管控型這是統(tǒng)分結(jié)合型的模式。一方面,它要求下屬企業(yè)遵從集團(tuán)的整體發(fā)展戰(zhàn)略,并從人力資源、資金等方面給予支持或限制;另一方面,對于企業(yè)符合集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略的具體運營不作過多控制,保持企業(yè)業(yè)務(wù)的獨立性。主要管控手段為財務(wù)控制、

6、戰(zhàn)略規(guī)劃與控制、人力資源控制,以及部分重點業(yè)務(wù)的管理,是介于集權(quán)與分權(quán)之間的一種管控模式。對于采用這一類型管控模式的集團(tuán),可在集團(tuán)內(nèi)實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、統(tǒng)一方式、定期報備”的檔案管理模式?！敖y(tǒng)一方式”是指“集中統(tǒng)一管理”的形式統(tǒng)一化;“定期報備”是指定期將本公司檔案管理信息上報集團(tuán)備案。即由集團(tuán)統(tǒng)一制定檔案管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),各子公司根據(jù)本單位實際情況,制定檔案管理辦法或細(xì)則;參照集團(tuán)發(fā)布的檔案分類方案示范文本,編制檔案分類方案;與集團(tuán)統(tǒng)一管理方式,如用計算機(jī)進(jìn)行條目管理,或購買同一品牌的專業(yè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理;實物檔案屬地管理,定期向集團(tuán)檔案主管部門報備(盤,集團(tuán)定期接收和檢查

7、。這種檔案管理模式適合于相關(guān)多元化發(fā)展戰(zhàn)略的集團(tuán)。隨著相關(guān)多元化產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展,集團(tuán)為進(jìn)一步提升資源的利用效率,會加重監(jiān)管企業(yè)的運營過程控制,從而逐漸形成并固化企業(yè)的核心競爭力。因此,相關(guān)多元化戰(zhàn)略的集團(tuán)管控模式就會基于戰(zhàn)略管控型模式向運營管控模式發(fā)展。所以該管理模式既能滿足集團(tuán)現(xiàn)行戰(zhàn)略管控模式的需要,又能為集團(tuán)提升戰(zhàn)略管控模式時對檔案管理提出的新要求,及整合集團(tuán)檔案資源及信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。(三運營管控型這是管控力度最強(qiáng)的模式。它要求企業(yè)遵從集團(tuán)統(tǒng)一發(fā)展戰(zhàn)略,并從資金、采購、銷售、生產(chǎn)等多環(huán)節(jié)參與企業(yè)運營管控。這種模式下,幾乎所有事務(wù)的最終決策權(quán)均在集團(tuán),下屬企業(yè)僅是集團(tuán)決策的被動執(zhí)行者。主

8、要管控手段為財務(wù)控制、營銷/銷售控制、網(wǎng)絡(luò)/技術(shù)控制、新業(yè)務(wù)開發(fā)、人力資源控制等,是一種集權(quán)的管控模式。對于采用這一類型管控模式的集團(tuán),可在集團(tuán)內(nèi)實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、統(tǒng)一方式、實物區(qū)域?qū)俚毓芾怼钡臋n案管理模式?！凹泄芾怼笔侵敢约瘓F(tuán)為單位實行多全宗的集中(網(wǎng)絡(luò)形式統(tǒng)一管理;“實物區(qū)域?qū)俚毓芾怼笔侵冈诓煌赜虻母骷壸庸緦⒈締挝粚嵨餀n案定期移交所在地的上級公司集中統(tǒng)一管理。即由集團(tuán)統(tǒng)一制定檔案管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),各子公司根據(jù)本單位實際情況,制定檔案管理辦法或細(xì)則;集團(tuán)負(fù)責(zé)采購大型企業(yè)綜合網(wǎng)絡(luò)版(多全宗、無限用戶的專業(yè)檔案管理系統(tǒng),設(shè)立集團(tuán)全宗管理體系及給定全宗號,擬定檔案分類方案及標(biāo)準(zhǔn)門類

9、。各子公司檔案部門負(fù)責(zé)本全宗的檔案管理工作,在集團(tuán)擬定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)門類的基礎(chǔ)上增加本公司業(yè)務(wù)門類,并及時將收集的檔案進(jìn)行分類、整理(歸檔、錄入、提交,定期向集團(tuán)或區(qū)域公司綜合檔案室移交與錄入信息相符的實物檔案和電子文件光盤。從而實現(xiàn)集團(tuán)檔案資源集中(網(wǎng)絡(luò)形式統(tǒng)一管理,實物區(qū)域?qū)俚毓芾?共享檔案信息資源。這種檔案管理模式適合一體化發(fā)展戰(zhàn)略的集團(tuán)。因此類集團(tuán)有著明確的發(fā)展戰(zhàn)略和核心競爭力,集團(tuán)能夠?qū)γ恳粋€關(guān)鍵運營業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控,最大程度的調(diào)動集團(tuán)資源和服務(wù)予以協(xié)作。因此,一體化發(fā)展戰(zhàn)略的集團(tuán)一定會運用運營管控模式來進(jìn)一步加強(qiáng)集團(tuán)的管控、資源分配和服務(wù)職能,打造強(qiáng)勢高效的管控體系。利用網(wǎng)絡(luò)形式集中統(tǒng)

