往來款管理辦法

1、往來款管理規(guī)定第一章總則第一條：為了保護投資者的的合法權益， 規(guī)范企業(yè)資金往來的行為， 保證企業(yè)高 效的利用資金，并減少壞賬的風險，特制定本制度。第二條：本制度所稱往來款項是指是企業(yè)在經濟活動中發(fā)生的應收預收款、 應付 預付款、其他應收款、其他應付款?，F就各個項目就行詳細規(guī)定，預收預付款參 照應收應付款的相關規(guī)定執(zhí)行。第二章應收賬款管理第三條，應收賬款是指因銷售商品、材料、提供勞務等，應向購貨單位收取 的款項，以及代墊運雜費等 第四條：應收帳款的管理部門為公司的財務部門和銷售部門，財務部們負責數據 傳遞和信息反饋，銷售部門負責客戶的聯系和款項催收， 財務部們和銷售部門共 同負責客戶信用額度的確

2、定?？蛻糍Y信管理制度第五條：信息管理基礎工作的建立由銷售部門完成， 公司銷售部應在收集整理的 基礎上建立以下幾個方面的客戶信息檔案一式兩份， 由業(yè)務經理復核簽字后一份 保存于公司財務部，一份保存于公司銷售部，業(yè)務經理為該檔案的最終責任人， 客戶信息檔案包括：A、 客戶基礎資料：即有關客戶最基本的原始資料，可以盡量詳細。包括客戶的 名稱、地址、電話、所有者、經營管理者、法人代表、客戶財務的對賬電話和負 責人等。這些資料是客戶管理的起點和基礎， 由負責市場產品銷售的業(yè)務人員對 客戶的訪問收集來的；B、 客戶特征：主要包括市場區(qū)域、代理商還是直接客戶、銷售能力、發(fā)展?jié)摿?等；C、 開票資料：若客戶需

3、要增值稅專用發(fā)票，需提供開票資料，后附一般納稅人 資格證書復印件或傳真件；D信用評價：約定客戶的信用額度和信用期限。第六條：客戶的信息資料為公司的重要檔案， 所有經管人員須妥慎保管， 確保不 得遺失，如因公司部份崗位人員的調整和離職， 該資料的移交作為工作交接的主 要部分，凡資料交接不清的，不予辦理離崗、離職手續(xù)。 第七條：客戶的信息資料應根據業(yè)務員與相關客戶的交往中所了解的情況， 隨時 匯總整理后交業(yè)務經理定期予以更新或補充。 第八條：實行對客戶資信額度和回款期限的定期確定制， 由負責各市場區(qū)域的業(yè) 務主管、銷售內勤、財務部（以下稱信用評定組） ，在銷售總監(jiān)（或主管市場的 副總經理） 的主持

4、下，每年（半年）對客戶的資信額度、 信用期限進行一次確定。 確定時對每個客戶與公司的業(yè)務往來情況及回款情況進行分析，需要更改信用額 度和信用期限的，重新填寫客戶信息檔案變更的部分，一式兩份， 財務部和銷售 部各備存一份。第九條；初期信用額度及期限的確定應遵循保守原則， 根據過去與該客戶的交往 情況（是否通常按期回款） ，及其凈資產情況（經濟實力如何） ，以及其有沒有對 外提供擔?；蛘吒渌髽I(yè)之間有沒有法律上的債務關系 （潛在或有負債） 等因 素確定。凡初次賒銷信用的新客戶信用度通常確定在正常信用額度和信用期限的50%，如新客戶確實資信狀況良好，須提高信用額度和延長信用期限的，必須經 信用評定

5、組討論后， 形成一致意見，經銷售總監(jiān)（主管市場的副總） 批準后方可。 第十條： 客戶的信用額度和信用期限原則上每年 （半年？季度） 進行一次復核和 調整，公司信用評定組應根據反饋的有關客戶的經營狀況、 付款情況隨時予以跟 蹤調整。產品賒銷的管理第十一條： 在市場開拓和產品銷售中， 凡利用信用額度賒銷的， 必須嚴格按照預 先每個客戶評定的信用限額內辦理相關業(yè)務， 超信用額度的發(fā)貨需要經銷售總監(jiān) （或主管銷售的副總經理）批準； 第十二條：財務部門內主管應收帳款的會計每月對照客戶信息檔案中的信用政策 核對一次債權性應收帳款的回款和結算情況，嚴格監(jiān)督每筆帳款的回收和結算。 超過信用期限仍未回款的，應匯