10、一管理、整合集團(tuán)檔案信息資源的檔案管理模式,能滿足運營管控型一體化發(fā)展戰(zhàn)略的集團(tuán)快速發(fā)展與擴(kuò)張對檔案管理工作的要求。三、企業(yè)集團(tuán)的檔案信息化建設(shè)檔案信息化建設(shè)是一項長期而又具體的系統(tǒng)工程,應(yīng)與集團(tuán)辦公自動化建設(shè)同步進(jìn)行,需要投入相應(yīng)的資源,在實施檔案信息化建設(shè)中,應(yīng)重視以下幾個方面問題。(一基本原則1.檔案信息化的基本原則(1標(biāo)準(zhǔn)化原則。在國家規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,結(jié)合本集團(tuán)的實際情況制定檔案信息化制度與實施標(biāo)準(zhǔn),是實現(xiàn)檔案工作管理現(xiàn)代化、信息數(shù)字化,提高工作質(zhì)量和效率的基本原則。在實現(xiàn)館(室藏檔案管理信息化時,無論是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息數(shù)字化處理,或是電子文件的采集與接收,都應(yīng)該遵循所制定的實施

11、標(biāo)準(zhǔn),做到文件形成格式化,流轉(zhuǎn)過程程序化,保管、利用標(biāo)準(zhǔn)化,避免各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象的發(fā)生。(2實用性原則。由于檔案信息化建設(shè)是一項長期的系統(tǒng)工程,需要投入相當(dāng)?shù)馁Y源(人、財、物,因此應(yīng)以實用為原則。應(yīng)根據(jù)本單位實際情況,對企業(yè)檔案工作聚焦館(室藏檔案進(jìn)行價值與用戶需求分析,把重要的、利用率較高的及利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化,以延長紙質(zhì)檔案的生命周期,實現(xiàn)檔案價值最大化。而那些利用率不高的檔案則無需進(jìn)行數(shù)字化,以減少不必要的投入。2.檔案信息化建設(shè)的基本原則(1文檔一體化原則。這是檔案信息化建設(shè)的前提。要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總體規(guī)劃中,與辦

12、公自動化融為一體,同步進(jìn)行。(2歸檔雙軌制原則。這是檔案信息化建設(shè)紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中應(yīng)堅守的原則。雖然無紙化辦公產(chǎn)生大量的電子文檔可提供利用,但它的法律效力和憑證作用目前尚不能取代紙質(zhì)文檔原件的地位。因此在較長的時期內(nèi),紙質(zhì)文檔與電子文檔仍然繼續(xù)并存。按照國家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。(3安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的潛在風(fēng)險也日益顯現(xiàn)出來。所以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,任何用戶對任何資源包括硬件和軟件資源的共享,都必須通過制定相應(yīng)的安全策略來防止非法訪問者訪問數(shù)據(jù)資源,對數(shù)據(jù)資源的存儲以及傳輸進(jìn)行安全性保護(hù),從網(wǎng)絡(luò)、傳輸、系統(tǒng)、應(yīng)用安

13、全等幾方面進(jìn)行綜合考慮。(二領(lǐng)導(dǎo)重視與資源投入集團(tuán)檔案信息化建設(shè)是對企業(yè)知識資產(chǎn)進(jìn)行資源整合和管理模式的提升,需要集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)高度重視,各子公司領(lǐng)導(dǎo)支持和部門的配合,及各級檔案人員的積極參與與協(xié)作,強(qiáng)化檔案意識與執(zhí)行力度。同時也要投入相應(yīng)資源,從項目建設(shè)到人員培訓(xùn)等都要給予適當(dāng)?shù)耐度?以改變現(xiàn)有檔案隊伍的知識結(jié)構(gòu),適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。(三規(guī)劃部署要有前瞻性集團(tuán)檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立企業(yè)數(shù)字化檔案館(室,通過信息系統(tǒng)加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實現(xiàn)檔案信息資源有效整合與開發(fā)利用,最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享。它是一項投資較大、建設(shè)周期長、多專業(yè)協(xié)同進(jìn)行的系統(tǒng)工程,需要分階段、分步驟地實施

14、與推進(jìn)。因此,集團(tuán)檔案館(室擬進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時,項目立項前的可行性調(diào)研與論證是非常必要的。從庫房建設(shè)、供應(yīng)商的選擇、軟件系統(tǒng)版本的選型和配套設(shè)施,到具體的實施計劃與方案,不僅要考慮滿足集團(tuán)當(dāng)前運營管控模式的需要,同時也要考慮集團(tuán)未來戰(zhàn)略發(fā)展與擴(kuò)張的需要。(四協(xié)作與配合檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、檔案信息資源、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊伍等方面的建設(shè),在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有較高的要求。對于資源有限的集團(tuán)檔案館(室來說,獨立完成這些項目存在相當(dāng)大的難度,這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。只有建立完善的檔案管理機(jī)制,明確職責(zé),納入考核,同時加強(qiáng)與集團(tuán)各部室和子公司的溝通、協(xié)調(diào)與配合,爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持與配合,才能保證這項工作的順利實施。(五質(zhì)與量的方面檔案信息化建設(shè)不僅在于量化,更在于質(zhì)的優(yōu)化,只有保證檔案資源信息化的質(zhì)量,信息化量的增加與擴(kuò)容才有意義。因此,在對館(室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時,應(yīng)對館(室藏檔案進(jìn)行價值與用戶需求分析,有選擇地進(jìn)行全文數(shù)字化,并根據(jù)館(室藏資源和利用需求,將有限資源進(jìn)行科學(xué)分類,有機(jī)整合,為利用者提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)。(六人才培養(yǎng)由于電子檔案信息的數(shù)字化、文檔處理的一體化、電子檔案保存的技術(shù)化、開發(fā)利用形式的多樣化,使得電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理