6、總并及時通知銷售部門立即聯系客戶清收。 第十三條： 凡前次賒銷未在約定時間結算的， 除特殊情況下客戶能提供可靠的資 金擔保外，一律不再發(fā)貨和賒銷。第十四條： 業(yè)務員在簽定合同和組織發(fā)貨時， 都必須參考信用等級和授信額度來 決定銷售方式，所有簽發(fā)賒銷的銷售合同都必須經主管業(yè)務經理簽字后方可蓋章 發(fā)出。第十五條：對信用額度在50萬元以上，信用期限在3個月以上的客戶，業(yè)務經 理每年應不少于走訪一次；信用額度在100萬以上的信用期限在3個月以上的， 除業(yè)務經理走訪外，主管市場的副總經理 （在有可能的情況下總經理） 每年必須 走訪一次以上。 在客戶走訪中， 應重新評估客戶信用等級的合理性和結合客戶的 經

7、營狀況、交易狀況及時調整信用等級。應收賬款監(jiān)控制度第十六條：財務部門應于月后5日前提供一份當月尚未收款的 應收賬款帳齡明 細表 ， 提交給銷售部門。 由相關業(yè)務人員核對無誤后報經主管及銷售總監(jiān) （主管銷售的副總經理） 批準進行賬款回收工作。 該表由業(yè)務員在出門收帳前核對其 正確性，不可到客戶處才發(fā)現，不得有損公司形象； 第十七條：銷售部門應嚴格對照 信用額度表和財務部們報來的 帳齡明細表， 及時核對、 跟蹤賒銷客戶的回款情況， 對未按期結算回款的客戶及時聯絡和反饋 信息給銷售總監(jiān)（主管副總經理） 。 第十八條：業(yè)務人員在與客戶簽定合同或協議書時，應按照信用額度表中對 應客戶的信用額度和期限約定

8、單次銷售金額和結算期限， 并在期限內負責經手相 關賬款的催收和聯絡。如超過信用期限者，按以下規(guī)定處理： 超過1-30天時，由經辦人上報部門經理，并電話催收； 超過30-60天時，由部門經理上報主管副總經理，派員上門催收;超過61-90天時，并經催收無效的， 由業(yè)務主管報總經理批準后作個案處理 （如 提請公司法律顧問考慮通過法院起訴等催收方式） ； 第一十九條： 業(yè)務員收帳時應收取現金或票據， 若收取銀行票據時應注意開票日 期、票據抬頭及其金額是否正確無誤，如不符時應及時聯系退票并重新辦理。第二十條：收取的匯票金額大于應收帳款時非經業(yè)務經理同意，現場不得以現金 找還客戶，而應作為暫收款收回，并抵

9、扣下次帳款； 第二十一條：收款時客戶現場反映價格、交貨期限、質量、運輸問題，在業(yè)務權 限內時可立即同意， 若在權限外時需立即匯報主管， 并在不超過3個工作日內給 客戶以答復。如屬價格調整， 回公司應立即填寫價格調整表告知相關部門并在相關資料中做好記錄；第二十二條： 業(yè)務人員在銷售產品和清收帳款時不得有下列行為， 一經發(fā)現， 一 律予以開除，并限期補正或賠償，嚴重者移交司法部門。1、收款不報或積壓收款。2、退貨不報或積壓退貨。3、轉售不依規(guī)定或轉售圖利。壞賬管理制度第二十三條： 業(yè)務人員全權負責對自己經手賒銷業(yè)務的賬款回收， 為此，應定期 或不定期地對客戶進行訪問（電話或上門訪問，每季度不得少于

10、兩次） ，訪問客 戶時，如發(fā)現客戶有異常現象， 應自發(fā)現問題之日起1日內填寫“問題客戶報告 單”，并建議應采取的措施，或視情況填寫“壞帳申請書”呈請批準， 由業(yè)務主 管審查后提出處理意見，凡確定為壞帳的須報總經理批準后按相關財務規(guī)定處 理。第二十四條：業(yè)務人員因疏于訪問，未能及時掌握客戶的情況變化和通知公司， 致公司蒙受損失時，公司應對相關業(yè)務人員進行處罰。第二十五條： 銷售部門應全盤掌握公司全體客戶的信用狀況及來往情況， 業(yè)務人 員對于所有的逾期應收帳款，應由各個經辦人將未收款的理由，詳細陳述于帳齡 分析表的備注欄上，以供公司參考， 對大額的逾期應收帳款應特別書面說明， 并 提出清收建議，以

11、避免此類帳款將來因故無法收回形成呆帳。第二十六條： 業(yè)務員發(fā)現發(fā)生壞帳的可能性時應爭取時效速報業(yè)務主管， 及時采 取補救措施， 如客戶有其他財產可供作抵價時， 征得客戶同意立即協商抵價物價 值，妥為處理避免更大損失發(fā)生。 但不得在沒有擔保的情況下， 再次向該客戶發(fā) 貨。第二十七條：“壞帳申請書”填寫一式三份，有關客戶的名稱、號碼、負責人姓 名、營業(yè)地址、電話號碼等，均應一一填寫清楚，并將申請理由的事實，不能收 回的原因等， 做簡明扼要的敘述， 經銷售部門及總經理批準后， 連同帳單或差額 票據轉交業(yè)務主管處理。第二十八條：凡發(fā)生壞帳的，應查明原因，如屬業(yè)務人員責任心不強造成，于當 月份計算業(yè)務人

12、員銷售成績時，給予相應的處罰。應收賬款交接制度第二十九條：業(yè)務人員崗位調換、離職，必須對經手的應收帳款進行交接，凡業(yè) 務人員調崗， 必須先辦理包括應收帳款在內的工作交接， 交接未完的， 不得離崗，交接不清的，責任由交者負責，交接清楚后，責任由接替者負責；凡離職的，應 在30日向公司提出申請，批準后辦理交接手續(xù)，未辦理交接手續(xù)而自行離開者 其薪資和離職補貼不予發(fā)放， 由此給公司造成損失的， 將依法追究法律責任。 離 職交接依最后在交接單上批示的生效日期為準， 在生效日期前要交接完成， 若交 接不清又離職時，仍將依照法律程序追究當事人的責任；第三十條：業(yè)務員提出離職后原則上須把經手的應收帳款全部收

13、回或取得客戶付 款的承諾擔保，若存在超信用期限未回款的情況不予辦理離職； 第三十一條：離職業(yè)務員經手的壞帳理賠事宜如已取得客戶的書面確認，則不影 響離職手續(xù)的辦理，其追訴工作由接替人員接辦。 理賠不因經手人的離職而無效。 第三十二條： “離職移交清單”至少一式三份， 由移交、 接交人核對內容無誤后 雙方簽字，并監(jiān)交人簽字后，保存在移交人一份，接交人一份，公司檔案存留一 份； 第三十三條： 業(yè)務人員接交時， 應與客戶核對帳單， 遇有疑問或帳目不清時應立 即向主管反映，未立即呈報，有意代為隱瞞者應與離職人員同負全部責任； 第三十四條： 公司各級人員移交時， 應在完成移交手續(xù)并經主管認可后， 方可發(fā)

14、 放該移交人員最后任職月份的薪金，未經主管同意而自行發(fā)放由出納人員負責； 第三十五條： 業(yè)務人員辦交接時由業(yè)務主管監(jiān)督； 移交時發(fā)現有貪污公款、 短缺 物品、現金、票據或其他憑證者，除限期賠還外，情節(jié)重大時依法追訴民、刑事 責任；第三十六條： 應收帳款交接后一個月內應全部逐一核對， 無異議的帳款由接交人 負責接手清收，（財務部應隨意對客戶辦理通訊或實地對帳，以確定業(yè)務人員手 中帳單的真實性。）；交接前應核對全部賬目報表， 有關交接項目概以交接清單為 準，交接清單若經交、接、監(jiān)三方簽署蓋章即視為完成交接，日后若發(fā)現帳目不 符時由接交人負責。第三章應付賬款管理第三十七條：概念解釋 應付賬款是指企業(yè)

15、因購買材料、商品和接受勞務供應等經營活動應支付的款項。供應商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務的法人或其他組織。抽貨檢驗標準：此標準是對采購物品進行檢驗的參照標準，由技術部門或其他相關權責部門編寫交采購中心匯總成冊。到貨收檢記錄：是貨物驗收部門和人員對貨物進行驗收后對所采購貨物給出驗收報告和處理 意見。暫估應付款：采購貨物的所有權已經轉移至本公司，但是供應商的正式發(fā)票尚未到達財務部的應付款項。當供應商的發(fā)票送達財務部時，應將暫估應付款轉入應付賬款。公司的暫估應付款和應付賬款構成了公司資產負債表上的應付賬款第三十八條：公司應付賬款的管理部門為供應部和財務部，財務部們負責數據傳遞和信息反饋，供應

16、部門負責客戶的聯系和對賬。物資采購報銷流程第三十九條：物資采購前要由用料申請人先填寫物資需求計劃，物資需求計劃經部門領導簽字同意后，交與采購人員，采購人員制作“采購定單”并進行采購。第四十條：首次購進原料、輔料、工具用具，尤其是定制品，采購者應堅持先取樣品，征得使用部門及領導同意后，方可進行采購或定制。第四十一條：物資采購返回單位，須經物資使用部門核實、檢驗部門驗收簽字，出具“到貨收檢記錄”和“入庫單”。第四十二條：物資采購報銷必須以發(fā)票為據，不準出現白條報銷。第四十三條：資采購前， 預借物資款，必須經財務主管領導簽字批準方可借款，執(zhí)行借款流程；物資采購完畢，需及時報銷。第四十四條：物資采購報

17、銷須填寫請款單，執(zhí)行費用報銷流程第四十五條：凡不按上述規(guī)定采購者，財務部以及各業(yè)務部門的財務人員，應一律拒絕支 付。應付賬款入賬程序有票應付款第四十六條：財務部業(yè)務會計對采購定單、供應商發(fā)票、檢驗入庫單、到貨收檢 記錄進行審核，即“四單符合”審核。四單中的第一單“采購定單”是指由采購合同、采購定單、委托加工單等組成的 合同單據。第二單“供應商發(fā)票”是指由供貨方提供的合法的增值稅發(fā)票。采購 金額在200元以上的，原則上需提供增值稅專用發(fā)票。 第三單“入庫單”是指由 倉儲部管理員填寫的統(tǒng)一編號的手工入庫單。 第四單“到貨收檢記錄” 指的是質 檢部出具的檢驗合格的報告單。財務部業(yè)務人員在“四單符合”

18、審核后， 制作記賬憑證并按照會計復核、 批準程 序入賬。第四十七條：有關部門對合同、訂單的修改原件（復印件） ，應及時傳遞到財務 部。暫估應付款第四十八條：倉庫管理員在收到供應商的合格來貨（經檢驗合格）后，填寫入庫 單并將入庫信息傳遞給財務部門。未經質量檢驗合格的貨物不得入庫。第四十九條： 財務部核對每一張入庫單， 確保信息準確無誤。 將無票入庫貨物作 為暫估入庫進行核算。第五十條： 對貨物入庫后超過一個月發(fā)票未達的無票應付款， 財務部應及時與采 購部聯系并跟蹤。應付賬款第五十一條： 供貨方開來發(fā)票，從無票應付款轉入應付賬款時，必須經過“四單 符合審核”。財務部業(yè)務人員應當在“四單符合審核”后

19、， 方可將無票應付款轉 入應付賬款。第五十二條：財務部在“四單符合審核”中發(fā)現不符或不完全相符時，應立即通 知供應部。供應部應及時與供應商聯系處理， 并在一周內將問題調查清楚并合理 解決。財務部應同時將所有四單不符的情況記錄， 并定期跟蹤和向財務經理匯報。 第五十三條： 對在“四單符合審核”中多開票、 重開票的供應商應提出警告， 情 節(jié)嚴重的，要考慮給予處罰或更換。第五十四條： 更改供應商名稱必須得到供應商提供的合法的資料。 這些資料應附 在相應的調整憑證后。第五十五條： 財務部每月打印出有借方余額的應付賬款， 并通知采購部及相關部 門。采購部及有關部門應及時與供應商聯系解決， 并將結果在一周內告知財務部。 對超過兩個月的有借方余額的應付賬款， 財務部應向財務經理和總經理作書面匯 報。對賬第五十六條： 財務部每月應核對應付賬款總賬與明細賬， 對存在的差異及明細賬 中的異常項目和長期未達項目， 財務部